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Plan de bienvenida a un nuevo empleado (onboarding) para PyMES: ¿qué debes contemplar?

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10 minutos de lectura
Factorial HR

¿Sabías que 2 de cada 10 trabajadores abandona su empleo en los primeros 3 meses? Por ello la bienvenida a un nuevo empleado es un proceso clave dentro de las organizaciones. Sin embargo, el 50% de las pequeñas y medianas empresas (PyMES)  no cuenta con un sistema de onboarding estructurado. 

El mercado laboral atraviesa un momento incierto. Hay una gran demanda por parte de las compañías para cubrir determinados puestos de empleo. Al mismo tiempo, existen dificultades para retener talento. Así, las empresas hoy se enfrentan al desafío de convertirse en el mejor lugar para los colaboradores. Lo que está claro es que el camino para conseguirlo comienza con brindarles la bienvenida adecuada. 

En este sentido, nos preguntamos: ¿cómo darle la bienvenida a un nuevo empleado? ¿Qué debe incluir un manual de onboarding para cerrar el trato y conseguir que las personas se queden definitivamente en un trabajo?

¿Qué implica darle la bienvenida a un nuevo empleado?

Hay empresas que consideran que darle la bienvenida a un nuevo empleado es confirmarle al candidato que fue seleccionado para el puesto. Entonces, enviarle un correo o hacer un llamado telefónico para dar la noticia representaría su bienvenida.

Sin embargo, esto está muy lejos de lo que representa en verdad un plan adecuado de incorporación para el talento. Este no es más que un proceso estructurado que consiste en darle a los nuevos colaboradores toda la información que necesitan para comenzar en su puesto e  integrarse a la empresa de manera efectiva.

Es decir que la bienvenida a un nuevo empleado facilita su incorporación en la dinámica diaria de la organización. En este sentido, la comunicación es la clave de todo. Lo que va mucho más allá de simplemente informar al candidato que el puesto es suyo. Desde el momento en que se toma esa decisión, debe trazarse el recorrido que esa persona realizará en la empresa a partir de entonces. 

De alguna manera, darle la bienvenida a un nuevo empleado consiste en recibirlo en la compañía y conducirlo a la información que necesita para poder integrarse con éxito al equipo. 

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¿Bienvenida a un nuevo empleado y onboarding son lo mismo?

En principio, la respuesta a esta pregunta es sí, la bienvenida a un nuevo empleado es lo mismo que el onboarding. Sin embargo, debemos hacer algunas distinciones. 

Por lo general, hablamos de bienvenida como el acto de preparar al trabajador para su primer día de trabajo y dar a conocer la nueva incorporación al resto del equipo. Por ello, forman parte de esta instancia:

  • La carta de bienvenida a un nuevo empleado.
  • El uso de comunicación interna para informar que se sumó un nuevo colaborador. 
  • Celebrar una reunión presencial o virtual con el equipo para presentar al trabajador.

Estas tareas constituyen la bienvenida y ocurren entre la confirmación del empleo al colaborador y su primer día de trabajo. Ahora bien, también es lo que debe hacerse en un proceso de onboarding. Es decir que estas son actividades que forman parte de la instancia de incorporación del nuevo personal. Por lo tanto exceden al primer día laboral. 

A diferencia de la bienvenida que ocurre antes de que el empleado empiece a trabajar y durante su primer día, el  onboarding se extiende en el tiempo. Debido a que no existe un único plan de bienvenida que encaje en todas las empresas, este periodo puede ir desde un mínimo de 10 hasta 90 días inclusive.  

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¿Por qué es importante darle la bienvenida a un nuevo empleado?

Contar con un manual de bienvenida u onboarding es clave para iniciar adecuadamente el vínculo con cada trabajador. Piensa en lo difícil que puede ser el primer día en un nuevo empleo. No importa el nivel de experiencia o que se trate de un colaborador extrovertido que disfruta de las nuevas experiencias. 

El primer día en un trabajo nunca es fácil porque hay demasiada información nueva que procesar. Por lo tanto, si quieres facilitar ese primer acercamiento del talento a lo que será su vida laboral en la empresa, es fundamental entender cómo se da la bienvenida a un nuevo empleado de manera correcta.

Ten presente que diversos estudios concluyen que la forma de recibir e integrar al nuevo talento en una organización es decisiva para su retención. Alineado a esto, un informe de Society for Human Resource Management (SHRM) revela que el 69% de la fuerza laboral tiene más probabilidades de permanecer en una compañía durante 3 años si su experiencia de incorporación fue óptima.

Al mismo tiempo, los primeros 45 días en un puesto de trabajo son cruciales, dado que un 22% de la rotación del talento ocurre en este periodo. Mientras que, según Harvard Business Review durante el primer semestre en una empresa al menos el 33% de los trabajadores sigue buscando empleo

Como puedes ver, los primeros momentos de la relación laboral entre trabajadores y empresas pueden ser inciertos, confusos, pero sin dudas, determinantes para la prosperidad de ese vínculo. Como empleador al frente de una pyme tu principal herramienta para hacer de esos primeros días una verdadera luna de miel es el adecuado onboarding. 

¿No sabes por dónde empezar? ¡Descuida! te lo contamos a continuación. 

¿Cómo darle la bienvenida a un nuevo empleado?

No importa el tamaño de tu empresa, cuando se trata de incorporar a un nuevo trabajador la bienvenida es un proceso clave. Como tal se compone de varias etapas. 

Claro que cada organización diseñará su propio manual de bienvenida. Con fases y pasos específicos que tanto la compañía como el colaborador deberán realizar. Pero lo cierto es que un plan de onboarding debe incluir al menos las siguientes etapas:

Días previos a la incorporación: papeleo 

Lo primero es el papeleo, incorporar a un nuevo trabajador requiere mucho de ello. Debes sumar al colaborador en tu nómina de empleados y hay varios trámites a realizar. Por ello es importante estar al tanto de todas las obligaciones que tienes como empleador según la ley laboral. Por ejemplo, inscribir a tus trabajadores en la seguridad social.

Todo debe quedar perfectamente organizado y detallado en el sistema de información que utilice tu empresa. En este punto puede ser muy beneficioso contar con un software de gestión documental en la nube. Dado que te permite generar un historial de documentación para cada trabajador. De manera tal que toda la información de ese colaborador quede centralizada en un mismo lugar. 

El hecho de que funcione en la nube ayuda a que los datos estén siempre actualizados y disponibles para que otras personas de la empresa, inclusive el propio trabajador, puedan consultarla. 

Esta instancia también es fundamental para contarle al nuevo talento cómo serán sus primeros días en la empresa. Lo más probable es que te comuniques por email, por lo que tendrás que aprender cómo darle la bienvenida a un nuevo empleado por correo

Puedes hacerlo del siguiente modo:

  • Enviar un email confirmando al trabajador que fue seleccionado para el puesto. Adelantarle que luego recibirá otro correo donde se le solicitará la documentación que la empresa necesita para sumarlo a la nómina. 
  • Otro correo para pedir la documentación. Aprovecha la funcionalidad de firma electrónica para que el colaborador firme los papeles desde cualquier lugar. Así evitas desplazamientos, algo que es clave si la contratación es remota.
  • Enviar el detalle de cómo será su primera semana y ponerte a su disposición para resolver sus dudas.

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Antes de la incorporación: entrega de herramientas

Si el puesto que vas a cubrir en tu empresa es en la modalidad teletrabajo, hay un etapa del proceso destinada a entregar las herramientas al nuevo colaborador. Desde ordenadores y sillas ergonómicas, hasta el software que necesite instalar en el dispositivo para poder conectarse adecuadamente. Todo esto es responsabilidad de la compañía. 

Este es un paso clave para agilizar la incorporación del colaborador y que tenga todo lo que necesita para empezar su primer día. Además, ayuda a reducir los nervios y ansiedad propias de esta circunstancia. Dado que el trabajador puede ir familiarizándose con las herramientas que usará en su nuevo empleo, incluso antes de iniciar, si así lo desea. 

¿Sabías que hay recursos cada vez más novedosos para aplicar en el proceso de onboarding? El metaverso es uno de ellos, aprende más aquí. 

Carta de bienvenida a un nuevo empleado

La carta de bienvenida a un empleado es un documento digital en el que las empresas celebran la nueva incorporación y brindan información relevante para la primera etapa del vínculo laboral. Por ello, suele incluir los siguientes puntos:

  • Datos sobre el contrato. Aquí se comunica al empleado la fecha efectiva de inicio, el puesto al que se incorpora y su tipo de jornada laboral. 
  • Instrucciones prácticas. Esto depende mucho de si la modalidad de contratación es presencial o virtual. Aquí se deben detallar todos los datos que necesita el trabajador para su primer día. Si es presencial se indicará dónde está ubicada la empresa, en qué edificio u oficina, por quién preguntar, etc. Si es virtual, se brindarán los accesos a plataformas, links para reuniones, etc. 
  • Detalle del primer día. En este punto se puede compartir con el nuevo empleado la planificación horaria de su primera jornada de trabajo. Esto le será de gran ayuda para estructurar su día. 

Además, para elaborar la carta de bienvenida a un empleado debes definir de qué forma le hablarás, tono formal o más cercano. También es importante que prepares cualquier tipo de documento que sea necesario compartir o adjuntar con la carta. 

Primer día de trabajo: reunión de bienvenida y presentación con el resto del equipo

Esto es lo que entendemos como bienvenida a un nuevo empleado. En su primer día el trabajador tendrá varias reuniones. La primera suele ser con Recursos Humanos. Esta charla de inducción sirve para poner al trabajador en contexto y que entienda cómo es la empresa.

Se trata de una reunión muy importante para compartir los valores, misión, visión y la cultura de la empresa. También, puede ser valioso para el talento acceder al organigrama, entender cuál es su rol dentro de la estructura organizacional y así tener más claridad sobre lo que se espera de su trabajo.

Otra reunión importante es con su jefe de equipo, esto depende mucho del tamaño de la organización. Por lo general, en las PyMES hay menos empleados, por lo tanto, puede darse una reunión con todos los miembros de la empresa. 

En caso de que el número de trabajadores sea elevado, es aconsejable que en una primera instancia se reúna con su líder directo y luego con quienes compartirá la misma área. 

Además, en esta instancia es ideal utilizar la mensajería y correo electrónico corporativo para comunicar a toda la empresa su incorporación. No olvides incluir:

  • Detalle del puesto que desempeñará.
  • Equipo del que será parte.
  • Su responsable directo.
  • Formas de contacto.
  • Una breve biografía.

Este primer día es clave para que el trabajador sienta que tomó la mejor decisión al incorporarse a tu empresa. Por lo tanto, procura que reciba todo lo que necesita, entienda qué puesto desempeñará, con quienes trabajará y a quién debe pedirle ayuda en caso de tener dudas.

Primera semana: planteamiento de objetivos y formación

Quizás plantearle a un nuevo vendedor que los objetivos de su puesto es llegar a X número de ventas es demasiado para un primer día. Por ello, durante la primera semana puedes tomarte el tiempo necesario para establecer las metas del puesto

Además, en esta instancia tienes que explicarle al nuevo empleado sus funciones y responsabilidades con mayor detalle. Asimismo, este es el momento de empezar a trabajar, por lo tanto, dependiendo el rol que ocupe el trabajador, quizás comience a ejecutar sus primeras tareas.

Pero recuerda que esta etapa es de formación, con lo cual, todo lo que haga deberá recibir la supervisión de su jefe de equipo o de otros compañeros. Puede ser interesante que el colaborador observe cómo realizan sus labores otros trabajadores de su misma área o incluso de otros departamentos. Esto le permitirá entender de manera concreta de qué forma se trabaja en la empresa. 

Al mismo tiempo, considera darle acceso a la documentación de los procesos en los que vaya a participar. Por ejemplo, si se suma al área de marketing, quizás necesite revisar el manual de estilo de la empresa para crear piezas de comunicación alineadas con la voz de la marca. Lo mismo aplica en cualquier otra área. 

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Primer mes: formación, seguimiento y feedback 

Los mejores espacios de trabajo son aquellos que entienden la importancia de la formación constante. Pero cuando se trata de entender cómo darle la bienvenida a un nuevo empleado, la capacitación consiste en preparar al trabajador para que pueda asumir las tareas de su puesto. 

¿Cómo saber si está avanzando hacia esa meta? Mediante el seguimiento. No son evaluaciones de desempeño, aunque tienen similitudes. Sobre todo, se trata de medir el nivel de progreso hacia una mayor autonomía. Lo que se espera de estas primeras semanas es que el trabajador sea capaz de resolver una tarea operativa sin supervisión.

Para ello tienes que hacer un seguimiento y darle feedback. Tanto si notas que comete algunos errores u omisiones, como si logra avances. Por ejemplo: ese empleado de marketing que consigue enviar el primer newsletter para la empresa o aquel trabajador que aprende a dominar una herramienta que no sabía usar. 

Darle feedback a los nuevos empleados puede ayudar a reforzar su vínculo con la empresa. Por otro lado, es vital para que el personal entienda el impacto de su trabajo en el negocio. En este sentido, la retroalimentación es clave para fomentar el sentido de pertenencia de estos trabajadores. Ya que pueden sentirse parte de la empresa, al involucrarse más con su visión, valores y objetivos. 

Claro que esta instancia de feedback debe ser bidireccional. Ten en cuenta que durante los primeros meses dentro de una empresa el trabajador se siente a prueba. Pero también está evaluando a la organización y formando su opinión sobre esta. Tener su retroalimentación es muy valioso para saber qué mejoras podrías hacer en tu proceso de onboarding. 

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Las PyMES empresas suelen pensar que procesos estructurados como el onboarding son solo para compañías que tienen miles de trabajadores. Pero, en realidad, darle la bienvenida a un nuevo empleado es una buena práctica que toda organización debería incorporar

  • Facilita la adaptación de un trabajador a su nuevo puesto de trabajo. 
  • Mejora la retención de los nuevos colaboradores.
  • Organiza toda nueva incorporación en tu empresa.

Este último punto es clave, sobre todo en aquellas PyMES donde una sola persona se encarga de todo. Imagina el tiempo que necesitas para crear un plan de onboarding adecuado y además, ocuparte del todo lo demás en tu negocio. 

Ahora bien, existe una herramienta que te permite automatizar buena parte de las tareas de este proceso. Factorial es un sistema todo en uno que ayuda a las empresas de cualquier tamaño a agilizar todas las gestiones vinculadas a su talento

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