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Capacitación en el puesto: cómo crear un programa de capacitación ejemplos

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10 minutos de lectura
Capacitaciones

.Menor rotación de personal, mayor compromiso y aumento de la productividad son solo algunos de los beneficios de la capacitación en el puesto. Un método que consiste en facilitar la adecuación de cada trabajador a su rol, brindando los conocimientos necesarios y mejorando sus habilidades. 

Sin dudas, esta es una iniciativa clave en las empresas. Tanto así que según estadísticas que comparte TeamStage, el 68% de los trabajadores considera que las oportunidades de capacitación y desarrollo son la política más importante de una organización.

Sin embargo, la realidad es que el 59% de los empleados asegura que no recibió capacitación para el trabajo de manera formal. Esto representa una enorme brecha entre lo que los colaboradores necesitan o desean y lo que las empresas actualmente brindan. 

Para revertirlo es clave aprender en qué consiste la capacitación en el puesto de trabajo y qué métodos hay para implementarla de manera adecuada. Descubre todos los detalles a continuación. 

¿Qué es la capacitación en el puesto de trabajo?

La capacitación en el puesto se centra en instruir al talento para que pueda realizar las tareas asignadas a su rol. Por ello, por lo general, este tipo de adiestramiento se produce ante una incorporación, un ascenso o cuando cambian las condiciones de un puesto de alguna manera.

Así, el más claro ejemplo de programa de capacitación es el proceso de inducción. Esta formación destinada a todo aquel que asume una nueva función sirve para poner al día a todo el personal. Ya que es una instrucción que se puede destinar a cualquier miembro de la empresa, sin importar su jerarquía. La misma incluye:

  • Procesos.
  • Procedimientos.
  • Reglamentos.
  • Tecnologías.
  • Herramientas.

La capacitación por instrucciones en el puesto es clave para que el trabajador pueda cumplir con los objetivos de su rol. Por lo tanto,  las empresas deben ser las primeras interesadas en brindarla de forma oportuna. Para asegurarse de su efectividad es fundamental que quien recibe este adiestramiento sienta que cuenta con la información que necesita para resolver sus dudas y desempeñar sus funciones de manera óptima. 

Por supuesto que en todos los empleos se presentan circunstancias extraordinarias para las que el trabajador quizás no ha recibido instrucción precisa. Pero, para su actividad operativa regular, la capacitación en el puesto debería ser suficiente.  

De esta forma, la capacitación de personal ayuda a los trabajadores a tener una visión clara sobre sus labores para que puedan cumplir su rol de manera eficiente. 

Además, esta formación inicial les permite tener un acercamiento directo al funcionamiento de la empresa y los procesos que se llevan a cabo diariamente. Con lo cual, es una práctica clave para que los colaboradores tengan una mejor comprensión de su entorno laboral y puedan adecuarse a este con mayor rapidez. 

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¿Cuáles son los 3 tipos de capacitación?

Hay varios tipos de capacitación que puedes ofrecer a tus colaboradores para que puedan desempeñarse de forma adecuada en sus funciones y, al mismo tiempo, tener un crecimiento en la empresa. 

Capacitación para el trabajo

Este es, quizás, el tipo de formación más alineada a lo que venimos viendo sobre la capacitación en el puesto. Porque se trata de preparar a las personas para que puedan desarrollarse en una actividad específica dentro de tu equipo

La finalidad de la capacitación para el trabajo es que el colaborador inicie su labor teniendo claridad sobre:

  • Sus responsabilidades.
  • Tareas que le corresponden.
  • Objetivos.
  • Personas con quienes trabaja de forma directa, ya sea supervisores o compañeros de equipo. 
  • Procesos y procedimientos.
  • Herramientas a utilizar. 
  • Accesos a la información que necesita para ejecutar sus tareas. 

Dentro de esta clasificación podemos encontrar otros tipos de capacitación. Una de ellas es la inducción. El propósito de esta capacitación es abordar en profundidad las funciones del puesto que va a ocupar el talento

Asimismo, la inducción forma parte del proceso de onboarding, que suele ser más extenso y abarcativo. Por lo tanto, una parte de la capacitación inicial del personal implica presentar la cultura organizacional. Así como los comportamientos deseados e incluso el código o reglamento si es que existe. De ahí que, en este caso, se suelen implementar actividades de integración al equipo. 

Otra de estas subcategorías es la capacitación promocional. Se trata de actividades enfocadas en mejorar las habilidades del colaborador o incluso adquirir nuevas competencias, con el objetivo de que este pueda ser promovido dentro de la organización. Es decir que aplica cuando un trabajador quiere asumir puestos de supervisor, gerente o líder de área.

👉​Conoce qué actividades para la integración de equipos de trabajo puedes implementar

Capacitación en el trabajo 

Los métodos de capacitación en el trabajo y fuera del puesto son aquellos destinados a que el talento se desarrolle profesionalmente. Por ello, forman parte de estas iniciativas todos aquellos cursos, diplomados o actividades formativas que le permiten a los trabajadores aprender nuevos conocimientos o desarrollar habilidades concretas.

Claro que este tipo de capacitación de personal va más allá de la incorporación de habilidades técnicas. Las también llamadas soft skills o habilidades blandas forman parte de estos procesos. 

Por lo general, este tipo de capacitación se da de manera formal o estructurada. Por eso mencionamos antes  los cursos, diplomados u otras actividades diseñadas para impartir al talento un programa de formación que le ayude a adquirir o desarrollar nuevas habilidades, destrezas y aptitudes. 

Esta inversión que hace la empresa en su personal tiene mucho sentido. En tanto, el beneficio suele regresar a la empresa en forma de más productividad, motivación, compromiso e incluso el aumento de la retención de los empleados.

👉¿Quieres profundizar? Descubre cuáles son los puntos clave del desarrollo profesional y promoción laboral.  

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Capacitación integral 

A medida que los trabajadores se desarrollan y crecen en la empresa surgen nuevas necesidades de capacitación. Quizás las habilidades y competencias con las que cuentan son suficientes para el rol que ya tienen, pero deben mejorarse para asumir nuevos retos. 

Sobre todo cuando el colaborador es promovido a un puesto con más responsabilidades, con otras personas a cargo o con un nivel superior en la jerarquía de la organización. 

Si hay más responsabilidades, hay nuevos conocimientos por dominar y para ello la capacitación integral es la clave. Esta hace especial hincapié en el desarrollo de habilidades blandas como el liderazgo, la comunicación efectiva, la inteligencia emocional, el trabajo colaborativo

Este es uno de los tipos de capacitación que busca el crecimiento integral del talento, teniendo en cuenta sus competencias y habilidades.

¿Por qué es importante la capacitación en el puesto? 

Como vimos, la capacitación en el puesto es aquella que se enfoca en formar a los trabajadores para que puedan realizar las tareas específicas de su rol. Hay quienes la consideran una instrucción básica y, de hecho, lo es. Pero, como ya dijimos, muchas empresas todavía no cuentan con un programa de capacitación estructurado para tal fin. 

Por lo tanto, en estos casos las personas aprenden a realizar las labores de su puesto sobre la marcha. Es decir, en la práctica cotidiana. Aunque en algunas circunstancias y para ciertas actividades esta puede ser una práctica útil, lo cierto es que no ofrecer capacitación por instrucciones en el puesto puede conducir a los trabajadores a cometer más errores en su fase inicial dentro de la empresa. 

Añadido a esto, la falta de capacitación directa en el puesto genera mayor inseguridad en los colaboradores. El simple hecho de no contar con instrucciones claras y precisas sobre lo que deben hacer también puede aumentar su ansiedad y, con ello, dificultar su adaptación al trabajo. Lo que al final puede influir en una mayor rotación.

Como mencionamos en el artículo sobre cómo darle la bienvenida a un empleado, 2 de cada 10 trabajadores abandona su empleo en los primeros 3 meses. La falta de capacitación en el puesto puede ser una de las razones que motiven esa decisión.

Está claro que la capacitación para el trabajo es esencial para que el colaborador se adapte a su puesto de la manera más efectiva y rápida posible. Pero también, como vimos, puede ser una estrategia fundamental para mejorar la productividad y el compromiso de los trabajadores y, con base en esto, los resultados que generan para la empresa. 

¿Cómo crear un programa de capacitación?

Identificar las necesidades 

El primer paso para crear un programa de capacitación consiste en conocer qué necesidades tienen los trabajadores que se incorporan a tu nómina

  • Está claro que necesitan conocer sus tareas y toda la información que usarán en el día a día para resolverlas. 
  • Al mismo tiempo, deben contar con las herramientas adecuadas y aprender a usarlas, en caso de que no lo sepan. 
  • Para completar el esquema de necesidades esenciales, tendrán que asegurarse de entender cuáles son los procedimientos y procesos de la organización.

La recomendación es personalizar cada proceso formativo, ya que dependerá mucho de las necesidades concretas de cada puesto y de cada área. Sin embargo, siempre puedes contar con una estructura de puntos a cubrir establecida y en función de ello personalizar la capacitación de personal para cada rol específico

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Definir objetivos 

Como siempre, los objetivos son los que guían las acciones que emprendes en tu organización. Por lo tanto, al momento de crear un programa de capacitación es necesario tenerlos claros. 

¿Cómo definir tus metas en este sentido? Piensa en el propósito de la capacitación, qué quieres lograr con ello. Por supuesto que en el caso específico de la capacitación directa para el puesto lo que buscas es que los colaboradores puedan comprender sus funciones y ejecutar sus tareas adecuadamente. 

Pero aquí el objetivo puede ser que lo logren en un tiempo determinado o que aprendan a usar una herramienta y alcancen resultados operativos concretos. También puedes dividir la capacitación para el trabajo en etapas y en cada una de ellas proponer determinados objetivos. 

Diseñar tu plan de capacitación

Ya tienes bastante información como para empezar a diseñar la estructura de tu programa. 

  • Contenido. En este punto hay que detallar los temas que serán abordados durante la capacitación. Ya sea las tareas, información sobre el puesto y el área, aspectos vinculados a la cultura organizacional, la información sobre los procesos y las herramientas a utilizar. 
  • Métodos. Aquí se deben incluir todas las técnicas de enseñanza que se aplicarán para que el talento pueda adquirir el conocimiento y las destrezas necesarias para desarrollar su rol.  
  • Cronograma. Todas las actividades dentro de la capacitación de personal deben establecerse con una fecha. Esto es necesario también para poder conocer el nivel de progreso de los colaboradores y ver qué tan cerca están de alcanzar el objetivo en cada instancia. 
  • Recursos. En este punto es necesario definir cuánto se debe invertir en el proceso de capacitación en el puesto. Así como quienes serán los responsables de impartirlo. Por lo general, es Recursos Humanos el área responsable de la formación inicial. Pero también se pueden sumar los líderes de cada departamento. Incluso compañeros del equipo en el que se inserta el colaborador. 
  • Tecnología. Se trata de la herramienta que utilizarás para coordinar, gestionar y medir todas las actividades vinculadas al adiestramiento. En este sentido, un software de Recursos Humanos es la herramienta más completa. Ya que incorpora funcionalidades para hacer el seguimiento de las capacitaciones de los trabajadores. 

👉Descubre cómo hacer el seguimiento de tus proyectos de capacitación con el software de Factorial. 

Evaluar tu programa de capacitación

Una vez que lleves  a la práctica el programa de capacitación en el puesto es momento de medir los resultados. Para ello, te compartimos algunas preguntas que pueden servirte de guía.

Al  finalizar el proceso los trabajadores:

  • ¿Tienen una comprensión completa de sus tareas?
  • ¿Entienden cuáles son sus responsabilidades? ¿Saben qué rol ocupan dentro de la empresa y qué impacto tiene su labor en el éxito de la organización?
  • ¿Conocen los procedimientos  y procesos a seguir?
  • ¿Saben cuáles son los valores que guían a la empresa y qué prácticas y comportamientos son deseables y cuáles no? 
  • ¿En cuanto tiempo incorporaron todo este conocimiento?
  • ¿Tuvieron dificultades en el proceso? ¿Cuáles?

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Ejemplos de programas de capacitación que debes conocer

Ahora pasemos a los ejemplos de programas de capacitación que pueden inspirarte para crear el tuyo.

Amazon, el viaje hacia un nuevo empleo

La propuesta de Amazon es muy interesante. Aunque quizás para empresas pequeñas o medianas es difícil de replicar. Sin embargo, puede servir de ejemplo para buscar opciones similares. Lo que hace la compañía de Jeff Bezos es ofrecer un proceso de incorporación que incluye una amplia formación. 

Básicamente, cada nueva contratación participa en un viaje de un mes destinado a su capacitación para el trabajo.  Esto ayuda a que los trabajadores se incorporen a la empresa con mayor rapidez. En tanto, el viaje sirve para mejorar sus capacidades. Pero también para generar confianza con el desafío de estar un mes lejos de casa. 

Cooley, incorporaciones con mentoría 

Cooley es una compañía de abogados que buscó una forma de sumar nuevo personal y ponerlo al día en menos tiempo. ¿El método? Conectar a los nuevos trabajadores con personas más experimentadas a través de mentorías

Estos tutores brindan a los nuevos empleados el apoyo necesario para atravesar el proceso inicial en el equipo. También ofrecen la capacitación para comprender su función mucho más rápido de lo que lo harían por su cuenta. 

Además, los mentores brindan información clave para que el nuevo talento sea competente en su rol mucho más rápido. Por otro lado, como muchos de estos tutores son trabajadores de la empresa, es una excelente manera de conectar a los nuevos colaboradores con sus compañeros e insertarlos en la cultura de la empresa. 

Culture Amp, “Coaching para todos”

Precisamente ese es el nombre que recibe la iniciativa de capacitación de personal de Culture Amp. El programa se llama “Coaching para todos” y en este cada empleado que se incorpora a la empresa tiene acceso a un coach profesional que se involucra en su crecimiento.

Las sesiones de capacitación se planifican por intervalos. Es decir que tienen una duración y un cierre. Pero cada cierto tiempo se vuelve a fijar un nuevo objetivo y trabajar para alcanzarlo.

Cada sesión se personaliza de acuerdo a las necesidades u objetivos de cada empleado. Los coaches desarrollan un plan a la medida para guiar al talento al alcance de esa meta. 

👉¿Sabes qué es el coaching ontológico y para qué sirve? Descubrelo aquí

Capacita a tu equipo con la herramienta adecuada 

Ya quedó claro que la capacitación en el puesto es un proceso necesario. Los trabajadores requieren esta instancia de formación para poder incorporarse de manera efectiva a la empresa. Entendiendo su rol a la perfección. 

Claro que siempre habrá una instancia de experimentación, no puede quedar todo en la teoría. Sin embargo, para reducir los errores y brindar una experiencia positiva desde el primer momento, la capacitación para el trabajo es clave.

En este sentido, se necesita de una herramienta correcta para llevar adelante el proceso de formación. El software de RR.HH. de Factorial cuenta con numerosas funcionalidades que facilitan la tarea. 

Más allá de su herramienta específica para gestionar las formaciones en tu empresa, nuestro sistema tiene otras características que te ayudan a agilizar las tareas del área de capital humano y mejorar su productividad.

Para acompañar a los trabajadores en el proceso de incorporación, los profesionales de RR.HH. son clave. Aumenta su productividad y brinda el mejor programa de capacitación con Factorial. 🚀​

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