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Control de asistencia en tu empresa 2020

El control de asistencia en las empresas ha dado un giro de 180 grados con la llegada de la pandemia a nuestras vidas. Quizá antes, el control de asistencia podría ser visto para los trabajadores como una manera de estar vigilados de cerca por sus patrones. Pero esto era antes. Ahora, y gracias a que muchas empresas han optado por teletrabajar o trabajar en remoto, la situación cambió. Ahora, el control horario de asistencia es visto por los trabajadores como un aliado, que garantiza las condiciones laborales ya pactadas. Pero, con todo, aún existen dudas acerca de su funcionamiento y eficacia ¿Se está cumpliendo el control de asistencia durante el teletrabajo? ¿Y en los trabajos presenciales?

Sin duda, durante la crisis del Coronavirus el teletrabajo está sirviendo como un flotador de piscina para muchas empresas del país. Estas, de pronto, se han visto obligadas a realizar las tareas en remoto. Y ahora, las casas de sus trabajadores se convierten en oficinas particulares.

Sin embargo, las empresas deben seguir respetando el registro obligatorio de sus empleados durante la emergencia sanitaria, aunque los trabajadores no se encuentren de manera física en sus oficinas. Recordemos que la gran mayoría del país sigue en semáforo rojo.

Vivimos momentos de incertidumbre, pero queremos hacer más fácil el día a día en tu departamento de Recursos Humanos. Queremos ayudarte a gestionar el control horario y asistencia en tu empresa, de la manera más eficiente.

¡Allá vamos!

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Objetivo del control de asistencia

Si eres responsable del departamento de Recursos Humanos de tu empresa, seguro que el término “control horario” no te sonará a nuevo. Sin embargo, siempre está bien refrescar las medidas que afectan a nuestro día a día y que son relativamente “nuevas”.

El control horario, también llamado “control de presencia”, es la acción de contabilizar las horas que cada empleado ha realizado durante un día de trabajo. Aquí se tienen en cuenta todas las horas comprendidas entre el inicio y el fin de la jornada laboral, así como las horas extraordinarias y las que no se han trabajado, por el motivo que sea.

👉 El objetivo del control horario es evitar que se hagan horas extras no retribuidas por las empresas. De esta manera, los trabajadores son completamente conscientes de todo el tiempo laborado.

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Qué se entiende por horas extras

En ocasiones nos pueden surgir dudas acerca de qué son y qué no son horas extraordinarias. Sin embargo, conocer sus diferencias será importantísimo para controlar el volumen de trabajo de nuestros colaboradores y su remuneración. A continuación, te explicamos claramente en qué consiste las horas extras en México.

Horas Extra

Según la ley, una jornada laboral es el periodo en el que el trabajador se encuentra a disposición del patrón para prestar su servicio. Las distintas modificaciones de la jornada laboral son las siguientes: turno de día: 8 horas al día y 48 horas semanales. Turnos nocturnos: 7 horas por día y 42 horas semanales. Jornada mixta, una combinación de ambas: 7.5 horas al día y 45 horas semanales. Los trabajadores de 16 años no podrán trabajar ni tiempo extra, ni después de las 10 de la noche.

En el segundo párrafo del artículo 68 de la Ley Federal del Trabajo, también se estipula que las primeras 9 horas extras laboradas deben pagarse al 100%. Además, también la totalidad del salario que corresponda al trabajador. Si este límite es excedido, se deberá pagar al 200% más del salario ordinario.

En definitiva, las primeras nueve horas extras se cobran por valor doble, y las excedentes por el triple.

¿Cómo se establecen las horas extras?

Lo más importante es saber que toda hora extra de laboro por parte de un colaborador, para que sea oficial y de contenido legal, debe estar aprobada por el patrón. Este podrá decidir las condiciones de acuerdo sobre las horas extras. ¿Qué le puede pasar a un patrón en dado caso que el trabajador labore más de la cuenta y no sea remunerado en consecuencia?

Si estas horas extras fueron debidamente autorizadas y se laboraron, el hecho de no pagarlas podría causar fuertes problebas al empleador. Recordemos que las horas extra se recogen y regulan tanto en la Ley Federal del Trabajo, como en la Constitución Mexicana.Cualquier colaborador tendrá todo el derecho de acudir a una Junta de Conciliación y Arbitraje a reclamar el pago del tiempo extraordinario laborado.

Artículos 58-68 de la Ley Federal del Trabajo.

Artículo 123-A-XI de la Constitución Mexicana.

¿Qué son los factores de riesgo psicosocial?

El trabajar horas extras es un factor que puede provocar varios tipos de estrés. En este mismo ámbito, y con el fin de poder gestionar mejor la salud en el trabajo, el 23 de Octubre del 2019 entró en vigor la NOM-035-STPS-2018, el objetivo de esta norma es analizar, identificar y prevenir los factores de riesgo psicosocial. También se busca garantizar y promover un ámbito y entorno laboral favorable.

Además, debemos tener en cuenta que los menores de 18 años no pueden realizar horas extras, así como a los trabajadores con horarios nocturnos.

Con relación a su retribución, ésta deberá ser acorde a lo establecido por convenio o contrato, pero nunca podrá ser menor al valor de la hora ordinaria.

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Software de control horario Vs. fichaje en Excel

Las dos maneras más comunes para realizar el control horario de los trabajadores es mediante una plantilla que nosotros mismos podemos crear, por ejemplo, en Excel o en un spreedsheet de Google Drive, o bien optar por un software de control horario como el de Factorial.

Podemos hacer el ejercicio de pensar en nuestro método de fichaje, ¿qué fallos tiene? ¿Cómo me gustaría que fuera? Muchas empresas optan por la digitalización y modifican toda la gestión horaria con un software de RH que les facilite el día a día.

Aquí te damos algunos motivos para dar el paso y despedirte de las hojas de cálculo manuales:

  • Ofreces transparencia, tanto a tus empleados como ante una posible inspección de trabajo.
  • Logras mayor eficiencia que con una tabla de Excel, ya que se calcula que el departamento de Recursos Humanos puede ahorrar hasta un 70% el tiempo que dedica en revisar un control horario manual.
  • Evitas errores humanos, no es de extrañar que un Excel que pase por muchas manos se pueda desconfigurar, con un software para el control horario de empleados tendrías el control total.
  • Te aseguras de cumplir con la Ley. Cuando las Inspecciones de Trabajo empezaron a revisar los métodos de fichaje, estas instaron a las empresas a utilizar metodologías en las que preferiblemente el empleado fuera el único que pudiera modificar su registro horario.

¿Cómo funciona el control horario durante el teletrabajo?

El mundo laboral cambió de la noche a la mañana. Y, ahora que no trabajamos en el entorno de trabajo habitual a causa del Coronavirus, es más indispensable que nunca llevar un buen control horario en la empresa.

Como responsables de Recursos Humanos debemos transmitir a nuestros empleados que deben seguir con el hábito de registrar sus horas, no sólo por un tema legal, sino que de alguna forma es también su manera de justificar las horas teletrabajadas ahora que nadie los controla.

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Pero ¿cómo registros mis horas desde casa? Aquellas empresas que están más puestas a nivel de tecnología quizá estén utilizando algún software de Recursos Humanos o realicen el control de asistencia mediante una app.

Siempre que se pueda, desde Recursos Humanos se debe facilitar el fichaje de nuestros empleados y para ello, instaurar las mejores herramientas para poder llevarlo a cabo.

Consejos para aplicar un mejor control de asistencia de tus empleados

Aunque ya tengas implantado el control horario en tu compañía, siempre va bien seguir recordando su importancia y motivarles para que sigan con esta práctica.

1. Ofrece incentivos o aplica la gamificación

De manera divertida, puedes premiar a aquellos trabajadores que cumplan cada mes con el control horario. Para ello, puedes obsequiarles con algún pequeño gesto, como un mail de agradecimiento, o detalle, como algún dulce.

También puedes plantear implementar proyectos de gamificación, con los que podrás transformar tareas aburridas en divertidas.

2. Crea recordatorios para minimizar los descuidos

Hay diferentes teorías que aseguran que se necesitan ciertos días para crear un hábito, pero sin perseverancia es difícil conseguirlo. Por ello, si queremos recordar algo tan importante como el registro horario, podemos optar por crear alarmas o recordatorios automáticos.

3. Alienta a apoyarse mutuamente

En ocasiones un grupo puede hacer más fuerza que un individuo solo. Por ello, puedes alentar a que los trabajadores se cuiden entre ellos y, de esta manera, puedan acabar la jornada a tiempo. Si entre ellos se recuerdan la tarea de registrar sus horas, todos ganarán.

Para recordar a los demás la tarea de apuntar las horas, puedes crear mensajes automáticos en alguna herramienta de comunicación interna como Slack.

4. Vuelve a recordar los beneficios. ¡También para ellos!

Para poder concienciar de la importancia de realizar el control horario, tendremos que volver a hablar de él y de sus beneficios, tanto para la empresa como para ellos.

¿Sabes cuáles son estos beneficios?

  • Realizar el fichaje es bueno para la empresa, ya que sino ésta se enfrentará a una multa en caso de inspección.
  • El control horario nos da una visión de quién está disponible en cada momento. Teniendo un registro de entrada y salida nos ayudará a poder pasar tareas a aquellos empleados que sepamos que aún están trabajando.
  • Si tenemos un control sobre las horas que trabajamos también podemos mover las tareas, organizándonos para hacer aquellas que necesitan más concentración en las horas más productivas.
  • El control horario nos ayuda a transmitir transparencia y confianza. Además, si se realizan horas extras, ahora sí podrán llevar ellos el control y revisar si se las pagan debidamente.

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5. Detecta posibles dificultades a la hora de fichar 

Demuestra que te importa tu equipo y averigua por qué en algunos casos tus empleados se olvidan de hacer el registro de las horas. En algunos casos podrán ser simples descuidos, pero quizá hay algo que se te escapa.

Habla con tus colaboradores, pregúntales cuándo hacen el fichaje o si les gusta el método que utiliza la empresa. Siempre es mejor detectar a tiempo el problema para resolverlo cuanto antes.

6. Crea una política para tu manual del empleado

Para poder llevar el control total y olvidarte de “los fichajes perdidos”, redacta una política para tu manual del empleado haciendo énfasis en lo siguiente:

  • Dónde, cuándo y cómo los trabajadores deben registrar la entrada/salida
  • El protocolo para informar y corregir las faltas
  • Cómo responderás a los errores repetidos

7. Toma medidas disciplinarias

Algunos responsables de Recursos Humanos podrán pensar “y qué hago con esos empleados que siempre se olvidan de hacer el registro de su jornada laboral”. En primer lugar, será recomendable llegar al fondo del caso. Es decir, saber el motivo por el cual no se está haciendo.

Si el problema radica en la herramienta, deberías considerar cambiarla. En los casos en los que se trate de un problema individual, deberás tomar otras acciones.

Si el incidente va a más, comienza con una advertencia verbal y después una por escrito. Si persiste, considera la suspensión y la terminación en aquellos casos más extremos.

Olvídate del papeleo con un software de Recursos Humanos

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Sabemos lo difícil que es llevar el control de tus empleados en remoto, por eso, qué mejor que un software de Recursos Humanos que nos agilice las tareas más manuales de nuestro día a día.

Estos son los motivos por los que deberías decantarte por un software de RRHH:

  • #1 Mayor seguridad – Si tu empresa cuenta con un software de Recursos Humanos podrás tener la tranquilidad de tener todos los datos e información de tus empleados bajo control. ¡Incluso los relacionados con el control horario!
  •  #2 Información siempre actualizada – Tus empleados pueden modificar cualquier dato, como, por ejemplo, su nuevo domicilio.
  • #3 Gestión de documentos y firma digital – Puedes almacenar todos los documentos de manera segura e incluso decidir quién tiene acceso a ellos. Tener una buena gestión documental de manera digital es importante. Sobre todo en la situación actual. Además, con un software de Recursos Humanos podrás utilizar la firma electrónica que agilizará cualquier gestión, como los contratos.
  • #4 Disponibilidad inmediata de cualquier documento – Cuando te encuentres fuera de la oficina, será de mucha ayuda contar con una plataforma a la que puedas acceder desde cualquier dispositivo en cualquier momento. Olvídate de tener que guardar miles de hojas de cálculo con el registro de jornada de cada empleado… Con la posibilidad de que estos se pierdan.
  • #5 Monitorización y seguimiento de procesos – Imagina tener toda la información de tus trabajadores: horas trabajadas, vacaciones, bajas médicas, etc. A partir de aquí podrías detectar posibles fallos o implementar mejoras en cuanto a productividad.

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Este artículo también está disponible en: Español

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