En México existen discusiones en torno a una reforma laboral que busca reducir la jornada laboral, primas adicionales por trabajar en fines de semana, entre otras modificaciones. Esto conlleva implicaciones para el control horario de trabajadores.
El Congreso de la Unión está analizando modificar la Ley Federal del Trabajo (LFT). Reduciendo la jornada laboral semanal de 48 a 40 horas, con dos días de descanso obligatorios.
Esto busca mejorar el bienestar de la fuerza laboral del país. Al fomentar el equilibrio entre la vida personal y profesional. Además, se especula que estos cambios tendrán un impacto positivo en la productividad del país.
Pero, ¿qué implicaciones tiene esto para las empresas? Como todo cambio, requiere un ajuste en la forma en que se llevan a cabo los procesos. Es por ello que las empresas deben actualizar sus herramientas, políticas y apoyos. Te contamos todas las modificaciones que debes llevar a cabo para hacer frente a estos cambios.
Tabla de contenidos
- ¿Qué significa “control horario”?
- ¿Qué establece la legislación mexicana sobre el control horario de los trabajadores?
- ¿Cuál es el objetivo del registro de la jornada laboral de los trabajadores?
- ¿Qué sistema para registrar la jornada laboral de los trabajadores es mejor?
- ¿Nos pueden sancionar por no cumplir con la normativa del control horario de los trabajadores?
- ¿Quiénes están exentos de la ley de control horario?
- 8 consejos para implementar el control horario
- Gestiona el control horario con Factorial y dedícate a lo que realmente importa
¿Qué significa “control horario”?
El control horario, llamado también control de asistencia en una empresa. Es la acción de contabilizar las horas que ha trabajado cada uno de los empleados, y cómo estas han sido utilizadas a lo largo de su jornada laboral.
En este conteo se incluyen las horas comprendidas entre la entrada y la salida del lugar de trabajo. También ayuda a contabilizar las horas extras, así como aquellas que no se han trabajado, por cualquier motivo.
La mejor manera de llevar un control horario
Aunque el concepto de control horario suene al checado de toda la vida, no es así. Este concepto conlleva cierto grado de modernización. Anteriormente, cuando un trabajador checaba al entrar y salir de su jornada laboral, este se realizaba de manera manual. Con papel y pluma.
Aún hay empresas que lo hacen a la antigua, y ese sistema produce una sobrecarga de trabajo innecesaria. Imagínate todo el papeleo y exceso de documentos que eso supondría para una empresa mediana con una plantilla extensa. A eso súmale los informes posteriores y la tarea de organizar los protocolos de dicho control horario.
¿Qué establece la legislación mexicana sobre el control horario de los trabajadores?
En México, el control horario de los trabajadores está regulado por la Ley Federal del Trabajo (LFT). La cual establece obligaciones y derechos para empleadores y trabajadores. A continuación están los elementos clave para llevar un control horario en México:
1. Registro de asistencia
Es obligatorio que las empresas lleven un registro de asistencia que les permita documentar las horas de entrada, salida y tiempos de descanso. La ley no especifica el tipo de sistema que se debe utilizar. Sin embargo, las empresas en México optan por sistemas biométricos, software de control horario o tarjetas de checado.
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2. Duración de la jornada laboral
La empresa debe respetar los tipos de jornada que la JFT define. Las cuales son:
- Jornada diurna: máximo de 8 horas diarias.
- Jornada nocturna: máximo 7 horas diarias.
- Jornada mixta: máximo 7.5 horas diarias, sin exceder las 3.5 horas nocturnas.
- Jornada semanal: esta jornada no debe exceder las 48 horas. Y es la que se propone cambiar a 40 horas en la nueva jornada laboral.
3. Horas extras
El control horario debe incluir las horas extras trabajadas. Para esto se debe tener claro que las primeras 9 horas extras por semana se pagan doble. A partir de la décima hora, el pago es triple.
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4. Descansos obligatorios
Por ley, los trabajadores tienen derecho a mínimo 30 minutos de descanso durante su jornada laboral. Así como a un día de descanso por cada seis trabajados.
5. Control de teletrabajo
Desde 2021, el teletrabajo ya cuenta con regulación en México. Para cumplir con esta regulación, las empresas deben implementar sistemas para registrar la jornada laboral de los empleados a distancia. Dentro de los principales derechos de los trabajadores a distancia es la desconexión digital.
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¿Por qué es importante el control horario?
La implementación de esta medida busca garantizar la conciliación de la vida laboral y familiar de los empleados. Así como evitar la sobrecarga de trabajo y asegurar que se respete la normativa sobre horas extra.
Además, el control horario permite a las empresas gestionar de manera más eficiente los recursos humanos. Asegurando que se cumplan los objetivos sin comprometer la salud ni el bienestar de los empleados.
Nuevas consideraciones y tendencias en la regulación del control horario (2025)
En 2025, el panorama laboral en México está marcado por discusiones y propuestas de reformas que buscan modernizar la Ley Federal del Trabajo (LFT). Especialmente en temas al rededor de la jornada laboral y el control horario.
Estas son algunas de las tendencias y consideraciones más importantes:
- Reducción de la jornada laboral de 48 a 40 horas semanales.
- Control horario digital y automático, especialmente para modalidades de teletrabajo.
- Registro y monitoreo de trabajadores a distancia.
- Esquemas de horarios más flexibles.
- Migración de sistemas basados en control horario a medición de resultados y productividad.
- Integración de políticas de bienestar, descanso y desconexión digital.
Estas tendencias y reformas están impulsando a las empresas a optar por software de gestión de tiempo que permita modernizar las relaciones laborales. Plataformas que permitan automatizar el cálculo del tiempo trabajado, generen reportes de asistencia y optimicen el control de rotación de personal serán las que ganen popularidad.
¿Cuál es el objetivo del registro de la jornada laboral de los trabajadores?
Esta medida lo que busca es asegurar el cumplimiento de los horarios en el trabajo, además de evitar abusos laborales y fraudes por no pagar o compensar las horas extras. Es un aspecto fundamental para garantizar el funcionamiento de las empresas. Y lo que, en gran medida, define que estas alcancen o no sus objetivos de negocio a medio y largo plazo.
El control horario de empleados es simplemente el hecho de registrar el ingreso y salida de los trabajadores a sus puestos de trabajo. Sin embargo, es un aspecto fundamental que tiene como finalidad combatir la precarización, regular el registro de horas extras y cumplir con la ley.
El control horario de empleados, es además una herramienta fundamental para lograr organizar los diferentes departamentos que integran una compañía. Al tiempo que fomenta la autodisciplina y la optimización del recurso intangible más valioso de cualquier trabajador.
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¿Qué sistema para registrar la jornada laboral de los trabajadores es mejor?
No existe una única solución para cumplir con la normativa del control horario. Con la era digital han surgido muchas herramientas para ayudar a las empresas. Eso sí, es importante elegir la que mejor encaje mejor con las necesidades, la filosofía o el tipo de trabajo que se desarrolla en tu empresa.
Las herramientas actuales ofrecen distintos métodos para los colaboradores puedan “checar”. Algunos de los métodos son:
- Desde el móvil
- Utilizando tarjetas deslizantes
- Instalando un software de control horario
- En línea
- Con un código QR
Hojas para el control horario de los empleados
El control horario no es algo nuevo. Antes existían las famosas tarjetas de fichaje, en las que una máquina hacía agujeros para marcar la asistencia de los trabajadores. Ahora, los métodos no son tan rudimentarios, pero hay quien sigue prefiriendo el papel por encima de la tecnología.
En este caso, el responsable de RR. HH. debe crear un sistema para contabilizar las horas que han trabajado los empleados, expresar cómo han sido estas repartidas durante el día. Así como indicar si se han producido horas extras.
Esto se consigue fácilmente, si se quiere hacer en papel, con una cuadrícula impresa en una hoja que siempre debe estar a disposición de los empleados.
Ahora bien, también existen sistemas de registro automático. Estos actualizan la información de manera simultánea en cuanto el trabajador indica su llegada o salida. Hablamos de sistemas como software de gestión de horarios laborales, aplicaciones para ordenadores e incluso móviles, que permiten que los trabajadores registren su inicio y fin de la jornada tanto fuera como dentro de la oficina.
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Otro modo de hacer el control horario es con una hoja creada a partir del programa Excel. Esta opción es mejor que la anterior, porque existen fórmulas que pueden agilizar el proceso. Si, además, lo haces a partir del programa online Google Excel Sheets, la hoja podrá estar disponible para todos tus trabajadores desde todos sus ordenadores y se actualizará para todos cada vez que alguien introduzca un cambio.
Eso sí, el recuento de horas seguirá siendo manual y, a pesar de que este método puede facilitar un poco más la vida de los trabajadores, seguirá siendo un dolor de cabeza para el departamento de Recursos Humanos.
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Apps para el control horario de los trabajadores
Para asegurar facilidad del registro para todos en tu empresa, lo ideal sería trabajar con un software que incluya fichaje de horario. Es la manera más sencilla, rápida y confiable de registrar la jornada laboral.
Si el software contratado automatiza otras tareas administrativas de Recursos Humanos, además de permitir a los empleados fichar la entrada y salida del trabajo, estarás llevando a tu empresa al futuro administrativo.
También puedes ofrecer el control horario a tus trabajadores a través de aplicaciones que permitan la lectura de códigos QR o el fichaje desde cualquier dispositivo.
¿Y cómo se hace el control horario a empleados durante el teletrabajo?
Las personas que teletrabajan también tienen que registrar su jornada diaria. De hecho, es justamente con el teletrabajo que tenemos no solamente mayor flexibilidad para el trabajador, sino también mayor cantidad de herramientas y creatividad para registrar su actividad.
En este caso, lo más recomendable es volcar toda esta responsabilidad a un software de gestión de RR. HH. y su versión móvil. Sin embargo, también pueden tener en cuenta otras posibilidades:
- Si el trabajador utiliza herramientas proporcionadas por la empresa, estas pueden tener un software que tome como parámetros el horario de encendido y apagado.
- Fichar desde el smartphone utilizando apps de control horario con geolocalización es también una posibilidad, aunque se dependerá en gran medida de la precisión del GPS de cada dispositivo. A menos que la empresa dedique un presupuesto especial a brindar un equipo móvil a cada empleado, con todo lo que esto implica.
- Algunos programas (sobre todo para ordenadores) que se encargan de hacer un rastreo exhaustivo del uso del ratón y el teclado. Como también hay otras que se utilizan para registrar y cronometrar cada tarea que realiza el trabajador.
Sin embargo, aumentar el control y la presión de este modo sobre los trabajadores afecta sensiblemente la productividad del empleado por generar demasiado estrés. Por eso, hay que hacer un uso adecuado y responsable de estos programas.
¿Cómo se rellenan las hojas para el control horario de trabajadores a tiempo parcial?
El control horario también es obligatorio para empleados que trabajen a tiempo parcial, y la única diferencia para estos trabajadores es que la empresa tendrá que especificar claramente las horas que se han hecho a final de mes, junto a la nómina del empleado.
Por todo lo demás, el trabajador deberá rellenar la misma hoja que los demás trabajadores, y de la misma manera y con la misma información.
¿Nos pueden sancionar por no cumplir con la normativa del control horario de los trabajadores?
Sí, en México, el incumplimiento de las disposiciones sobre el control horario de los trabajadores puede resultar en sanciones administrativas y económicas impuestas por la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS). La Ley Federal del Trabajo (LFT) establece la obligatoriedad de llevar un control de asistencia y respetar la jornada laboral, así como otros derechos relacionados.
¿En qué situaciones se aplican sanciones?
Algunos ejemplos de situaciones que pueden derivar en sanciones son:
- No contar con un sistema de control de asistencia.
- Exceder los límites legales de la jornada laboral sin pagar horas extras.
- No proporcionar descansos o días de descanso obligatorios.
- Falta de registro de horas trabajadas en el teletrabajo.
¿Qué tipo de sanciones existen en México?
Las sanciones por incumplimiento se dividen en económicas y no económicas, a continuación te contamos la diferencia.
- Multas económicas:
Dependiendo de la gravedad de la infracción, las multas pueden ir desde 50 a 5,000 veces la Unidad de Medida y Actualización (UMA).- Ejemplo: Si una UMA equivale a $103.74 MXN (en 2025), una multa podría oscilar entre $5,187 y $518,700 MXN. Dependiendo la gravedad del incumplimiento.
- Inspecciones laborales o multas no económicas:
La STPS puede realizar inspecciones para verificar que las empresas cumplan con las normativas, tanto en sitio como de manera remota (en el caso de empresas con registro digital).
¿Quiénes están exentos de la ley de control horario?
En México, la Ley Federal del Trabajo (LFT) establece que ciertos perfiles están exentos del cumplimiento estricto de la normativa sobre el control horario. Sobre todo en lo que respecta a la jornada laboral y el registro de asistencia. Sin embargo, estos trabajadores mantienen otros derechos fundamentales, como la protección de la salud y el descanso.
- Trabajadores de confianza
- Profesionistas independientes o freelancers
- Trabajadores que sus responsabilidades no requieren permanecer en un lugar específico ni cumplir con un horario regular.
- Directores generales o ejecutivos de alto nivel
- Trabajadores con contrato basado en resultados
Para estas relaciones especiales, de manera general no se aplica el mandato del registro de jornada, excepto si tuvieran una normativa específica que así lo indicara.
Aunque estos trabajadores están exentos del control horario, es fundamental que las condiciones laborales se establezcan de manera clara en sus contratos. Además, siguen contando con el respaldo de la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS) en caso de sufrir abusos o incumplimientos de derechos laborales esenciales.
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8 consejos para implementar el control horario
Si bien a veces puede ser difícil lograr que todo tu equipo esté a bordo con un cronometraje constante, la buena noticia es que hay algo que puedes hacer para ayudarles a recordar que deben fichar.
1. Ofrece incentivos
A veces, tus empleados solo necesitan un incentivo. Ofrecer una recompensa a los miembros del personal que recuerdan constantemente registrar al entrar y salir puede alentar y motivar a tu equipo a hacer un mayor esfuerzo.
2. Anima a tus empleados a configurar recordatorios
Podrías sugerir a tus empleados que configuren recordatorios. Esto podría ser una alarma en su teléfono o incluso una lista en su calendario que aparecerá en la pantalla del ordenador y les recordará cuándo se supone que deben iniciar sesión.
La mayoría de tus empleados tendrá sus teléfonos encima, o lo más probable es que revisen sus correos electrónicos a primera hora. Así, esta puede ser una excelente manera de asegurarte de que tengan un recordatorio y cumplan con el control horario.
3. Favorece la creación de un sistema de amigos
Alentar a los empleados a cuidarse mutuamente puede ayudar a garantizar que todos lleguen y se vayan a tiempo.
Considera la posibilidad de que todos formen un equipo, para recordarse mutuamente que deben registrarse. Pueden incluso crear un grupo en WhatsApp, una herramienta de acción inmediata y llena de emoticonos efectivos. O bien, un mensaje automático en alguna herramienta de comunicación interna como Slack.
4. Enfatiza los beneficios
Explicar los beneficios de la entrada y salida a tus empleados es importante a la hora de concienciar sobre el control horario. ¿Cuáles son algunos de estos beneficios?
- Conocimiento de quién está en la oficina. Cuando cuentas con un registro de entrada y de salida, te será muy fácil saber si un empleado está en su puesto de trabajo y disponible para alguna tarea.
- Conocimiento de las horas en las que el trabajador es más productivo. Así podrán organizarse para realizar las tareas más importantes en ese período de tiempo.
- Transparencia y confianza. El control horario ayuda a los empleados a tener consciencia del tiempo trabajado en todo momento. Ellos mismos podrán tener el registro de las horas extras, las cuales se valorarán con el correspondiente pago salarial.
5. Averigua dónde está el problema
Es posible que tus empleados simplemente se olviden, pero puede haber otra razón. Tal vez un empleado tiene una reunión tardía en ciertos días y no quiere volver a la oficina después de que termine. Tal vez los ordenadores no siempre están encendidos por la mañana y los primeros empleados no pueden llevar a cabo el fichaje.
Resolver cualquier problema relacionado con el proceso de registro muestra que te importa tu equipo y que quieres facilitarle el cumplimiento de la política de la empresa y del control horario.
6. Crea una política para tu manual del empleado
Si bien es difícil solucionar de inmediato cualquier problema que tengas con “los fichajes perdidos”. Implementar las políticas correctas y comunicarlas de manera efectiva es un gran comienzo.
Al redactar una política para tu manual del empleado, asegúrate de incluir lo siguiente:
- Dónde, cuándo y cómo los trabajadores deben registrar la entrada/salida
- El protocolo para informar y corregir las faltas
- Cómo responderás a los errores repetidos
7. Considera la acción disciplinaria
Asegúrate de contar con un proceso disciplinario para los trabajadores que constantemente olvidan registrar la entrada y salida. Si bien se te exige que pagues a tus trabajadores por el tiempo que han trabajado, hay otras acciones que puedes llevar a cabo para ayudarles a recordar que deben registrar su ingreso en el futuro.
Por ejemplo, considera tener una advertencia verbal, seguida de una advertencia por escrito, luego la suspensión. Y, en casos extremos, la terminación eventual.
8. Elige un software para el control horario adecuado
Cuando los errores continúan repitiéndose sin importar las advertencias, y estás bastante seguro de que tus empleados no están tratando de engañarte, es hora de considerar si el principal problema radica en tu software de control horario.
