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Design thinking: qué es y cómo funciona en los Recursos Humanos

Design Thinking RRHH

¿Quieres mejorar la experiencia de las personas de tu empresa desde el proceso de selección, pasando por el onboarding, hasta que se incorporan a tu plantilla? El Design Thinking es la metodología que puede ayudarte a concretarlo. Pero Design Thinking ¿qué es? Te lo contamos en este artículo.

El gran propósito del Design Thinking en Recursos Humanos es pensar fuera de la caja. Es decir, aplicar la creatividad a los procesos vinculados a la gestión del talento. Por ello, es aplicable en cualquier tipo de empresa, sin importar su tamaño, presupuesto o sector. Si tu objetivo es buscar nuevas formas de hacer las cosas en esta área, la metodología puede ser de gran ayuda. 

Pero claro, antes de poder aplicarla necesitas entender Design Thinking ¿qué es? y ¿cómo funciona en RR.HH.? ¡Descúbrelo a continuación! 

¿Qué es Design Thinking?

El Design Thinking es una metodología centrada en comprender y dar solución a las necesidades reales de las personas. Es un método que pone en el centro de los procesos y de las estrategias a los individuos. Ya sea los usuarios de un producto, los clientes de una empresa o los empleados de una organización.

Lo interesante del Design Thinking es que alienta a las compañías a enfocarse en las personas. Es decir, los clientes externos y el talento. De esta manera, la metodología conduce a mejores productos, servicios y procesos internos

En lo práctico ¿qué es Design Thinking? Es un proceso iterativo, esto quiere decir que se repite constantemente para encontrar mejores soluciones a los problemas. En este proceso se busca comprender al usuario, desafiar las suposiciones e identificar estrategias y soluciones alternativas. Esto combinado con una caja de herramientas que permiten llevar las ideas a la práctica. 

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Claro que dar con esas ideas innovadoras para resolver problemas no ocurre de un momento para el otro. Las nuevas soluciones pueden no ser evidentes. Precisamente por ello es que el Design Thinking propone un proceso que consta de diversas fases. A medida que la empresa avanza por esas etapas puede llegar a un grado de profundidad mayor y generar así un nuevo escenario, donde surjan nuevas preguntas y por supuesto, nuevas respuestas. 

Así, el Design Thinking proporciona un enfoque totalmente nuevo. Como dijimos antes: pensar fuera de la caja. Por lo tanto, es mucho más que una forma distinta de trabajar, sino también una manera diferente de pensar. 

De eso se trata a grandes rasgos el pensamiento de diseño, como se lo conoce en español. Ahora bien ¿cómo funciona el Design Thinking en Recursos Humanos? 

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¿Qué es Design Thinking en Recursos Humanos? 

Para entender qué es el Design Thinking en Recursos Humanos tenemos que partir de la definición anterior, pero enfocada en el talento. De esta manera, el pensamiento de diseño en RR.HH. coloca a los empleados en el centro de las estrategias y los procesos de la organización

Por ello, el Design Thinking para Recursos Humanos puede estar presente en cada momento dentro del recorrido del talento en la compañía. Dado que el pensamiento de diseño se puede aplicar en diferentes instancias, acompañando a los empleados en todo su viaje dentro de la empresa. Por ejemplo: 

  • Al momento de identificar la necesidad de personal en un determinado sector.
  • Cuando se define el tipo de rol a cubrir. 
  • En la instancia de atraer talento.
  • Al realizar el proceso de reclutamiento y selección.
  • En el onboarding.
  • Al asignar las tareas adecuadas. 
  • En el proceso de capacitación y adiestramiento. 
  • A medida que el trabajador avanza en su recorrido por la empresa, asignando nuevos roles o responsabilidades.
  • Finalmente para nutrir, retener y ayudar a la fuerza laboral a convertirse en un gran activo para el negocio. 

En todas estas instancias el personal puede encontrar dificultades, puntos de fricción que no les permitan avanzar en su recorrido o que simplemente afecten negativamente su experiencia dentro de la organización. Para ello, el Design Thinking en Recursos Humanos propone un nuevo enfoque. Su objetivo es dar con soluciones innovadoras. Formas creativas de resolver estas dificultades y garantizar así una mayor satisfacción de los trabajadores. 

De esta manera, el Design Thinking aplicado a Recursos Humanos permite transformar el modelo tradicional orientado a los procesos y pasar a un nuevo modelo de trabajo orientado a las personas. 

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Design Thinking para Recursos Humanos ¿por dónde empezar?

El punto de partida para aplicar el Design Thinking en Recursos Humanos es entender cómo funciona el proceso. Para empezar, el pensamiento de diseño consiste en la adecuada combinación de tres factores:

  • Lo que desean o necesitan los empleados.
  • Aquello que es factible en términos tecnológicos.
  • Y lo económicamente viable.

Para ello, como mencionamos antes, el Design Thinking propone un proceso que consta de 5 fases. Aunque estas se suelen explicar como pasos lineales, en la práctica no siempre lo son. Algunas de las fases pueden ocurrir varias veces (proceso iterativo) e incluso es posible ir de una etapa a la otra en reiteradas oportunidades. 

Es por ello que, si bien vamos a compartir el paso a paso, ten la mente abierta. Puedes transformar el recorrido de acuerdo con las necesidades de tu talento y las posibilidades de tu organización. 

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Fase 1: Empatizar

¿Por qué comenzar por aquí? Simplemente porque el núcleo del Design Thinking en Recursos Humanos son las personas. Para poder idear y encontrar soluciones centradas en tus trabajadores tienes que saber qué necesitan, qué dificultades tienen, cuáles son sus dolores en el día a día dentro de la compañía

En este sentido, la empatía es clave. En tanto, se trata de la capacidad de comprender a los demás, sus emociones y circunstancias

Entonces, para obtener una visión real de los problemas que enfrentan tus empleados, necesitas ponerte en su lugar. Para ello, procura recopilar toda la información necesaria. Algunos recursos que pueden servirte en esta instancia son:

Recuerda que para poder saber qué problemas enfrenta tu equipo la comunicación es clave. 👉 Aprende a crear e implementar un plan de comunicación interna que realmente funcione

Fase 2: Definir

Como vimos en el punto anterior, la fase de empatía es clave para recopilar información. En esta segunda etapa hay que trabajar sobre esos datos. Para ello, lo primero puede ser analizar la información obtenida. Revisa qué tipo de dificultades se mencionan en cada uno de los procesos vinculados al talento e identifica patrones que se repiten. Así, podrás determinar cuál es el problema central a resolver.  

Esto es esencial para el equipo de Design Thinking en Recursos Humanos. Ya que de esta manera puede centrarse en las necesidades reales del talento. 

Por ejemplo, supongamos que has recopilado información sobre la gestión del desempeño y hallaste un patrón que se repite en varios trabajadores. Estos manifiestan que les desmotiva no recibir reconocimiento. 

La definición del problema podría ser: “Los trabajadores sienten que sus logros no son valorados, necesitamos encontrar la forma de reconocer su trabajo de forma proactiva”

Al plantearlo así es más fácil pasar a la fase siguiente, que es donde se buscarán posibles soluciones al problema. 

Fase 3: Idear 

Sin dudas, esta es la fase más creativa de todas. Se trata de volcar toda tu capacidad de ideación al servicio del problema. Esta etapa consiste precisamente en pensar ideas que sirvan para resolver las dificultades de tu personal. Por ello, consiste en aplicar esto de pensar fuera de la caja. 

No basta con la primera opción que se cruza por tu cabeza. El objetivo de esta fase es ir más allá, profundizar, buscar las mejores formas posibles de resolver la situación. Aunque se te ocurran ideas opuestas entre sí o incluso disparatadas.  Es el momento de dar rienda suelta a la creatividad. Para ello, algunos de los siguientes recursos pueden ser de mucha utilidad:

  • Brainstorming. La famosa lluvia de ideas permite que tu equipo de RR.HH. se reúna para compartir e intercambiar ideas sobre cómo resolver el problema. 
  • Crear escenarios. Con esta herramienta se intenta contextualizar la experiencia del empleado. Para ello, se crea una historia protagonizada por el trabajador, donde se implementan distintas soluciones con diferentes resultados. 
  • Método SCAMPER. La técnica consiste en generar ideas para un determinado problema. Por ello, es ideal para esta etapa. SCAMPER es el acrónimo de Sustituir, Combinar, Adaptar, Modificar, Poner o darle otro uso, Eliminar y Reorganizar. Esto te ayuda a pensar la dificultad desde todas estas variables. 

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Fase 4: Prototipar 

Esta cuarta fase del Design Thinking aplicado en Recursos Humanos se conoce como etapa de prototipado. Pero ¿qué quiere decir esto? Que es el momento de aterrizar las ideas y comenzar a experimentar con ellas

En esta fase se construyen los prototipos de algunas soluciones que se idearon en la etapa anterior. Esto permite comprobar su viabilidad y encontrar mejoras o cambios que se deberían implementar en la versión final de la solución. 

Así, prototipar es clave para descartar ideas que no son coherentes con la realidad de la organización y que no resuelven las necesidades de los colaboradores

Entonces, construir un prototipo en Design Thinking es diseñar una especie de simulacro de una solución, para poder ver esa idea en acción y entender cómo puede llegar a comportarse en la realidad. 

Bocetos de modelos, sistemas y procesos son los prototipos más comunes que se aplican en RR.HH. Así, por ejemplo, si el problema es la manera de reconocer los logros de los trabajadores, el prototipo podría ser el sistema a emplear para garantizar que todos los empleados reciban el feedback positivo una vez terminado un proyecto, un periodo de trabajo o al alcanzar ciertos objetivos. 

Fase 5: Probar 

Finalmente, has llegado a la última instancia del proceso de Design Thinking y eso quiere decir probar los prototipos creados en la etapa anterior. ¿Cómo se prueban? Son las personas quienes deben hacerlo, en este caso, el talento. 

Para ello, puedes aplicar el sistema o proceso que hayas prototipado y aplicarlo en un número determinado de empleados. Luego, puedes obtener el feedback o comentarios de estos colaboradores mediante reuniones. En estas la tarea consiste en indagar en el grado de satisfacción con la nueva implementación. 

También puedes realizar test cuantitativos, llevando a cabo encuestas donde preguntes específicamente por el nivel de satisfacción con la nueva solución. 

Lo interesante de esta fase es el feedback que puede recibir el equipo de RR.HH. para identificar nuevos problemas que surjan a partir de este punto. Así, podrás reiniciar el proceso, en busca de nuevas soluciones. Se trata de un sistema de mejora continua donde, a medida que pasa el tiempo, puedes afinar cada vez más la eficacia de las soluciones. 

¿Cómo implementar Design Thinking en Recursos Humanos?

Dado que el Design Thinking alienta a los equipos de trabajo a la resolución de problemas centrándose en las personas, puede ser una metodología clave para reinventar la gestión del talento

Este pensamiento de diseño se puede aplicar a cualquier proceso o actividad en el área. Desde reclutamiento y selección de personal, hasta el desarrollo de empleados y formación. Algunas maneras de implementar Design Thinking en Recursos Humanos son:

Reclutamiento y selección

Uno de los procesos en los que el Design Thinking en Recursos Humanos puede marcar la diferencia es reclutamiento y selección. Sin dudas, en estas instancias la empatía es crucial para garantizar una buena experiencia para los candidatos

Hacerlos sentir cómodos en todas las etapas les ayuda a desplegar lo mejor de sí mismos. Así, será más sencillo identificar el potencial de estos recursos para la empresa y determinar cuáles son los aspirantes al puesto que realmente se adecuan a lo que busca la compañía. 

En otras palabras, encontrar a los candidatos adecuados requiere diseñar procesos de reclutamiento y selección centrados en el talento. Para ello, el Design Thinking puede ser muy útil. 

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Onboarding 

Otro de los procesos ideales para aplicar Design Thinking en el departamento de talento es el Onboarding. Garantizar que el nuevo personal de la empresa se adapte a su puesto de trabajo y a sus funciones. De eso se trata, pero ¿cómo puede ayudar el pensamiento de diseño en este punto? 

Empatizar con el nuevo talento es el inicio de todo.  En este sentido, una de sus principales preocupaciones suele relacionarse a la falta de conocimiento sobre los valores, misión, cultura y estrategia de negocio. Para estos colaboradores todo es nuevo. Por lo tanto, en la fase de idear cómo resolverlo, puedes pensar en soluciones que simplifiquen la información para que los nuevos empleados puedan incorporarla fácilmente

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Aprovecha las herramientas digitales. Por ejemplo, un video de presentación de la empresa puede ser una idea para implementar con los nuevos colaboradores.  

Otro de los problemas que tienen los trabajadores en el onboarding se relaciona con la documentación. Nuevamente, hay que buscar soluciones ágiles, que disminuyan el estrés y ansiedad natural al incorporarse a un nuevo empleo. Para conseguirlo puedes optar por la gestión documental digital, que te permite enviar de forma electrónica todos los documentos vinculados a la contratación. Así, los empleados pueden rellenarlos por adelantado. 

También, en esta instancia utilizar la firma electrónica facilita mucho la tarea, no solo para el nuevo personal, sino también para el equipo de RR.HH. 

Estas son formas claras de combinar un pensamiento innovador con la caja de herramientas adecuada. Precisamente, lo que determina la esencia del Design Thinking. 

Desempeño de los empleados

Como ejemplificamos algunos párrafos atrás, con frecuencia la fuerza laboral siente que no recibe el reconocimiento que merece por su contribución a la empresa. De hecho, el 32% de los jóvenes de entre 23 y 38 años asegura que buscaría un nuevo trabajo por no ser reconocido por su empleador actual. 

Este es un claro problema, sin embargo, para los departamentos de RR.HH. suele ser difícil medir el desempeño de los trabajadores y reconocerlos adecuadamente debido a ello

Design Thinking puede hacer que este proceso sea más efectivo utilizando, en principio, herramientas de comunicación que permitan conocer las preocupaciones y expectativas de los empleados. En segundo lugar, herramientas que brinden indicadores más precisos, que ayuden a conseguir una visión 360 del rendimiento del personal

Así, podrás tener una idea más clara sobre el desempeño de tus colaboradores. En función de ello podrás reconocer sus logros de forma oportuna. 

¿Cómo saber si el Design Thinking para Recursos Humanos es lo que necesita tu empresa?

Cada compañía es un mundo. Nadie puede decirte lo que es mejor para tu organización. Por ello, determinar si el Design Thinking en RR.HH. es adecuado para tu empresa dependerá de distintos factores. 

Para tener una noción más clara sobre si esta metodología es perfecta para tu organización en este momento, te compartimos algunos indicios. 

El Design Thinking es para tu compañía si…

  • Quieres trabajar tu employer branding para atraer al mejor talento y retener a tus colaboradores actuales.
  • Buscas generar procesos de selección más eficientes. 
  • Necesitas mejorar el clima laboral.
  • Quieres que tus colaboradores se sientan felices en tu empresa y la recomienden.
  • Buscas transformar tus procesos de RR.HH. e innovar.

Si te identificas con esto, el pensamiento de diseño puede ser la metodología ideal para tu organización. 

Ahora bien, para aplicar este proceso en la gestión de personas en tu organización, ya sabes que necesitas una buena caja de herramientas. Entre ellas, la imprescindible es el software de Recursos Humanos.

Con Factorial puedes acceder desde una misma plataforma a numerosas funcionalidades que te permiten innovar en todos tus procesos en el área de talento. 

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