¿Cómo puede un escáner de documentos ahorrarle cientos de horas a tu departamento de Recursos Humanos? Con esta pregunta en mente desarrollamos una nueva herramienta en Factorial. Se trata, precisamente, del escáner de documentos que se integra a nuestro popular sistema de gestión documental.
Esta nueva aplicación para escanear documentos le permite al personal de tu empresa digitalizar y completar informes de gastos de manera automática, evitando así el trabajo manual al completar formularios. Algo que por supuesto también alivia la tarea de RR.HH.
¿Imaginas todo el tiempo que podrías ahorrarle a tu equipo de talento al escanear documentos online? Ahora no hace falta imaginarlo, lo puedes corroborar sumando Factorial como tu sistema de gestión documental. En este artículo veremos cómo funciona este nuevo sistema y de qué forma se complementa con el resto de productos de nuestro software de RR.HH.
Tabla de contenidos
¿Qué es un escáner de documentos?
Está entre nosotros hace bastante tiempo y, sin dudas, sigue siendo una herramienta imprescindible para la gestión documental. Un escáner de documentos es un software que captura una imagen digital de cualquier tipo de archivo impreso.
Este proceso se realiza mediante un dispositivo o software que escanea ópticamente documentos físicos y los convierte en archivos digitales. Básicamente, la función principal de estos sistemas es replicar digitalmente documentos en papel.
¿Cómo funciona? El escáner aplica software de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) a las imágenes o documentos físicos para reconocer palabras en imágenes y convertirlas en archivos de texto digital.
Por ejemplo, el escáner de documentos de Factorial utiliza el reconocimiento óptico de caracteres para identificar texto en documentos físicos en papel y convertirlos en archivos digitales. Gracias a ello puedes escanear un recibo con la cámara de tu teléfono, de la misma manera que lo harías al escanear un código QR. Así, el proceso es mucho más sencillo de principio a fin.
Cualquier documento en papel que tengas en tu empresa podrá ser digitalizado en cuestión de segundos. De manera que con capturar cada archivo con el escáner de documentos, en instantes estará en tu gestor documental, para que puedas almacenarlo donde corresponda y la información quede resguardada en tu sistema.
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¿Por qué invertir en un escáner de documentos?
Al inicio de este artículo hicimos referencia al tiempo, este es un tema del que nos gusta mucho hablar, como ya te habrás dado cuenta. Lo que se debe a que el objetivo de nuestro software de RR.HH. es ayudar a las empresas a ahorrar innumerables horas, quitando todas las tareas repetitivas y manuales del trabajo diario.
Estas son algunas de las formas en que esta nueva funcionalidad puede beneficiar a tu empresa:
Ahorrar tiempo
En ese sentido, una aplicación para escanear documentos puede ser clave para que tu equipo ahorre varias horas a la semana. Fíjate en lo siguiente, según un informe de McKinsey los empleados pierden un promedio de 1,8 horas al día buscando y recopilando documentos, es decir ¡9,3 horas semanales! ¿Quieres que tu personal siga desperdiciando ese valioso tiempo?
El escáner de documentos automatiza el proceso de recopilación e informe de gastos comerciales y elimina todas las tareas manuales vinculadas a esta gestión.
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Centralizar los datos en un mismo lugar
Al igual que en el punto anterior, un escáner de documentos facilita que todos los datos queden almacenados en un único lugar, para poder encontrarlos más rápido. Algo que se consigue al eliminar el papel de la ecuación.
Tus trabajadores ya no tendrán que desplazarse de un lado a otro en busca de carpetas y archivos físicos, todo queda en la nube, accesible de forma online para cualquier miembro del equipo.
Agilizar los informes de gastos
Informar los gastos manualmente implica que tus colaboradores pierdan tiempo buscando sus recibos y facturas para poder presentarlas a RR.HH. Asimismo, el área de talento debe dedicarle varias horas a revisar el papeleo, completar formularios e introducir datos de forma manual en el sistema. Pero, como ya vimos, para la mayoría de las empresas el tiempo es demasiado valioso para perderlo de esta forma.
Con el escáner de documentos puedes completar todo el proceso en segundos. Aprovecha mejor el tiempo y los talentos de tu equipo, aumenta la eficiencia y en el camino puedes reducir los gastos. No solo ahorrarás en costos de mano de obra, sino también, en espacio de almacenamiento, porque al reducir la cantidad de papeleo en la empresa, tendrás más lugar en la oficina.
Y, como si esto fuera poco, al optimizar los informes de gastos puedes llevar un adecuado control de los costos en tu empresa, identificar en qué se está invirtiendo el dinero y encontrar puntos de mejora. Todo gracias a la automatización de tareas y la digitalización de los datos.
Reducir el margen de error
Gestionar de manera correcta la documentación es clave para la seguridad de las empresas, pero también para evitar grandes dolores de cabeza. Cuando se trata de informes de gastos, los pequeños errores pueden tener consecuencias muy serias.
Por esa razón, utilizar una herramienta que permita reducir errores humanos es fundamental. Al implementar una aplicación para escanear documentos, gran parte de esos errores se pueden evitar, dado que el personal solo tiene que tomar una fotografía, no necesita ingresar datos de forma manual.
Asimismo, nuestra herramienta inteligente de escaneo de documentos tiene la capacidad de revisar rápidamente los archivos digitales para asegurarse de que todo esté correcto antes del envío de informes.
Liberar al talento de tareas monótonas
No hay nada más desmotivador para un equipo de profesionales calificados que tener que dedicar su tiempo en el trabajo a realizar tareas monótonas y repetitivas. Una de esas gestiones suele ser revisar el papeleo y pasar horas ingresando información en formularios o completando planillas de Excel.
Con un escáner de documentos puedes liberar a tu equipo de este tipo de actividades que, por lo general, llevan mucho tiempo y pueden ser muy frustrantes. Además, también podrás alentar a tus empleados a dedicar ese tiempo “extra” a tareas más relevantes e incluso desafiantes.
¿Cómo funciona el escáner inteligente de documentos de Factorial?
Ahora que ya sabes las razones para incluir un escáner de documentos entre las herramientas imprescindibles de tu empresa, es momento de conocer cómo funciona realmente esta nueva característica en Factorial. Veamos el paso a paso para reportar gastos usando nuestra aplicación móvil, aunque estas instrucciones también aplican para la aplicación de escritorio.
1- Abrir la función de informes de gastos de Factorial
Para abrir la función de informe de gastos, primero, debes ingresar a la aplicación móvil. Una vez allí, tienes que seleccionar “más” en el menú inferior derecho de la pantalla. En este punto encontrarás la opción para abrir “gastos” y acceder a la función de informes.
2- Subir recibos
Lo siguiente es cargar los recibos en el sistema. Para poder hacerlo solo debes seleccionar el símbolo “+” en la esquina superior derecha de la pantalla. Así aparecerá la opción “agregar un nuevo gasto”.
A continuación, tendrás que seleccionar una de las siguientes opciones:
- Tomar una foto,
- Seleccionar una foto existente.
- Elegir un documento existente.
Si tomas una foto de un recibo con la cámara del teléfono, asegúrate de que toda la información importante esté visible y se pueda escanear. Después de capturar la imagen, verás que aparece un cuadro blanco para ajustar y recortar las áreas innecesarias. Una vez que hayas terminado, acepta los cambios efectuados y ¡listo!
Finalmente, el escáner se encargará de procesar y leer automáticamente el documento para encontrar la información necesaria.
3- Revisar la información
Si bien, con la función de informes de gastos de Factorial la propia herramienta se encarga de leer la información escaneada y completar automáticamente los formularios correspondientes, siempre es recomendable verificar que todo se haya escaneado correctamente antes de enviar el informe final.
Ya sea que hayas usado una foto o un documento, después de que la herramienta haya escaneado la información, verás un formulario con campos de detalles de gastos que se completan automáticamente. El sistema puede reconocer y determinar con precisión el tipo y la cuantía del gasto. Pero para revisar que todo se haya recopilado y procesado de manera adecuada, verifica la siguiente información:
- Categorización de gastos.
- Nombre de la empresa/proveedor.
- Tipo de cambio.
- Cantidad total.
- Impuesto de venta.
- Fecha.
Sumado a esto, verás la copia de la foto original adjunta a este formulario. De esa manera, puedes mantener los registros centralizados en un mismo lugar.
Una vez que hayas verificado que todo esté correcto puedes hacer clic en “enviar para aprobación final” en la parte inferior de la pantalla. También está la opción de guardar todo como borrador.
¿Cómo se complementa el escáner con el gestor documental de Factorial?
Como comentamos al inicio de este artículo, nuestro nuevo escáner de documentos se complementa con el sistema de gestión documental. Desde la nómina hasta las firmas electrónicas y los contratos, esta herramienta te permite procesar y almacenar documentos de forma segura y eficiente.
Así, la combinación del escáner y el administrador de documentos de Factorial te permiten hacer lo siguiente:
- Crear un sistema de archivo personalizado en el que puedas almacenar archivos de empleados, documentos de identidad, nóminas, licencias, contratos, altas, bajas y más.
- Organizar y almacenar documentos en una única plataforma, centralizando toda esta información. Y, por lo tanto, minimizando las horas dedicadas a rastrear el papeleo.
- Solicitar y aprobar firmas electrónicas para documentos legales, como contratos o planillas de tiempo.
- Acelerar los procesos creando flujos de trabajo automatizados para documentos que requieren la aprobación de varias personas.
- Controlar y gestionar el acceso a los documentos para cumplir con las normas de privacidad y seguridad de datos.
- Usar acciones masivas para cargar muchos documentos a la vez, ahorrando una gran cantidad de tiempo.
- Crear informes personalizados basados en datos de documentos. Por ejemplo, con respecto a los salarios de los empleados y la información demográfica
Además de lo anterior, el gestor documental de Factorial te permite enviar solicitudes de firma y actualizaciones de documentos directamente a los empleados. Siempre que haya un nuevo archivo que un trabajador deba revisar o firmar, recibirá de manera automática un aviso en su panel de empleado y por correo electrónico. Esto representa procesos más fluidos y sin complicaciones.
Automatiza las tareas repetitivas de RR.HH. y ahorra tiempo con Factorial
Cuando se trata de simplificar y agilizar procesos, la gestión documental es solo el comienzo. Con el software de Recursos Humanos todo en uno de Factorial puedes brindarle a tu equipo de RR.HH. todas las herramientas adecuadas para reducir las tareas repetitivas, ahorrar tiempo y, con ello, mejorar la eficiencia del área.
Estas son algunas de las características principales de nuestra solución digital, más allá del escáner de documentos:
- Nómina: genera recibos de pago, establece retribuciones complementarias, automatiza las comunicaciones con los empleados, calcula el pago de horas extra, bonificaciones y más.
- Asistencia y turnos: crea plantillas personalizadas para horarios de turnos rotativos, haz un seguimiento del ingreso y la salida de tus trabajadores, así como de sus ausencias.
- Gestión de vacaciones: automatiza las solicitudes y aprobaciones de vacaciones para tu equipo. Establece asignaciones de tiempo libre y visualiza las vacaciones de los empleados en una vista de calendario.
- Adquisición de talento: nuestro software ATS te permite crear una página de carrera personalizada para atraer talento, agilizar la gestión de las solicitudes y adaptar el proceso de reclutamiento y selección a las necesidades específicas de tu organización.
- Gestión del rendimiento: apoya el crecimiento y el desarrollo de tu equipo con evaluaciones de desempeño regulares. Toma decisiones más informadas teniendo en cuenta datos cualitativos y cuantitativos.
- Informes y análisis: obtén información sobre la productividad de tu equipo y el éxito de la empresa con nuestras funciones de informes.
En definitiva, Factorial va más allá de eliminar las tareas manuales y repetitivas. Facilita las actividades diarias de RR.HH. y, gracias a ello, permite un mayor enfoque en el crecimiento de tu equipo humano.
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