¿Sabías que el trabajador promedio gasta alrededor del 51% de su jornada laboral en tareas con poco o ningún valor? Esto, en gran medida, se debe a la falta de planificación. Si cada empleado dedicara unos minutos a planificar su jornada antes de iniciarla podría ahorrar al menos 2 horas de su tiempo y tener un mayor control sobre su carga de trabajo. A simple vista, las estrategias para administrar el tiempo son muy necesarias en las empresas.
Pero, ¿cuáles son las más útiles? ¿Cómo llevar a cabo el manejo del tiempo de manera productiva? ¿Cuáles son los pasos para administrar el tiempo de trabajo? De todo ello te hablaremos en este artículo. ¡Sigue leyendo!
Tabla de contenidos
¿Qué es la gestión del tiempo?
En principio, lo que debes saber es que todas las organizaciones y sus trabajadores tienen una serie de horas para cumplir con sus tareas diarias. Lo que cada empresa consiga en ese tiempo dependerá precisamente de cómo maneje este recurso. Entonces ¿qué es la gestión del tiempo?
En simples palabras se trata de la capacidad de planificar y organizar las horas de trabajo de manera tal que se destinen a las tareas necesarias para alcanzar los objetivos diarios. Es, básicamente, la apuesta por el manejo del tiempo de manera productiva, por lo que esta práctica busca sobre todo la eficiencia, para hacer más con menos.
¿Qué quiere decir esto? Conseguir cada vez más resultados destinando a las tareas la misma cantidad o incluso menos tiempo. Pero, para conseguirlo, es necesario planificar de forma adecuada cómo usar este recurso.
Hablamos entonces de tomar decisiones conscientes en relación a:
- El tiempo operativo de la compañía.
- La jornada laboral de los empleados.
- Su carga de trabajo.
- La distribución de tareas.
- El uso o adopción de recursos tecnológicos que agilicen el trabajo.
Las 5 estrategias para administrar el tiempo que no pueden faltar en tu empresa
Ahora que tenemos una noción más clara sobre qué es la gestión del tiempo, es momento de conocer las estrategias que puedes aplicar para mejorar el uso que le das a este recurso en tu empresa. Descubre las 5 estrategias para administrar el tiempo que son clave en cualquier compañía:
1- Auditar el tiempo
Esta es una de las estrategias más significativas para promover el manejo del tiempo de manera productiva en las empresas. Consiste en saber en qué se gasta actualmente el tiempo. Para ello, debes auditar el día a día en tu compañía para poder entender en qué actividades se destina la jornada laboral de los colaboradores.
Puedes hacerlo durante algunas semanas para tener una noción más clara de cómo se maneja actualmente el tiempo dentro del equipo. Esto implica revisar:
- El cumplimiento de objetivos diarios o semanales.
- La carga de trabajo de los empleados.
- El nivel de cumplimiento con las fechas de cierre o de entrega de proyectos y el nivel de retrasos que se producen.
- Así como el horario laboral de la empresa y de los equipos.
- Conocer la percepción que los empleados tienen sobre su propia productividad. Es decir, en qué momentos del día se sienten más productivos y conectados con su trabajo.
Se trata de hacer una auditoría completa sobre cada variable que influye en el uso del tiempo en la empresa. Por ello, cada uno de los puntos anteriores son relevantes, aunque pueden haber más, dependiendo de las características de tu compañía.
Aquí pueden ser de ayuda las herramientas para hacer seguimiento del tiempo, como por ejemplo, el software de control horario. Esta función te ayuda a controlar de manera efectiva el tiempo de trabajo del personal, su asistencia y la gestión de turnos.
Muchas veces, estas auditorías son esenciales para comprender que quizás la jornada actual de los trabajadores no es la adecuada o que la cantidad de horas que laboran pueden reducirse. E incluso ofrecer flexibilidad para motivar a la fuerza laboral y así aumentar su productividad.
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2- Conectar el trabajo diario y los objetivos
Otra de las estrategias para administrar el tiempo de forma eficiente consiste en conectar el trabajo que se hace todos los días en el centro de trabajo con los objetivos de la empresa. Es importante entender que la gestión adecuada de este recurso no implica que se trabaje más, sino, mejor, de forma más eficiente. Y como ya dijimos algunos párrafos atrás, esto ocurre cuando se logra más resultados con el tiempo disponible o incluso menos.
Para conseguirlo, es clave alinear la labor diaria que se realiza en la compañía con los objetivos del equipo y del negocio. Así, podrás identificar las tareas más importantes que se deben abordar cada día para avanzar hacia esas metas. Aquí aparece también la noción de enfoque. Si tienes en claro el rumbo a seguir es menos probable que se tomen desviaciones y que se pierdan horas en gestiones de poco valor.
Por el contrario, podrás hacer que tu equipo esté abocado a las tareas más relevantes de su rol y que así logren avances a diario.
3- Crear un plan para cada día
Otra cosa que dijimos al inicio de este artículo es que quienes se enfocan en trazar un plan para su día laboral al comienzo de su jornada pueden ahorrar hasta 2 horas al día. ¿En qué consiste este plan? En trazar un recorrido diario para saber todo lo que se debe hacer y cumplir durante la jornada.
Muchas veces, el personal pierde demasiado tiempo revisando emails o listas de tareas pasadas para ver qué quedó pendiente y qué debería hacerse en la jornada que tiene por delante. Al crear un plan diario puedes poner en agenda las actividades prioritarias de cada día y asegurarte de cumplir con lo más importante. Pero, sobre todo, tienes la posibilidad de comenzar a trabajar más rápido, porque ya sabes lo que tienes que hacer desde el principio.
Hay expertos en gestión del tiempo que también recomiendan hacer esto el día anterior, antes de cerrar la jornada laboral. Así, apenas comience el día ya tendrás en claro por dónde iniciar. Esto brinda tranquilidad, permite conectar más rápido con las actividades a realizar e incluso ayuda a encontrar con más facilidad huecos o espacios en el día para hacer otras tareas no tan urgentes, pero también relevantes.
4- Asignar las actividades prioritarias
De toda la lista de tareas y actividades necesarias para alcanzar los objetivos diarios, por supuesto que hay prioridades. Es fundamental que al momento de planificar la jornada identifiques cuáles son las tareas prioritarias y las señales en el calendario de trabajo del equipo.
Todos deben estar al tanto de cuáles son sus actividades prioritarias para cada día. Esto le da orden a su jornada de trabajo y les ayuda a tener más posibilidades de cumplir las metas diarias, lo que es un gran motivador para el talento.
En este punto, una de las técnicas para optimizar el tiempo que puedes implementar es la matriz de Eisenhower. Esta es muy útil para organizar y priorizar las actividades según su urgencia e importancia. Por lo que propone dividir las tareas en cuatro cuadrantes:
- Urgente e importante. Aquí se incluyen todas las tareas que necesitan realizarse lo antes posible.
- Importante y no urgente. Se trata de las tareas que deben hacerse, pero no tienen una fecha prevista, por lo que se pueden programar.
- Urgente y no importante. Este cuadrante aplica para las tareas que se deben realizar con urgencia, pero que puedes delegar.
- No urgente y no importante. Estas son tareas innecesarias que se deberían eliminar de la lista.
5- Automatizar tareas
La última de las estrategias para administrar el tiempo que queremos recomendar tiene que ver con el uso de herramientas que agilicen el trabajo. Para aprovechar al máximo la jornada laboral de tu equipo y de cada departamento de la empresa, la tecnología puede ser una gran aliada.
Usualmente, en todas las organizaciones los trabajadores deben realizar tareas administrativas y operativas que se suelen repetir día a día y que por lo general funcionan como ladronas de productividad. En tanto, le quitan tiempo valioso al equipo y no aportan valor, aunque deben realizarse.
Entonces, la automatización puede ser una gran estrategia. Actualmente es muy común el uso de aplicaciones, soluciones digitales o software basado en la nube para gestionar de manera más ágil diferentes actividades de las empresas. Esto te ayuda a ahorrar minutos aquí y allá que luego puedes destinar a abordar tareas más relevantes.
Uno de los ejemplos más claros es el software de Recursos Humanos, un sistema todo en uno que ofrece diversas funcionalidades para hacer más ágil la labor del departamento de capital humano al automatizar procesos y tareas tales como:
- Control horario.
- Aprobación de las solicitudes de ausencias o vacaciones.
- Gestión de la nómina.
- Reclutamiento.
- Gestión del desempeño.
- Control de gastos en general.
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Pasos para administrar el tiempo de trabajo
Ahora vamos a dar un rápido vistazo a los pasos para administrar el tiempo de trabajo. Lo veremos aplicado a la gestión de proyectos en los que participa un equipo o incluso varias áreas de una empresa:
- Lo primero es el final. Básicamente, se debe escribir o apuntar para cada proyecto cuáles son los resultados esperados. En caso de tener varios resultados para un mismo proyecto es necesario priorizar los más importantes.
- Plan de acción. ¿Qué debe hacer tu equipo para lograr el resultado anterior? Aquí debes crear la lista de tareas que tendrá que realizar el personal para alcanzar esa meta.
- Prioridades. Una vez que tengas en claro los resultados y las actividades, es momento de organizarlas. Aquí tendrás que ordenar las tareas de acuerdo a las prioridades.
- Tiempo límite. Es importante definir cuánto tiempo debe llevar cada tarea. Puedes colocar un estimativo o un rango máximo.
- Calendario. Ahora debes ir al calendario, revisar el horario de la empresa y ubicar las tareas en el intervalo de tiempo correspondiente, respetando el orden de prioridad. Esto te ayudará a tener un mejor control sobre lo que estará trabajando el equipo a lo largo de la jornada.
- Tareas pendientes. Al final del día, revisa las tareas ¿hay algo que no se haya completado? ¿Se tuvo que omitir alguna tarea? Es importante identificar lo que quedó pendiente.
- Revisar. Esta es una instancia muy valiosa si pretendes hacer de este un proceso de mejora continua. Puedes usarlo para analizar por qué no se cumplió con lo que quedó pendiente para identificar patrones que se repiten o cuellos de botella.
- Reprogramar. Si todavía es importante esa tarea pendiente ¿es posible moverla al día siguiente o a otra jornada dentro de la semana? Fíjate si la puedes reprogramar para darle cumplimiento.
¿Por qué es importante el manejo del tiempo de manera productiva?
Ya sabemos que el tiempo es limitado, pero que las tareas en una empresa aumentan al mismo ritmo que crece el negocio y el equipo. En otras palabras, la cantidad de horas disponibles para el trabajo siempre o casi siempre son las mismas, pero las actividades a realizar por lo general van incrementándose.
Pese a ello, como ya mencionamos antes, según Timeular el trabajador promedio suele destinar el 51% de su jornada a tareas que no aportan valor y con ello nos referimos a: reuniones innecesarias, búsqueda de información o documentos, desplazamientos o correos electrónicos y mensajes que no les ayudan a avanzar en su día.
De hecho, de acuerdo con Forbes un empleado de oficina pasa 2,5 horas diarias resolviendo cuestiones relacionadas con el correo electrónico, en comunicaciones irrelevantes.
Mientras que las estadísticas que recoge Team Stage revelan que los colaboradores que buscan aclaración sobre alguna instrucción de sus superiores pierden más de 200 horas por año.
De esta forma, contar con estrategias y técnicas para optimizar el tiempo en las empresas es fundamental si quieres evitar esta pérdida de productividad y también contribuir a una mejor experiencia del talento.
Estas estrategias pueden generar distintos beneficios:
Aumento de la productividad y eficiencia
El resultado más notorio detrás de un adecuado manejo del tiempo es el aumento de la productividad y la eficiencia. Es decir, hacer más en el tiempo disponible para el trabajo. Así, los empleados pueden cumplir con sus tareas, alcanzar los objetivos de desempeño y aprovechar mejor su jornada laboral.
Toma de conciencia
Cuando comienzas a trabajar el manejo del tiempo de forma productiva también empiezas a tomar conciencia sobre el valor de este recurso crítico dentro de tu equipo. Así, puedes entender en qué áreas, procesos o actividades se producen cuellos de botella, retrasos o sobrecargas y cuáles son las mejores prácticas a implementar para corregirlo.
Mejores decisiones
El apuro y la urgencia no son nunca buenas consejeras. Muchas de las decisiones que se toman bajo presión o cuando el tiempo apremia suelen conducir a errores o producen más inconvenientes que soluciones.
Al implementar estrategias para administrar el tiempo de forma eficiente puedes decidir con más calma el rumbo de tu equipo y de tu compañía. Asimismo, tienes un margen más amplio para evaluar diversas variables, recabar los datos necesarios y así tomar decisiones más informadas.
Mayor enfoque
El hecho de que las personas puedan pasar más de la mitad de su jornada laboral haciendo tareas irrelevantes, en gran parte se debe a la falta de enfoque. El manejo del tiempo de manera productiva en las empresas permite que los equipos sean capaces de centrarse en lo más importante del día a día, priorizar sus tareas con base en la relevancia que estas tienen en los resultados y objetivos y así usar su tiempo de manera provechosa en actividades que aportan verdadero valor a la organización.
Menos estrés
Y una razón final para implementar estrategias para administrar el tiempo es el efecto que produce en las personas poder tener sus tareas bajo control. Por ejemplo, si trabajas en Recursos Humanos y debes gestionar el horario y los turnos de trabajo del equipo, pero no cuentas con un sistema que te permita llevar esta tarea de forma organizada, puede que tu día a día sea un caos y eso te lleve a vivir bajo una gran presión y estrés.
Ahora imagina cómo cambiaría tu jornada al implementar una técnica más eficiente para organizar tus tareas y sumar una herramienta de control horario que te ayude a automatizar gran parte de este trabajo. Tendrías más tiempo para dedicarle a otras funciones de mayor valor para el equipo y dejar de ir a las corridas cuando se trata de organizar la jornada laboral de los empleados.
Este es tan solo un ejemplo de cómo contar con estrategias para administrar el tiempo de forma eficiente puede ayudar a tu personal a laborar con mayor tranquilidad, enfoque, menos estrés, reducir el agotamiento y, con ello, tener la posibilidad de aumentar su rendimiento. Como ya lo hemos dicho muchas veces los colaboradores que trabajan más a gusto y tranquilos son más productivos.
Todo esto es precisamente lo que puedes obtener con la herramienta adecuada. Un software de Recursos Humanos te ayuda a mejorar la gestión del tiempo en el área de capital humano y, gracias a eso, poder enfocarte en las tareas que aportan valor a las personas de tu equipo.
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