La gestión documental en las empresas no siempre es fácil. Gestionar la perfecta visibilidad de cada documento puede ser un desafío. Almacenar de forma segura la información más importante de la empresa y centralizar en una sola plataforma los contratos, convenios, políticas de la empresa, las nóminas… es bastante más complejo de lo que parece al inicio.
Muchas empresas confían en un software de gestión documental para hacer todas estas tareas. Pero la mayoría de veces acaba siendo costoso y muy poco eficiente. Muchos de los gestores documentales que ya existen en el mercado sólo sirven para almacenar documentación. No terminan de integrarse por completo en la empresa. Y, por ende, tú no terminas de integrarte completamente a ellos.
El simple hecho de acceder a una plataforma distinta a la que gestionas las vacaciones, ausencias, o te comunicas con los empleados; hace que la gestión documental quede más en un segundo plano. De ahí la importancia de contar con un software de recursos humanos completo para tu empresa.
Tabla de contenidos
Para que la gestión documental sea realmente útil en tu empresa, debe cumplir algunos requisitos básicos:
- Debe sincronizarse con tu software de vacaciones, faltas y ausencias para almacenar bajas laborales, permisos y otra documentación relativa con las ausencias generadas en el equipo.
- Debe asegurar que las nóminas sean visibles sólo para el colaborador que deba verla.
- Debe contar con una zona privada para cada trabajador en la que almacenar contratos, bajas, nóminas y documentos de identidad.
- Debe estar disponible desde cualquier dispositivo. Sin necesidad de descargar programas adicionales. También debe ser compatible con cualquier tipo de archivo.
- Debe servir como herramienta interna de centralización. Para compartir documentos y circulares con toda la empresa.
- Debe cumplir los estándares básicos de seguridad y estar conforme a la Ley Federal de Protección de Datos.
La gestión documental más inteligente:
En Factorial trabajamos para simplificar el día a día de tu departamento de recursos humanos. Queremos que puedas ofrecer la mejor atención a tus trabajadores.
Después de hablar con decenas de empresas que ya usan Factorial, y entender cuáles son sus necesidades, decidimos crear un software de gestión documental inteligente que te ayuda drásticamente a ahorrar tiempo.
Con el gestor documental de Factorial puedes almacenar toda la documentación de tu empresa y trabajadores en una plataforma 100% segura, blindada y protegida. Con acceso las 24 horas del día, en cualquier dispositivo y sin necesidad de instalar nada. Entra en Factorial, inicia sesión y listo.
Una carpeta para cada empleado en la que almacenar toda su información personal. De esta manera, te evitas errores y te aseguras de que sólo ese empleado verá sus documentos personales. Además, cuando el trabajador adjunte un documento de baja, Factorial lo sube automáticamente a su carpeta personal.
Asigna, envía y almacena nóminas para cada empleado. El gestor documental de Factorial es capaz de leer un único documento, con todas las nóminas de la empresa, y dividirlo por empleados. De este modo, Factorial reconocerá los datos del empleado y le asignará la nómina al trabajador correcto automáticamente. Podrás revisar todo el proceso y hacer click en enviar cuando hayas comprobado que todo está correcto. El gestor de nóminas enviará una notificación al empleado para que pueda consultar su nómina y la guardará en la carpeta personal del trabajador, dentro de su sección de nóminas.
Documentos internos, visibles o invisibles. La mejor manera de compartir documentos con tus empleados. Sube cualquier tipo de archivo y escoge si será público para todos los trabajadores, o privado para administradores. Podrás modificar la visibilidad tantas veces como creas conveniente. Simplemente arrastra el documento y decide si hacerlo visible o privado.
Empieza a usar el gestor documental inteligente de Factorial y ahorra de 5 a 6 horas de gestión a la semana. Dedica el tiempo necesario a las cosas necesarias. El software de recursos humanos de Factorial hace el resto.
