En la última reunión del Foro Económico Mundial el tema “Trabajo y habilidades” fue uno de los protagonistas. Allí se llegó a la conclusión de que para 2025 más de la mitad de la fuerza laboral global necesitará desarrollar nuevas habilidades para mantenerse empleable. Por eso, incorporar hoy herramientas de formación profesional en tu empresa es vital para apoyar a tus colaboradores en este proceso.
Además, debes tener en cuenta que la capacitación continua del personal es una de las claves del éxito de las organizaciones. Independientemente de la industria a la que pertenezca tu empresa, formar a tus empleados y favorecer el desarrollo de nuevas habilidades ayuda a mejorar su desempeño, lo que se traduce en una mayor productividad y mejores resultados.
Y no podemos olvidar la aceleración de la digitalización. A medida que más empresas incorporan nuevas tecnologías en sus procesos, los trabajadores necesitan desarrollar nuevas competencias que les permitan operarlas, trabajar con ellas y sacarles el máximo provecho. Por ello, el aprendizaje continuo debe ocupar un lugar importante en la estrategia organizacional.
En este sentido, es clave contar con herramientas que te permitan gestionar la formación profesional de tus colaboradores para garantizar que estos puedan asimilar nuevos conocimientos de manera práctica y sencilla. En este artículo hemos reunido los recursos que no pueden faltar en tu empresa.
Tabla de contenidos
¿Qué son las herramientas de formación profesional?
Las herramientas de formación profesional son cualquier tipo de software o solución digital que utiliza una empresa para crear y gestionar el plan de capacitación destinado a los empleados.
Hoy en día, la mayoría de estos recursos están basados en Internet o en la nube e incluyen plataformas de aprendizaje, tanto de escritorio, como versiones para móviles, para poder así utilizarlas desde cualquier lugar
El objetivo de las herramientas de formación profesional es facilitar a los empleados la incorporación de nuevos saberes, habilidades y competencias. Para conseguir que el plan de capacitación creado por la empresa sea realmente efectivo. De esta manera, los empleados podrán alcanzar su desarrollo profesional y tener un mejor desempeño en sus labores.
Sin duda, las mejores herramientas para gestionar la formación de los empleados son aquellas que satisfacen las necesidades del talento y de la organización. Es decir, recursos que tienen la flexibilidad suficiente para adaptarse a los requerimientos de las empresas.
Al momento de elegir la herramienta de capacitación para los empleados es importante asegurarse de que sean fáciles de usar y que se ajusten a la cultura y los valores de la compañía.
Por ejemplo, si buscas priorizar ante todo la experiencia formativa de cada empleado, querrás que el talento tenga la posibilidad de personalizar su trayectoria de aprendizaje. Así, lo que necesitas es una herramienta flexible y adaptable, como decíamos antes.
Lo importante entonces es elegir herramientas de formación profesional adecuadas al recorrido de cada colaborador. Esto puede marcar una gran diferencia en la calidad de la experiencia formativa de tu talento.
5 tipos de herramientas de formación profesional
Ahora que ya definimos qué son vamos a ver en detalle los 5 principales tipos de herramientas de formación profesional que puedes sumar para mejorar la gestión de la capacitación en tu empresa.
1- Plataformas de aprendizaje
Las plataformas de aprendizaje son espacios de formación virtual, por lo general programas informáticos o software diseñados específicamente para ayudar a instituciones educativas y empresas en la creación, gestión y distribución de actividades formativas y el almacenamiento de materiales de aprendizaje en un solo lugar.
Por supuesto, las plataformas de aprendizaje están vinculadas con el desarrollo del e-learning como modelo pedagógico. En tanto, incorporan recursos digitales para facilitar la enseñanza y el aprendizaje y, con ello, la formación a distancia.
A las empresas estas plataformas les permiten alojar en espacios virtuales propios sus paquetes de formación destinados a los empleados, lo que facilita su gestión y seguimiento.
Estas herramientas se componen por diferentes tipos de recursos, entre ellos, los siguientes:
- Distribución de contenido. Son necesarios para almacenar y compartir los materiales didácticos vinculados a cada formación. Por ejemplo, documentos, bibliotecas digitales o repositorios de imágenes, audios y videos.
- Comunicación. Estos se utilizan para que los empleados que realizan una capacitación dentro de la plataforma puedan vincularse entre sí y con sus formadores. Ya sea para realizar tareas en conjunto, pedir información extra o intercambiar opiniones. En este punto pueden incluir mensajería interna, foros de discusión, notificaciones, chats y videoconferencias, entre otras.
- Evaluación. Esta clase de recursos son esenciales para que quienes imparten la formación puedan acompañar el progreso de los colaboradores en una determinada capacitación. Por ejemplo, exámenes, cuestionarios o seguimiento de tareas.
- Gestión. Estos recursos son parte del panel de control de la plataforma que administra el o los responsables del plan de capacitación de la empresa. Así, estas funcionalidades permiten, entre otras cosas, dar acceso a las formaciones, otorgar permisos, definir el proceso de participación y finalización de estas iniciativas, entre otros.
2- Centro de contenidos
También llamados centros de conocimiento o repositorios de conocimiento, son espacios virtuales que las empresas pueden crear para que los trabajadores accedan a material relevante para su formación y el trabajo en la empresa.
Podríamos pensarlos como bases de contenidos donde se almacena información que puede ser de utilidad para los empleados, mientras atraviesan un proceso de capacitación laboral.
Lo interesante es que esta es una herramienta que funciona a demanda. Es decir que la empresa va cargando el contenido y los colaboradores consultarán ese material a medida que lo necesiten. Con lo cual, es una herramienta que facilita la autonomía del talento, ya que puede utilizar este recurso a su propio ritmo.
Este suele ser un excelente componente dentro del kit de herramientas de formación profesional de la empresa. Ya que permite que el talento acceda a información muy valiosa en cualquier momento y desde cualquier dispositivo.
Una forma de implementar esta clase de solución en tu empresa es a través de un gestor documental. En esencia, funciona del mismo modo: le permite a las organizaciones centralizar toda la documentación en un solo sitio, para que el personal pueda consultarla cuando lo necesite y desde cualquier lugar.
👉 Aprende más sobre los usos que puedes darle al gestor documental.
3- Plataformas de conferencias web
¿Qué hubiera sido de las empresas en la pandemia sin estas herramientas? Las plataformas de conferencias web no solo se utilizan para realizar las reuniones cotidianas en las empresas. Además, pueden ser muy útiles para la formación online en tiempo real.
Como herramientas de comunicación sincrónica ofrecen una ventaja adicional, ya que transmiten la sensación de estar en el mismo espacio que el interlocutor. Esto genera una cercanía que puede ser muy beneficiosa para motivar al personal en los procesos de formación.
Una de las opciones más populares y de uso extendido en las empresas son las videoconferencias, con ejemplos muy conocidos como Zoom, Google Meet, Zoho Meeting o Microsoft Team, por mencionar algunos.
Estas herramientas permiten que dos o más personas en ubicaciones diferentes se comuniquen entre sí, en tiempo real, a través de video y audio. Además, suelen incluir otras funciones como chat, la posibilidad de compartir archivos, uso compartido de pantalla e incluso ahora incorporan nuevos recursos como la posibilidad de levantar la mano para hacer preguntas o funciones de pizarra.
Otra forma de aprovechar el potencial de las conferencias web es organizar seminarios web o lo que también se denomina webinar. Estas plataformas ofrecen funciones muy similares a las de las herramientas de videoconferencia, su principal distinción es que están pensadas para fines educativos o de formación. Con lo cual, están diseñadas para mantener una interacción unidireccional.
De ahí que sean las más elegidas para presentaciones, conferencias o talleres. Algunos ejemplos son: GoToWebinar, Livestorm o WebinarJam.
4- Herramientas de comunicación
Otra de las herramientas de formación profesional imprescindibles en las empresas son aquellas que facilitan la comunicación. En este caso, hay un sinfín de alternativas. Desde las más tradicionales y básicas en cuanto a prestaciones, hasta aquellas que ofrecen múltiples funcionalidades.
Lo importante es que ayudan a garantizar la interacción adecuada con los empleados a lo largo de todo el proceso de formación. Así, podrás acompañarlos de cerca en todo su recorrido.
Las herramientas de comunicación te ayudarán a indagar en las necesidades de formación que tienen tus empleados, conocer cómo van progresando en cada capacitación, qué dificultades encuentran y así tomar medidas para poder brindarles el apoyo necesario.
Algunas de las herramientas más utilizadas en este segmento son:
- Correo electrónico. Hay quienes piensan que es un canal obsoleto, pero todavía sigue siendo de los más utilizados por la fuerza laboral y las empresas.
- Mensajería interna. No hay dudas de que esta herramienta puede marcar una gran diferencia en las organizaciones que la incorporan. En tanto, es un modo más rápido y natural de interactuar, al permitir enviar mensajes de texto, fotos, videos y otras formas de contenido dinámico.
- Red social interna. Con esta herramienta puedes usar las mismas características de una red social para incentivar a los empleados a conectarse y discutir temas vinculados con el plan de capacitación de la empresa.
Por supuesto que una plataforma de comunicación interna te permite tener todo esto y más. Pero, sobre todo, te ayuda a centralizar todas las conversaciones de tu organización en un único lugar. A su vez, esto facilita las interacciones entre el talento y la compañía, al tiempo que promueve una mayor colaboración para la formación en equipo.
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5- Plataformas de administración de proyectos
Finalmente, para cerrar el listado de herramientas para gestionar la formación profesional en tu empresa, no podemos dejar fuera a las plataformas de administración de proyectos. Ten presente que cada capacitación que implementas en tu compañía es un proyecto, donde se deben entregar tareas y cumplir plazos.
Muchas veces, estas herramientas te ayudan a estructurar y organizar el plan de formación, al permitirte crear, administrar y completar tareas a medida que diseñas cada proyecto de capacitación.
Las características que suelen incluir estas plataformas son:
- Administración de tareas.
- Programación.
- Seguimiento de plazos.
- Colaboración.
- Reportes.
En este caso, algunos de los ejemplos más populares de herramientas de administración de proyectos son Trello, Todoist, Asana, entre otros.
Beneficios de incorporar herramientas de formación profesional en tu empresa
Ahora veamos, ¿por qué es importante incorporar herramientas de formación profesional dentro de tu empresa? Sin dudas, hay numerosos beneficios asociados a esta iniciativa. Te contamos cuáles son, por un lado para los empleadores y, por el otro, para los trabajadores.
Beneficios para los empleadores
- Mejor rendimiento del personal. Como dijimos al principio, la capacitación continua del talento es clave para el éxito de la empresa. Los colaboradores que reciben la formación necesaria y acorde a sus necesidades consiguen hacer mejor su trabajo y con ello, tienen un mejor rendimiento, lo que se traduce en resultados superiores.
- Aumento de la productividad. Cuando las empresas invierten en formación profesional para su talento, la productividad aumenta. Esto porque los trabajadores se vuelven más precisos y eficientes en su labor, lo que optimiza los procesos de la organización, haciéndolos más ágiles.
- Más innovación en el equipo. La actualización constante de conocimientos y capacidades potencia la creatividad del equipo. Haciendo que los trabajadores puedan desarrollar nuevas ideas y perspectivas y pensar fuera de la caja. Gracias a ello se produce la innovación en todos los procesos en los que intervienen.
- Mejora la imagen de la empresa. En un momento en el que la escasez de talento golpea a las empresas de todo el mundo, tener una estrategia de formación adecuada puede ser clave para mejorar el employer branding de la compañía y con ello hacer que atraiga nuevos talentos de manera más sencilla.
- Mayor retención de empleados. La formación continua garantiza uno de los beneficios más buscados por la fuerza laboral. Por lo tanto, incorporarla dentro de tu empresa es una forma de satisfacer las aspiraciones del personal y, con ello, hacer que se queden más tiempo en tu equipo.
Beneficios para los trabajadores
- Aumenta la motivación de los empleados. Sin duda, la formación profesional es una forma de demostrar apoyo a la fuerza laboral, lo que puede contribuir a fomentar un mayor compromiso y motivación en los trabajadores.
- Prepara al talento para asumir nuevos roles. El plan de capacitación de una empresa también ayuda al talento a crecer profesionalmente. Esto le brinda oportunidades de acceder a mejores puestos dentro de la compañía. En tanto, los empleados adquieren las habilidades necesarias para asumir nuevas responsabilidades y con ello nuevos roles. Lo que se conoce como reskilling.
- Ayuda a los trabajadores a optimizar su desempeño. La formación profesional continua permite que los empleados puedan potenciar las habilidades que ya tienen o desarrollar aquellas que sean similares a su área de conocimiento. Esto les ayuda a mejorar su desempeño y evolucionar dentro de un mismo perfil o área. Algo que hoy se conoce popularmente como upskilling.
- Demuestra a los colaboradores que la empresa los valora. Los planes de formación posibilitan que los empleados sientan que la empresa les valora y que invierte en ellos. Mejorar sus habilidades optimiza su desempeño, pero también los hace sentir más integrados dentro del equipo y, con ello, más comprometidos.
- Brinda igualdad de oportunidades a todo el equipo. Finalmente, la formación en las empresas también sirve para ofrecer igualdad de oportunidades a todas las personas que la integran. Sin dudas, es uno de los beneficios más destacados de la capacitación, en tanto, hoy los trabajadores buscan espacios de trabajo más inclusivos.
¿Cómo crear el plan de formación en tu empresa?
Antes de terminar el artículo es importante dejar en claro qué medidas puedes tomar para comenzar a crear un plan de formación en tu empresa para los empleados. Los pasos imprescindibles son:
- Analizar las necesidades formativas. En principio, es importante establecer el punto de partida, es decir, qué conocimientos necesita desarrollar tu equipo y cuáles son las habilidades que también necesita cubrir la empresa.
- Definir los objetivos de aprendizaje. Aquí la clave está en determinar qué resultados quieres lograr con tu plan de capacitación.
- Involucrar a tus colaboradores. Es imprescindible que los trabajadores tengan un rol activo en el diseño de este plan. Por lo tanto, aprovecha esta instancia para involucrarlos. Esto ayudará también a motivarlos a participar de las formaciones cuando estén disponibles.
- Elegir un método y las herramientas de formación profesional. Básicamente este paso implica definir la metodología a implementar para las capacitaciones que se impartan dentro de este plan. Lo ideal es contar con ayuda de un formador especializado.
- Darle seguimiento al plan de formación. Por último, no olvides establecer también qué herramientas utilizarás para monitorear los resultados del plan formativo en tu empresa.
En este punto, el sistema de gestión de capacitaciones de Factorial puede resultar de gran ayuda. Esta herramienta te permite planificar y controlar todas las capacitaciones de tu empresa, incluyendo el seguimiento de los avances en las competencias de tus empleados.
Gestiona el plan de formación en tu empresa con Factorial
Está claro que crear un buen plan de capacitación puede darle grandes beneficios a tu compañía y, como hemos visto, también ofrece ventajas muy valiosas para los trabajadores. Por ello, necesitas herramientas de formación profesional que permitan gestionar todo este proceso de manera adecuada.
Factorial es una de esas herramientas que te ayudan a resolver diversas gestiones vinculadas al programa de formación de tu empresa. Incluyendo el seguimiento de los progresos de cada trabajador y las habilidades y competencias que desarrolla.
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