Evaluar la productividad de los empleados a través de informes de tiempo puede provocar transformaciones fundamentales en el funcionamiento de una empresa, ejerciendo un impacto positivo tanto a nivel micro (individual) como macro (organizacional).
La productividad en los negocios es un concepto que puede ser fácilmente confundido con la eficiencia en la producción.
La producción se refiere a la cantidad de resultados obtenidos en función de los recursos invertidos. Por lo tanto, simplemente calcular la cantidad de producción obtenida en relación con el tiempo, los recursos y el dinero invertido no representa la verdadera productividad.
Tabla de contenidos
Conociendo los tiempos y la productividad
La productividad, en cambio, se trata de la eficiencia con la que se utilizan los recursos, el dinero y el tiempo para producir un producto o servicio. Para medir la productividad de los empleados, se puede utilizar la siguiente fórmula:
Productividad = Salida / Entrada
La “entrada” representa la cantidad de recursos (mano de obra, horas de trabajo, energía, dinero, etc.) invertidos en la producción de un artículo o la prestación de un servicio. Esta entrada puede variar según la industria y puede medirse en kilovatios de potencia, horas trabajadas, volúmenes, entre otros.
Por otro lado, la “salida” corresponde al número de artículos o bienes producidos o servicios prestados, en función de la cantidad de entrada utilizada. Por ejemplo, si un diseñador dedica tres horas de trabajo para producir cinco borradores de logotipo para una empresa, la productividad se calcularía como:
Productividad = 5 borradores / 3 horas de trabajo = 1.6 borradores por hora
También se puede calcular la productividad en términos de cuánto gana una empresa por hora en un período de tiempo determinado, por ejemplo:
Productividad = $120,500 en bienes / 1730 horas = $69.65 ($70) por hora
O bien, se puede determinar cuánto contribuye cada empleado individualmente a la producción, dividiendo las ganancias totales por la cantidad de empleados:
Productividad = $120,500 en bienes / 45 empleados = $2,677 por empleado
A pesar de que la fórmula en sí es sencilla, su aplicación en el lugar de trabajo moderno requiere una mayor consideración debido a diversas variables y factores implicados.
Por qué puede ser complejo medir informes de tiempo
Medir la productividad nunca es tan sencillo como utilizar el modelo de salida/entrada.
Frederick Winslow Taylor, un ingeniero mecánico del siglo XIX, comenzó a hacer un análisis de productividad desde que él mismo era un trabajador manual.
Él veía la productividad como una progresión en la habilidad individual. Por ejemplo, consideremos a un pescador en un bote que usa una red para pescar. En primer lugar, Taylor observaría y analizaría cada paso del proceso para identificar aquellos que podrían eliminarse, a los cuales denominaba “perdedores de tiempo”.
Al eliminar estos pasos innecesarios y centrarse solo en los esenciales, el pescador se sentiría más aliviado y sería más productivo.
En segundo lugar, argumentaría que podemos encontrar una manera de rediseñar las herramientas del pescador, como reparar el bote o conseguir uno mejor, obtener una red más resistente, etc. Con estas mejoras, el pescador seguramente sería aún más productivo.
Peter F. Drucker, en su artículo, explicó que históricamente este método ha funcionado durante cientos de años. Eliminar pasos innecesarios y mejorar las herramientas de los trabajadores aumenta la productividad.
Sin embargo, ¿qué sucede si intentamos aplicar el mismo método a, por ejemplo, un trabajador de recursos humanos?
¿Las herramientas rediseñadas y mejoradas realmente mejoran la producción?
¿Son capaces de llegar a más personas en una oficina?
Esto plantea la pregunta:
🟢¿Cómo se calcula la productividad de recursos humanos?
🟢¿Se mide en función de cuántos empleados atienden en un día o de qué manera los ayudan con sus problemas?
🟢¿Qué aspectos estamos midiendo realmente?
Para medir con precisión y mejorar la productividad, primero debemos distinguir si nuestra empresa realiza trabajo manual o trabajo de conocimiento.
Te puede interesar 👉 Control Horario ¿qué es? + Plantilla Descargable Gratis
Trabajo manual versus trabajo de conocimiento
El trabajo manual se enfoca principalmente en la cantidad mientras se apunta a alcanzar los requisitos mínimos de calidad.
Es comúnmente observado en plantas, fábricas y cadenas de montaje, donde la producción en masa es la norma. Los trabajadores reciben herramientas y conocimientos específicos, empleando las habilidades que ya dominan. Sin embargo, una vez que dejan la empresa, esos recursos quedan atrás y no se llevan consigo.
En contraste, el trabajo de conocimiento se enfoca en tanto en la cantidad como en la calidad. Ejemplos de este tipo de trabajo incluyen la educación (donde la cantidad de estudiantes no es tan importante como el conocimiento transmitido), el sector de la salud (médicos, enfermeras, técnicos de laboratorio) y otros campos similares.
Aunque se proporcionan herramientas para realizar el trabajo, los trabajadores del conocimiento son responsables de su propio aprendizaje, el intercambio de habilidades y la innovación, y disfrutan de una mayor autonomía.
Dado que el trabajo manual puro puede medirse con una fórmula sencilla, como la mencionada anteriormente, el trabajo de conocimiento implica más factores que deben abordarse.
Entonces, ¿cuáles son las métricas adecuadas para medir la productividad de los empleados en este ámbito?
Cómo hacer informes de tiempo en el trabajo del conocimiento
Como hemos mencionado, el trabajo del conocimiento presenta una pregunta fundamental:
“¿Cuál es la tarea?”
Para un gerente de proyecto, esta tarea puede variar día a día. Un día, pueden dedicar la mayor parte de su tiempo a responder correos electrónicos, contactar clientes y asistir a reuniones de oficina.
Mientras que al día siguiente, podrían estar analizando el progreso del proyecto, ajustando plazos, discutiendo estrategias con líderes de departamento y más.
Para un empleado de una tienda, parece que la tarea es conocida: vender productos. Sin embargo, también tienen que encargarse del abastecimiento de estantes, el cierre de caja al final del turno, el papeleo de reabastecimiento, recibir envíos, limpiar y otras tareas adicionales.
Para medir la productividad con precisión, Peter F. Drucker sugiere comenzar con las siguientes preguntas:
🟢 ¿Cuál es tu tarea actual?
🟢 ¿Cuál debería ser tu tarea ideal?
🟢 ¿Qué obstáculos dificultan tus tareas?
🟢 ¿Qué pasos podrían eliminarse para mejorar la productividad?
Solo cuando un empleado reflexiona sobre estas preguntas puede empezar a eliminar pasos innecesarios que obstaculizan la productividad. Estas respuestas los ayudarán a encontrar formas de abordar ciertos problemas, lo que a su vez aumentará la productividad. Llegando a implementar informes de tiempo.
1. Método de productividad laboral
El método de productividad laboral se basa en la fórmula que estima la producción por empleado.
Dependiendo del tipo de trabajo realizado, la productividad laboral puede medirse mediante tres enfoques distintos:
- Productividad laboral parcial.
- Productividad laboral multifactorial.
- Productividad total del trabajo.
2. Productividad laboral total
Finalmente, la productividad laboral total incorpora todos los insumos mencionados anteriormente en la fórmula:
Producción total / Todos los insumos (materiales + horas de trabajo + energía + capital + otros gastos) = Productividad total de los factores
La salida total en este método se refiere a todos los valores tangibles de la producción, no solo al valor monetario o al número de artículos/productos/servicios. Incluye elementos como:
🟢Número de productos terminados.
🟢 Dividendos.
🟢 Intereses.
🟢 Otros ingresos.
Este método es excelente cuando una empresa necesita evaluar su productividad general, pero puede resultar difícil de calcular y no permite identificar cómo cada entrada individual afecta la productividad.
Por lo tanto, sería necesario recopilar datos adicionales para obtener lecturas más precisas.
3. Método de las horas trabajadas
Las horas de trabajo son una unidad de entrada comúnmente utilizada para calcular la productividad de los empleados.
En el entorno laboral moderno, los trabajadores a menudo asumen tareas que no están necesariamente dentro de la descripción de su trabajo principal.
A medida que los empleados ascienden en jerarquía, sus responsabilidades también cambian.
Por lo tanto, medir las horas trabajadas parece ser la forma más confiable, ya que los empleados generalmente se les paga por hora.
El método de horas trabajadas se desglosa en tres subcategorías: horas productivas, unidades por hora y horas por unidad.
Lee también 👉 Productividad laboral: 10 técnicas para aumentarla en tus equipos de trabajo
Adaptando la fórmula de productividad
Hemos mencionado que en la economía del conocimiento, existen múltiples factores que deben tenerse en cuenta, ya que los empleados no se limitan a una única tarea. La mayoría de ellos tienen responsabilidades que no están completamente descritas en la descripción de su trabajo, lo que afecta su productividad.
Entonces, ¿cómo podemos calcular la productividad de manera precisa teniendo en cuenta estos diferentes factores?
Paso 1: Determina la entrada
Decide qué aspecto de la productividad deseas evaluar, ya sea horas de trabajo, unidades producidas, horas productivas, costo por hora, entre otros.
Paso 2: Determina la salida
La salida representa el resultado final, como un proyecto de marketing, adquisición de clientes, ventas exitosas en un mes, ingresos, etc.
Paso 3: Aplicar la fórmula
Una vez que has definido los valores de entrada y salida, simplemente utilízalos en la fórmula básica y calcula el resultado:
Salida / Entrada = Productividad
Paso 4: Comparación con la línea de base
Al obtener los resultados, compara con el nivel productivo que has determinado. Esto podría ser el número de horas trabajadas, la cantidad de recursos/dinero gastado en producir una parte de un producto, etc.
Dependiendo de los factores que estés incluyendo, el cálculo puede volverse un poco más complejo, tal como se mostró en ejemplos anteriores.
Medir la productividad más allá de los números
Aunque el análisis de la productividad a través de números es útil, en la economía del conocimiento, también podemos emplear otros métodos adicionales para evaluarla:
Medir a través de la gestión del tiempo
El método más utilizado para medir la productividad de los empleados es observar cómo administran su tiempo.
Esto incluye el tiempo dedicado a tareas específicas, el manejo del tiempo en tareas de baja prioridad y la identificación de posibles desperdicios de tiempo.
El simple uso de una hoja de tiempo puede proporcionar una visión general del equipo y las contribuciones individuales a la producción general.
Medición a través de metas y objetivos
En una misma industria, dos empresas pueden ser igualmente productivas y exitosas, pero emplear métodos muy diferentes para alcanzar sus metas.
Una empresa puede enfocarse en la apertura de nuevos caminos, la construcción de mejores productos y asumir riesgos a través de la innovación, manteniendo a sus clientes comprometidos y expectantes ante lo que vendrá.
Por otro lado, otra empresa puede centrarse en mejorar la experiencia de usuario existente, perfeccionando sus servicios y haciéndolos más accesibles a un público más amplio. Es importante que los empleados conozcan los objetivos generales de su empresa, ya que esto ha demostrado aumentar su productividad.
Al estar más conectados y tener un sentido de propósito dentro de la estructura de la empresa, se sienten más motivados para contribuir al logro de esos objetivos.
Para medir la productividad a través del establecimiento de metas, se pueden seguir estos pasos:
🟢Establecer hitos que impulsen a la organización hacia las metas.
🟢 Establecer plazos más pequeños y alcanzables para cada departamento.
🟢 Observar la gestión de la carga de trabajo de los empleados.
El cálculo de horas productivas también puede utilizarse para medir el tiempo que se necesita para alcanzar cada hito.
Medición a través de objetivos
Mediante este método, se puede evaluar cómo la producción de cada empleado contribuye a las operaciones en general de la empresa.
Una forma confiable de hacerlo es mediante evaluaciones de desempeño, que permiten realizar un seguimiento y observar el rendimiento laboral general de cada empleado.
Estas evaluaciones pueden variar desde el seguimiento de la asistencia hasta la evaluación de las relaciones interdepartamentales y la actitud hacia el trabajo. Proporciona una visión más empírica de la productividad de los empleados.
Medición con retroalimentación de 360 grados
Este método se basa en recopilar información de los compañeros de trabajo de un empleado específico, no solo de su propio departamento.
Si bien algunos pueden cuestionar su confiabilidad debido a posibles sesgos, se ha avanzado en solucionar este problema a través de la capacitación adecuada para recibir retroalimentación de 360 grados.
Este método se recomienda especialmente para pequeñas empresas, donde la colaboración y el contacto entre empleados son más frecuentes.
Es crucial establecer un período de revisión para evaluar la efectividad de este método y adaptarlo según las demandas cambiantes del mercado y los clientes, ya que el panorama económico evoluciona con el tiempo.
👉 Conoce qué hacer con los resultados de una evaluación de desempeño 360
Beneficios significativos de tener informes de tiempo
Optimización de recursos
Tener informes de tiempo proporciona información valiosa sobre cómo se utilizan los recursos y habilidades para producir un producto.
Al entender cómo trabajan los empleados, qué herramientas y software utilizan, y cómo se comunican, se puede identificar dónde los recursos están infrautilizados o si es necesario implementar nuevos elementos. Esto permite tomar decisiones informadas sobre adquirir nuevos software, ofrecer capacitación adicional o abordar el exceso de horas de trabajo.
Identificación de pasos innecesarios
La productividad se trata de optimizar la energía de los empleados para que se concentren en tareas importantes.
Eliminar tareas innecesarias o asignarlas a otros permite a los empleados trabajar de manera más eficiente, lo que los hace más productivos, felices y dispuestos a trabajar duro.
Reducción de costos en todos los niveles
Al calcular la productividad en relación con la producción y el capital invertido, a través de los informes de tiempo se pueden identificar áreas donde se pueden realizar cambios presupuestarios.
Esto incluye identificar procesos costosos y mejorar la eficiencia en el uso del tiempo, la energía y la mano de obra.
Adaptabilidad al mercado
Medir la productividad permite mantenerse al tanto de la salud de la empresa y del mercado en constante cambio.
Al identificar problemas de productividad temprano con los informes de tiempo, se pueden tomar medidas correctivas antes de que causen daños permanentes.
Esto asegura que la empresa esté preparada para enfrentar la demanda, la competencia y las tendencias cambiantes.
Utilizando las herramientas correctas para hacer informes de tiempo
Una de las áreas clave que experimenta cambios significativos es la gestión del tiempo y la asistencia de los empleados.
Cada vez más empresas están optando por sistemas en línea que simplifican el registro de horas de trabajo y automatizan tareas administrativas. Estos sistemas modernos ofrecen ventajas significativas. Por un lado, permiten a los empleadores y al equipo de recursos humanos liberarse de tareas repetitivas, lo que les permite enfocarse en mejorar la experiencia laboral de los trabajadores.
Además, la automatización del registro de asistencia reduce errores y agiliza los procesos, lo que se traduce en ahorro de tiempo y recursos.
En Factorial, comprendemos la importancia de contar con un sistema de control de asistencia personalizado que se ajuste a las necesidades específicas de cada empresa. Esta herramienta no solo aumenta la eficiencia en la revisión de horarios y la gestión del tiempo, sino que también contribuye a reducir el ausentismo laboral mediante nuestra aplicación de reloj checador digital.
Nuestra plataforma brinda a todos los empleados la posibilidad de gestionar su jornada laboral de manera práctica y sencilla a través de una aplicación móvil que cuenta con un avanzado sistema de geolocalización.
