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Plantilla de Control de Asistencia y Reloj Checador 2020 (PDF) para México

El control de asistencia y faltas de los empleados dentro de una empresa es una de las prácticas más comunes alrededor del mundo en el departamento de recursos humanos. Más con un reloj checador digital.  En este artículo, compartiremos contigo los detalles del control de asistencia y faltas. También, compartiremos contigo una plantilla de control de vacaciones para los trabajadores de tu empresa, desde cero. Luego tú decides si prefieres pelearte con excel o utilizar un software de faltas y asistencia 100% eficaz como Factorial.

Sumario ¿Cómo hacer control horario y presencia? El paso a paso para crear una plantilla de fichaje en excel Descarga la plantilla de fichaje horario en PDF 

Cómo hacer el control de asistencia

control asistencia software rh

El control de asistencia, faltas y fichaje con reloj checador en una empresa es la acción de contabilizar las horas que han trabajado los empleados.

Pero más importante, cómo han sido repartidas a lo largo de su horario. En esta contabilidad se incluyen las horas comprendidas entre la entrada y la salida, así como las horas extras y las que no se han realizado durante su jornada.

En muchas partes del mundo, donde el control de asistencia horaria es típico, el trabajador fichaba manualmente con papel y lápiz.

Hay muchas maneras de llevar el control horario dentro de una empresa. Desde utilizar una plantilla de excel hasta sistemas avanzados, tu menor preocupación debería ser el cómo del control de asistencia y faltas.

Ahora están a disposición de cualquier empresas dispositivos o sistemas de registro automático, que actualizan la información de manera simultánea y en cuanto el trabajador indica su llegada o salida.

Hablamos de sistemas como software de gestión de horarios laborales, aplicaciones para ordenadores e incluso teléfonos (que permiten que los trabajadores registren su inicio y fin de la jornada tanto fuera como dentro de la oficina), códigos personales e intransferibles, la biometría o los sistemas de proximidad RFID mediante tarjetas de PVC, llaveros o pulseras. 

A continuación compartiremos contigo diferentes maneras de llevar el control horario y fichaje dentro de tu empresa. ¡Todo en un mismo lugar!

Paso a paso: plantilla de control de acceso en excel

El ejemplo que mostramos aquí solo utiliza dos fórmulas básicas de Excel, lo que significa que esta plantilla de control de asistencia y tiempo se puede copiar, cambiar y personalizar con facilidad, según las necesidades de tu organización o empresa.

En primer lugar, necesitas averiguar qué tipo de información realmente necesitas tener en tus hojas de fichaje. Normalmente, necesitarás un campo para el nombre del empleado, el período de tiempo que cubre la hoja de fichaje (semana, mes), pero también el nombre del departamento y el administrador. Además de, claro está, la hora de entrada y la hora de salida del trabajador en el puesto de trabajo. Por supuesto, también puedes agregar campos para los números de seguridad social, identificación del empleado (de ser necesario) pero, mientras más simple: mejor.

El empleado tendrá que rellenar los campos para las horas de entrada y de salida de la mañana y las de la tarde, teniendo en cuenta el descanso. Al ingresar las horas en la hoja de asistencia dos veces al día (o cuatro, si contamos las de salida), el empleado no tendrá que recordar todas las horas del día al final de la jornada.

Al finalizar el día, sin embargo, hay que sumar las horas. No te preocupes, en el siguiente paso te mostramos cómo calcular las horas automáticamente.

software asistencia control horario

 

Para empezar, deberás reservar una celda, justo al lado de las horas de entrada y salida, para que el empleado pueda especificar la cantidad total de horas que ha trabajado en cada período. Luego, utilizaremos dos fórmulas básicas: una para sumar el total de horas de un solo día y otra para sumar todas las horas de trabajo de la semana. Para sumar las horas de un solo día, ingresa una fórmula simple = SUMA (B7 + D7) en la celda “Total de horas” al final del primer día laborable.

Una vez que un colaborador haya añadido sus horas en las celdas “total de horas por la mañana” y “total de horas por la tarde”, se agregarán automáticamente en el campo “total”.

Para usar la misma fórmula para los otros días, simplemente haz clic con el botón derecho y copia la celda que contiene la fórmula y elige “pegar fórmula” para las celdas de la hora total restante: Excel cambiará automáticamente la fórmula de las otras filas, por lo que no es necesario hacerlo a mano. Qué bien, ¿no?

Para obtener el total de horas que tu empleado laboró en una semana, deberás sumar todas las horas totales diarias. Para hacerlo, elige una celda en la que deseas que se muestre el recuento total semanal e inserta otra fórmula SUMA. Por ejemplo, si los campos de la hora de trabajo diaria total están todos en la columna D, comenzando en la fila número 3 y terminando con la fila número 8, para calcular las horas totales semanales, la fórmula sería = SUMA (D3: D8). Esta fórmula suma todos los valores en la columna D que se encuentran entre las filas 3 y 8.

Una vez que hayas agregado estas fórmulas y hayas formateado la hoja a tu gusto, tendrás una plantilla de control de asistencia y tiempos perfectamente funcional. Al final, simplemente copia el archivo de la hoja de fichaje y pasa las copias a tus empleados para que puedan empezar a registrar su tiempo.

Si utilizas Excel como sistema de fichaje, necesitarás complementarlo con tu correo electrónico para comunicarte manualmente con cada empleado. En función del tamaño de la empresa puede que necesites armarte de paciencia y revisar algunos tutoriales para poner al día tus habilidades de excel.

Descarga la plantilla de control de asistencia horaria en PDF

Si el Excel no es lo tuyo, y te hace falta un modelo de Control de Asistencia para tus colaboradores…¡Descárgate nuestro formato de Control Horario Gratis! Así tendrás todas las partes cubiertas y solo sería ingresar las horas y hacer todos los cálculos a mano.

Software de control de asistencia y fichaje

En última instancia, las hojas de horas de Excel y los PDF a mano son exageradamente difíciles de administrar y no son convenientes o precisos. Es por esto que creamos el control horario y fichaje en Factorial para el seguimiento del tiempo de trabajo. Es muy simple de usar y fácil de configurar. Con opciones para realizar el seguimiento en tiempo real y completar horas de trabajo más tarde, es básicamente una versión mucho más precisa y versátil de una hoja de fichaje. Además de eso, Factorial tiene una potente función de informes que clasifica automáticamente los datos de la hoja de fichaje en informes personalizables que son fáciles de compartir, y todo esto se almacena de forma segura en la nube.

Empieza hoy mismo a usar el software de Control de Asistencia y Reloj Checador en tu empresa. Prueba Factorial por 14 días.

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