El 20% de las personas adultas en todo el mundo son procrastinadores crónicos. Postergan lo que deben hacer, pero ¿acaso esa porción de la población adulta es, simplemente, holgazana? Procrastinar es mucho más complejo que eso. ¿Quieres saber de qué se trata y cómo combatirlo en tu equipo de trabajo? Te lo contamos en este artículo.
Una dosis mínima de procrastinación es normal. Estamos rodeados de distracciones e incluso las encontramos en el trabajo. Internet es el mejor ejemplo de ello. Estamos a un clic de distancia de cualquier contenido que nos interese.
Sin embargo, este fenómeno puede ser muy perjudicial para una organización cuando se vuelve parte de la rutina del talento e incluso sistemático, por ejemplo, cuando frente a ciertas tareas el colaborador posterga lo que debe hacer. En principio, esto es negativo para la salud mental del trabajador que lo padece. Pero también por los efectos de la procrastinación en las empresas.
Por ello, es importante entender qué lo causa y cómo evitar la procrastinación para eliminarla de tu equipo, mejorar la productividad y ayudar a tus empleados a cumplir con sus tareas, ganando tranquilidad en el camino.
Tabla de contenidos
¿Qué es procrastinar?
Usualmente, cuando intentamos definir qué es procrastinar aparece la imagen de una persona que en lugar de encargarse de sus responsabilidades, como por ejemplo trabajar, comienza a revisar sus redes sociales y posterga lo que debe hacer. Pero este es solo un ejemplo de cómo se puede manifestar. Entonces, ¿qué es procrastinar?
Etimológicamente, la palabra procrastinación deriva del verbo en latín procrastinare, pro, adelante, y crastinus, mañana, es decir, postergar o posponer para mañana. De esta forma, procrastinar es el acto de retrasar tareas hasta el último minuto.
Hay investigaciones que sugieren que una de las causas de la procrastinación es una falla de autorregulación. Esta se caracteriza por el retraso irracional de las tareas, a pesar de las consecuencias potencialmente negativas que esto tenga.
También se habla mucho sobre si la procrastinación es un acto voluntario. Nos gusta la explicación que da al respecto Tim Pychyl, profesor de psicología y autor del libro Solving the Procrastination Puzzle (“Resolviendo el rompecabezas de la procrastinación”): “La procrastinación es una estrategia de afrontamiento basada en las emociones (…) no es un problema de gestión del tiempo; es un problema de gestión de las emociones”.
En otras palabras, la procrastinación crónica es un verdadero problema para las personas que la padecen y en el ámbito laboral esto puede tener serias consecuencias, tanto para la vida profesional del talento, cómo para la empresa en la que este trabaja. Por lo que es clave eliminar la procrastinación de tus colaboradores.
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¿Por qué procrastinan tus empleados?
Defecto del carácter, pereza, mala predisposición a ciertas tareas o simplemente detestan su trabajo, son algunas de las respuestas que da el sentido común frente a la simple pregunta de por qué procrastinan los trabajadores.
Pero, como dijimos desde un principio, este es un fenómeno mucho más complejo que incluso escapa al sentido común. Veamos cuáles son las principales causas de la procrastinación.
La neurociencia dice: hay un conflicto interno entre el pasado y el futuro
De acuerdo con National Geographic, los neurocientíficos han descubierto que la procrastinación puede deberse a un conflicto interno entre una parte antigua del cerebro llamada sistema límbico y una parte más reciente conocida como corteza prefrontal.
El sistema límbico está involucrado en la capacidad de adaptación y de supervivencia más elemental. Es decir, controla comportamientos básicos como las reacciones de lucha o huida o las emociones y la búsqueda de placer. Por eso se asocia a este sistema con los actos más impulsivos y el deseo de la gratificación inmediata.
Por su parte, la corteza prefrontal, que según las investigaciones evolucionó más recientemente, se ocupa de regular los comportamientos más complejos, como la planificación para el futuro.
Así, cuando el temor, la ansiedad u otras emociones intensas aparecen y son difíciles de gestionar, el sistema límbico va en busca de una gratificación inmediata o un alivio temporal. Es por eso que el trabajador se refugia en internet y entra a YouTube, ve un meme tras otro o pierde horas de su jornada haciendo scroll en Instagram.
La psicología dice: es una manera de enfrentar las emociones
En un artículo del New York Times que recoge varios testimonios de distintos psicólogos, se explica que otra de las causas de la procrastinación es el modo en que algunas personas afrontan las emociones.
“Las personas se enganchan en este círculo irracional de procrastinación crónica debido a una incapacidad para manejar estados de ánimo negativos en torno a una tarea”, asegura Fuschia Sirois, profesora de Psicología de la Universidad de Sheffield.
De modo que, cuando le asignas una tarea a un trabajador y ésta desencadena en aburrimiento, ansiedad, inseguridad, frustración u otras emociones intensas y estados de ánimo negativos, puede que su forma de afrontarlo sea comenzar a procrastinar.
De hecho, la psicología ya había respondido algo parecido a lo que vimos en el caso de la neurociencia. En 2013, un estudio del que participó Pychyl junto a Sirois llegó a la conclusión de que la procrastinación crónica es la reparación del estado de ánimo a corto plazo, por encima de las acciones planeadas a futuro.
Así, el motivo por el que una persona procrastina puede ser para enfocarse en la urgencia inmediata de aliviar una emoción o estado de ánimo negativos, en detrimento de las tareas o responsabilidades que debe realizar y que causaron en primer lugar tal emoción.
Efectos de la procrastinación en las empresas y su círculo vicioso
Por supuesto que saber cómo evitar la procrastinación es clave si gestionas personal. Ahora ya entiendes que es un asunto mucho más profundo que simplemente tener un equipo holgazán y eso es lo que hace que sea tan difícil combatirlo. Una forma de comenzar a trabajar esta problemática dentro de tu empresa implica comprender cómo funciona este círculo vicioso y cuáles son sus efectos.
Etapa 1: tareas poco deseadas
En principio, tienes que saber que casi siempre todo comienza con la aversión o el rechazo del trabajador ante ciertas tareas. Es decir que la procrastinación podría desencadenarse por una actividad que el colaborador no disfruta hacer. Ya sea porque se trate de una responsabilidad poco placentera, tediosa o quizás muy ardua.
Sin embargo, también podría ocurrir que la tarea no le disguste al colaborador, sino que le despierte sentimientos más intensos, como ansiedad, inseguridad, dudas sobre sus capacidades y todo ello repercuta en su autoestima.
Es decir que pueden existir ciertas tareas que desencadenan diferentes sentimientos negativos. Pero esta es solo la punta del iceberg. Porque el verdadero problema es que cuando el colaborador comience a hacer su trabajo, esas mismas asociaciones negativas estarán ahí. Por lo que este trabajará desmotivado y sin interés en su labor.
Etapa 2: pérdida de efectividad
Procrastinar lleva al colaborador a padecer un alto nivel de estrés. No solo por la tarea que debe realizar y que ya quedó claro no disfrutar hacer. Sino además por haberse retrasado con esta actividad.
Es decir que en esta instancia es probable que el tiempo sea un factor de peso. Por lo tanto, el empleado sentirá la urgencia de avanzar rápido con su labor. Esto lo puede llevar a cometer errores y perder efectividad en su trabajo.
Etapa 3: culpa por el bajo rendimiento
Sin dudas, cuando un empleado padece procrastinación crónica estas dinámicas se repiten con frecuencia. Esto lleva a ese trabajador a tener un bajo rendimiento. En principio porque se retrasa en sus tareas y proyectos, por lo que su productividad disminuye. Sumado a ello, como ya vimos, su trabajo pierde calidad, es menos eficiente. Y todo ello hace que el empleado se sienta culpable.
De hecho, la persona entra en un loop de pensamientos repetitivos relacionados a la procrastinación, donde se exacerba la angustia y el estrés por este comportamiento. Pero, al mismo tiempo, estas emociones llevan al colaborador a seguir procrastinando. Y es así como se crea el círculo vicioso, ya que este ciclo se repite una y otra vez.
De esta forma, los efectos de la procrastinación en las empresas son:
- Tener trabajadores insatisfechos y desmotivados.
- Más errores en el equipo y falta de efectividad.
- Bajo rendimiento de los empleados.
- Estrés, ansiedad e inseguridad en tu fuerza laboral.
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¿Cómo evitar la procrastinación en los equipos de trabajo?
¿Quieres eliminar la procrastinación de tus colaboradores? Puede que esto no sea sencillo, porque, como dijimos antes, influyen muchos factores en este fenómeno. Entonces, lo que puedes hacer es combatir esta problemática tomando algunas medidas para coordinar mejor los esfuerzos de tu equipo y acompañar a los trabajadores desde un lugar más humano.
Revisar la asignación de tareas
Hay varias formas de asignar tareas al personal, pero para evitar la procrastinación el enfoque debe estar en la correcta estructura del volumen y los plazos. Así, la recomendación es estructurar tareas con plazos más breves o dividir las actividades más grandes en bloques más pequeños.
Se trata de ayudar a disminuir la ansiedad que genera en el equipo abordar ciertas tareas. De esta manera, puedes proporcionar a tus empleados trabajos en segmentos más manejables, en los que estos puedan priorizar más fácil lo importante y evitar así que cualquier actividad parezca imposible.
Involucrar a los líderes de equipo
Otra solución que puedes aplicar para que tus empleados dejen de procrastinar es fomentar que los líderes de área hagan comprobaciones regulares para ver cómo avanzan los en su trabajo.
No se trata de promover la microgestión, sino una comunicación más efectiva entre los jefes y sus equipos. Así, los líderes pueden estar más involucrados en el progreso de los trabajadores e identificar más rápido cuando uno de ellos está demorando más de lo previsto o posponiendo ciertas responsabilidades.
Recompensas a corto plazo
Ya vimos que una parte de nuestro cerebro busca esa satisfacción o alivio inmediato. Por lo tanto, puede ser útil pensar en cómo recompensar a tu equipo en el corto plazo, para motivarlo a que concluya sus tareas y no las posponga.
Una de las ideas que están implementando algunas empresas es la gamificación. Puedes gamificar ciertas tareas o proyectos y dar a cambio puntajes a medida que los trabajadores avanzan en las tareas de su lista. Así, esos puntos luego los pueden cambiar por premios. Esto funciona como incentivo diario para avanzar en las labores.
Otra alternativa son las pausas entre tareas. Es importante promover el descanso en tu equipo. ¿Crees que eso significa incentivar a tus trabajadores a procrastinar? Pues todo lo contrario.
El enfoque pleno en una actividad se logra por un lapso breve de tiempo, quizás algunas horas. Luego, nuestro cerebro necesita descansar para recargar energía. Por ello, deja que tus colaboradores se tomen pausas entre tareas para volver más motivados al trabajo.
Feedback regular
Siempre recomendamos que la retroalimentación en los espacios de trabajo sea bidireccional. Es decir, no se trata simplemente de que RR.HH. o los líderes de cada equipo hagan comentarios al personal sobre su desempeño. También es necesario dar espacio para que los colaboradores se expresen y compartan sus opiniones o lo que necesitan.
Algo tan simple como preguntarle al trabajador cómo lleva la carga de trabajo, si es adecuada o si está a gusto con las tareas que realiza, puede aportar información muy valiosa para saber cómo se siente con respecto a su labor y responsabilidades.
Promover el feedback bidireccional también puede ayudar a que el talento sienta más confianza para tener ciertas conversaciones difíciles. Como por ejemplo, el deseo de cambiar de rol o incluso la insatisfacción con ciertas tareas. Hacer de este un proceso permanente puede ser de gran ayuda para evitar la procrastinación en tu empresa.
Gestión del desempeño
Claro que hay una forma precisa de saber qué tanto avanzan los colaboradores en sus tareas y, en función de ello, anticipar posibles comportamientos de procrastinación. Nos referimos a la gestión del desempeño.
Al definir objetivos concretos para tu equipo y evaluar en qué medida los colaboradores progresan hacia esas metas, puedes tener mayor claridad sobre el rendimiento de tu personal y las problemáticas que presentan algunos empleados. Así, sabrás también si hay colaboradores que necesitan más apoyo de parte de la empresa para avanzar.
¿Cómo puede ayudarte un software de RR.HH. a combatir la procrastinación en tu empresa?
Procrastinar de vez en cuando es algo bastante natural. Incluso en el trabajo las distracciones abundan. El simple hecho de poder navegar por internet con apenas un clic puede ser una gran tentación para cualquier trabajador. Por tanto, las empresas deben asumir una cuota mínima de procrastinación en sus equipos.
Pero para combatir la procrastinación crónica es necesario asumir un rol más activo. En este punto, además de los consejos que compartimos antes, debemos mencionar lo que la tecnología puede hacer por tu organización.
Un software de RR.HH. ofrece numerosas funcionalidades para reducir las tareas tediosas, rutinarias y menos atractivas de la gestión de personal. Esto ayuda a tu departamento de capital humano a centrarse en las actividades que aportan mayor valor a la empresa y a las personas que trabajan en ella.
Gracias a ello, Recursos Humanos puede estar más cerca y atento a las necesidades de los miembros de tu equipo y brindarles el apoyo que estos requieren para progresar en sus tareas y objetivos.
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