La tecnología está presente en la vida cotidiana: en la salud, en el entretenimiento y también en el trabajo. Cada día,los recursos tecnológicos de una empresa mejoran su desempeñoy especializan sus funciones, de ahí la importancia de conocerlas y aprender a usarlas para que optimicen el desarrollo de las actividades laborales.
Laimplementación de la tecnologíarepresenta una ventaja para las empresas pues, al optimizar los procesos, ahorran dinero en gastos operativos y les es posible concentrarse en mejorar la el bienestar de sus colaboradores y la calidad de sus productos o servicios.
De ahí la importancia de usar de las herramientas, tanto en los departamentos de producción, como en los de RRHH, a los que llega y en los que se procesa una gran cantidad de información sobre el activo más importante de una empresa: sus empleados.
Tabla de contenidos
¿Cuáles son los recursos tecnológicos de una empresa?
Existen recursos tecnológicos tangibles e intangibles que las empresas eligen según sus necesidades.
Entre losrecursos tecnológicos tangiblesse encuentran los computadores, los teléfonos fijos, los celulares, la maquinaria de producción y el equipo biométrico.
En cambio, losrecursos tecnológicos intangiblesson los que no tienen un componente físico, como las aplicaciones para celulares, Internet, Intranet u otras redes informáticas ysoftwaretanto de ofimática o especializados.
En las empresas se emplean herramientas tecnológicas, principalmente parasistematizar, recopilar y administrar información, o bien, para hacer seguimiento a procesos específicos. Algunas de estas herramientas son:
- Programas para controlar compras y medir ventas.
- Gestores de relaciones con los clientes (CRM) para monitorear campañas de marketing por correo electrónico, imprimir etiquetas de correo y hacer seguimiento de atención al cliente.
- Sistemas de gestión de contenido (CMS), para la página web de la empresa y otros medios de comunicación escritos que utilice la empresa.
- Redes informáticas o de comunicaciones, que albergan todos los programas y datos que utiliza la empresa, de modo que sea más fácil y rápido centralizar y redirigir la información.
- Servidores de archivos central, que cumplen la función de las redes informáticas en la nube u otros medios virtuales.
Se tiende a pensar que estas herramientas son de uso exclusivo de los departamentos operativos; sin embargo, los procesos de los diferentes departamentos de la empresa serían más eficientes si se estableciera la comunicación clara y precisa que ofrece elbuen uso de la tecnología en todas las secciones de la compañía, así como recurrir a herramientas diseñadas específicamente para cada departamento.
¿Cómo usar la tecnología en Recursos Humanos?
Además de estasherramientas tecnológicasgenerales, existen unas especializadas en la gestión de Recursos Humanos, cuyo propósito esoptimizar la recolección y análisis de datos de los empleados: su desempeño, sus necesidades especiales, su salud física y mental, sus condiciones contractuales, el pago de sus salarios e indemnizaciones, sus horarios de trabajo y calendario de vacaciones.
Conelsoftwarede recursos humanos de Factorial,los gestores de talento humano puedensistematizar y unificar todos los procesos de los empleados, con el fin de reducir el tiempo de trabajo mecánico y dedicarse a conocer sus habilidades y ponerlas al servicio de la empresa.
Sin embargo, la existencia de estas herramientas no basta. También es necesariocapacitar a los colaboradorespara que aprendan cómo aprovecharla al máximo y, asimismo, hacerles ver que la tecnología no los reemplazará.
La clave está encambiar esta predisposicióny pensar en la tecnología como una aliada y considerar su implementación como la migración de las labores humanas de los procesos mecánicos a actividades más interesantes y específicas de cada cargo.
Es importante hacer este cambio de mentalidad desde el departamento de Recursos Humanos, pues su personal tiene las habilidades para apalancar este proceso. Para ello, sus trabajadores deben ser los primeros en conocer y usarherramientas tecnológicascomo:
- Digital employer branding, una estrategia en la que mezcla recursos demarketingpara fortalecer el nombre de la empresa como marca y métodos de retención de talento humano
- Big data o recopilación masiva de datos, en este caso, para obtener un panorama de los trabajadores y aspirantes, así como sus habilidades y debilidades para optimizar los procesos de selección y promoción y, por otro lado, detectar riesgos potenciales.
- Smart working, la reinterpretación del concepto de teletrabajo en la cual se empodera al empleado remoto brindándole condiciones laborales más flexibles mediante el uso de herramientas digitales para la gestión del tiempo, planeación de reuniones y cumplimiento de tareas.
Proceso de digitalización de los RRHH
Ladigitalización de recursos humanosconsiste enautomatizar procesos relacionados con los trabajadores y basarlos en datos. Esto permite crear estrategias integradas entre varios departamentos, teniendo en cuenta los datos de origen, de manera que los empleados trabajen de manera integrada.
Ordenar los datos de manera digital permite disponer de la información de una manera más eficazpara crear estrategias más funcionales para la empresa. Por eso es fundamental llevar a cabo unproceso de digitalizaciónde los RRHH orientado al objetivo previsto siguiendo estos pasos:
- Identificar el propósitoespecífico para hacer la digitalización, por ejemplo, hacer seguimiento de las actividades diarias de los empleados.
- Establecer las especificacionesnecesarias para cumplir el propósito, por ejemplo, listado de empleados y listado de tareas.
- Involucrar al departamento de Tecnologías de la Información (TI)en el desarrollo de la estrategia y en el diseño o compra delsoftwareidóneo.
- Capacitar de manera participativa a todo el personalen el uso de la herramienta y en la importancia específica que tendrá para su trabajo.
Actualmente, solo una de cada dos empresas digitaliza sus procesos de recursos humanos.
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