Todo sobre el software de evaluación del desempeño laboral+Formato Excel

¿Alguna vez te has preguntado cómo logran algunas empresas acelerar su crecimiento o cómo dirigen sus equipos para conseguir un objetivo? Todo ello se logra a partir de la evaluación del desempeño de los empleados. ¿Pero qué es exactamente un software para la evaluación del desempeño y cómo puede ayudarme?

A continuación, te contamos cómo hacer una buena gestión del rendimiento empresarial y cómo mejorarla mediante un software de evaluación de desempeño.

¿Qué es la evaluación del desempeño?

El objetivo que tiene la evaluación del desempeño es lograr que el rendimiento laboral aumente. Esta práctica ayuda a detectar fortalezas y debilidades en una empresa, y a paliar los problemas que se puedan detectar.

Para cualquier líder de proyecto, conocer el desempeño que realizan sus empleados es vital para poder tomar ciertas decisiones y llegar a objetivos.

Además, es más importante que los empleados tengan conocimiento de su productividad laboral. Por ello, debemos ser capaces de transmitir lo que se hace bien, para motivar a los trabajadores, y lo que no, para guiarles y formarles.

3 principios básicos que debe cumplir toda evaluación de personal

  • #1 – Los empleados deben conocer los objetivos que se medirán.
  • #2 – Las metas que se analizarán deben tener relación con las funciones del puesto de trabajo.
  • #3 – Se debe hacer un seguimiento de manera periódica.

Diferencias entre el FTE y las evaluaciones de desempeño

Las evaluaciones de desempeño se realizan de manera periódica en las empresas con el objetivo de identificar el nivel de cumplimiento de los objetivos de cada empleado.

Sin embargo, el FTE (Equivalente de Tiempo Completo) es un indicador de RRHH que nos muestra el número de trabajadores a jornada completa que necesitamos para realizar una tarea.

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Ventajas de trabajar en la gestión del rendimiento

Medir el rendimiento de nuestros trabajadores es vital para una empresa, ya que le permite ser más eficiente con sus recursos y destacar frente a la competencia.

A continuación, vamos a ver las principales ventajas de la evaluación del desempeño:

Mejora la productividad

Un equipo con una buena estrategia y que mida el trabajo de sus empleados será más productivo que uno que no lo hace.

Si no cuidamos a nuestros empleados y nos interesamos en cómo desempeñan su trabajo, podremos identificar posibles errores y solucionarlos a tiempo.

Establece políticas de compensación

Mediante la evaluación del desempeño también podemos felicitar al equipo estableciendo políticas de compensación específicas para cada departamento. Con estas, podremos ayudar al cumplimiento de los objetivos

Algunos ejemplos de compensaciones pueden ser un ascenso, una mejora salarial o aplicando el salario emocional.

Según un estudio realizado por iOpener Institute for People & Performance, los empleados que son felices en sus puestos de trabajo deciden permanecer el doble de tiempo en sus trabajos, tienen un 65% más de energía y se vinculan más a la empresa.

Detecta errores en la posición de un empleado

Es posible que, en alguna ocasión, nos hayamos encontrado con trabajadores que no tienen las habilidades que requiere el puesto de trabajo. En estos casos, se puede deber a un error en el diseño de ese puesto en concreto.

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Para la empresa es de vital importancia tener este conocimiento, ya que puede ayudar a gestionar mejor las tareas y quizá derivarlas a otras personas. Gracias a la gestión de rendimiento podemos conocer mejor las capacidades de nuestros empleados.

Elimina agentes externos

Existen momentos en los que el trabajo de un empleado puede verse afectado por factores externos como la salud, la familia o el dinero. Durante este período la productividad puede disminuir y, por ello, podemos ayudarles detectando sus necesidades y ofreciéndoles nuestro apoyo.

Un ejemplo podría ser un empleado que acaba de tener un hijo, en este caso se le podría ayudar mediante un cheque guardería.

Beneficios de utilizar un software para la evaluación del desempeño

Un software de Recursos Humanos no sólo puede ayudarte a invertir mejor tu tiempo y evitar tareas administrativas. También puede gestionar la productividad de tus empleados mediante un programa de evaluación del desempeño.

A continuación, te detallamos todo lo que puedes conseguir desde RRHH con un software como el de Factorial:

Adapta el modelo de desempeño a tu empresa

No todas las empresas son iguales, por eso no todas las formas de realizar la gestión del rendimiento empresarial deberían ser las mismas.

La ventaja de utilizar un software es que puedes hacer tuyo el programa de evaluación de desempeño, adaptándolo a las necesidades de tu empresa y aplicar el método que más te guste: autoevaluaciones, evaluaciones 360º, etc.

Si quieres poner en marcha una evaluación del desempeño de manera rápida, puedes utilizar los ejemplos que vienen predeterminados en la plataforma o puedes personalizar las preguntas y hacer las tuyas propias.

Gestiona el rendimiento de tus empleados de manera automática

A través del mismo software puedes determinar a quién se va a evaluar, quién será su supervisor, sus directivos y sus compañeros. A partir de aquí, llegará un mensaje automático a todos los participantes para rellenar las evaluaciones directamente desde el mismo programa.

Revisa las evaluaciones desde un mismo programa de Recursos Humanos

Lo mejor del software de evaluación de desempeño de Factorial es que todo está disponible a golpe de clic. Por lo tanto, podrás revisar las evaluaciones, desde su versión en borrador hasta una vez finalizadas, desde el mismo programa con el que gestionas a los empleados desde Recursos Humanos.

Obtén informes personalizados

Después de cada acción hay que medir los datos. Por ello, una vez finalizadas las evaluaciones el programa crea informes automáticos personalizados.

Puedes agrupar los datos por oficina o por los diferentes equipos que componen tu empresa. Con los datos sobre la mano, tendrás más argumentos para poder tomar decisiones y ver si se está llegando a los objetivos establecidos.

Razones para digitalizar la gestión de empleados con un software

Muchas veces nos preguntamos cómo podemos medir la productividad de los empleados, pero no siempre utilizamos las herramientas correctas para averiguarla.

La evaluación del desempeño laboral se puede realizar de tres maneras diferentes:

  • #1 – Plantillas en papel con preguntas
  • #2 – Formularios creados con editores de texto u hojas de cálculo
  • #3 – Softwares automatizados con formularios personalizables

¿No sabes cómo medir la productividad de tus empleados de manera correcta? Descárgate nuestro Formato de Evaluación de Desempeño por competencias  de tus colaboradores (es completamente gratuita).

Cuando manejamos una empresa de muchos trabajadores o queremos agilizar las tareas de RRHH, lo más cómodo es usar un software que permita automatizar todas las tareas.

A continuación, vamos a ver cuáles son las razones por las que deberías optar por un software para la gestión de empleados:

Menos errores

Con un software de evaluación minimizaremos los errores que se podrían tener utilizando una formato de Excel o mediante una hoja en papel. Todos los datos que aparecerán serán las respuestas introducidas por el equipo evaluador.

Mayor seguridad

Con un software puedes mantener las evaluaciones de manera segura, sin temor a que alguien no autorizado pueda consultarlas. Con formularios en papel o archivos como hojas de Excel no podemos asegurar la misma privacidad.

Mayor transparencia

Cuando tratamos datos de manera manual, nunca podemos estar 100% seguros de la información, pero si lo hacemos con un software informático podemos confiar de su veracidad.

Información siempre actualizada

Como hemos comentado anteriormente, las evaluaciones estarán siempre disponibles para su consulta, desde su versión en borrador hasta una vez finalizadas.

Disponibilidad en cualquier dispositivo

Ya sea porque nos encontramos realizando el teletrabajo desde casa o estamos en un viaje por trabajo, podremos disponer de la información de nuestros empleados, como las evaluaciones, desde cualquier dispositivo y siempre que queramos. Esto es así porque toda la información se almacena en la nube y no se mantiene en un ordenador de manera local.

Mejor organización

La evaluación de desempeño es un trabajo laborioso, en el que invertiremos muchas horas, y en el que están implicadas muchas personas. Por ello, lo mejor será contar con ayuda para no perdernos y facilitarnos el camino mediante un software.

Monitorización y seguimiento de procesos

Contar con un software de RRHH resulta muy cómodo porque no tenemos que hacer un seguimiento manual o programarnos fechas de revisión. Simplemente tenemos que abrir el programa y podemos ver el status de cada proceso en tiempo real.

Indicadores para evaluar el desempeño o KPI

Para realizar una buena evaluación del desempeño hacen falta indicadores o KPI (Key Performance Indicator), ya que ponen su foco en cómo se realizan las tareas, midiendo su desempeño para saber si se logran los objetivos.

Así pues, veamos los diferentes tipos de indicadores de desempeño que podemos tener:

  • #1 – Indicadores de eficiencia: es el resultado del trabajo realizado tomando en cuenta los recursos utilizados.
  • #2 – Indicadores de calidad: aquí se toma en cuenta el resultado útil que se ha obtenido según las horas trabajadas.
  • #3 – Indicadores de eficacia: es la relación entre los resultados obtenidos y los deseados.
  • #4 – Indicadores de productividad: miden cuántas tareas ha realizado un empleado durante un tiempo determinado en relación con otro trabajador.
  • #5 – Indicadores de capacidad: nos muestran la cantidad de tareas que se pueden realizar y el tiempo para que esto ocurra. Por ejemplo, un diseñador es capaz de crear 10 creatividades a la semana.
  • #6 – Indicadores de lucro: estos nos dicen qué beneficios puede obtener la empresa con las tareas realizadas. Si se conoce el tiempo que se tarda en finalizar una tarea, quizá se puede pedir más dinero al cliente justificándole las horas que comporta ese trabajo.
  • #7 – Indicadores de rentabilidad: son la relación que se establece entre las ganancias que obtiene una empresa y la inversión que se ha hecho.

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7 métodos para evaluar el desempeño laboral

1. Evaluación por parte de un supervisor

Esta evaluación la lleva a cabo un empleado que se encuentra en un puesto superior o jefe, que conoce al empleado, así como las funciones que tiene que realizar.

2. Autoevaluación del propio empleado

El empleado realiza una tarea de autoevaluación de él mismo donde destaca sus puntos fuertes y débiles, y además propone nuevas formas de mejorar.

3. Evaluación entre compañeros con el mismo cargo

Este método consiste en que todos los empleados, con los mismos roles, traten abiertamente sobre su trabajo, cómo realizan las tareas y los puntos a mejorar.

4. Evaluación por parte del empleado

Aquí son los empleados los que revisan el desempeño de sus superiores. Algunos de los temas a tratar pueden ser su capacidad de resolución de problemas o su nivel de liderazgo dentro de la empresa.

5. Evaluación por parte del cliente

En este caso son los clientes los que evalúan el trabajo de los empleados de la empresa con los que tienen contacto.

6. Evaluación 360º

Esta opción es la más completa, ya que engloba las anteriormente citadas. Se trata de una herramienta de gestión de talento, para evaluar a un trabajador, en la que participan sus compañeros, jefes, supervisores, clientes internos y externos.

Se dice que el 90% de las 1.000 empresas de Fortune han utilizado de alguna manera este tipo de evaluación 360º, tanto como para el desarrollo como el desempeño de su personal.

7. Evaluación automatizada

Se trata de evaluar al empleado mediante un seguimiento informático. Para realizar este método es importante contar con la autorización del trabajador, ya que es un tanto intrusivo.

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Errores a evitar en la evaluación de desempeño

Existen muchos debates acerca de la nueva tendencia de evaluar el rendimiento laboral. Sin embargo, aquellos que logran ponerla en marcha en ocasiones se encuentran con algunos errores que les impiden avanzar.

Veamos cuáles son estos errores:

No tener objetivos claros

Antes de empezar con cualquier proyecto, se deben establecer unos objetivos a alcanzar. De esta manera, una vez finalizada nuestra tarea podremos analizarla y ver si se han cumplido los objetivos.

Si hablamos de la evaluación del desempeño y buscamos ejemplos prácticos de objetivos, estos podrían ser:

  • Fomentar la comunicación entre equipos
  • Estimular la creatividad
  • Mejorar la productividad
  • Promocionar empleados
  • Incrementar el salario

No conocer al empleado

En ocasiones puede suceder que al evaluar a alguien no tengamos todo el conocimiento para poder opinar de su trabajo.

Por ello, la evaluación es un trabajo que, además de analizar el desempeño laboral, busca también crear sinergias entre compañeros para poder conocerse mejor.

No ofrecer soluciones

Una vez finalizadas las evaluaciones, se deben extraer unos learnings para poder solventar los errores detectados. Es decir, necesitamos ofrecer soluciones para mejorar.

Evaluar trabajos recientes

Se puede cometer el error de evaluar a alguien por un trabajo reciente, pero el resultado final no será significativo. Por ello, es importante tratar todas las tareas que ha ido desempeñado durante su estancia en la empresa.

Centrar la evaluación en puntos negativos

A la hora de crear nuestras preguntas que formarán la evaluación de desempeño debemos tratar tanto aspectos negativos como positivos. Es decir, no sólo tenemos que ir a buscar aquello que hace mal el empleado sino también lo que hace bien. Ambas informaciones nos serán de utilidad.

Falta de objetividad

Debemos iniciar el trabajo de evaluación siendo totalmente objetivos, sin perdernos en valoraciones personales. Lo importante es analizar el desempeño de un empleado dentro de la empresa.

Comparar empleados

Puede resultar difícil no caer en comparaciones, pero no sería justo para ningún empleado. Cada persona es diferente y su desarrollo en la empresa no tiene por qué ser el mismo. Si empiezan las comparaciones podría provocar un mal ambiente de trabajo.

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