Software de vacaciones y ausencias de tus colaboradores

Ya casi estamos en verano, prepárate con un buen software de vacaciones y ausencias de tus trabajadores. Llegan las tan ansiadas vacaciones de tus trabajadores y empresa.

Lo más recomendable para el departamento de Recursos Humanos es trabajar con un software de vacaciones, ausencias, faltas e incapacidades; para establecer los días libres que tendrán tus trabajadores.

A continuación, te damos las claves para escoger el método que más se adapte a tu empresa y puedas adelantarte a la gestión de las vacaciones y ausencias de tus colaboradores.

¡Vamos allá!

Vacaciones 2020. ¿Qué debemos tener en cuenta?

Con la llegada del COVID-19 a nuestras vidas, ya tenemos asumido que este año las vacaciones van a ser muy diferentes. Sin embargo, hay que recordar que la Ley Federal del Trabajo actúa como máximo referente a la hora de hacer un buen control de vacaciones de nuestros empleados.

Si quieres saber más sobre los días de descanso obligatorios, opcionales y hasta qué pasa si se labora en un día de descanso oficial, aquí tenemos un artículo sobre todo acerca del calendario laboral 2020.

Pero, de moemnto, es importante recordar algunos conceptos básicos sobre el control de vacaciones y ausencias en tu empresa.

 

gestion recursos humanos

 

Si tomamos como contexto general o punto de referencia que el mundo se paró por el COVID-19, pocos son los trabajadores que han gozado de numerosos días de fiesta este año.

Y, debido a las restricciones de movilidad, lo más probable es que se acumulen a finales del calendario 2020, pero eso no es seguro. De todas formas, el verano está ya asomándose por la ventana.

Así que es recomendable agarrar vacaciones. Así sea simplemente para desconectar unos días en casa del trabajo, disfrutar de la familia o hacer lo que más nos gusta.

Cómo cuadrar las vacaciones de la plantilla con éxito

En alguna ocasión hemos comentado que en algunas empresas existe un sistema de prioridad o criterio con el que algunos trabajadores pueden pedir sus vacaciones antes que otros. Además, también pueden ayudar a las empresas a tomar una decisión ante un conflicto. Estos criterios pueden ser:

  • Trabajadores con hijos: el objetivo principal es fomentar la conciliación familiar. Es posible que haya empresas que decidan favorecer a esos colaboradores, con hijos en edad escolar, para sincronizar sus vacaciones con las del periodo lectivo.
  • Antigüedad en la empresa: para premiar la fidelidad de un empleado también se le puede dar como beneficio el poder escoger sus días de fiesta antes que al resto.
  • Sistema rotativo: este sería el sistema más justo, ya que se toma a todos los empleados por igual. En este, se podría dar la oportunidad de escoger sus días con antelación a un trabajador de cada departamento. Así, cada año se va rotando a todo el equipo de trabajo.

Sin embargo, este es simplemente un consejo para la gestión de las vacaciones, que se puede aplicar o no. Igualmente, los colaboradores deben conocer este funcionamiento para poder adaptarse y evitar malos entendidos.

¿Cómo pueden gestionar las vacaciones las empresas durante el COVID-19?

Es momento de que tus trabajadores empiecen a planificar sus vacaciones, pero hay que recalcar que sólo ellos pueden decidir cuándo realizarlas y en ningún caso el empresario.

Como hemos visto durante estos meses, las empresas tampoco han podido obligar a sus trabajadores a coger vacaciones durante el Coronavirus. Esta medida sólo se ha establecido, en algunos casos, como alternativa para no llevar a cabo despidos.

👉 Un software de vacaciones es la mejor solución para tener el control total de las vacaciones y ausencias en tu empresa. Ahora más que nunca, y con el teletrabajo, los encargados de Recursos Humanos podrán tener de un vistazo y en el mismo sitio, las ausencias de la compañía.Saber cuántos días le quedan por disfrutar a cada empleado. Incluso las incapacidades o ausencia por baja médica. Todo esto en un software de recursos humanos completo.

¿Qué es un software para la gestión de vacaciones de los empleados?

En muchas empresas, las vacaciones anuales se establecen a principios de año, pero esto puede generar dos problemas:

  • Imposibilidad de realizar modificaciones, ya que siempre pueden surgir nuevos eventos o viajes.
  • Frustración de los trabajadores, que puede llevar a ocasionar la ausencia laboral.

Y, además, se suelen hacer en una plantilla de Excel, que en un inicio pueden resultar útiles, pero a largo plazo es mejor digitalizar los procesos, ¿qué es eso de excel todavía?. ¿Cómo? Con un software para el control de las vacaciones de tus empleados. Tan fácil como eso.

Contar con un software de recursos humanos, como Factorial, que gestiona las ausencias y vacaciones, es lo mejor para ahorrar tiempo, que se traduce en dinero para la empresa.

Así, dispondremos de una plataforma accesible para todo el equipo de trabajo, que podrá ser consultada 24/7 desde cualquier dispositivo. Teléfono, computadora o tablet.

software control vacaciones trabajadores

Beneficios de tener un programa de control de vacaciones

Si te decantas por el software de Factorial estos son todos los beneficios que podrás encontrar:

  • #1 – Autonomía para el trabajador. Los trabajadores pueden seleccionar directamente sus días de vacaciones o ausencias y realizar cualquier modificación.
  • #2 – Actualización automática. Los cambios en el calendario serán notificados a los patrones mediante un aviso para su revisión. Si acepta los días de vacaciones, se creará una actualización automática en el calendario de la compañía. Así, todos los trabajadores puedan estar al corriente.
  • #3 – Calendario adaptado a ti. El calendario de Factorial se adapta a cada ciudad en la que esté ubicada la sede de la compañía. Se adapta a ti. Ahorrarás tiempo en investigar cuándo caen los festivos y puentes de cada año.
  • #4 – Olvídate de los cálculos. Un software para controlar las vacaciones de tus trabajadores será muy útil a la hora de calcular los días proporcionales de vacaciones de cada trabajador. Según su tipo de contrato y su fecha de inicio. El mismo sistema detectará los días que le quedan a cada empleado teniendo en cuenta los que ya se ha agarrado.
  • #5 – Eliminación del error humano. Ya no podrán surgir los problemas ocasionados por los descuidos de no registrar bien los días en la plantilla de Excel. A nosotros también nos pasaba.
  • #6 – Gestionar las sustituciones. Podemos adelantarnos y empezar a trabajar en ello para que no afecte a la productividad de la compañía.
  • #7 – Ahorra papel. El futuro de los Recursos Humanos está en optimizar sus recursos de manera digital. Olvídate del papel y las plantillas impresas.
  • #8 – Ahorra tiempo. Ahora no harán falta decenas de mails para pedir días libre o para cuadrar los días con los demás colaboradores.
  • #9 – Gestiona diferentes políticas de vacaciones. Desde la plataforma puedes crear políticas de vacaciones para cada tipo de contrato.
  • #10 – Crea ausencias y faltas personalizadas. Para facilitar a tus trabajadores, añade los tipos de ausencias y faltas que creas oportunos. Por ejemplo, baja por incapacidad médica, vacaciones, viaje de empresa, teletrabajo, etc.
  • #11 – Analiza las ausencias con informes. El mismo software de recursos humanos de Factorial, ofrece la posibilidad de crear resúmenes mensuales o anuales que toman los datos de las ausencias, faltas y vacaciones que han seleccionado tus empleados.
  • #12 – Conecta el calendario de Factorial con Google Calendar. Ahora desde Google Calendar tendrás una visión de todos tus eventos y, además, de las ausencias y vacaciones de tus trabajadores.

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¿Puedo manejar las vacaciones con un Excel?

Ya has visto todos los beneficios que te puede ofrecer un software que controle las vacaciones de tus empleados. Sin embargo, si todavía lo prefieres, también puedes intentar seguir gestionando las ausencias mediante una plantilla de Excel.

Este sistema sigue siendo el método más utilizado por los departamentos de Recursos Humanos. Eso si, también uno de los más lentos.

Dependerá de las habilidades de cada uno con el Excel. Pero con un conocimiento medio – alto podemos crear perfectamente una plantilla funcional.

A continuación, te explicamos sus ventajas e inconvenientes:

Con una plantilla de Excel podrás conseguir:

  • Personalizar la plantilla con los colores o tipografía que queramos.
  • Crear alguna función para que se vayan descontando los días a medida que se vayan marcando las vacaciones.
  • Guardar la plantilla en la nube. Por ejemplo, con Google Drive y ver todos los cambios en tiempo real.
  • Compartir el Excel con toda la plantilla.

gestion vacaciones ausencias

Con una plantilla de Excel no podrás:

  • Evitar las cadenas de mails para aprobar o rechazar las vacaciones.
  • Evitar los errores o descuidos por no anotar los días.
  • Hacer el cálculo automático de las vacaciones que le corresponden legalmente a cada trabajador.
  • Evitar destinar unas horas cada año en crear el Excel, añadir los nombres de la plantilla, revisar los festivos y puentes, etc.
  • Tener informes de recursos humanos, con los que analizar las ausencias y vacaciones de la empresa.

Pasos para crear una plantilla de vacaciones en Excel

Antes de empezar a crear tu plantilla en Excel, es importante que tengas el programa instalado en tu ordenador y que tengas la licencia, sino es posible que te dé problemas.

Sin embargo, otra opción que puedes contemplar es hacer una plantilla con un spreadsheet de Google.

Estos son los pasos que seguir:

  1. Nombra el archivo con un nombre fácil de recordar. Por ejemplo: Control de ausencias [NombreDeLaEmpresa] 2020.
  2. Empieza inmovilizando 4 columnas en la parte izquierda de la pantalla.
  3. Cuando lo tengas listo, combina las celdas de la primera fila. Aquí pondremos el año en curso (2020).
  4. En la segunda fila, haz divisiones de 28/29, 30 y 31 días para cada mes del año: enero, febrero, marzo, etc. Así hasta llegar a diciembre.
  5. En la tercera fila crea una fórmula que cuente el número anterior + 1 para que aparezca el día en número automáticamente.

Si seguiste correctamente los pasos, deberías tener una hoja de Excel más o menos así:

excel plantilla vacaciones 2020

Ahora vuelve a la izquierda de la pantalla (a la sección que habíamos inmovilizado al inicio) y añade: Equipo, Nombre del trabajador, Total de días de vacaciones disponibles y Días restantes.

Esta es una versión muy sencilla para una primera plantilla de Excel. Si se tiene un mayor dominio de la herramienta se pueden añadir más funciones o fórmulas para hacerla más inteligente. Sin embargo, con esta ya podrías llevar el control de las ausencias y vacaciones de tus empleados sin problemas.

¿Cómo escoger el mejor software para el control de ausencias y vacaciones de tus empleados?

Para saber qué sistema nos puede resultar más útil para llevar el control de las ausencias y las vacaciones podemos hacernos las siguientes cuestiones:

  • ¿Cuántos trabajadores tengo?
  • ¿Necesito tener el control de las vacaciones en la nube o en local?
  • ¿Quiero evitar mails y hacer la selección de las vacaciones más ágil?
  • ¿Cuántas políticas de vacaciones tengo?
  • ¿Necesito soporte del sistema?
  • ¿Quiero recibir informes con las ausencias y vacaciones de mi plantilla?
  • ¿Quiero que toda mi plantilla tenga una visión de las vacaciones?

Tomando en cuenta estas cuestiones podremos determinar qué opción es la que mejor se adapta a las necesidades de la empresa.

Recuerda que un software de recursos humanos no solo te ayuda a  invertir mejor tu tiempo, medir con datos el rendimiento de tus trabajadores y automatizar procesos de recursos humanos, sino que te da una ventaja competitiva importante.

Si utilizas el software de Recursos Humanos de Factorial, no hará falta calcular cada caso, ya que el programa lo hace automáticamente. Este toma de referencia los datos de inicio de incorporación de cada empleado en la empresa.

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