En lo que va de este 2023 la inflación en México ya mostró signos de desaceleración y esas son buenas noticias. Sin embargo, todavía los altos precios de productos y servicios hacen que la situación económica en el país sea compleja. Frente a ello, ¿qué alternativas tienen los trabajadores? ¿Qué puede hacer un empleador para apoyar a su fuerza laboral? Parte de la respuesta está en los vales de despensa.
Para que puedas aplicarlos de manera efectiva en tu empresa hoy vamos a explicarte qué son los vales de despensa, cuál es su normativa, qué ventajas brindan, cómo se calculan y reflejan los vales de despensa en la nómina y cómo hacer la gestión de beneficios al empleado desde RR.HH. ¡Descubre todo esto a continuación!
Tabla de contenidos
¿Qué son los vales de despensa?
De acuerdo con Business Insider, en México los vales de despensa se ubican entre las prestaciones laborales superiores a la ley más valoradas por el talento. Concretamente, los Baby Boomers y la generación X son quienes más valoran este beneficio.
Entonces, ¿estrategia de fidelización o prestación básica? ¿Qué son los vales de despensa? Un vale de despensa puede ser tanto una estrategia para fidelizar y retener talento, así como una prestación que entregas a tu personal, adicional a aquellas que son obligatorias por ley.
De este modo, los vales de despensa forman parte de las prestaciones opcionales que puede entregar un empleador a sus colaboradores, con el objetivo de brindarles apoyo para que puedan satisfacer algunas de sus necesidades básicas como el alimento. Por ello se consideran prestaciones de previsión social.
Por sobre todas las cosas, los vales de despensa que puedes ofrecer como empresa a tu personal son un gran recurso para apoyar el poder adquisitivo de los trabajadores. De modo que estos puedan satisfacer con estos cupones algunas de sus necesidades básicas y, gracias a ello, puedan optimizar su salario y tener una mejor calidad de vida.
¿Cómo funcionan los vales de despensa?
Sobre el funcionamiento de los vales de despensa podemos decir que la adopción de cada vez más recursos tecnológicos en las empresas facilita la entrega de estos vales en formato digital. En esencia, pueden otorgarse de forma física como cupones impresos o mediante tarjetas de débito o monederos electrónicos.
Una vez que el trabajador recibe los vales de despensa en cualquiera de sus formas, los puede canjear por alimentos, artículos de limpieza, útiles escolares, medicamentos, ropa, calzado e incluso electrodomésticos. Todo dependerá de los establecimientos donde el empleado pueda intercambiar sus vales.
Por ello, es fundamental saber cuál proveedor elegir, ya que de ello depende la aceptación de estos cupones en más o menos establecimientos y el nivel de flexibilidad respecto a los productos que se pueden adquirir.
Ley y normativa de los vales de despensa
Ahora bien, ¿cuál es la ley y normativa de los vales de despensa? En principio, la principal norma que regula esta prestación es la Ley de Ayuda Alimentaria para los Trabajadores, sancionada en el año 2011. En esta se dispone que los patrones podrán establecer esquemas de ayuda alimentaria para su personal, mediante cualquiera de las siguientes modalidades:
- Comidas proporcionadas a los trabajadores en:
- Comedores.
- Restaurantes.
- Otros establecimientos de consumo de alimentos.
- Despensas, ya sea mediante canastillas de alimentos o por medio de vales de despensa en formato impreso o electrónico.
En el artículo 11 de dicha ley se establece que los vales impresos deben reunir los siguientes requisitos:
- Contener la leyenda: “Este vale no podrá ser negociado total o parcialmente por dinero en efectivo”.
- Indicar la fecha de vencimiento.
- Incluir el nombre o la razón social de la empresa emisora del vale.
- Especificar si se trata de un vale de despensa o para comidas.
- Indicar de manera clara y visible el importe del vale.
- Estar impreso en papel seguridad.
Para los vales electrónicos se dispone que estos deben:
- Consistir en un dispositivo en forma de tarjeta plástica que cuente con una banda magnética o mecanismo tecnológico similar que permita identificarla en las terminales de los establecimientos afiliados a la red del proveedor de la tarjeta.
- Especificar si se trata de un vale de despensa o para comidas.
- Indicar de manera visible el nombre o la razón social de la empresa emisora de la tarjeta.
- Utilizarse para adquirir comidas o despensas únicamente.
Mientras que en el artículo 12 se detalla que está prohibido canjear los vales por dinero, ya sea en efectivo o mediante títulos de crédito. Así como utilizarlos para comprar bebidas alcohólicas, tabaco o para fines distintos a los ya indicados.
Otras normas que rigen el sistema de vales de despensa en México
En el terreno laboral, la Ley Federal del Trabajo menciona en su artículo 102 que las prestaciones en especie, como lo son los vales de despensa, deberán ser apropiadas al uso personal del trabajador y de su familia y razonablemente proporcionadas al monto del salario que se pague en efectivo.
Por otro lado, el artículo 7 de la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) indica: “se considera previsión social las erogaciones que tengan por objeto satisfacer contingencias o necesidades presentes o futuras, así como otorgar beneficios a favor de los trabajadores, de los socios o miembros de las sociedades cooperativas, tendientes a su superación física, social, económica o cultural, que les permitan el mejoramiento en su calidad de vida y en la de su familia”. De manera que los vales de despensa se atañen a estas características.
En el artículo 27 fracción XI, que se refiere a las deducciones que pueden hacer las personas morales, se establece que cuando se trate de gastos de previsión social, las prestaciones correspondientes se deben otorgar en forma general, en beneficio de todos los trabajadores.
Luego, se hace mención a los vales de despensa otorgados a los trabajadores, en tanto estos son deducibles del impuesto, siempre que su entrega se realice a través de los monederos electrónicos autorizados por el Servicio de Administración Tributaria (SAT). Lo que se constituye como una de las principales ventajas de ofrecer vales de despensa a tu equipo.
Finalmente, en el artículo 27 de la Ley del Seguro Social se menciona que los vales de despensa se pueden excluir del Salario Base de Cotización (SBC) cuando su importe no rebase el 40% del salario mínimo general diario vigente en el Distrito Federal.
¿Cómo se calculan y reflejan los vales de despensa en la nómina?
Para poder implementar de manera efectiva esta prestación dentro de tu empresa es fundamental aprender cómo se calculan y reflejan los vales de despensa en la nómina. En este sentido, existen dos esquemas que se pueden utilizar:
- El primero de ellos se fundamenta en lo que refiere el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), a través de la Ley del Seguro Social.
- En segundo lugar, está el esquema de cálculo que tiene su base en el ISR.
Es importante aclarar que puedes implementar cualquiera de los dos sistemas de cálculo, todo dependerá de las necesidades específicas de tu empresa. Ahora sí, con ello en mente veamos cómo se calculan y reflejan los vales de despensa en la nómina.
👉 También te puede interesar: Cambios que debes conocer en el impuesto sobre la nómina.
El límite para los vales de despensa que impone el IMSS
Para calcular esta prestación mediante la modalidad vinculada al IMSS, debes tener en cuenta lo que establece el artículo 27 de la Ley del Seguro Social. Como ya mencionamos, allí se señala que este tipo de prestaciones adicionales se deben excluir del Salario Base de Cotización, siempre y cuando la suma total no rebase el 40% de una Unidad de Medida y Actualización (UMA).
El valor de UMA en México para el año 2023 es de $103.74 pesos. Por ello, para calcular el 40% de esta cifra debes hacer la siguiente cuenta:
- 103.74 X 40% = $41.49 pesos diarios.
Debido a que los vales de despensa se pagan mensualmente, debes multiplicar esa suma diaria por la cantidad de días que tiene el mes. El cálculo sería:
- 41.49 X 30 = $1.244,88 pesos mensuales.
Esto quiere decir que los vales de despensa que le otorgues a tus trabajadores de forma mensual no deben ser superiores a los $1.244,88 pesos para que puedan ser deducibles. Además, recuerda que para que esta prestación cuente como exenta del SBC, debe estar correctamente registrada en la contabilidad de la empresa. Lo que también implica indicar el concepto en las nóminas de los trabajadores.
👉 Accede a la Guía para el proceso de nómina en tu empresa.
El cálculo de vales de despensa a través del ISR
La segunda alternativa para calcular los vales de despensa consiste en revisar lo que establece la Ley del ISR para asegurarte de que esta prestación quede exenta del impuesto.
En este sentido, el límite que puede quedar libre de impuestos es 7 veces el valor de UMA durante un ciclo anual de trabajo. Como ya vimos en el punto anterior, el valor de UMA es $103.74 diario y $3,112.2 mensuales. El cálculo a realizar para conocer el tope es:
- $3,112.2 x 7= $21,785.4 es 7 veces el valor de UMA.
Si divides ese total entre los 12 meses del año (ciclo anual) podrás saber cuál es el límite mensual según está norma:
- $21,785.4 / 12 = $1.815,45
Lo anterior significa que puedes otorgar hasta una cantidad de $1.815,45 pesos en vales de despensa a tus empleados cada mes.
Ventajas de ofrecer vales de despensa a tu equipo
No hay dudas de que los vales de despensa tienen la capacidad de impactar de forma positiva en los empleados y en las empresas. Veamos cuáles son las ventajas de ofrecer vales de despensa a tu equipo.
Deducción de impuestos
Como mencionamos antes, entregar vales de despensa a los empleados le permite a las compañías acceder a alivios fiscales. En este caso, las organizaciones pueden ampararse en lo que establece la LISR.
Allí, en el artículo 28, fracción XXX se indica que no serán deducibles del Impuesto Sobre la Renta los pagos que sean ingresos exentos para el trabajador, hasta por la cantidad que resulte de aplicar el factor de 0.53 al monto de dichos pagos. Es decir que los pagos de despensa, considerados ingresos exentos por la ley, son deducibles en un 53%.
En caso de que exista una disminución en el monto otorgado en concepto de vales de despensa respecto al ejercicio anterior, se podrán deducir solo 47% en el pago del impuesto.
Apoyo al bienestar del talento
Otra de las ventajas de ofrecer vales de despensa a tu equipo se relaciona al impacto que esto puede tener en el bienestar del talento. En un contexto de alta inflación como el actual, tener facilidades para adquirir alimentos sin tener que gastar el dinero del salario puede ser muy valorado por el personal.
De hecho, según estadísticas que comparte la revista mexicana Expansión, en el país el 28% de trabajadores asegura que si recibiera 1.000 pesos adicionales en su trabajo lo gastaría en alimentos. Mientras que el 84% de empleados mexicanos sostiene que, de no recibir esta prestación, reduciría la compra de alimentos.
Por ello, hoy los vales de despensa son parte de las iniciativas que potencian el bienestar de los colaboradores. Incorporarlos dentro del programa de beneficios de la empresa puede transformarse en un alivio para el poder adquisitivo del personal.
Mejora la retribución de los empleados
Muchos empleadores desearían poder ofrecer salarios más altos a sus trabajadores, pero ciertamente puede ser inviable en términos de rentabilidad. Los vales de despensa son una manera de mejorar la retribución de los empleados, sin que esto implique una mayor carga económica para la empresa.
Como ya vimos, al ser deducibles de impuestos, es posible cubrir parte de la brecha entre lo que quieren obtener los trabajadores y lo que la compañía puede otorgar a través de estos vales, sin que eso signifique una mayor carga fiscal.
Fidelización y retención de empleados
No podemos negar que otorgar prestaciones superiores a la ley dentro de un equipo puede ser muy provechoso para las organizaciones. Sobre todo si estas prestaciones realmente tienen un impacto en la calidad de vida del talento. Ese es el caso de los vales de despensa, que le facilitan a los empleados la adquisición de bienes y servicios.
Gracias a estos instrumentos puedes atraer a nuevo talento. Pero, lo más importante, es que tienes la posibilidad de fidelizar al personal que ya forma parte de tu compañía y, gracias a esa compensación, podrás retener el talento.
¿Cuál proveedor de monederos electrónicos de vales de despensa elegir?
Otra de las dudas frecuentes en torno a este tema se relaciona a cuál proveedor elegir. Para ello, debes tener en cuenta que el SAT cuenta con un padrón de emisores de monederos electrónicos de vales de despensa autorizados. Es necesario centrarse en este listado, ya que estos proveedores cumplen con todos los requisitos de legalidad que exigen las autoridades.
Ahora bien, ¿qué tener en cuenta para decidirte por uno u otro?:
- Red de establecimientos donde los trabajadores pueden canjear los vales. Aunque es verdad que se pueden intercambiar en todo el país, dependiendo el proveedor que elijas tus empleados tendrán más o menos opciones. Por eso, es importante evaluar esto antes de tomar una decisión.
- Variedad de productos que se pueden adquirir. No todas las empresas tienen las mismas necesidades. Mientras en algunas los empleadores prefieren canjear los vales por alimentos, en otras, los trabajadores buscan mayor flexibilidad y más alternativas al momento de intercambiar sus vales. Ten en cuenta este criterio al definir cuál proveedor elegir.
- Ventajas para la empresa. Otro punto a investigar es acerca de la flexibilidad que ofrecen los proveedores en cuanto a los contratos, ya sea los acuerdos de pago, como la cancelación.
- Reputación del proveedor. El hecho de que el SAT autorice a estos proveedores ya da cierta tranquilidad. Pero, sin dudas, no es suficiente para saber cómo trabaja y qué experiencia brinda cada una de estas compañías. Por ello, asegúrate de indagar en las experiencias de sus beneficiarios y las organizaciones que los contratan.
Gestión de beneficios al empleado desde RR.HH.
La gestión de beneficios al empleado desde RR.HH. requiere de un rol activo por parte del área de talento. En el caso concreto de los vales de despensa, integrarlos dentro del paquete de beneficios de la empresa es solo una parte de la tarea.
El resto del trabajo consiste en:
- Informar. Esto es, darles a conocer a los empleados que cuentan con el beneficio. Además de indicarles que estará discriminado en su nómina, para que puedan llevar un control. Sumado a explicarles cómo funciona esta prestación y qué es lo que pueden adquirir con ella.
- Promover. Aunque puede ser un beneficio muy valorado, hay empleados que quizás crean que es complejo de utilizar. Por ello, desde RR.HH. se debe promover su uso. Es decir, incentivar al equipo para que le saque provecho, ya que la idea detrás de esta prestación es fomentar el bienestar de los trabajadores, pero de nada sirve si no la utilizan.
- Educar. Más de la mitad de los trabajadores mexicanos padece estrés por cuestiones de dinero. Sin duda, la educación financiera puede ser un gran diferencial para tus empleados. Puedes aprovechar la incorporación de los vales de despensa en tu plan de beneficios para formar al talento y enseñarle a usar esta prestación de forma estratégica.
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Si has llegado hasta aquí ahora sabes que los vales de despensa pueden ser una prestación muy valiosa para tus colaboradores. Además, puede traer importantes ventajas a nivel fiscal para la empresa. Pero, sin dudas, gestionar este y otros beneficios para empleados suele ser todo un desafío. Principalmente porque necesitas tiempo para hacerlo bien y conseguir los resultados esperados.
En Factorial entendemos que la gestión de talento implica estar presentes para las personas del equipo. Acompañar y apoyar a los colaboradores en lo que necesiten para desarrollarse, balancear su vida laboral y personal y poder dar lo mejor de sí en el trabajo.
Por ello, hemos creado un software de Recursos Humanos con múltiples funcionalidades para que encuentres todo lo que necesitas en un solo lugar y puedas impulsar a tu equipo.
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