{"id":183152,"date":"2026-03-09T12:00:20","date_gmt":"2026-03-09T10:00:20","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=183152"},"modified":"2026-03-10T01:31:21","modified_gmt":"2026-03-09T23:31:21","slug":"plazo-de-conservacion-de-documentos-administrativos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.mx\/blog\/plazo-de-conservacion-de-documentos-administrativos\/","title":{"rendered":"Plazo de conservaci\u00f3n de documentos administrativos: gu\u00eda para empresas"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">En cualquier empresa, la actividad diaria genera una gran cantidad de informaci\u00f3n. Desde contratos, facturas, expedientes de empleados, reportes contables o acuerdos con proveedores. En medio de esta operaci\u00f3n constante, la duda para la mayor\u00eda de las organizaciones es, \u00bf<\/span><b>cu\u00e1l es el plazo de conservaci\u00f3n de documentos administrativos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> y durante cu\u00e1nto tiempo deben mantenerse archivados para cumplir con las obligaciones de la empresa?<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La conservaci\u00f3n documental forma parte de la gesti\u00f3n administrativa de una empresa. Tambi\u00e9n, permite mantener orden en la informaci\u00f3n, respaldar decisiones y disponer de evidencia ante auditor\u00edas o revisiones internas. Adem\u00e1s, distintos documentos deben conservarse durante periodos espec\u00edficos para cumplir con requisitos legales, fiscales o laborales.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Entender cu\u00e1nto tiempo deben conservarse los documentos administrativos y c\u00f3mo organizarlos correctamente ayuda a las empresas a reducir riesgos, mantener su informaci\u00f3n disponible y facilitar procesos de control.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">En esta gu\u00eda te explicamos qu\u00e9 implica la conservaci\u00f3n documental en una empresa. Tambi\u00e9n, qu\u00e9 tipos de documentos deben archivarse y cu\u00e1les son los plazos que suelen aplicarse en la pr\u00e1ctica empresarial.<\/span><\/p>\n<div class=\"js-toc toc\">\n<p class=\"js-toc-title toc__title\">Tabla de contenidos<\/p>\n<nav id=\"fac_toc_nav\" class=\"js-toc-nav toc__nav\" aria-label=\"Tabla de contenidos\"><ol class=\"toc__list toc__list--level-1\"><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-1\" href=\"https:\/\/factorial.mx\/blog\/plazo-de-conservacion-de-documentos-administrativos\/#\u00bfque-es-el-plazo-de-conservacion-de-documentos-administrativos\" title=\"\u00bfQu\u00e9 es el plazo de conservaci\u00f3n de documentos administrativos?\" data-target-id=\"\u00bfque-es-el-plazo-de-conservacion-de-documentos-administrativos\">\u00bfQu\u00e9 es el plazo de conservaci\u00f3n de documentos administrativos?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-2\" href=\"https:\/\/factorial.mx\/blog\/plazo-de-conservacion-de-documentos-administrativos\/#\u00bfpor-que-es-importante-conservar-documentos-administrativos-en-una-empresa\" title=\"\u00bfPor qu\u00e9 es importante conservar documentos administrativos en una empresa?\" data-target-id=\"\u00bfpor-que-es-importante-conservar-documentos-administrativos-en-una-empresa\">\u00bfPor qu\u00e9 es importante conservar documentos administrativos en una empresa?<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-3\" href=\"https:\/\/factorial.mx\/blog\/plazo-de-conservacion-de-documentos-administrativos\/#tipos-de-documentos-administrativos-en-una-empresa\" title=\"Tipos de documentos administrativos en una empresa\" data-target-id=\"tipos-de-documentos-administrativos-en-una-empresa\">Tipos de documentos administrativos en una empresa<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-4\" href=\"https:\/\/factorial.mx\/blog\/plazo-de-conservacion-de-documentos-administrativos\/#plazos-de-conservacion-de-documentos-administrativos\" title=\"Plazos de conservaci\u00f3n de documentos administrativos\" data-target-id=\"plazos-de-conservacion-de-documentos-administrativos\">Plazos de conservaci\u00f3n de documentos administrativos<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-5\" href=\"https:\/\/factorial.mx\/blog\/plazo-de-conservacion-de-documentos-administrativos\/#normativa-sobre-conservacion-documental-en-empresas\" title=\"Normativa sobre conservaci\u00f3n documental en empresas\" data-target-id=\"normativa-sobre-conservacion-documental-en-empresas\">Normativa sobre conservaci\u00f3n documental en empresas<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-6\" href=\"https:\/\/factorial.mx\/blog\/plazo-de-conservacion-de-documentos-administrativos\/#como-organizar-el-archivo-de-documentos-administrativos\" title=\"C\u00f3mo organizar el archivo de documentos administrativos\" data-target-id=\"como-organizar-el-archivo-de-documentos-administrativos\">C\u00f3mo organizar el archivo de documentos administrativos<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-7\" href=\"https:\/\/factorial.mx\/blog\/plazo-de-conservacion-de-documentos-administrativos\/#como-digitalizar-y-gestionar-documentos-administrativos\" title=\"C\u00f3mo digitalizar y gestionar documentos administrativos\" data-target-id=\"como-digitalizar-y-gestionar-documentos-administrativos\">C\u00f3mo digitalizar y gestionar documentos administrativos<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-8\" href=\"https:\/\/factorial.mx\/blog\/plazo-de-conservacion-de-documentos-administrativos\/#como-gestionar-documentos-administrativos-con-software-hr\" title=\"C\u00f3mo gestionar documentos administrativos con software HR\" data-target-id=\"como-gestionar-documentos-administrativos-con-software-hr\">C\u00f3mo gestionar documentos administrativos con software HR<\/a><\/li><li class=\"toc-heading-level-2\"><a class=\"toc__link toc-link-heading-9\" href=\"https:\/\/factorial.mx\/blog\/plazo-de-conservacion-de-documentos-administrativos\/#preguntas-frecuentes-sobre-el-plazo-de-conservacion-de-documentos-administrativos\" title=\"Preguntas frecuentes sobre el plazo de conservaci\u00f3n de documentos administrativos\" data-target-id=\"preguntas-frecuentes-sobre-el-plazo-de-conservacion-de-documentos-administrativos\">Preguntas frecuentes sobre el plazo de conservaci\u00f3n de documentos administrativos<\/a><\/li><\/ol><\/nav><\/div>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">\u00bfQu\u00e9 es el plazo de conservaci\u00f3n de documentos administrativos?<\/span><\/h2>\n<p><b>El plazo de conservaci\u00f3n de documentos administrativos se refiere al periodo durante el cual una empresa debe mantener determinados documentos archivados y disponibles, ya sea en formato f\u00edsico o digital.<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> Este plazo establece durante cu\u00e1nto tiempo la organizaci\u00f3n debe conservar registros relacionados con su operaci\u00f3n, con el objetivo de garantizar que la informaci\u00f3n pueda consultarse cuando sea necesario.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Es com\u00fan que las empresas generen distintos tipos de documentos a lo largo de su actividad. Como contratos laborales, facturas, comprobantes fiscales, reportes contables o expedientes de empleados. Muchos de estos documentos deben conservarse durante un tiempo porque forman parte de la evidencia documental de las operaciones de la empresa. Adem\u00e1s, pueden ser requeridos en revisiones, auditor\u00edas o procedimientos administrativos.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Por esta raz\u00f3n, los plazos de conservaci\u00f3n no son arbitrarios. Existen para asegurar que las organizaciones puedan cumplir con diferentes <\/span><b>obligaciones legales, fiscales y administrativas<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Por ejemplo, algunas normativas establecen periodos espec\u00edficos para conservar documentaci\u00f3n contable o comprobantes fiscales, mientras que otros registros deben mantenerse disponibles durante la relaci\u00f3n laboral de un trabajador o incluso despu\u00e9s de que esta haya terminado.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">En este sentido, el plazo de conservaci\u00f3n funciona como una referencia para la gesti\u00f3n documental dentro de la empresa. Define <\/span><b>durante cu\u00e1nto tiempo ciertos documentos deben permanecer accesibles<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, permitiendo mantener un archivo organizado, respaldar la informaci\u00f3n de la organizaci\u00f3n y cumplir con las obligaciones regulatorias que aplican a cada tipo de documento.<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">\u00bfPor qu\u00e9 es importante conservar documentos administrativos en una empresa?<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La conservaci\u00f3n de documentos administrativos forma parte del funcionamiento cotidiano de una empresa. Mantener un archivo ordenado no solo facilita la organizaci\u00f3n de la informaci\u00f3n, tambi\u00e9n permite respaldar procesos, decisiones y operaciones a lo largo del tiempo.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Entre los principales beneficios de conservar correctamente la documentaci\u00f3n empresarial se encuentran:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Control administrativo<\/b><b><br \/>\n<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Un archivo organizado permite dar seguimiento a contratos, registros contables, expedientes de empleados o acuerdos con proveedores. Esto facilita la gesti\u00f3n interna y evita depender de informaci\u00f3n dispersa o dif\u00edcil de localizar.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Trazabilidad de operaciones<\/b><b><br \/>\n<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Los documentos administrativos registran c\u00f3mo se han llevado a cabo distintas actividades dentro de la empresa. Contar con estos registros permite revisar el historial de decisiones, movimientos financieros o acuerdos comerciales cuando es necesario.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Respaldo ante auditor\u00edas internas<\/b><b><br \/>\n<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Disponer de documentaci\u00f3n organizada ayuda a comprobar que los procedimientos se han realizado correctamente y que existe evidencia de las operaciones de la empresa.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Acceso a informaci\u00f3n hist\u00f3rica<\/b><b><br \/>\n<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">La conservaci\u00f3n documental permite consultar informaci\u00f3n de periodos anteriores, revisar acuerdos pasados o recuperar datos que pueden resultar relevantes para la gesti\u00f3n actual.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Orden y continuidad operativa<\/b><b><br \/>\n<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">Cuando la informaci\u00f3n se conserva de manera estructurada, los procesos administrativos se desarrollan con mayor claridad y la organizaci\u00f3n puede mantener continuidad en sus operaciones.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><b><i>Te recomendamos leer: <\/i><\/b><a href=\"https:\/\/factorial.mx\/blog\/gestion-documental-para-industria\/\"><b><i>Centraliza documentos de seguridad, contratos y certificados laborales<\/i><\/b><\/a><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Tipos de documentos administrativos en una empresa<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Cada documento cumple una funci\u00f3n espec\u00edfica dentro de la gesti\u00f3n administrativa y, por esta raz\u00f3n, <\/span><b>los plazos de conservaci\u00f3n pueden variar seg\u00fan el tipo de documento y la informaci\u00f3n que contiene<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Identificar estas categor\u00edas permite organizar mejor el archivo documental de la empresa y comprender por qu\u00e9 algunos registros deben conservarse durante m\u00e1s tiempo que otros.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A continuaci\u00f3n, te mostramos algunos de los <\/span><b>documentos administrativos m\u00e1s comunes en las organizaciones<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<h3><b>Documentos laborales<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Son los registros relacionados con la relaci\u00f3n entre la empresa y sus trabajadores. Estos documentos permiten dar seguimiento a la gesti\u00f3n del talento, registrar condiciones laborales y mantener evidencia de los acuerdos establecidos.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Entre los m\u00e1s habituales se encuentran:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Contratos de trabajo<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Expedientes de empleados<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Recibos de n\u00f3mina<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3><b>Documentos fiscales<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Este tipo de documentaci\u00f3n est\u00e1 relacionada con las obligaciones tributarias de la empresa y con el registro de operaciones ante las autoridades fiscales. Conservar estos documentos permite mantener evidencia de las transacciones y respaldar la informaci\u00f3n reportada en materia fiscal.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Algunos ejemplos son:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Facturas<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><a href=\"https:\/\/factorial.mx\/blog\/cedula-fiscal\/\"><span style=\"font-weight: 400;\">Declaraciones fiscales<\/span><\/a><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Comprobantes fiscales<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3><b>Documentos contables<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Los documentos contables registran la informaci\u00f3n financiera de la empresa y permiten llevar un control de ingresos, gastos y movimientos econ\u00f3micos. Tambi\u00e9n sirven como base para la elaboraci\u00f3n de reportes financieros y an\u00e1lisis del desempe\u00f1o del negocio.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Entre ellos se encuentran:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Libros contables<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Estados financieros<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h3><b>Documentos contractuales o corporativos<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">En esta categor\u00eda se incluyen los documentos que formalizan acuerdos comerciales o relaciones con terceros. Por ejemplo, aquellos que tienen que ver con proveedores, socios o clientes. Estos registros permiten dejar constancia de las condiciones pactadas y de las responsabilidades de cada parte.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Algunos ejemplos son:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Contratos con proveedores<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Acuerdos comerciales<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Comprender qu\u00e9 tipo de documentos genera una empresa es el primer paso para definir <\/span><b>c\u00f3mo deben organizarse y durante cu\u00e1nto tiempo deben conservarse<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Considera que\u00a0 cada categor\u00eda puede estar sujeta a distintos plazos y requerimientos administrativos.<\/span><\/p>\n<h4><b>\ud83d\udce5 Plantilla para organizar expedientes de empleados<\/b><\/h4>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Si necesitas estructurar mejor la informaci\u00f3n de tu equipo, puedes utilizar una <\/span><b>plantilla de base de datos de empleados<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> para centralizar datos clave como informaci\u00f3n personal, puesto, \u00e1rea o documentos laborales. \ud83d\udc49 Descarga aqu\u00ed una<\/span><a href=\"https:\/\/factorial.mx\/formatos\/plantilla-base-datos-empleados\"> <b>plantilla gratuita de base de datos de empleados<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> para organizar la informaci\u00f3n de tu equipo<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Plazos de conservaci\u00f3n de documentos administrativos<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Una de las preguntas m\u00e1s frecuentes en la gesti\u00f3n documental empresarial es <\/span><b>cu\u00e1nto tiempo deben conservarse los documentos administrativos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. La respuesta depende del tipo de documento y de las obligaciones que la empresa debe cumplir en materia laboral, fiscal o contable.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A continuaci\u00f3n, se muestran algunos ejemplos de <\/span><b>plazos de conservaci\u00f3n habituales en la documentaci\u00f3n empresarial<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<table style=\"width: 96.644%; height: 330px;\">\n<tbody>\n<tr style=\"height: 55px;\">\n<td style=\"text-align: center; height: 55px;\"><b>Documento<\/b><\/td>\n<td style=\"text-align: center; height: 55px;\"><b>Plazo de conservaci\u00f3n<\/b><\/td>\n<\/tr>\n<tr style=\"height: 55px;\">\n<td style=\"height: 55px;\"><b>Contratos laborales<\/b><\/td>\n<td style=\"height: 55px;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Durante la relaci\u00f3n laboral y un periodo posterior seg\u00fan la normativa aplicable<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr style=\"height: 55px;\">\n<td style=\"height: 55px;\"><b>Recibos de n\u00f3mina<\/b><\/td>\n<td style=\"height: 55px;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Durante el tiempo establecido por la normativa laboral y fiscal<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr style=\"height: 55px;\">\n<td style=\"height: 55px;\"><b>Documentos contables<\/b><\/td>\n<td style=\"height: 55px;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Durante el periodo fiscal correspondiente<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr style=\"height: 55px;\">\n<td style=\"height: 55px;\"><b>Facturas y comprobantes<\/b><\/td>\n<td style=\"height: 55px;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Seg\u00fan el plazo definido por la legislaci\u00f3n fiscal<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<tr style=\"height: 55px;\">\n<td style=\"height: 55px;\"><b>Expedientes de empleados<\/b><\/td>\n<td style=\"height: 55px;\"><span style=\"font-weight: 400;\">Durante la relaci\u00f3n laboral y durante un tiempo adicional despu\u00e9s de su finalizaci\u00f3n<\/span><\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Es importante considerar que estos plazos <\/span><b>no son iguales para todos los documentos<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Cada tipo de registro responde a obligaciones distintas dentro de la operaci\u00f3n de la empresa. Por ejemplo, la documentaci\u00f3n contable suele estar vinculada a periodos fiscales, mientras que los documentos laborales se relacionan con la duraci\u00f3n de la relaci\u00f3n de trabajo y con posibles revisiones posteriores.<\/span><\/p>\n<h3><b>Principios internacionales de conservaci\u00f3n documental (ISO 15489)<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A nivel internacional, la <\/span><a href=\"https:\/\/www.iso.org\/standard\/62542.html\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><b>norma ISO 15489 sobre gesti\u00f3n de documentos<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> establece los principios para la creaci\u00f3n, captura, organizaci\u00f3n y conservaci\u00f3n de registros dentro de las organizaciones. Esta norma define los conceptos y directrices que permiten dise\u00f1ar sistemas de gesti\u00f3n documental capaces de garantizar que los documentos permanezcan <\/span><b>aut\u00e9nticos, fiables, \u00edntegros y accesibles durante todo su ciclo de vida<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Entre los aspectos que establece la norma destacan:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Creaci\u00f3n y captura adecuada de documentos en las actividades de la organizaci\u00f3n<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Asignaci\u00f3n de responsabilidades para su gesti\u00f3n<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Clasificaci\u00f3n y control de los registros<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Uso de metadatos y sistemas documentales para facilitar su localizaci\u00f3n<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Supervisi\u00f3n y auditor\u00eda de los procesos de gesti\u00f3n documental.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">El objetivo de estos lineamientos es asegurar que la informaci\u00f3n generada por una empresa pueda utilizarse como <\/span><b>evidencia de sus actividades<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Tambi\u00e9n, para que se mantenga disponible cuando sea necesario y pueda gestionarse de forma sistem\u00e1tica durante todo su ciclo de vida.<\/span><\/p>\n<h3><b>Plazos de conservaci\u00f3n de documentos en M\u00e9xico<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">En M\u00e9xico, distintos marcos legales establecen periodos espec\u00edficos para conservar documentaci\u00f3n empresarial, especialmente en materia fiscal y contable.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Por ejemplo, el <\/span><b>art\u00edculo 30 del C\u00f3digo Fiscal de la Federaci\u00f3n<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> establece que la contabilidad y la documentaci\u00f3n relacionada con las operaciones de la empresa deben conservarse <\/span><b>durante al menos cinco a\u00f1os<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, contados a partir de la fecha en que se presentaron o debieron presentarse las declaraciones correspondientes.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Adem\u00e1s, el <\/span><a href=\"https:\/\/mexico.justia.com\/federales\/codigos\/codigo-de-comercio\/libro-primero\/titulo-segundo\/capitulo-i\/\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><b>C\u00f3digo de Comercio<\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400;\"> se\u00f1ala que los comerciantes deben conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo m\u00ednimo de <\/span><b>diez a\u00f1os<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Esto se debe a que dichos registros forman parte de la evidencia documental de las operaciones empresariales.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Estas disposiciones muestran que los plazos de conservaci\u00f3n pueden variar seg\u00fan el tipo de documento y la legislaci\u00f3n aplicable. Por esta raz\u00f3n, muchas empresas establecen <\/span><b>pol\u00edticas internas de conservaci\u00f3n documental<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> que les permiten organizar sus archivos y definir durante cu\u00e1nto tiempo deben mantenerse disponibles los distintos registros administrativos.<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Normativa sobre conservaci\u00f3n documental en empresas<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La conservaci\u00f3n de documentos administrativos en una empresa responde a una buena pr\u00e1ctica y tambi\u00e9n est\u00e1 vinculada a distintas <\/span><b>obligaciones legales que regulan la gesti\u00f3n de informaci\u00f3n empresarial<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Como ya mencionamos, algunas normativas establecen plazos espec\u00edficos para conservar documentaci\u00f3n contable o fiscal. Mientras que otras disposiciones est\u00e1n relacionadas con la gesti\u00f3n laboral o con procesos administrativos.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">En t\u00e9rminos generales, los plazos de conservaci\u00f3n documental suelen estar asociados a <\/span><b>tres grandes \u00e1mbitos regulatorios.<\/b><\/p>\n<h3><b>1. Legislaci\u00f3n laboral<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Las empresas deben conservar documentaci\u00f3n relacionada con la relaci\u00f3n de trabajo, como contratos, recibos de n\u00f3mina o expedientes de empleados. Estos documentos pueden ser requeridos en revisiones laborales, conciliaciones o procesos relacionados con derechos de los trabajadores.<\/span><\/p>\n<h3><b>2. Normativa fiscal<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Las disposiciones fiscales establecen obligaciones para conservar documentaci\u00f3n que respalde las operaciones econ\u00f3micas de la empresa, como facturas, comprobantes fiscales, registros contables o declaraciones tributarias. Estos registros permiten demostrar la veracidad de la informaci\u00f3n presentada ante las autoridades fiscales.<\/span><\/p>\n<h3><b>3. Obligaciones administrativas y comerciales<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tambi\u00e9n existen disposiciones relacionadas con la conservaci\u00f3n de documentos que forman parte de la actividad empresarial, como contratos comerciales, acuerdos con proveedores o registros corporativos que respaldan las operaciones de la organizaci\u00f3n.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Bajo este contexto, mantener los documentos disponibles durante los periodos establecidos permite que las empresas puedan <\/span><b>atender inspecciones, auditor\u00edas o revisiones administrativas cuando las autoridades lo requieran<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Adem\u00e1s es una forma de\u00a0 respaldar adecuadamente las operaciones y decisiones de la organizaci\u00f3n.<\/span><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">C\u00f3mo organizar el archivo de documentos administrativos<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Conservar documentos no solo implica guardarlos durante un periodo determinado. Para que la informaci\u00f3n sea realmente \u00fatil, las empresas necesitan <\/span><b>estructurar su archivo documental de manera clara y consistente<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. Una organizaci\u00f3n permite localizar documentos con rapidez, mantener orden en la informaci\u00f3n y facilitar la gesti\u00f3n administrativa diaria.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Para lograrlo, muchas organizaciones establecen criterios internos que definen c\u00f3mo deben clasificarse, almacenarse y conservarse los documentos.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Algunas buenas pr\u00e1cticas para organizar el archivo de documentos administrativos incluyen las siguientes:<\/span><\/p>\n<h3><b>Clasificaci\u00f3n por tipo de documento<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">El primer paso consiste en agrupar los documentos seg\u00fan su naturaleza. Separar la documentaci\u00f3n laboral, fiscal, contable o contractual facilita su gesti\u00f3n y permite aplicar criterios de conservaci\u00f3n espec\u00edficos a cada categor\u00eda. Esta clasificaci\u00f3n tambi\u00e9n ayuda a evitar duplicidades y a mantener una estructura documental m\u00e1s clara.<\/span><\/p>\n<h3><b>Archivo cronol\u00f3gico<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Organizar los documentos por fechas permite seguir el historial de las operaciones de la empresa y localizar registros correspondientes a un periodo espec\u00edfico. Este criterio suele utilizarse en documentos contables, fiscales o administrativos que se generan de forma peri\u00f3dica.<\/span><\/p>\n<h3><b>Nomenclatura clara de archivos<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Asignar nombres claros y consistentes a los documentos facilita su identificaci\u00f3n y b\u00fasqueda. Muchas empresas establecen convenciones internas que incluyen informaci\u00f3n como el tipo de documento, la fecha o el \u00e1rea responsable.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Por ejemplo, un archivo puede nombrarse siguiendo una estructura como: <\/span><i><span style=\"font-weight: 400;\">tipo de documento \u2013 a\u00f1o \u2013 \u00e1rea \u2013 descripci\u00f3n<\/span><\/i><span style=\"font-weight: 400;\">.<\/span><\/p>\n<h3><a href=\"https:\/\/factorial.mx\/blog\/politicas-recursos-humanos\/\"><b>Pol\u00edticas internas<\/b><\/a><b> de conservaci\u00f3n documental<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Adem\u00e1s de la organizaci\u00f3n del archivo, las empresas suelen definir pol\u00edticas internas que establecen c\u00f3mo deben gestionarse los documentos. Estas pol\u00edticas pueden incluir criterios sobre clasificaci\u00f3n, almacenamiento, plazos de conservaci\u00f3n y procedimientos para eliminar o depurar archivos cuando ya no es necesario conservarlos.<\/span><\/p>\n<div class=\"factorial-banner inline-banner banner-demo category-digitalizacion\"\n    data-banner-id=\"175581\"\n    data-banner-type=\"demo\"\n    data-category=\"Digitalizaci\u00f3n\">\n    <div class=\"banner-content\">\n        <div class=\"banner-text\">\n                            <h4>Conserva y gestiona tus documentos en un \u00fanico espacio seguro<\/h4>\n            \n                            <p>Gestiona todos tus documentos en Factorial: centraliza, organiza y accede de manera segura en cualquier momento.<\/p>\n            \n                            <a href=\"https:\/\/factorial.mx\/solicitar-demo\"\n                    class=\"factorial-cta-button not-prose demo btn-brand\" data-cta=\"demo\" data-cta-position=\"inline-banner\">\n                    Pedir una demo                <\/a>\n                    <\/div>\n\n        <div class=\"banner-image has-image\">\n            <img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/factorialhr.com\/wp-content\/uploads\/2025\/12\/17202524\/%F0%9F%93%B1-Iphone-X.png\" class=\"not-prose\" \/>\n        <\/div>\n    <\/div>\n<\/div>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">C\u00f3mo digitalizar y gestionar documentos administrativos<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">La digitalizaci\u00f3n documental permite transformar archivos f\u00edsicos en registros electr\u00f3nicos que pueden almacenarse, consultarse y gestionarse de manera m\u00e1s eficiente. Este proceso ayuda a las empresas a reducir el uso de papel\u00a0 y facilitar el acceso a la informaci\u00f3n. Al mismo tiempo, mantienen\u00a0 un control m\u00e1s claro sobre su archivo administrativo.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Para tener una digitalizaci\u00f3n eficiente es importante seguir un proceso que garantice que los documentos puedan conservarse, localizarse y utilizarse correctamente dentro de la organizaci\u00f3n. A continuaci\u00f3n te explicamos qu\u00e9 pasos puedes seguir:\u00a0<\/span><\/p>\n<h3><b>1. Escanear los documentos f\u00edsicos<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">El primer paso consiste en convertir los documentos en archivos digitales mediante esc\u00e1neres o herramientas de digitalizaci\u00f3n. Este proceso debe realizarse con una calidad adecuada para asegurar que el contenido sea legible y que el documento pueda utilizarse como referencia o respaldo administrativo.<\/span><\/p>\n<h3><b>2. Convertir los archivos a formatos adecuados<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Una vez escaneados, los documentos suelen almacenarse en formatos estables y ampliamente utilizados, como <\/span><b>PDF o PDF\/A<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, que permiten conservar el contenido del archivo y facilitan su consulta a largo plazo.<\/span><\/p>\n<h3><b>3. Aplicar reconocimiento de texto (OCR)<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Muchas empresas utilizan herramientas de <\/span><b>reconocimiento \u00f3ptico de caracteres (OCR)<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> para que los documentos escaneados puedan ser buscados por palabras clave. Esto permite localizar informaci\u00f3n dentro del documento sin necesidad de revisar manualmente cada archivo.<\/span><\/p>\n<h3><b>4. Almacenar los documentos en sistemas digitales seguros<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Despu\u00e9s de la digitalizaci\u00f3n, los archivos deben guardarse en plataformas o repositorios documentales que permitan almacenarlos de forma segura. Estos sistemas facilitan la consulta de la informaci\u00f3n y ayudan a mantener la documentaci\u00f3n organizada.<\/span><\/p>\n<h3><b>5. Establecer copias de seguridad<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Para proteger la informaci\u00f3n digitalizada, las empresas suelen implementar sistemas de respaldo que permiten recuperar los documentos en caso de fallos t\u00e9cnicos, p\u00e9rdida de datos o incidentes inform\u00e1ticos.<\/span><\/p>\n<h4><b>\u00bfBuscas una forma m\u00e1s sencilla de gestionar los documentos de tu empresa?<\/b><\/h4>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Centraliza contratos, expedientes de empleados y documentos administrativos en un solo lugar con un sistema de gesti\u00f3n documental dise\u00f1ado para Recursos Humanos.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\ud83d\udc49<\/span><a href=\"https:\/\/factorial.mx\/gestion-documental\"> <b>Descubre c\u00f3mo funciona la gesti\u00f3n documental de Factorial<\/b><\/a><b> y organiza la informaci\u00f3n de tu empresa de forma segura y accesible.<\/b><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">C\u00f3mo gestionar documentos administrativos con software HR<\/span><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">A medida que las empresas crecen, tambi\u00e9n aumenta la cantidad de documentos que deben gestionar. Desde contratos, expedientes de empleados, comprobantes de n\u00f3mina, hasta registros administrativos. Mantener toda esta informaci\u00f3n organizada puede ser complejo si los documentos se almacenan en m\u00faltiples carpetas, correos electr\u00f3nicos o archivos f\u00edsicos dispersos.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Por eso, muchas organizaciones utilizan <\/span><b>software de Recursos Humanos (HR).<\/b> Ya que es una manera de<span style=\"font-weight: 400;\"> centralizar la gesti\u00f3n documental y mantener los registros administrativos ordenado y accesibles. Estas plataformas permiten almacenar, organizar y consultar documentos laborales dentro de un mismo sistema. De esta forma se facilita el control de la informaci\u00f3n y se reduce la carga administrativa.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Entre las principales ventajas de gestionar documentos administrativos mediante software de Recursos Humanos se encuentran:<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Almacenamiento seguro de documentos laborales<\/b><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Centralizaci\u00f3n de expedientes de empleados<\/b><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Facilidad para auditor\u00edas y revisiones internas<\/b><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Mejor cumplimiento documental<\/b><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Organizaci\u00f3n estructurada de archivos digitales<\/b><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Contar con herramientas tecnol\u00f3gicas para gestionar documentos administrativos permite a las empresas simplificar procesos. Al mismo tiempo, mejoran la organizaci\u00f3n de la informaci\u00f3n y reducen el tiempo dedicado a tareas administrativas.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Si tu empresa busca organizar la documentaci\u00f3n laboral, centralizar expedientes de empleados y mantener sus registros administrativos siempre accesibles, <\/span><b>puedes conocer c\u00f3mo funciona el software de Recursos Humanos de Factorial. \ud83d\udc49 <\/b><a href=\"https:\/\/factorial.mx\/solicitar-demo\"><b>Solicita una demo gratuita para tu equipo.\u00a0<\/b><\/a><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.mx\/solicitar-demo\"><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-144158 size-full\" src=\"https:\/\/factorial.mx\/wp-content\/uploads\/2023\/08\/08013827\/Banner-blog-generico-MX.webp\" alt=\"Software de recursos humanos Factorial\" width=\"756\" height=\"308\" srcset=\"https:\/\/factorial.mx\/wp-content\/uploads\/2023\/08\/08013827\/Banner-blog-generico-MX.webp 756w, https:\/\/factorial.mx\/wp-content\/uploads\/2023\/08\/08013827\/Banner-blog-generico-MX-300x122.webp 300w\" sizes=\"(max-width: 756px) 100vw, 756px\" \/><\/a><\/p>\n<h2><span style=\"font-weight: 400;\">Preguntas frecuentes sobre el plazo de conservaci\u00f3n de documentos administrativos<\/span><\/h2>\n<h3><b>\u00bfQu\u00e9 es el plazo de conservaci\u00f3n de documentos administrativos?<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">El plazo de conservaci\u00f3n de documentos administrativos es el tiempo durante el cual una empresa debe mantener ciertos registros archivados para cumplir con obligaciones legales, fiscales o laborales. Estos documentos funcionan como respaldo de las operaciones de la organizaci\u00f3n y deben conservarse durante el periodo establecido por la normativa aplicable.<\/span><\/p>\n<h3><b>\u00bfCu\u00e1nto tiempo deben guardarse los documentos administrativos?<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">El tiempo de conservaci\u00f3n depende del tipo de documento y de la normativa que lo regula. Por ejemplo, algunos documentos contables o fiscales deben conservarse durante varios a\u00f1os, mientras que ciertos registros laborales se mantienen durante la relaci\u00f3n laboral y un periodo posterior para posibles revisiones administrativas.<\/span><\/p>\n<h3><b>\u00bfCu\u00e1nto tiempo deben conservarse los documentos de una empresa en M\u00e9xico?<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">En M\u00e9xico, algunos documentos empresariales deben conservarse durante plazos espec\u00edficos establecidos por la legislaci\u00f3n. Por ejemplo, el <\/span><b>C\u00f3digo Fiscal de la Federaci\u00f3n<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> se\u00f1ala que la contabilidad y la documentaci\u00f3n relacionada con las operaciones de la empresa deben conservarse durante <\/span><b>al menos cinco a\u00f1os<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">, contados a partir de la presentaci\u00f3n de las declaraciones correspondientes.<\/span><\/p>\n<h3><b>\u00bfPor qu\u00e9 es importante conservar documentos en una empresa?<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Conservar documentos administrativos permite mantener un registro organizado de las operaciones de la empresa. Tambi\u00e9n facilita auditor\u00edas internas, revisiones fiscales o procesos administrativos, ya que los documentos funcionan como evidencia de contratos, transacciones o decisiones empresariales.<\/span><\/p>\n<h3><b>\u00bfSe pueden digitalizar los documentos administrativos?<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">S\u00ed. Muchas empresas digitalizan sus documentos para almacenarlos en sistemas de gesti\u00f3n documental. Esto facilita el acceso a la informaci\u00f3n, reduce el uso de archivos f\u00edsicos y permite organizar los registros administrativos de forma m\u00e1s eficiente dentro de la empresa.<\/span><\/p>\n<p><script type=\"application\/ld+json\">\n{\n  \"@context\": \"https:\/\/schema.org\",\n  \"@type\": \"FAQPage\",\n  \"mainEntity\": [{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"\u00bfQu\u00e9 es el plazo de conservaci\u00f3n de documentos administrativos?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"El plazo de conservaci\u00f3n de documentos administrativos es el tiempo durante el cual una empresa debe mantener ciertos registros archivados para cumplir con obligaciones legales, fiscales o laborales. Estos documentos funcionan como respaldo de las operaciones de la organizaci\u00f3n y deben conservarse durante el periodo establecido por la normativa aplicable.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"\u00bfCu\u00e1nto tiempo deben guardarse los documentos administrativos?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"El tiempo de conservaci\u00f3n depende del tipo de documento y de la normativa que lo regula. 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Por ejemplo, el C\u00f3digo Fiscal de la Federaci\u00f3n se\u00f1ala que la contabilidad y la documentaci\u00f3n relacionada con las operaciones de la empresa deben conservarse durante al menos cinco a\u00f1os, contados a partir de la presentaci\u00f3n de las declaraciones correspondientes.\"\n    }\n  },{\n    \"@type\": \"Question\",\n    \"name\": \"\u00bfPor qu\u00e9 es importante conservar documentos en una empresa?\",\n    \"acceptedAnswer\": {\n      \"@type\": \"Answer\",\n      \"text\": \"Conservar documentos administrativos permite mantener un registro organizado de las operaciones de la empresa. 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