{"id":45995,"date":"2024-07-30T12:53:21","date_gmt":"2024-07-30T10:53:21","guid":{"rendered":"https:\/\/factorialhr.com\/blog\/?p=45995"},"modified":"2026-02-09T15:18:06","modified_gmt":"2026-02-09T13:18:06","slug":"gastos-empresa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/factorial.mx\/blog\/gastos-empresa\/","title":{"rendered":"Los principales gastos de empresa y c\u00f3mo gestionarlos"},"content":{"rendered":"<p><span style=\"font-weight: 400;\">Conocer y controlar los gastos de una empresa, independientemente de su tama\u00f1o, es de gran importancia al momento de mejorar el rendimiento y productividad de la misma.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Si bien es cierto que algunas organizaciones, especialmente aquellas m\u00e1s peque\u00f1as, sufren de la falta de recursos al momento de crear un departamento dedicado a esta tarea. Sin embargo, monitorear los costos y gastos provenientes del desarrollo de su actividad debe ser una prioridad.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Una empresa deber\u00eda siempre analizar sus gastos y entender su impacto sobre la rentabilidad y el desarrollo del negocio, para as\u00ed poder tomar decisiones informadas en todo momento.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">En este art\u00edculo abordaremos el tema de los gastos de empresa para que puedas conocer y reconocer los distintos tipos y la mejor forma de gestionarlos. Adem\u00e1s, te vamos a dar consejos sobre c\u00f3mo reducir costes y las posibilidades de digitalizar esta tarea con un<\/span><span style=\"font-weight: 400;\"> Software de control de gastos.<\/span><\/p>\n<div class=\"tabla-de-contenidos\">\n<h3>Tabla de contenidos<\/h3>\n<ul>\n<li><a href=\"#mejora-rendimiento-productividad\">Mejora el rendimiento y productividad controlando los gastos de tu empresa<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#cuales-son-gastos-empresa\">\u00bfCu\u00e1les son los gastos de una empresa?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#que-son-gastos-generales\">\u00bfQu\u00e9 son los gastos generales de una empresa?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#tipos-de-gastos\">Tipos de gastos que podemos encontrar en una empresa<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#gestion-de-gastos-viaticos\">Gesti\u00f3n de gastos de vi\u00e1ticos<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#como-controlar-gastos-empresa\">C\u00f3mo controlar los gastos de una empresa<\/a><\/li>\n<li><a href=\"#que-son-hojas-de-gasto\">\u00bfQu\u00e9 son las hojas de gasto?<\/a><\/li>\n<li><a href=\"https:\/\/factorial.mx\/solicitar-demo\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">Automatiza el proceso de gesti\u00f3n de gastos en tu empresa<\/a><\/li>\n<\/ul>\n<\/div>\n<h2 id=\"mejora-rendimiento-productividad\">Mejora el rendimiento y productividad controlando los gastos de tu empresa<\/h2>\n<p>En 5 minutos te contamos lo que debes saber sobre la gesti\u00f3n de gastos de empresa para alcanzar tus objetivos.<\/p>\n\n<div class=\"wistia_responsive_padding fac-wistia\">\n  <div class=\" wistia_responsive_wrapper\" >\n    <div class=\"wistia_embed wistia_async_cuk2stzw9h  autoPlay=false videoFoam=true seo=true\"><\/div>\n  <\/div>\n<\/div>\n\n<script type=\"text\/javascript\">\nif (!window.hbspt) {\n    Defer.js(\n      'https:\/\/js-eu1.hs-scripts.com\/4960096.js',\n      'hubspot',\n      0\n    );\n}\n\nif (!window.Wistia) {\n  Defer.js(\n    'https:\/\/fast.wistia.com\/embed\/medias\/cuk2stzw9h.jsonp',\n    'wistiaMedia',\n    0\n  );\n  Defer.js(\n 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competitivo.\u00a0<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">Hacer previsiones de gastos para controlarlos.\u00a0<\/span><\/li>\n<li><span style=\"font-weight: 400;\">Tomar decisiones informadas basadas en datos.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dentro de los gastos m\u00e1s importantes de una empresa se encuentran los siguientes, de acuerdo con<\/span> <a href=\"http:\/\/n.org\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><b><i>Gesti\u00f3n.org<\/i><\/b><\/a><span style=\"font-weight: 400;\">:\u00a0<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Compra de material de oficina:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> gastos que van desde papeler\u00eda hasta mercader\u00edas y muebles que adquiera la empresa para su d\u00eda a d\u00eda.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Alquileres: <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">incluidos locales, despachos o inmuebles en general.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Marketing, publicidad y dise\u00f1o: <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">cualquier gasto relativo a estos servicios de promoci\u00f3n y comunicaci\u00f3n.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Gastos de viaje: <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">aqu\u00ed se incluyen desplazamientos, manutenci\u00f3n, dietas, gastos de locomoci\u00f3n y cualquier gasto por viaje de los empleados.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Gastos financieros y administrativos: <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">intereses, comisiones bancarias, descuentos aplicados a las ventas, etc.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Servicios<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">: cualquier servicio b\u00e1sico como es la luz, gas, agua, wifi, tel\u00e9fono, etc.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Servicios prestados por otras empresas o profesionales independientes: <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">desde asesor\u00edas hasta consultor\u00edas contratadas externamente.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Mantenimiento y reparaciones imprevistas:<\/b><span style=\"font-weight: 400;\"> gastos que provienen de la conservaci\u00f3n y actualizaci\u00f3n de instalaciones, inmuebles, m\u00e1quinas, etc.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>N\u00f3minas, Salarios y Seguridad Socia<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">l: gastos relativos a las pagas y cotizaci\u00f3n de los empleados en plantilla.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><b>Transportes y log\u00edstica: <\/b><span style=\"font-weight: 400;\">gastos de movilidad propios de la empresa y su actividad.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<h2 id=\"que-son-gastos-generales\">\u00bfQu\u00e9 son los gastos generales de una empresa?<\/h2>\n<p><b>Un gasto puede ser definido tan simple como la salida o egreso de dinero, ya sea en efectivo u otro medio de pago<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">.\u00a0 As\u00ed como toda partida que disminuye el beneficio o aumenta la p\u00e9rdida de la organizaci\u00f3n.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Toda empresa, por el simple hecho de existir, debe hacer frente a una variedad de gastos. Algunos de los cuales derivan directamente de la producci\u00f3n del bien o servicio ofrecido y otros que lo har\u00e1n independientemente de estos. Entre estos \u00faltimos encontramos los llamados gastos generales.<\/span><\/p>\n<p><b>Los gastos generales son aquellos que no son costos directos de la producci\u00f3n, pero que s\u00ed son necesarios para que funcione<\/b><span style=\"font-weight: 400;\">. En esta categor\u00eda encontramos todos los derivados de la administraci\u00f3n, el local, la log\u00edstica y las n\u00f3minas. <\/span><b>De esta forma quedan exentos los gastos provenientes de materias primas o materiales de fabricaci\u00f3n.<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Conocer y tomar conciencia de estos gastos, es la primera tarea que toda empresa debe cumplir para realizar una correcta gesti\u00f3n.<\/span><\/p>\n<h2 id=\"tipos-de-gastos\">Tipos de gastos que podemos encontrar en una empresa<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Los gastos de una empresa se pueden clasificar como directos, indirectos, fijos y variables. Pero, \u00bfqu\u00e9 implica cada uno? <\/span><\/p>\n<h3><strong>Directos<\/strong><\/h3>\n<p>Los gastos directos son aquellos que se relacionan directamente con la producci\u00f3n. Los cuales incluyen desde la materia prima hasta los recursos humanos y materiales utilizados directamente para la elaboraci\u00f3n del producto o prestaci\u00f3n del servicio.<\/p>\n<h3><strong>Indirectos<\/strong><\/h3>\n<p>Aunque de alguna forma tambi\u00e9n son necesarios para garantizar la producci\u00f3n, no derivan directamente de esta. Encontramos aqu\u00ed entre otros, los gastos derivados de ventas, administraci\u00f3n y comercializaci\u00f3n de los bienes producidos.<\/p>\n<h3><strong>Fijos<\/strong><\/h3>\n<p>Quiz\u00e1s sean los m\u00e1s f\u00e1ciles de identificar, ya que son aquellos que <strong>se mantienen constantes y no cambian en relaci\u00f3n a la cantidad de clientes ni vol\u00famenes de producci\u00f3n<\/strong>. Nuevamente, ser\u00e1n gastos fijos aquellos en los que incurra la empresa por el simple hecho de existir y estar en actividad.<\/p>\n<p>Los gastos fijos existen en la empresa incluso si no existiera negocio (entendido como la venta de bienes y servicios). Esto significa que en principio no se ven afectados directamente por la variaci\u00f3n de la actividad del negocio.<\/p>\n<p>Ahora bien, que sean fijos no significa que sean mensuales, ni siquiera tienen por qu\u00e9 ser recurrentes, sino que simplemente no dependen del volumen de producci\u00f3n. A\u00fan as\u00ed, hay ciertos gastos fijos que siempre se suelen asumir:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Gastos por alquiler o pago de pr\u00e9stamo o hipoteca.<\/strong><\/li>\n<li><strong>Impuestos y tasas.<\/strong><\/li>\n<li><strong>Gastos por suministros y facturas de servicios.<\/strong> En este caso hay quienes ubican este gasto en una categor\u00eda externa como \u201cgasto semifijo\u201d. Aunque hoy en d\u00eda se suele tener cierta estabilidad en los montos adem\u00e1s de poseer un car\u00e1cter fijo y recurrente.<\/li>\n<li><strong>Servicios de empresas externas.<\/strong> Gastos fijos de gestor\u00eda, mantenimiento web, agencia de publicidad o dise\u00f1o, despacho legal, etc.<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>Variables<\/strong><\/h3>\n<p>Aqu\u00ed encontramos desde el mantenimiento de maquinaria, envases y embalajes, insumos, y hasta la compra de materia prima. Por este motivo, los valores de gastos variables en los que puede incurrir un peque\u00f1o almac\u00e9n de barrio ser\u00e1n muy diferentes a los de una gran f\u00e1brica.<\/p>\n<p>Estos valores pueden fluctuar tanto de manera voluntaria como involuntaria, dependiendo del grado de control que tenga la empresa sobre estos.<\/p>\n<p>A\u00fan con todas estas particularidades, existen ciertos gastos variables que podemos encontrar en casi cualquier empresa, como por ejemplo:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Costes de personal:<\/strong> el principal coste variable al que tienen que hacer frente las empresas. Se incluye aqu\u00ed la seguridad social, aumentos, promociones y nuevas contrataciones.<\/li>\n<li><strong>Materias primas:<\/strong> todos los materiales necesarios para la elaboraci\u00f3n, embalado y empaquetado del producto.<\/li>\n<li><strong>Impuestos espec\u00edficos y costos de distribuci\u00f3n.<\/strong><\/li>\n<\/ul>\n<h2 id=\"gestion-de-gastos-viaticos\">Gesti\u00f3n de gastos de vi\u00e1ticos<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Por otro lado, uno de los gastos m\u00e1s comunes y que muchas empresas enfrentan y no saben c\u00f3mo gestionar son los relacionados con vi\u00e1ticos. Generalmente producto de viajes o desplazamientos como parte de su trabajo.<\/span><\/p>\n<ul>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Gastos de kilometraje: son los derivados de billetes de avi\u00f3n, combustible, uso de veh\u00edculos o cualquier otro medio de transporte.<\/span><\/li>\n<li style=\"font-weight: 400;\" aria-level=\"1\"><span style=\"font-weight: 400;\">Dietas: son compensaciones econ\u00f3micas de la empresa por gastos derivados del trabajo de un empleado que pueden ir desde comida hasta alojamiento. Suelen ir asociados a viajes de trabajo.<\/span><\/li>\n<\/ul>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Al momento de gestionar estos gastos, las empresas suelen optar entre dos modelos que se adapten a sus necesidades y realidades: el modelo fijo, o el modelo de justificaci\u00f3n de gastos.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">En el primero, se fija un monto determinado para un conjunto de gastos previamente definidos, evitando el control al detalle de cada movimiento. En el segundo, cada trabajador deber\u00e1 entregar justificante (ticket, factura, comprobante, etc.) para reclamar debidamente el dinero gastado. Aqu\u00ed la empresa evaluar\u00e1 el gasto y tras aprobarlo, abonar\u00e1 la cantidad declarada.<\/span><\/p>\n<p><i><span style=\"font-weight: 400;\">\u00bfQuieres llevar el control de los gastos de tu empresa? <\/span><\/i><a href=\"https:\/\/factorial.mx\/formatos\/control-de-gastos\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><i><span style=\"font-weight: 400;\">Descarga nuestra plantilla para llevar el recuento de gastos mensuales y ver la tendencia anual.<\/span><\/i><\/a><\/p>\n<h2 id=\"como-controlar-gastos\">C\u00f3mo controlar los gastos de una empresa<\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tener un buen control de gastos es imprescindible para evitar tensiones en materia de contabilidad. Adem\u00e1s, llevar este control sirve para dar respuesta a imprevistos, as\u00ed como crear pol\u00edticas de precios de venta y porcentajes de reinversi\u00f3n futura. Al final, una empresa existe para generar ganancias, beneficios y rentabilidad.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Para ello es necesario tener un plan de negocios que contemple todas las variables, analizando futuros posibles y circunstancias adversas a las que podr\u00edamos tener que enfrentarnos.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Por otra parte, se deben calcular los gastos fijos y variables a los que se debe hacer frente cada mes, o cada a\u00f1o. Adem\u00e1s de realizar una proyecci\u00f3n de ingresos y ganancias y buscar en todos los casos que el balance sea positivo. Remarcando as\u00ed la necesidad de realizar previsiones con cierta periodicidad.<\/span><\/p>\n<p><b>En cuanto a la gesti\u00f3n de gastos, estos son pasos que puedes seguir:<\/b><\/p>\n<h3><b>Digitaliza los gastos y comprobantes<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">El primer consejo es gestionar estos gastos, facturas, comprobantes y tickets de forma digital. Completar un formato de Excel puede ser una tarea bastante complicada. Adem\u00e1s, siempre tendremos un margen de error producto del ingreso manual. Existen programas espec\u00edficos que te permitir\u00e1n gestionar estos documentos relacionados con gastos, as\u00ed como clasificarlos, determinar el monto y a qu\u00e9 empleado le corresponde.<\/span><\/p>\n<h3><b>Controla, revisa y decide<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Con todos los datos ingresados en sistema y debidamente clasificados, podr\u00e1s tomar decisiones basadas en informaci\u00f3n correcta y real. Preg\u00fantate: \u00bfHay gastos que podr\u00edan evitarse y, por lo tanto, eliminarse? \u00bfSe podr\u00eda reducir alg\u00fan coste buscando nuevos proveedores o alternativas? \u00bfPueden detectarse evidentes niveles de fluctuaci\u00f3n en los gastos de un mes a otro? \u00bfCu\u00e1l es el motivo?<\/span><\/p>\n<h3><b>Dise\u00f1a un presupuesto<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Nuevamente, de las conclusiones y aprendizajes del pasado, podremos aprender para realizar presupuestos anuales cada vez m\u00e1s realistas. Generalmente, se aconseja partir de un promedio de los 12 meses del a\u00f1o para luego analizar mes a mes y contrastarlo con este n\u00famero.<\/span><\/p>\n<h3><b>Crea pol\u00edticas o procedimientos de compra y gastos que todos compartan<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Dependiendo de la naturaleza de la empresa y su actividad. Se puede determinar un presupuesto y un m\u00e9todo de control a lo largo del a\u00f1o.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Tener procedimientos estandarizados para cualquier tarea que incurra en costes, permitir\u00e1 controlar y priorizar los gastos en funci\u00f3n a las metas trazadas.<\/span><\/p>\n<h3><b>Compara lo previsto con lo que en realidad est\u00e1 sucediendo<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Una vez cierres el a\u00f1o, toma el tiempo de revisar el cumplimiento de tus previsiones y la posible aparici\u00f3n de desviaciones. Finalmente, un presupuesto es justamente una suposici\u00f3n de lo que creemos que ocurrir\u00e1. Comparar es necesario para extraer conclusiones y mejorar en el desarrollo del negocio.<\/span><\/p>\n<h3><b>Comunica a tus equipos acerca de la importancia de ahorrar y evitar desv\u00edos en el presupuesto<\/b><\/h3>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Esto debe vivirse en el d\u00eda a d\u00eda y ser\u00e1 tarea fundamental de jefes y supervisores. Formar y concienciar sobre la importancia de controlar los gastos y desarrollar las tareas de forma correcta seg\u00fan lo establecido tambi\u00e9n tendr\u00e1 su impacto en el control de gastos.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">De igual forma, se puede premiar a quien cumpla con esta directiva, para fomentar la implicaci\u00f3n con el crecimiento y rentabilidad de la empresa.<\/span><\/p>\n<h2 id=\"que-son-hojas-de-gasto\">\u00bfQu\u00e9 son las hojas de gasto?<\/h2>\n<p><b>Una hoja o nota de gasto es sencillamente el documento en papel o digital que usan los empleados para notificar y tramitar el reembolso de cualquier gasto realizado en relaci\u00f3n con el desarrollo de su trabajo.<\/b><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Estas hojas contendr\u00e1n como m\u00ednimo el nombre del proveedor, concepto del gasto, importe, fecha y nombre del empleado que ha incurrido en el gasto.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">En primer lugar, deber\u00e1 redactarse la nota. La cual normalmente se realiza con base en los tickets o comprobantes que el empleado ha guardado. Una vez enviada, la empresa deber\u00e1 comprobar la veracidad de los gastos y su adecuaci\u00f3n a las pol\u00edticas establecidas. Por \u00faltimo, se procesar\u00e1 la hoja de gasto incluy\u00e9ndola en el sistema de contabilidad. As\u00ed es como la empresa para proceder finalmente al reembolso.<\/span><\/p>\n<h2><b>Automatiza el proceso de gesti\u00f3n de gastos en tu empresa<\/b><\/h2>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Lograr una buena gesti\u00f3n de hojas de gasto puede ser una tarea complicada.\u00a0 Ya que deben complementarse dos perspectivas diferentes, la de la empresa y la del empleado. Adem\u00e1s, la elaboraci\u00f3n de notas de gastos puede consumir un elevado tiempo de trabajo. Entorpecer otros procesos y dar lugar a fraude interno si no se controla exhaustivamente.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Esta tarea ser\u00e1 mucho m\u00e1s f\u00e1cil de lograr si se cuenta con un software que permita gestionar los gastos de tu empresa y empleados. Te permitir\u00e1 gestionarlos de manera \u00e1gil y r\u00e1pida. Recibiendo notificaciones autom\u00e1ticas sobre los nuevos gastos y permitiendo aprobarlos o rechazarlos al momento.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">\u00bfEst\u00e1s buscando la mejor manera de gestionar y controlar tus gastos? El software para Recursos Humanos de Factorial puede ser tu soluci\u00f3n.<\/span><\/p>\n<p><span style=\"font-weight: 400;\">Presentamos la nueva funcionalidad de gastos. Desde donde podr\u00e1s centralizar los gastos de tus empleados, incluir informaci\u00f3n adicional, gestionar su aprobaci\u00f3n y realizar un an\u00e1lisis completo.\u00a0<\/span><\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/factorial.mx\/solicitar-demo\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\"><img decoding=\"async\" class=\"aligncenter size-full wp-image-144158\" src=\"https:\/\/factorial.mx\/wp-content\/uploads\/2023\/08\/08013827\/Banner-blog-generico-MX.webp\" alt=\"Software de recursos humanos Factorial\" width=\"756\" height=\"308\" srcset=\"https:\/\/factorial.mx\/wp-content\/uploads\/2023\/08\/08013827\/Banner-blog-generico-MX.webp 756w, https:\/\/factorial.mx\/wp-content\/uploads\/2023\/08\/08013827\/Banner-blog-generico-MX-300x122.webp 300w\" sizes=\"(max-width: 756px) 100vw, 756px\" \/><\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Conocer y controlar los gastos de una empresa, independientemente de su tama\u00f1o, es de gran importancia al momento de mejorar el rendimiento y productividad de la misma.\u00a0 Si bien es cierto que algunas organizaciones, especialmente aquellas m\u00e1s peque\u00f1as, sufren de la falta de recursos al momento de crear un departamento dedicado a esta tarea. 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