Si quieres saber qué es el VAT, para qué sirve, cómo se obtiene o cuándo es necesario, estás en el sitio correcto porque en este artículo te lo vamos a explicar de manera sencilla y clara. Y, además, damos respuesta a las dudas que con más frecuencia se plantean en este tema.
¿Qué es el VAT?
VAT es el acrónimo de “Value Added Tax” y viene a ser el Impuesto sobre el Valor Añadido en inglés. Pero la verdad es que se trata de un término que no se utiliza en ese mismo sentido.
Para entenderlo mejor, vamos a empezar por dar un breve contexto para después dar una definición más exacta:
¿Qué son las operaciones intracomunitarias?
Hay multitud de transacciones comerciales en las que intervienen empresas y particulares que residen a lo largo y ancho del continente europeo, pero la expresión “operaciones intracomunitarias”, en términos generales, se reserva para cierto tipo de ellas:
Las que tienen lugar entre empresarios o profesionales establecidos en distintos países de la Comunidad Económica Europea y que cumplen determinados requisitos.
Así, si una compañía española vende a un ciudadano alemán, por ejemplo, no estamos ante una operación intracomunitaria porque uno de los intervinientes es un particular.
Dentro de ellas la normativa distingue entre:
- Entregas intracomunitarias, cuando la empresa española es la que vende o presta el servicio.
- Adquisiciones intracomunitarias, cuando la empresa española es la que compra o adquiere el bien o servicio.
Pues bien, a este tipo de transacciones la ley les confiere un tratamiento fiscal específico en cuanto a IVA (están exentas, básicamente) y uno de los requisitos que la normativa exige para ello es estar en posesión del VAT number.
Entonces, ¿qué es el VAT de una empresa?
El VAT de una empresa es el número de identificación que confiere la Agencia Tributaria al llevar a cabo su inclusión en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI).
Otorga a la entidad el carácter de “operador intracomunitario” y es obligatorio para que pueda aplicarse la exención de IVA que rige en las entregas y adquisiciones de este tipo.
¿Para qué sirve el VAT?
El VAT sirve para que los empresarios establecidos en el territorio de aplicación del IVA español (península y Baleares) puedan realizar las siguientes actividades:
- Entregas intracomunitarias de bienes.
- Adquisiciones intracomunitarias de bienes.
- Ser destinatarios de servicios prestados por otros empresarios no establecidos en el territorio de aplicación del impuesto respecto de los cuales sean sujetos pasivos.
- Prestar servicios que se entiendan realizados en otro estado miembro en aplicación de las reglas de deslocalización.
Consecuencias de tener el VAT
Sin poseer el VAT (ni, por lo tanto, estar inscrito en el Registro de Operadores Intracomunitarios) la realización de las operaciones descritas en el punto anterior estarán sujetas a IVA como si se tratara de una transacción realizada en España. Es decir, les sería de aplicación el impuesto correspondiente.
Sinónimos
Antes de seguir, y para evitar posibles confusiones, debes tener claro que las siguientes expresiones son sinónimas:
- VAT
- VAT number
- NIF Intracomunitario
- NIF-IVA
- Número de IVA intracomunitario
Todas se usan indistintamente y con el mismo sentido. Y en este artículo también lo haremos así.
¿Qué diferencia hay entre NIF y VAT number?
Ya sabemos qué es el VAT, pero ¿qué diferencias hay al compararlo con el NIF? Podríamos destacar las siguientes:
- El NIF es el Número de Identificación Fiscal que poseen todos las personas físicas y jurídicas y que, como su nombre indica, los identifica a efectos fiscales. Es, por tanto, universal.
Por el contrario, el VAT no es de uso generalizado sino que solo lo tienen quienes van a realizar operaciones intracomunitarias.
- Para obtener el VAT hay que solicitar la inscripción en el Registro de Operadores Intracomunitarios. El NIF no implica formar parte de ningún registro.
- No es necesario desempeñar una actividad económica para tener el NIF, de hecho, todos las personas físicas lo obtienen al tramitar el DNI. Pero para tener el VAT sí que es obligatorio tener la condición de empresario o profesional, tanto para personas físicas como para personas jurídicas.
- Sin NIF no se puede realizar ninguna actividad económica en territorio español ni relacionarse con la Agencia Tributaria. El VAT solo se utiliza en las transacciones que se llevan a cabo con otros estados de la Unión Europea.
- La composición alfanumérica de cada uno de ellos es diferente (como veremos más adelante).
¿Qué es el VAT number en España?
El VAT está formado por un código alfanumérico que es diferente en cada país de la Comunidad Económica Europea pero que comparte la misma estructura.
Y esta es la siguiente:
Código del país + Número de identificación fiscal de la empresa
El código de España es “ES”, por lo tanto el VAT de una empresa española es:
ES + NIF
Aunque puede parecer obvio, es importante tener en cuenta lo siguiente: cualquiera podría pensar que si coloca el prefijo ES a su NIF ya tiene su VAT number listo para utilizar.
Pero nada más lejos de la realidad: para que sea válido es necesaria la inclusión de la empresa en el Registro de Operadores Intracomunitarios, que se solicita como veremos a continuación.
Ejemplo
Para una empresa española cuyo NIF sea 36666666, por ejemplo, el VAT number será:
VAT = ES36666666
O, por ejemplo, en el caso de una sociedad limitada cuyo NIF es B14444444:
VAT = ESB14444444
¿Cómo se obtiene el NIF – IVA en España?
Los trámites para la obtención del número de IVA intracomunitario se realizan ante la Agencia Tributaria y es ella la que lo asigna a la empresa una vez que se tramita la inclusión en el ROI.
La declaración que se utiliza es el modelo 036 de alta o de modificación de datos y en el que hay que marcar o rellenar las siguientes casillas de la página 5:
- Casilla 582, para solicitar la inclusión en el registro.
- Casilla 584, en el que se señala la fecha en la que está previsto empezar las operaciones intracomunitarias.
La Agencia Tributaria deberá contestar a la solicitud presentada y si no lo hace en el plazo de tres meses se entenderá desestimada. En ocasiones, un funcionario se desplaza a la sede de la empresa para comprobar que verdaderamente se van a realizar el tipo de operaciones que implican la obtención del NIF-IVA.
La inclusión en el ROI lleva aparejada, de manera automática, la asignación del VAT number.
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Relación entre el NIF intracomunitario y el IVA
Al margen del Impuesto sobre el Valor Añadido el NIF intracomunitario no existiría. Su existencia y obligatoriedad está vinculada a este tributo y a ningún otro más.
Cualquier empresa puede realizar comprar o vender a otros estados miembros libremente, pero para que sea de aplicación el régimen específico que la normativa del IVA contempla es obligatorio (entre otros requisitos) que se esté incluído en el ROI y se disponga, por tanto, del NIF-IVA.
El tratamiento especial que contempla la legislación consiste, a grandes rasgos, en que:
- Si se realiza una compra no se paga el IVA al proveedor.
- Y si se realiza una venta no se cobra el IVA al cliente.
Lo entenderás con el siguiente ejemplo:
La empresa “A” tiene una tienda de camisetas en Madrid. Decide comprar unos modelos a una empresa austriaca y la situación sería la siguiente:
- Si está dada de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios proporcionará su VAT al proveedor y este (si también está en el ROI) no le cobrará el IVA que correspondería por la operación.
- Si no está incluida en el ROI, la factura de las camisetas incluirá el IVA que corresponda en Austria.
¿Cuándo es necesario comprobar el VAT number?
Dado que uno de los elementos a tener en cuenta para saber si una operación intracomunitaria lleva IVA o no es que ambas partes intervinientes tienen que formar parte del ROI, el hecho de estar en posesión del VAT number es fundamental porque va a determinar el régimen aplicable a efectos del impuesto.
Así, en el ejemplo del punto anterior, a la empresa “A” le interesa saber si el proveedor en cuestión tiene NIF intracomunitario porque de lo contrario tendrá que pagar el IVA austriaco. Es posible, en ese caso, que le interese buscar otro fabricante que sí sea operador intracomunitario y no tener, así, que abonar el impuesto.
Y si la empresa española es la que vende a otro país de la UE también tiene que hacerlo, porque de que el cliente tenga el VAT o no va a depender el que emita la factura con IVA o sin él.
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¿Cómo se hace el VAT?
Se puede comprobar la validez del NIF-IVA de un proveedor o un cliente de un estado miembro en el VIES, dentro de la web de la AEAT.
Es muy sencillo: solo tienes que consignar el país y el VAT que te han proporcionado y obtendrás la respuesta sobre si es correcto (porque está incluido en el ROI) o no.
Eso sí: para acceder a esta información debes estar en posesión de certificado o DNI electrónico.
Preguntas frecuentes
¿El VAT es obligatorio o voluntario?
El VAT es obligatorio para todas las empresas que quieran realizar operaciones intracomunitarias, entendiendo por tales las transacciones comerciales entre entidades que tienen sede en distintos estados de la CEE y a las que les es de aplicación el régimen específico que contempla la normativa del IVA.
¿Dónde veo mi número VAT?
Puedes comprobar si estás incluido en el Registro de Operadores Intracomunitarios y, por tanto, cuál es tu número VAT haciendo la consulta en el VIES (“Sistema de Intercambio de Información de IVA”), que está en la web de la Agencia Tributaria.
Para hacerlo necesitas disponer de DNI electrónico o certificado electrónico.
¿Qué pasa si no tengo el NIF-IVA?
En las operaciones comerciales con otras empresas españolas no es necesario el NIF-IVA. De hecho, las empresas que solo realizan transacciones en el territorio español no se van a incluir en el Registro de Operadores Intracomunitarios y, por lo tanto, no van a tener ningún NIF-IVA.
Pero para aquellas otras que mantengan relaciones comerciales con otras de otros países de la Unión Europea sí que es obligatorio estar en posesión del Número de IVA Intracomunitario para poder aplicar la exención de IVA que contempla la ley.
Cómo comprobar si un cliente o proveedor me aporta un VAT correcto
La AEAT pone a disposición de cualquier ciudadano o empresa el VIES, a través del que se puede comprobar si el NIF-IVA proporcionado es correcto y faculta para aplicar la exención de IVA.
¿Qué es el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI)?
El Registro de Operadores Intracomunitarios forma parte del Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores y está integrado por las personas y entidades que tengan asignado un VAT number a efectos de lo regulado en la normativa del Impuesto sobre el Valor Añadido y que realicen entregas o adquisiciones intracomunitarias de bienes o de servicios.
¿Qué es el modelo 349?
El modelo 349 está muy relacionado con todo lo que estamos tratando en este artículo.
Y es que se trata de una declaración informativa que deben presentar las empresas que realizan operaciones intracomunitarias.
En ella se detallan:
- El nombre y VAT del cliente o proveedor.
- El país en el que tiene su sede.
- El importe de las operaciones realizadas en el período de que se trate.
Su presentación es obligatoria, con independencia de la frecuencia con que se realicen estas actividades o el volumen de las mismas.
¿Qué es el VIES?
El VIES, o Sistema de Intercambio de Información de IVA, es un motor de búsqueda que permite comprobar la veracidad del VAT de cualquier empresa de la comunidad europea.
En España se accede a través de la web de la Agencia Tributaria haciendo uso del certificado o DNI electrónico.
El método de inclusión en el mismo puede variar de un estado a otro, pero en España, una vez que se produce el alta en el ROI y se obtiene el VAT correspondiente este se incluye de manera automática en el VIES.
¿Se puede obtener un NIF-IVA provisional?
No. No se puede obtener un NIF-IVA de forma provisional.
Se trata de un número único y definitivo y se obtiene al inscribirse en el ROI.
¿Cómo se da de baja el VAT number?
El proceso de baja del VAT es similar al de su solicitud:
Se presenta el modelo 036 y en la página 5 se marcan las casillas:
- 583, para solicitar la baja en el Registro de Operadores Intracomunitarios.
- Y 584, con la fecha en la que debe producir efecto.
La salida del ROI produce, de manera automática, la baja del NIF-IVA.
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