Todos los equipos de recursos humanos se enfrentan a un conjunto común de desafíos que dificultan su desempeño óptimo. Un software para recursos humanos puede simplificar sus tareas diarias y potenciar la productividad.
Además, los equipo de RRHH deben realizar tareas críticas como reclutar y retener talentos, también pueden experimentar presiones para:
🟢Mantener altos niveles de productividad.
🟢Satisfacer las necesidades de capacitación y cumplimiento.
🟢Actualizar los registros de salud y seguridad para cumplir con las normativas legales.
🟢Resolver incidentes relacionados con empleados y empleadores de manera oportuna y basada en datos.
🟢Garantizar la precisión de los cálculos salariales y asegurarse de que la nómina se entregue puntualmente a los empleados.
🟢Servir como un punto de consulta eficiente para consultas, disputas y problemas relacionados con el empleo.
Para abordar estos desafíos y establecer una función de recursos humanos más eficiente y efectiva, se requiere un sistema de recursos humanos bien diseñado.
Tabla de contenidos
Cuáles son los elementos clave que debe tener un software para recursos humanos
Ahora, analicemos las características del software para recursos humanos que permiten lograr esta transformación.
El software de recursos humanos ofrece características clave que son fundamentales para mejorar la eficiencia y la gestión del personal en una organización:
Base de datos de empleados
Proporciona una forma organizada y accesible de mantener la información de los empleados. Deja atrás los archivos impresos y pasa a un sistema virtual de recursos humanos para tener acceso fácil a los datos.
Sistema de nómina integrado
Simplifica la administración de la nómina al integrar los datos de los empleados con la información de pago, horarios y seguimiento de horas. También ayuda en las conciliaciones relacionadas con la nómina.
Autoservicio para empleados
Permite a los empleados ver y realizar cambios en su información personal de forma conveniente, así como enviar consultas al equipo de recursos humanos, brindando mayor autonomía y eficiencia en la gestión de su información.
Administración de beneficios
Ofrece un sistema para explicar de manera clara las políticas de beneficios y abordar las preguntas frecuentes de los empleados sobre opciones de beneficios, elegibilidad de inscripción y otras consultas relacionadas con la cobertura.
Funciones de reclutamiento e incorporación
Simplifican el proceso de solicitud y selección de personal al filtrar las solicitudes según diferentes criterios y agregar automáticamente información a los archivos de los empleados una vez que las vacantes se han llenado.
Estas características del software de recursos humanos mejoran la eficiencia, agilizan los procesos y facilitan la gestión del personal en una organización.
Optimización del tiempo
El software de recursos humanos agiliza y simplifica las tareas rutinarias, permitiéndote ahorrar tiempo precioso.
Por ejemplo, los empleados pueden realizar solicitudes de tiempo libre con tan solo presionar un botón, y los líderes de equipo pueden editarlas en cuestión de segundos. Al adoptar el autoservicio, las organizaciones pueden esperar una reducción del 20% al 25% en el tiempo dedicado a la administración de recursos humanos.
Con el software de recursos humanos, ya no necesitas invertir tiempo en responder preguntas que los empleados pueden resolver fácilmente por sí mismos.
En lugar de buscar en archivos digitales o en papel para responder consultas como “¿puedo obtener una copia de mis últimos cuatro recibos de sueldo?” o “¿cuántos días de licencia personal me quedan?”, puedes destinar tu tiempo a tareas estratégicas de recursos humanos, como alinear la fuerza laboral con los objetivos comerciales a largo plazo.
Las pequeñas empresas suelen destinar hasta 10 horas al mes a gestionar la nómina. Sin embargo, con el software de recursos humanos, los cálculos de salarios e impuestos se automatizan, lo que ahorra tiempo y dinero en el procesamiento de cifras, al mismo tiempo que reduce los errores y el trabajo administrativo.
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Impulso a la productividad
El software de recursos humanos es un poderoso impulsor de la productividad, tanto para el personal de recursos humanos como para los gerentes y empleados.
En el entorno laboral altamente competitivo y disruptivo de hoy en día, los empleados deben enfocar su tiempo en tareas de alto valor en lugar de tareas repetitivas. Las empresas de todos los sectores y tamaños están adoptando la automatización y la digitalización para canalizar su productividad hacia actividades generadoras de beneficios.
El software de recursos humanos es una de las formas en que las empresas están logrando su transformación digital. Puede aumentar la productividad de toda su fuerza laboral de las siguientes maneras:
Acelerar las tareas de recursos humanos
- Crear un portal o área centralizada de contacto para que los gerentes y empleados accedan rápidamente a la información, tomen acciones y tomen decisiones.
- Permitir que los empleados gestionen sus propios datos.
- Ofrecer acceso a la información sobre la marcha a través de navegadores móviles (especialmente útil para empleados que pasan mucho tiempo fuera de la oficina).
- Simplificar y agilizar la gestión del desempeño al capacitar a los gerentes para establecer objetivos, realizar cambios, abordar las necesidades de desarrollo a medida que surjan y aumentar la frecuencia de los controles informales.
Las tareas repetitivas y tediosas basadas en papel generan una pérdida de productividad de $5 billones al año.
La adopción de software de recursos humanos puede ayudar a las empresas a optimizar la productividad y mejorar los resultados comerciales.
Eliminación de los estancos
Dado que la gestión de recursos humanos es una función altamente especializada que maneja información confidencial, es común que se generen estancos. Sin embargo, estos compartimentos pueden resultar indeseables, ya que afectan a todos los demás departamentos y mantienen la información no confidencial fuera del alcance de empleados y gerentes.
El uso de una plataforma en línea para la gestión de recursos humanos resuelve este problema al proporcionar un espacio único y accesible para compartir información y colaborar.
Mediante esta solución, los líderes de equipo pueden tener una visión clara y actualizada de todos los datos de los empleados, lo que les permite tomar decisiones rápidas basadas en evidencia que se alinean con las políticas de la empresa y satisfacen las necesidades de los empleados.
Al romper los estancos, el software de recursos humanos también fomenta la transparencia y fortalece el sentido de conexión.
Si se integran funciones como recordatorios automáticos, compartición de documentos y chat en el software, se puede potenciar aún más la eficiencia y la productividad de los líderes y ejecutivos del equipo.
Mantenimiento de datos actualizados en todo momento
La precisión y actualización de la base de datos de recursos humanos es una preocupación fundamental para el personal de recursos humanos.
Con las leyes de privacidad de datos, como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR), y el aumento de disputas en el lugar de trabajo, la gestión adecuada de los archivos personales se ha vuelto aún más exigente.
Sin embargo, el software de recursos humanos puede abordar eficazmente esta carga administrativa.
Una característica destacada es que los propios empleados pueden actualizar sus datos personales. Prácticamente todas las soluciones de software de recursos humanos permiten mantener una base de datos precisa de los empleados y acceder a los registros de los trabajadores actuales y anteriores con solo un clic.
Mantener los registros personales de los empleados, contratos laborales, evaluaciones de desempeño y otros datos en una base de datos digital es más fácil y seguro que en archivos físicos.
Esto es especialmente importante para que el departamento de Recursos Humanos pueda responder de manera efectiva en caso de que un empleado despedido presente un reclamo. Además, la nómina y los documentos relacionados deben conservarse durante seis años a partir del final del respectivo período de nómina.
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Optimización de recursos mediante la digitalización
El software de recursos humanos ofrece una solución para la digitalización de documentos en papel.
Si tu organización busca reducir el consumo de papel y encontrar un equilibrio entre los recibos y estados de cuenta digitales y físicos, el software de recursos humanos es una opción práctica.
Al adoptar una solución de software, se elimina la necesidad de archivar registros en papel, liberando espacio de almacenamiento y evitando la necesidad de realizar fotocopias para respaldo.
Además, el software de recursos humanos se puede acceder desde cualquier dispositivo, lo que brinda información en tiempo real. Su configuración es sencilla y cuenta con una interfaz intuitiva que permite a todos los usuarios aprovechar al máximo las funciones y herramientas disponibles.
Cómo elegir la mejor solución para software de recursos humanos
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