Hacer las nóminas es una de las tareas más importantes en una empresa. De su buena gestión depende no solo el bienestar financiero de la organización, también un buen ambiente laboral. Aún así estas gestiones no son fáciles y para muchas pymes suponen una inversión de tiempo y esfuerzo considerable.
Por eso las empresas deciden optar por utilizar un sistema de nóminas que facilite el proceso. Saber que las etapas de creación, gestión y envío de nóminas está en buenas manos permite a las empresas focalizar sus esfuerzos en seguir creciendo y superar los retos que se van presentando.
En Factorial ayudamos a las empresas a cuidar de sus empleados. Mucho se habla y se comenta sobre cómo hacer una nómina completa desde cero, y hoy te queremos hablar de las características esenciales que debe cumplir todo sistema de nóminas para que sea efectivo en tu empresa.
Tabla de contenidos
Cómo escoger el sistema de nóminas perfecto para tu empresa
Las principales ventajas de un programa de este tipo es agilizar los procesos de gestión de nóminas, ahorrando tiempo y asegurando que no hay ningún error. Por eso ha de cumplir las siguientes características:
✅Debe ser fácil de manejar
Como ya hemos hablado, calcular la retribución de nuestros empleados cada mes requiere de amplios conocimientos que quizá el empresario no domina del todo. Si el programa es complejo de entender y su operativa se hace pesada y lenta ¿de qué sirve?
El mejor sistema de nóminas para optimizar tiempo y mejorar la productividad de la empresa es aquel que disponga de una interfaz intuitiva y una buena experiencia de usuario.
Que al iniciar sesión el empresario comprenda fácilmente cómo funciona y pueda calcular las retribuciones de sus colaboradores en pocos minutos para que su asesor pueda dar el visto bueno con igual facilidad.
✅Debe actualizarse automáticamente
Una de las principales ventajas de estos programas online es que ayudan a empresas y departamentos de recursos humanos a optimizar la gestión de las nóminas de sus colaboradores. Eso se consigue no solo con un programa que sea fácil de usar, si no que también sea fácil actualizar todos los campos relevantes.
- Perfil del empleado. La situación personal de los trabajadores afecta a su retribución. Si realmente quieres un sistema de nóminas útil, lo mejor es escoger uno con el que poder realizar este tipo de cambios de manera automática en el perfil del empleado. Que en el segundo que se tarda en cambiar el estado civil o número de hijos, la nómina se ajuste automáticamente.
- Contratos. Los datos del contrato son también muy importantes a la hora de realizar estos procesos, cualquier cambio que se produzca en ellos debe reflejarse en la nómina de manera instantánea para que pueda revisarse a tiempo.
- Beneficios. Las empresas que ofrecen retribución flexible a sus trabajadores, además, deben contemplar la posibilidad de que el programa soporte los cambios mensuales del salario en especies.
- Ausencias, faltas y bajas. Estas también afectan al salario de los trabajadores a final de mes. Que el software se sincronice con el calendario de la empresa y refleje cada incidencia en la nómina de los trabajadores será también una ventaja a final de mes.
Un punto importante a destacar para todos ellos es el aviso que las empresas deben dar a las Administraciones Públicas sobre el estado de los contratos, bajas y demás de los colaboradores.
Con un software de recursos humanos y un sistema de nóminas que envíe estos avisos automáticamente a cada cambio, como con Factorial, y esté actualizado según la ley vigente las empresas podrán ahorrar tiempo y mejorar su productividad.
✅Debe incluir contratos
La información que albergan los contratos sobre los colaboradores es básica para realizar una nómina. Si tu software incluye también la posibilidad de crear y gestionar contratos tendrás un 2×1 que te ayudará a ahorrar el doble de tiempo. Sobre todo si la base de datos de la que se nutre está actualizada según la ley vigente, como veremos a continuación.
✅Debe estar al día con la legislación de nóminas
Cuando se trata de temas económicos y laborales es muy importante tener presente la legislación vigente, ya que de no seguirla las consecuencias pueden ser graves.
Asegúrate de que el software de nóminas que escoges está actualizado y va a seguir estando al día de todas las novedades, como por ejemplo los cambios que se producen en la ley de trabajo.
✅Debe ser accesible
Con un software online no se necesitan descargas ni instalaciones por lo que puedes acceder a toda tu información desde donde estés siempre que quieras, ya sea desde la computadora, la tablet o el celular.
Si estás siempre de aquí para allí con reuniones hablando con nuevos clientes esta es una de las características más atractivas ya que dispones de toda la información de tu empresa y trabajadores siempre contigo para poder actualizarla y revisarla al momento.
✅Debe ser seguro y privado
Cuando se habla de datos personales, contratos y nóminas, se habla de información delicada. El programa que escojas debe cumplir con todos los protocolos de seguridad y asegurar la privacidad de todos los datos para que empleados y empresa pueda gestionar todos los documentos sin preocupación.
Sistema de nóminas en línea
Factorial Nóminas es un programa de creación y gestión de contratos y nóminas con el que podrás internalizar todos los procesos y ahorrar hasta diez días de trabajo gracias a la automatización de las tareas que proporciona el software.
Nuestra interfaz ha sido creada para que la persona encargada de gestionar todos los documentos pueda hacerlo de manera fácil e intuitiva con los conocimientos de que disponga.
Características del sistema de nóminas de Factorial
- Cada trabajador tiene su perfil de empleado y en él quedan reflejados los datos necesarios para calcular su salario.
- Cada mes, el administrador puede previsualizar las nóminas de tu plantilla y hacer los cambios que sean necesarios, complementos salariales, salario en especie, etc. hasta asegurarse de que todo está correcto y listo para enviar al banco.
- Detecta cualquier error y avisa automáticamente para su corrección.
- Cualquier cambio será automáticamente reflejado en la retribución del empleado:Como hemos comentado esto es especialmente útil en caso de ausencias, por eso está sincronizado con el calendario de la empresa
En Factorial Nómina sólo el administrador tiene acceso a toda la información. Los empleados no pueden consultar los documentos de sus compañeros. La persona encargada también puede invitar a su asesor a usar el programa para que este pueda seguir los procedimientos como hasta ahora y consultar cualquier duda que la empresa pueda tener en un momento dado.
Por supuesto, todas estas acciones cumplen con los más estrictos estándares de seguridad para que puedan ser realizadas sin problemas.
