Para manejar la contabilidad en una empresa se requiere tener en cuenta todas las variables que influyen en la economía del negocio. En este sentido, uno de los elementos que más repercute en la situación financiera de una compañía es la contabilización de la nómina. Si quieres saber cómo realizar este proceso ¡no te pierdas este artículo!
Hoy vamos a darte todos los detalles que necesitas conocer sobre cómo se contabiliza el pago de la nómina, es decir, los conceptos a tener en cuenta, más allá de las percepciones y deducciones. Además, también veremos cómo contabilizar las incidencias en la nómina.
Y sumado a lo anterior, te explicaremos en qué consiste el proceso de automatización de la contabilización de la nómina y por qué deberías considerarlo en tu empresa. ¡Comencemos!
Tabla de contenidos
¿Qué es la contabilización de la nómina?
Una de las reformas laborales más recientes, es decir, las vacaciones dignas en México, supone un incremento del 2% en el costo de la nómina. Cualquier cambio que se produzca en la retribución de los trabajadores, ya sea un mayor salario o más prestaciones laborales, se traduce en más beneficios para el talento, pero también en más costos para las empresas.
Pues bien, para llevar un adecuado control de esos costos y poder tener claridad y previsión sobre el impacto que tienen en las finanzas de las compañías, se realiza la contabilización de la nómina. Este es un proceso que va de la mano del cálculo de la nómina, pero que no son lo mismo.
El proceso de nómina implica evaluar y contabilizar todos los conceptos que se incluyen en la nómina: percepciones y deducciones, cuotas obrero patronales e impuestos. Mientras que la contabilización es nada más y nada menos que el registro de contabilidad de cada uno de esos egresos que tienen lugar en la empresa y que queda detallado en los ejercicios llamados asientos contables.
En México también se los suele denominar pólizas contables de nómina. Estos son documentos que las empresas crean para gestionar sus operaciones financieras y mantener un control detallado de su contabilidad durante un determinado periodo. Dichos documentos reflejan los movimientos de una compañía y se clasifican en:
- Internos. Las llamadas “pólizas de diario” registran las operaciones que se producen dentro de la empresa. Por ejemplo, transferencias entre cuentas o cierres contables.
- Egresos. Detallan las salidas de dinero de la organización, como el pago a empleados (nóminas).
- Ingresos. Dan cuenta de las operaciones que elevan el patrimonio de una empresa.
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¿Para qué sirve la contabilización de la nómina?
En principio, debes tener en cuenta que llevar registro de la contabilidad de tu empresa es una de las obligaciones fiscales que tienen las personas morales y físicas con actividad empresarial en México. Por lo tanto, podemos decir que la contabilización de la nómina sirve para garantizar el cumplimiento de las normas y, con ello, evitar cualquier tipo de sanciones por parte del Servicio de Administración Tributaria (SAT).
Sumado a ello, este proceso puede ser vital para:
- Documentar los asientos contables y mantener este registro actualizado y disponible para presentar ante las autoridades y realizar auditorías internas.
- Contar con información útil para generar reportes sobre la actividad económica de la empresa y robustecer a los indicadores financieros.
- Llevar registro del desempeño de la empresa en materia de egresos por la remuneración de empleados. Podrás conocer la evolución de este gasto a lo largo del tiempo, reconocer oportunidades de mejora, hacer predicciones futuras y corregir desvíos o errores, tanto de cálculo, como en la asignación de recursos.
- Tomar decisiones informadas sobre la economía y finanzas de la empresa, con base en datos objetivos y certeros.
¿Cómo se contabiliza el pago de la nómina?
Ahora sí, ha llegado el momento de ponernos en acción, vamos a responder el siguiente interrogante: ¿cómo se contabiliza el pago de la nómina? Para establecer con claridad las pautas a seguir, hemos creado un paso a paso para que entiendas cómo crear este documento en tu empresa.
En principio, puedes hacerlo en una hoja de cálculo o planilla en Excel. Aunque luego veremos que una de las opciones que ha cobrado fuerza en los últimos tiempos es la automatización de la contabilización de la nómina. Es decir, el uso de software especializado en la gestión del pago a los trabajadores. Una herramienta que facilita tanto el proceso de nómina, como su registro contable.
Más adelante te detallaremos las características de esta clase de sistema y por qué deberías considerarlo para tu compañía. Ahora avancemos con los aspectos esenciales sobre la contabilización de la nómina:
1- Cálculo de nómina
Como te adelantamos, esta es una actividad que está enteramente alineada al cálculo de nómina. De alguna manera, un proceso va de la mano del otro, por lo tanto, para poder afrontar la contabilización necesitas comenzar primero por procesar este pago.
¿Qué debes tener en cuenta para este cálculo?
- Percepciones. Las percepciones son cualquier tipo de ingreso, sin importar su monto o cantidad, ya sea en efectivo o en especie, que la fuerza laboral recibe de su empleador por el trabajo realizado en cierto periodo. Dentro de estas se incluyen los ingresos obligatorios según la legislación laboral, es decir, el salario y las prestaciones de ley, tales como vacaciones, aguinaldo y prima vacacional. También se incluye aquí cómo contabilizar las incidencias en la nómina al incluir las horas extra, bonos, entre otros.
- Deducciones. Estos son todos los montos que se descuentan o retienen en la nómina de los trabajadores. Dichas sumas se quitan del salario bruto de los colaboradores para obtener el salario neto, es decir, lo que efectivamente reciben. Aquí entran las aportaciones del trabajador al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), el Impuesto Sobre la Renta (ISR), pago del crédito en el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda (Infonavit) o deducciones adicionales como pago a caja de ahorro o al fondo para el retiro.
- Cuotas patronales. Así como se deben aplicar retenciones en el salario de los trabajadores, también corresponde calcular las cuotas patronales correspondientes al IMSS. Estas las abona el empleador para los conceptos de riesgos de trabajo, seguro de enfermedades y maternidad (0.700% del SBC – Salario Base de Cotización), seguro de invalidez y vida (1.75% del SBC), seguro de retiro, cesantía en edad avanzada y vejez (6.150% del SBC), guarderías y prestaciones sociales (1% del SBC).
2- Cuentas de gastos
Lo primero que debes saber sobre la contabilización de la nómina en México es que se recomienda hacer por período y no por trabajador. La ley no exige identificar en los asientos contables a qué colaborador le corresponde cada concepto, para ello existen las nóminas propiamente dichas o los recibos de estas, donde se identifica puntualmente a cada colaborador.
Ahora bien, cuando te dispones a contabilizar las nóminas en tu empresa, debes reunir en una serie de cuentas los distintos conceptos que están presentes en ellas. Una de esas cuentas es la de gastos. Aquí se deben incluir todos aquellos pagos que constituyan una salida de dinero para la empresa.
Además de indicarse con claridad dentro de la póliza contable que se trata de una cuenta de gastos, es necesario ubicar el monto en la columna correspondiente. En este caso, los gastos se ubican en el lado izquierdo, dentro de las cuentas de activo en posición de cargo, es decir, en el “debe”.
¿Qué tipo de conceptos debes incluir allí? Algunos ejemplos serían:
- Sueldo de los trabajadores. En ese caso debes enfocarte en el sueldo bruto, es decir, el pago a los empleados sin las deducciones aplicadas.
- Horas extra.
- Bonos.
- Vales de despensa.
- Prima dominical.
- Trabajo en días festivos.
Por otro lado, es importante tener en cuenta que no solo las percepciones o ingresos de los trabajadores constituyen un gasto dentro del pago de la nómina. Sumado a ello, también están las cuotas patronales, es decir, las aportaciones que el empleador debe hacer al IMSS e Infonavit.
3- Retenciones
Es importante tener en cuenta que una de las obligaciones de los empleadores al tener trabajadores a su cargo es ejercer como retenedores de impuestos y aportaciones sobre los salarios que estos devenguen. Estos tributos o contribuciones de los colaboradores las empresas se los deben pagar al SAT o al IMSS, como vimos antes.
En este punto, el empleador es un mediador o cobrador y debe responder por su fuerza laboral ante las autoridades. Todo ello, a su vez, debe quedar registrado como forma de respaldo a nivel legal.
Las deducciones se reflejan en la póliza contable como retenciones y sus montos se deben registrar como pasivos. Este tipo de cuentas son de naturaleza acreedora y, por lo tanto, se deben detallar en la columna abono o “hacer”.
¿Qué tipo de conceptos deberían figurar en esta cuenta de pasivos? Algunos ejemplos serían:
- ISR.
- IMSS que debe aportar el empleado: seguro de enfermedades y maternidad (0.250% del SBC), seguro de invalidez y vida (0.625% del SBC), seguro por cesantía en edad avanzada y vejez (1.125 % del SBC).
- Crédito Infonavit.
- Préstamos solicitados al empleador por parte de los trabajadores.
- Cuotas sindicales en caso de que proceda.
4- Sueldos y salarios
Finalmente, para concluir con la contabilización de la nómina, el último paso consiste en detallar el total de sueldos y salarios a pagar, ya sin las retenciones. Es decir que si en el primer paso vimos que en la cuenta de gastos se debía indicar el salario bruto de los trabajadores, en este caso lo que hay que especificar es el sueldo neto que finalmente recibe el personal.
Este es un pasivo de naturaleza acreedora porque cuando la empresa registra la nómina tiene la obligación de pagar ese dinero a los empleados. Por ello, se debe ubicar el total en la columna de abono o “haber”.
Ya con este último ítem agregado a la póliza contable de nómina puedes sumar los totales de cada cuenta. Por norma general, la columna cargo/debe y la columna abono/haber deberían dar el mismo resultado. Con ello, ya tienes la contabilización de nómina resuelta.
¿Qué otros aspectos debes contemplar al crear la póliza contable de nómina?
Debido a que las pólizas contables en México son documentos estandarizados que se utilizan comúnmente en las empresas siguiendo un formato preestablecido, hay una serie de elementos que no pueden faltar:
- Número de identificación para poder rastrear operaciones. Como vimos antes, el objetivo de llevar adelante la contabilización de nómina en las empresas es poder generar un registro histórico que sirva para la toma de decisiones, para ello es importante poder dar con estos documentos fácilmente cada vez que se los necesite consultar.
- Tipo de póliza. Es clave hacer una clasificación correcta de estos documentos. Recuerda que hay 3 principales categorías. En el caso de las pólizas contables de nómina son de egresos. Este elemento debe estar presente en la identificación del documento.
- Datos de los comprobantes correspondientes. Esto varía en función del tipo de póliza de la que se trate. En líneas generales, en el registro contable de nóminas se puede incluir el Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) correspondiente a los recibos de nómina.
- Detalle de cada transacción. Como vimos, este es un proceso de registro detallado, por eso, los montos y cuentas deben ser claros y precisos.
¿Qué es la automatización de la contabilización de la nómina?
Cada vez más empresas incorporan sistemas digitales en sus procesos de trabajo. Esto va mucho más allá del área IT de las compañías, sino que otros equipos, como Recursos Humanos, por ejemplo, también están sumándose a esta tendencia. ¿A qué se debe este crecimiento en la adopción de soluciones digitales? A las oportunidades que puede brindarle a las organizaciones la automatización de procesos.
En este sentido, la automatización de la contabilización de la nómina es la oportunidad de digitalizar una gestión que involucra a dos áreas: RR.HH. y contabilidad. Aunque también debemos decir que no siempre las empresas tienen ambos departamentos diferenciados, en muchas PyMES es muy común que se integren los dos en un solo equipo.
De cualquier manera, automatizar la contabilización de la nómina es la posibilidad de implementar recursos tecnológicos para reducir las tareas manuales y repetitivas al hacer el registro contable del pago de las remuneraciones. Pero también es la oportunidad de gestionar por completo la nómina de tu fuerza laboral de forma 100% digital.
Lo que implica ir más allá de Excel para automatizar casi por completo esta gestión y reducir la intervención humana en un proceso que se considera más operativo que estratégico.
Por tanto, la automatización de la contabilización de la nómina implica invertir en herramientas digitales que permitan eliminar o reducir la intervención humana en las tareas contables vinculadas a Recursos Humanos.
¿Por qué automatizar la contabilización de la nómina?
La última semana del mes suele ser estresante para los equipos de RR.HH. Por lo general, es el momento en el que comienzan a calcular las nóminas y su correspondiente contabilización en los registros de la empresa. Esto puede ser todavía más complejo cuando el cálculo debe hacerse semanal o quincenalmente en aquellas empresas que pagan por semana o cada 15 días.
Si eres parte del equipo de Recursos Humanos, sabes de lo que estamos hablando. Ahora bien, esto no tiene por qué ser así. ¿Cómo puede ayudarte la automatización de la contabilización de la nómina a resolver esta gestión? Conoce sus ventajas principales:
- Ganar agilidad. Con un sistema automatizado puedes reducir el tiempo dedicado a calcular la nómina y registrarla en los asientos contables. Con la eliminación de los cálculos y entrada de datos de forma manual, el tiempo dedicado a esta actividad se reduce considerablemente.
- Aumentar la productividad. Si reduces tiempo y esfuerzo en las tareas relacionadas a la nómina puedes aumentar la productividad del área de RR.HH. y del departamento contable.
- Sumar eficiencia. La automatización de la nómina también ayuda a reducir los errores humanos y, por lo tanto, el tiempo destinado a resolverlos.
- Mejor toma de decisiones. Automatizar la contabilización de la nómina facilita el acceso a la información. Estos datos al ser más precisos, permiten tomar decisiones más adecuadas y de manera más rápida. Así, también es más ágil la capacidad de respuesta para resolver situaciones complejas o aprovechar oportunidades.
- Rápida implementación. La contabilización de la nómina automática es un proceso muy sencillo. Estos sistemas permiten la integración con otras herramientas de manera que podrán vincular el software contable fácilmente con el sistema de nómina en la nube y así reunir toda la información en un mismo lugar rápidamente.
Automatiza el proceso de nómina con Factorial
¿Te gustaría automatizar el proceso de nómina en tu empresa? El software de RR.HH. de Factorial te permite gestionar las incidencias que afectan la nómina de tus colaboradores, con un sistema ágil y completo que se integra fácilmente al sistema del equipo contable. Así, ambas áreas, podrán colaborar mejor juntas, trabajar de manera coordinada y eficiente y alcanzar una mayor productividad.
Esta solución digital tiene el objetivo de reducir el tiempo destinado a las tareas operativas en los departamentos de RR.HH. para que puedan dedicarse a aportar valor en tareas más estratégicas para la empresa. Como por ejemplo, destinar más tiempo a entender las necesidades de la fuerza laboral, para ofrecerles una experiencia más satisfactoria dentro de la compañía.
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