En las empresas, una estrategia gerencial óptima debe ir enfocada a la gestión del tiempo y la gestión de equipos de trabajo, una forma en la que los trabajadores junto con su líder sienten que las labores que se desempeñan día a día están aportando al mejoramiento y crecimiento de la empresa.
Usar herramientas que mejoren la optimización del tiempo no solo hacen que el desempeño de los colaboradores esté enfocado en las tareas más importantes, sino que se centren los esfuerzos en cumplir objetivos mucho más específicos.
Un buen gerente, al hacer la gestión óptima del tiempo de sus equipos, logra que la sensación de motivación sea más alta y ayude a alcanzar la meta trazada en el trabajo de forma eficiente.
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¿Qué es la gestión de equipos de trabajo?
La gestión óptima del tiempo en los equipos de trabajo es una forma de organización que permite, por medio de habilidades blandas, hacer que el grupo de trabajo sea más productivo sin estar demasiado agotado.
Aquellos líderes que logran ver la importancia de administrar el tiempo, hacen ejercicios de motivación constantes y brindan un apoyo cercano a las personas, logrando más cercanía con su equipo y mejorando el ambiente laboral.
Es clave que dentro de la implementación de estrategias de optimización del tiempo en las empresas existan habilidades emocionales que logren esa afinidad con las personas. Un gerente o líder de equipo, debe tener inteligencia emocional y escucha activa de su grupo de trabajo.
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¿Cuáles son las herramientas para la administración del tiempo y trabajo?
Aunque la pandemia del COVID-19 posibilitó gestionar el tiempo haciendo trabajo desde casa, la finalización de la emergencia sanitaria y la llegada de la bien conocida presencialidad hace pertinente que haya, dentro de las empresas, herramientas para la gestión del tiempo.
Estas son algunas de ellas:
1.Comunicación: el gerente o líder debe prestar atención a lo que piensan y sienten sus colaboradores. Esta, además de ser una forma de encontrar ideas nuevas y mejoras para los productos y/o procesos, es el camino para guiar al empleado en la búsqueda del orden y la organización.
2.Equilibrio y descanso: de acuerdo con la Dra. Julieta Rodríguez–Guzmán, Asesora Regional en Salud de los Trabajadores de la OPS/OMS en 2016, las consecuencias del estrés son capaces de “reducir la motivación, el compromiso y el rendimiento laboral; y producen un aumento del ausentismo, la rotación de personal y el retiro temprano. Lo que conlleva a disminuir la productividad, la competitividad y la imagen pública de las organizaciones”.
3. Ayuda tecnológica: en la actualidad existen cientos de herramientas que pueden hacer una gestión óptima del tiempo de un equipo de trabajo. La clave es encontrar la comodidad en una de ellas para que el orden, según corresponda en la empresa, aporte a seguir cumpliendo los objetivos de productividad.
¿Cómo administrar el tiempo en el trabajo?
Encontrar el equilibrio en su equipo de trabajo y administrar su tiempo de la forma más eficiente, permite que el éxito sea a nivel empresarial, pero también personal, ya que cada empleado entenderá que las funciones que está desempeñando son relevantes y que brindan un aporte al objetivo general.
Parte importante de hallar ese punto medio es teniendo en cuenta los siguientes aspectos que ayudan a que un buen líder ponga en sus colaboradores la carga necesaria, emocional y laboral para llegar a la cima.
Formas de optimizar el tiempo en el trabajo
1.Nuevas normalidades: el trabajo desde casa ha hecho que la distancia se convierta en el espacio de trabajo más común, haciendo que las personas se tengan que enfrentar a las realidades por fuera de su empleo. Aspectos como el hogar y el tiempo en familia, son variables que un líder o gerente debe analizar durante su organización de equipo y distribución de tareas.
2. Reuniones: ¿la reunión que se agendó es de vital importancia? Esta es una pregunta que se debe formular antes de crear un espacio de conferencia con su equipo de trabajo. La sobrecarga de reuniones puede hacer que el colaborador no pueda avanzar con las demás tareas y responsabilidades, lo que retrasa la producción del día.
En este punto, puede ayudar que tanto el líder como el equipo, encuentren unas pautas puntuales para definir cuando es necesaria una reunión y, así, evitar usar los espacios virtuales o presenciales, en aspectos de poca relevancia.
3. Cargas laborales adecuadas: para unificar el tiempo que cada persona está invirtiendo en ciertas tareas, el líder debería tener presente en qué trabaja cada persona (qué tarea hace), cuál es la lista de responsabilidades o proyectos que tiene a su cargo, cuánto tiempo requiere para realizar cada una de ellas y qué labores se pueden omitir, de llegar a ser necesario.
Estos puntos son claves, ya que además de ser un medio de organización, son un control de los pendientes generales, que podrían ser cubiertos por otra persona, en caso de que haya una incapacidad o vacaciones programadas que requieran la salida de un colaborador.
4. Planificación de las tareas: finalmente, bien sea diario, mensual, bimestral o semestral, debe haber una organización y planificación de las tareas del equipo. Un espacio donde las personas entiendan cuáles son sus responsabilidades y las que tienen mayor prioridad para dar los resultados esperados por la empresa.
Consecuencias de una mala gestión del tiempo
Entender la importancia de administrar el tiempo viene de la mano de ser consciente de las consecuencias que una mala gestión puede lograr en el equipo, ya que además de la desmotivación personal, puede influir en la decisión de dejar el trabajo.
- Desorganización diaria que afecta el cumplimiento de las tareas.
- Extensión de las jornadas laborales de los colaboradores.
- No se cumplen los objetivos clave de la compañía.
- Se hace el trabajo rápido, ¿pero hay calidad?
- Aumenta el estrés y cansancio.
Un equipo motivado es un equipo funcional, óptimo y eficiente, por lo que la gestión del tiempo va más allá de la asignación de tareas o el cumplimiento de horarios, es un común acuerdo para encontrar el equilibrio que necesita el trabajo diario.
