Planificar, asignar y controlar los horarios de todo un equipo puede llevar mucho tiempo sin los recursos adecuados. Por eso, hoy vamos a hablar de la aplicación para crear turnos de trabajo, sus funciones y qué criterios tener en cuenta para elegir la correcta.
Ocurre que la gestión de turnos es todo un desafío. Hay empleados que no se presentan a trabajar. Otros avisan sobre la hora que no van a llegar a tiempo. Hay colaboradores que piden a último momento un día libre y, por supuesto, siempre están las vacaciones, las incapacidades y otras faltas injustificadas con las que también hay que lidiar.
Estos son problemas que suelen mantener a los profesionales de Recursos Humanos doblados sobre sus escritorios, perdiendo largas horas en la creación de complejas hojas de cálculo para planificar los turnos de la próxima semana o del próximo mes.
Una aplicación para crear turnos de trabajo puede resolver estas dificultades, simplificando la tarea y ahorrándote mucho tiempo en el camino. ¡En este artículo te contamos todo sobre esta herramienta!
Tabla de contenidos
¿Qué es una aplicación para crear turnos de trabajo?
Como su nombre lo indica, una aplicación para crear turnos de trabajo es un software que ha sido diseñado para facilitar a los departamentos de RR.HH. y empleadores en general la planificación, asignación, programación y gestión integral de los turnos de trabajo de los empleados.
Se trata de una herramienta que le brinda a gerentes y responsables del área de talento un control preciso sobre los diferentes horarios que realizan sus colaboradores, durante las distintas jornadas de trabajo de un determinado periodo. Ya sea una semana, una quincena o un mes, dependiendo de la anticipación con la que cada responsable planifique los turnos.
Asimismo, este tipo de aplicación ofrece una visión global de los horarios de todos los trabajadores de la empresa, de manera que RR.HH. puede programar con mayor claridad los turnos, para que no se solapen, y garantizar el volumen de empleados necesarios en cada momento, garantizando así la operatividad de la organización.
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Características de una aplicación para crear turnos de trabajo
Para elegir una aplicación de turnos de trabajo acorde a las necesidades de tu empresa, debes saber qué funciones y características suelen reunir estas herramientas. En líneas generales, esto es lo que puedes esperar de esta clase de recurso:
- Interfaz intuitiva. La mayoría de apps para la gestión de turnos tienen una interfaz muy intuitiva y fácil de usar. Esto le permite a los responsables de RR.HH. ingresar horarios, hacer modificaciones, enviar notificaciones a empleados y organizar los turnos de manera práctica y sencilla. Se aplica también a la experiencia de los colaboradores, que podrán consultar sus horarios o solicitar cambios fácilmente.
- Visualización de turnos en calendario. Una app para crear turnos de trabajo suele contar con un panel de calendario laboral que brinda una visibilidad total del cuadrante de horarios en la empresa. Esto le permite a RR.HH. detectar con mayor facilidad posibles conflictos en los turnos asignados, como los solapamientos. A los empleados les ayuda a ver sus propios horarios y el de sus compañeros, para solicitar cambios, permisos o considerar esto al momento de programar ausencias y vacaciones.
- Notificaciones en tiempo real. Otra de las características destacadas de una aplicación para organizar turnos de trabajo es la posibilidad de enviar notificaciones en tiempo real. Cada cambio que realice el profesional de RR.HH. en relación a los turnos de los colaboradores, generará un aviso a los empleados afectados. Toda vez que se publica un horario los trabajadores se enteran al instante.
- Acceso online. Por supuesto, estas aplicaciones que pueden utilizarse mediante cualquier dispositivo móvil con conexión a internet, permiten que tanto los responsables de Recursos Humanos, como los empleados, accedan a sus prestaciones de manera online. Esto simplifica el proceso, evitando problemas de comunicación y reduciendo la carga administrativa.
Beneficios de usar una aplicación para crear los turnos de trabajo de tu equipo
Además de las características, otro criterio a considerar para decidir qué herramienta de gestión de horarios elegir, son sus beneficios. En el caso de la app para crear turnos de trabajo, las siguientes son las principales razones para elegirla.
Coordinación de turnos práctica y sencilla
Una de las dificultades más comunes en la gestión de turnos es la complejidad de la coordinación de los horarios de múltiples trabajadores. Sumado a ello, está el desafío de mantener un equilibrio entre los diferentes tipos de turnos (diurnos, nocturnos, rotativos) y garantizar que a cada colaborador se le asigne el tiempo adecuado.
Además, los cambios de turno, la gestión de las solicitudes de permisos, ausencias o vacaciones o solicitudes de tiempo libre de último momento, pueden crear cuellos de botella y confusión para los gerentes de RR.HH.
En este sentido, una aplicación para crear turnos de trabajo ofrece un sistema centralizado que facilita la coordinación de los horarios del talento. Gracias a este tipo de herramienta, los responsables del área de capital humano pueden asignar, cambiar y comunicar turnos de trabajo al instante, asegurando que todos los empleados estén actualizados con los cambios rápidamente.
Con la misma celeridad, los colaboradores pueden iniciar el proceso de solicitud de cambios de turno o días libres a través de la app, lo que simplifica aún más el proceso, evita problemas de comunicación y reduce la carga de trabajo para RR.HH.
Comunicación eficiente y transparente
Los mayores cuellos de botella en la gestión de turnos laborales se producen por las fallas en la comunicación. Cuando esto ocurre pueden surgir conflictos, malentendidos y retrasos en la realización de las tareas. Poder comunicarse de manera eficiente es vital para garantizar que todos los empleados estén al tanto de sus horarios de trabajo.
Con una aplicación móvil de gestión de turnos tienes una plataforma de comunicación centralizada. Desde el área de talento se puede notificar inmediatamente a los colaboradores sobre los cambios de horario o actualizaciones relevantes en relación a los turnos.
Además, los empleados pueden acceder a sus horarios de trabajo en tiempo real, eliminando la necesidad de consultar documentos físicos o digitales, depender de un correo electrónico o de un mensaje. Una vez que se publican los turnos de trabajo, cada empleado recibe una notificación para poder consultarlos.
Cumplimiento legal y acceso a reportes detallados
El cumplimiento de las normativas laborales debería ser una prioridad para toda organización. Pero conocer en detalle la cantidad de horas extra que hace cada empleado, los límites de la jornada laboral o que se estén respetando los periodos de descanso obligatorios, son tan solo algunos de los aspectos que los directivos deben tener en cuenta al momento de crear turnos de trabajo.
El incumplimiento de estas normas puede dar lugar a sanciones legales, quejas y reclamos por parte del personal y una experiencia negativa de los empleados.
Las aplicaciones para crear turnos de trabajo ayudan a garantizar que las compañías cumplan con las obligaciones referidas al horario de los trabajadores, al tiempo que evitan sanciones y multas.
Sumado a ello, debido a que proporcionan informes y análisis detallados sobre las jornadas de trabajo de los colaboradores, RR.HH. puede tomar esta información para el cálculo de la remuneración del talento y reflejar todas las incidencias laborales. De manera que estas aplicaciones facilitan también una correcta gestión del proceso de nómina en las empresas.
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¿Qué tener en cuenta para elegir una aplicación de turnos de trabajo?
Hasta aquí queda claro que optar por una app para crear turnos de trabajo es una excelente decisión si lo que buscas es organizar los horarios de tus colaboradores de manera ágil y eficiente. Ahora bien, ¿qué criterios deberías tener en cuenta al momento de elegir una de estas herramientas?
Facilidad de uso
En principio, esta clase de tecnología debería facilitar el día a día de Recursos Humanos y de los empleados. Por lo tanto, el principal criterio a considerar es que sea una aplicación fácil de usar.
Esto implica que la herramienta cuente con una interfaz amigable, para que los usuarios puedan navegar a través de sus funcionalidades, paneles y opciones de configuración sin complicaciones.
Configuración personalizada
Es ideal que la aplicación para la gestión de turnos que elijas ofrezca opciones de configuración avanzadas, para poder personalizar al máximo los distintos criterios que debes aplicar al momento de crear los cuadrantes de turnos en la empresa.
Por ejemplo, la aplicación para crear turnos de Factorial te permite crear horarios personalizados, que se adaptan a las características de tu organización, la disponibilidad de tu equipo y los horarios comerciales semanales o mensuales del negocio.
Centralidad de los datos
Tener que rastrear la información referida a los turnos de tus colaboradores en múltiples aplicaciones y sistemas no es eficiente. De hecho, puedes perder mucho tiempo en esta gestión.
Por ello, es importante que la app que elijas garantice acceso a un sistema centralizado para la coordinación de los horarios. Esto facilita obtener los datos necesarios en un mismo lugar y también asegura que la información estará disponible para los empleados en un solo sitio. Lo que ayuda a mejorar su experiencia.
Nivel de automatización
La tecnología es un factor fundamental para impulsar la productividad del área de Recursos Humanos. La aplicación de gestión de turnos elegida debe alinearse a este objetivo. Por ello, es clave que la plataforma que escojas te permita automatizar la mayor cantidad posible de tareas vinculadas a la planificación de los horarios de los trabajadores.
Por ejemplo, la app de turnos de Factorial te permite crear y asignar turnos fácilmente gracias a:
- La planificación inteligente de horarios semanales o a largo plazo.
- El hecho de poder crear plantillas de turnos y aplicarlas con tan solo un clic.
- La posibilidad de elegir entre los turnos más utilizados en las últimas cuatro semanas.
- O la facilidad de asignar turnos de trabajo masivamente, ahorrando mucho tiempo en el proceso.
Acceso a reportes
Una aplicación para crear turnos de trabajo no solo debe garantizar visibilidad total de los horarios de tu personal, sino además, brindarte acceso a reportes que te ayuden a mejorar el proceso y hacer la gestión de turnos cada vez más eficiente.
Asimismo, debe ayudarte a obtener datos accionables que puedan servirte para otros procesos. Por ejemplo, para calcular horas extra que impactan en la nómina o para saber si los trabajadores están cumpliendo con su horario en tiempo y forma.
La aplicación de gestión de turnos de Factorial te permite generar reportes personalizados sobre el cumplimiento de horarios de tu personal, para que puedas utilizar esta información en todos los procesos que necesites.
Conoce la app de Factorial para gestionar turnos de trabajo
Factorial es un software de Recursos Humanos todo en uno que incluye entre sus funcionalidades una solución innovadora para la gestión de turnos de trabajo. Se trata de su aplicación móvil de uso intuitivo, con la que empleados y directivos de las empresas mexicanas pueden organizar sus horarios laborales de una forma práctica y eficiente.
Entendemos que esta gestión no tiene porqué ser un dolor de cabeza para Recursos Humanos. Por ello, la hemos simplificado con nuestra herramienta. ¡Crear y asignar turnos nunca fue tan fácil! Tendrás la posibilidad de tener:
- Planificación inteligente de turnos semanalmente o a largo plazo.
- Notificación de turnos publicados o modificados a empleados.
- Posibilidad de elegir entre los turnos más utilizados en las últimas cuatro semanas.
- Filtrar empleados y sus turnos por equipos, localización y oficina.
- Visualizar ausencias y festivos al mismo tiempo.
- Evitar cruces y conflictos entre turnos.
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