“¿Puede mi jefe espiar mi ordenador mientras trabajo?” Esta es una duda frecuente en el talento y razón suficiente para indagar en los software de supervisión de empleados. Por supuesto, las herramientas son solo eso: recursos para trabajar mejor, pero siempre dependerá del uso que le den las personas y el objetivo con el que las utilicen.
En el caso concreto del software de supervisión de empleados, hay una delgada línea entre monitorear el rendimiento de los trabajadores y el espionaje o el control exacerbado. De manera que estas herramientas son útiles en la medida en que se las utilice no para entrometerse en la vida privada del trabajador, sino para evaluar si su desempeño se alinea a los objetivos planteados.
Teniendo esto claro, es mucho más sencillo aprovechar las soluciones digitales para supervisar a los empleados, manteniendo las buenas prácticas y preservando su privacidad, que es un derecho laboral de todo trabajador en suelo mexicano.
En este artículo te explicamos en qué consiste la supervisión de empleados y qué herramientas hay disponibles para realizar este proceso de manera efectiva.
Tabla de contenidos
¿En qué consiste la supervisión de empleados?
La supervisión de empleados consiste en el control de la actividad y el desempeño del personal durante la jornada laboral. Por ello, se trata de una tarea fundamental en cualquier organización. De hecho, en cierta medida es la base de todo vínculo laboral.
Recordemos que la Ley Federal del Trabajo establece que una de las obligaciones del personal es “desempeñar el servicio bajo la dirección del patrón o de su representante, a cuya autoridad estarán subordinados en todo lo concerniente al trabajo”.
Podríamos decir entonces que la supervisión de empleados es inherente a toda relación laboral. Donde los colaboradores desempeñan un trabajo personal subordinado que depende de la voluntad y dirección del empleador. A su vez, este, para corroborar su cumplimiento, supervisa ese trabajo a través de diferentes medios o herramientas.
Los objetivos principales de la supervisión de empleados incluyen: garantizar el cumplimiento de las políticas de la empresa, mejorar la productividad y mantener la eficiencia de la fuerza laboral.
En este punto es preciso decir que nunca la supervisión de empleados es excusa para entrometerse en su vida privada. Por el contrario, el objetivo es evaluar el rendimiento de los colaboradores, asegurarse de que cumplen con las horas de trabajo pactadas en el contrato laboral y que mantienen el nivel de productividad deseado.
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¿Qué es un software de supervisión de empleados?
Para hacer efectivo este proceso de seguimiento en las empresas, se necesita de un software de supervisión de empleados. Esto es independiente de si se trata de teletrabajo o trabajo presencial. Con equipos cada vez más dinámicos y en constante expansión, es imposible para el departamento de Recursos Humanos llevar este control sin las herramientas adecuadas.
Incluso en las pequeñas y medianas empresas, con equipos más pequeños, puede ser todo un desafío saber si el equipo completo está cumpliendo con su horario, con sus tareas y está teniendo el rendimiento adecuado.
Porque quienes lideran estos equipos tienen que controlar muchos otros procesos para que la empresa siga operando. Entonces, para facilitar esta gestión, el software de supervisión de empleados es fundamental.
Esta herramienta permite evaluar y comprobar la asistencia de los trabajadores, gracias al control de entradas y salidas, y si cumplen con las labores previstas para su rol dentro de la jornada laboral.
En el caso de un teletrabajador o talento con horario flexible, el software no se limita solo a un registro de entrada y de salida, sino que se centra en el control del horario trabajado. Entonces, si este tipo de colaborador debe trabajar 6 horas diarias, con esta clase de herramientas se le puede dar seguimiento a su cumplimiento.
¿Para qué sirve el software de supervisión de empleados?
A partir de la pandemia creció la adopción de herramientas para la supervisión de empleados. Con estas, las empresas aseguran que le dan seguimiento a la actividad de los trabajadores para cumplir dos objetivos principales:
- Aumentar la productividad.
- Promover la seguridad y salud en el trabajo.
En principio, un software para supervisar empleados le permite a las empresas conocer si los colaboradores cumplen con el fichaje. Es decir, si entran y salen a la hora indicada en el contrato. Sumado a ello, estas herramientas sirven para contar las horas trabajadas, los tiempos inactivos o de descanso y otros datos sobre la jornada laboral de los empleados.
Por ejemplo, un software de supervisión del talento puede ayudar a RR.HH. a llevar un registro de las horas extra trabajadas por el personal y corroborar que no se supere el límite fijado por la ley. Lo que ayuda también a las organizaciones a darle cumplimiento a las normas laborales vigentes que, en caso de incumplirlas, podrían generar sanciones severas.
Gracias a este tipo de control, las compañías también pueden cuidar mejor de sus empleados. Ya que con las herramientas de supervisión de trabajadores se puede detectar de forma más precisa el exceso de trabajo del talento, cuando pasan demasiado tiempo en la empresa e identificar así posibles casos de agotamiento.
Asimismo, esto puede ayudar a detectar tendencias dentro del equipo y tomar acción para prevenir cuadros de estrés o burnout. Lo que al final genera entornos de trabajo más seguros y saludables, pero también, contribuye a la productividad, ya que un colaborador agotado, difícilmente pueda tener un alto desempeño.
¿Qué tipo de software de supervisión de empleados puedes implementar en tu empresa?
La Ley Federal del Trabajo incluyó en 2020 el teletrabajo como modalidad laboral. En ese apartado se incorporó la obligación de los empleadores de:
- “Implementar mecanismos que preserven la seguridad de la información y datos utilizados por las personas trabajadoras en la modalidad de teletrabajo”. (Artículo 330-E, V).
Asimismo, es obligación de los teletrabajadores:
- “Atender y utilizar los mecanismos y sistemas operativos para la supervisión de sus actividades”. (Artículo 330-F, IV).
Esto quiere decir que la ley mexicana le permite al empleador implementar medios electrónicos de supervisión, pero el derecho a la privacidad de la fuerza laboral debe prevalecer. Por lo tanto, cuando hablamos de software para la supervisión de empleados válidos para usar en las empresas del país, debemos centrarnos en las herramientas de control de las horas trabajadas y las destinadas a la evaluación del desempeño.
Herramientas de control de las horas trabajadas
Este tipo de recursos permiten llevar un control preciso de las horas trabajadas por el personal, así como de sus horarios de entrada y de salida. Lo que ayuda a corroborar si el empleado está cumpliendo con las condiciones pactadas en el contrato de trabajo.
¿Cómo funcionan estos sistemas? Al iniciar la jornada el colaborador indica que está accediendo a su puesto utilizando el método establecido por la empresa. En el caso del software de control horario de Factorial, la hora queda registrada y se compara con el horario que haya sido configurado para ese colaborador.
Lo mismo aplica cuando este finalice el día e incluso el software permite que el trabajador deje constancia de sus descansos dentro de la jornada laboral. Así, puedes obtener una visión mucho más precisa y completa de las horas que ese empleado ha permanecido en el trabajo.
Por otro lado, debido a que la herramienta de supervisión de Factorial te permite comparar las horas que registran tus trabajadores, con las configuradas en el sistema, puedes saber con mayor precisión si tu equipo está cumpliendo efectivamente con sus horarios y descansos acordados, así como medir el absentismo o realizar un control de horas extra detallado.
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Herramientas de evaluación del desempeño
Otra herramienta de supervisión de empleados es el sistema de evaluación del desempeño. Este permite llevar un registro preciso del rendimiento de cada trabajador, el cumplimiento de objetivos y los resultados que logra.
Claro que una de las variables que permite medir esta clase de herramienta es la productividad de los colaboradores, muy vinculada al nivel de cumplimiento del horario. Pero lo interesante es que ofrece la posibilidad de ver este indicador desde otra perspectiva. Es decir, más allá de las horas efectivas de trabajo, sino con un enfoque centrado en la calidad y eficiencia de ese tiempo trabajado.
Así, con un software de evaluación del desempeño puedes complementar el control horario, dándole una dimensión más profunda a la tarea de supervisión de empleados.
Buenas prácticas al implementar un software de supervisión de empleados existen
Antes de terminar, queremos dejarte algunas buenas prácticas a considerar cuando implementas cualquier tipo de software de supervisión de empleados:
- Crear políticas de supervisión claras. Es clave establecer políticas de empresa que describan el propósito, el alcance y las limitaciones del software elegido.
- Transparencia. Durante la implementación de la herramienta, es necesario ser transparente con los empleados sobre los aspectos que se van a monitorear.
- El seguimiento de empleados debe ser proporcional a su finalidad. Evitar la supervisión excesiva y centrarse en el objetivo por el cual estás implementando estos sistemas en tu empresa.
- Tener en cuenta la opinión de los trabajadores. Es importante escuchar y atender las inquietudes y comentarios de los empleados durante la implementación del software de supervisión. Ya que estos pueden tener dudas sobre el alcance del monitoreo o incluso su finalidad. Por eso, hay que asegurarse de despejar esas dudas para llevar tranquilidad al equipo.
- Brindar orientación. Proporcionar orientación sobre el uso de los sistemas de supervisión es también fundamental. En el caso de las herramientas de control horario, los trabajadores tienen un rol esencial, al ser quienes registran su entrada, salida y descansos. Por eso, deben tener una comprensión clara de lo que se espera de ellos al utilizar estos sistemas.
Para poder llevar tranquilidad a tu equipo es importante usar herramientas de supervisión de empleados que respeten la legislación vigente y protejan el derecho de todo trabajador a resguardar su privacidad en el trabajo.
Factorial te permite aprovechar sus funciones de supervisión precisas, pero sin dejar de lado la cara humana del proceso, garantizando el respeto a la vida privada de cada colaborador.
