En Recursos Humanos hay una tarea crucial que puede generar grandes dolores de cabeza y horas interminables de trabajo para los profesionales del área, nos referimos al conteo del tiempo laborado. Si eres responsable de este departamento seguramente estás familiarizado con los desafíos que implica este proceso, por eso hoy queremos hablarte sobre el contador de horas de trabajo y cómo simplificar esta gestión.
Contabilizar manualmente el tiempo que trabajan tus empleados puede ser todo un desafío. Si bien es cierto que el contador de horas de trabajo en Excel ha sido un gran aliado para los profesionales del área de talento durante mucho tiempo, no podemos negar que tiene sus limitaciones cuando se trata de procesar grandes cantidades de datos y de agilizar cálculos.
Al utilizar los métodos manuales los equipos de RR.HH. pueden pasar mucho tiempo ingresando información, realizando fórmulas complicadas y corrigiendo errores. Por ello, es importante conocer las características del contador de horas de trabajo online para agilizar la gestión. En este artículo vamos a contarte qué puedes hacer con esta clase de sistema y cuáles son las ventajas de contabilizar las horas con un software online.
Tabla de contenidos
¿Qué es un contador de horas de trabajo?
Un contador de horas de trabajo es una herramienta que se emplea en las empresas para poder llevar un registro del tiempo que los trabajadores están a disposición de la organización. Por lo general, este tipo de recurso se encarga de registrar la entrada y salida de los colaboradores y, de esta forma, le permite saber a las compañías cuánto tiempo ha trabajado un empleado a lo largo de un determinado período.
Otras variables que permite conocer un contador de horas de trabajo son:
- Cómo se reparten las horas a lo largo de la jornada laboral.
- Si hay retrasos al momento del ingreso al trabajo.
- Cuando hay ausencias dentro del equipo.
- O si los trabajadores laboran más horas de las que les corresponde por jornada laboral.
Esto demuestra la importancia de contabilizar las horas de trabajo de tus colaboradores, ya que permite hacer un seguimiento de cómo se cumplen las diferentes normas que determina la Ley Federal del Trabajo (LFT), tanto de empleados como de patrones, vinculadas a la jornada laboral.
Así, un contador de horas de trabajo es una herramienta clave para conocer:
- Si los trabajadores tienen acceso a los descansos que exige la ley (Artículo 63 LFT).
- Que los empleados realicen su trabajo en el tiempo convenido (Artículo 133 LFT)
- Si los trabajadores dan el aviso correspondiente al patrón de las causas justificadas que les impiden concurrir a su trabajo (Artículo 133 LFT).
- Que se esté respetando la duración máxima de la jornada y que, en caso de que esta se extienda se reconozca económicamente de manera adecuada las horas extra de los colaboradores (Artículo 61 y 67 LFT)
¿Cómo funciona un contador de horas de trabajo manual?
Cuando hablamos de un contador de horas de trabajo manual nos referimos a un sistema de seguimiento de la jornada laboral del personal que consiste en hacer un conteo entre las horas de entrada y de salida de los empleados. Lo usual es que sean ellos mismos quienes realicen el seguimiento de sus horas de trabajo con la ayuda de hojas de cálculo en Excel.
Es decir que los trabajadores crean o reciben un formato en Excel con los distintos campos a completar y fórmulas aplicadas para hacer el conteo. Por ejemplo, los días de la semana, las entradas y las salidas y un apartado donde se contabiliza el total de horas diarias.
Luego, los equipos de RR.HH., los gerentes o los empleadores revisan los datos vinculados a las entradas de tiempo manuales y los aprueban para realizar el proceso de nómina y su contabilización.
Ventajas y desventajas de un contador de horas manual
Hasta aquí podemos ver que el contador de horas en Excel es un sistema bastante sencillo, de hecho, una de sus principales ventajas es que resulta fácil de implementar en cualquier entorno de trabajo, dado que los empleados están familiarizados con las planillas de cálculo y cualquiera puede crear uno de estos documentos o completar información en ellos.
Ahora bien, la contabilización manual de las horas trabajadas por los empleados a través de Excel es propensa a errores humanos. Uno de los problemas más comunes es que al depender de la entrada manual de datos por parte de los trabajadores o el personal de Recursos Humanos, existe una alta probabilidad de que se cometan equivocaciones al ingresar las horas trabajadas.
Esto puede deberse a:
- Equivocaciones al transcribir los datos.
- Olvidos.
- Duplicaciones.
- O incluso puede darse la manipulación intencional de la información.
Sumado a ello, el proceso manual requiere un tiempo considerable para recopilar y consolidar los datos de las hojas de asistencia de los empleados. A su vez, esto puede retrasar el procesamiento de la nómina y aumentar las posibilidades de cometer errores al realizar los cálculos para el pago de los trabajadores.
En este sentido, la falta de automatización también dificulta la identificación rápida de discrepancias en los registros de horas trabajadas. Lo que también puede conducir a errores en el proceso de nómina.
Por ejemplo, si se registran de forma incorrecta las horas trabajadas, los empleados pueden recibir pagos erróneos que se traducen en costos adicionales para la empresa o conflictos legales. Pero, sobre todo, estos errores repetitivos generan la pérdida de confianza por parte del personal, lo que afecta el compromiso, la motivación y el clima laboral.
¿Qué es y cómo funciona el contador de horas de trabajo online?
Un contador de horas de trabajo online es un software digital que te permite reunir en una única herramienta distintas funcionalidades para hacer el seguimiento completo de la jornada laboral de tus colaboradores.
Esta clase de sistema cuenta con un reloj checador digital para contabilizar las horas de los trabajadores y permite almacenar los datos para acceder a esta información desde cualquier lugar y en cualquier momento.
Como líder del área de RR.HH. puedes hacer un seguimiento detallado del tiempo trabajado por los colaboradores, así como planificar mejor las jornadas de trabajo, gracias a la información precisa sobre la cantidad de tiempo que labora cada empleado, sus turnos laborales e incluso los proyectos en los que trabajan durante ese tiempo.
Los trabajadores pueden acceder fácilmente a estos sistemas, solo necesitan contar con un usuario y contraseña para ingresar y fichar sus entradas y salidas. Dependiendo del proveedor que elijas hay herramientas más sofisticadas que otras.
Tratándose del software de control horario de Factorial, este se caracteriza por la simpleza en cuanto a su uso y la sofisticación respecto de sus funcionalidades:
- El trabajador ingresa a la plataforma y ficha su entrada. El reloj checador comienza a correr.
- Si el empleado se toma un descanso a mitad de la jornada registra esta pausa en el reloj y una vez que regrese a trabajar también puede indicarlo a la herramienta.
- Esto brinda una visualización completa del fichaje del equipo, desde la cantidad de horas de trabajo diaria, los descansos tomados y el lugar desde donde fichó, hasta las ausencias generadas durante ese periodo.
- Toda esta información queda almacenada en el sistema para que los managers puedan aprobar o rechazar las horas laboradas por el personal y, a partir de ello, extraer los datos necesarios para el proceso de nómina.
Ventajas de contabilizar las horas con un software online
Antes vimos que una de las mayores complicaciones al utilizar sistemas manuales para el control horario son los errores humanos que se pueden cometer. Para evitar estos problemas, muchas empresas están recurriendo a soluciones más automatizadas y precisas para gestionar las horas trabajadas por sus equipos.
En este punto, los sistemas de control horario y asistencia, que incluyen funcionalidades como el reloj checador electrónico, registros de tiempo online, aplicaciones móviles y almacenamiento en la nube, ayudan a capturar de manera más detallada las horas trabajadas y esto les permite a las empresas acceder a numerosas ventajas.
Agiliza el control horario
Ningún equipo de Recursos Humanos quiere destinar más tiempo del necesario a tareas rutinarias, administrativas o de control. Mientras que al utilizar un contador de horas de trabajo manual los profesionales del área deben dedicar gran parte de su trabajo a calcular el tiempo laborado por el personal, una de las ventajas de contabilizar las horas con un software online es que el registro es automático, RR.HH. solo debe validar que los datos sean correctos y proceder a su aprobación. El resto del trabajo lo hace el software.
Esto permite agilizar el proceso de control horario, pero no es la única forma en que este sistema lo hace. Además, quienes se encargan de supervisar el cumplimiento de la jornada laboral de los trabajadores, ya sea RR.HH. o los managers, en lugar de rastrear el tiempo trabajado por el talento en múltiples hojas de cálculo, solo tendrán que ingresar a una única plataforma para corroborar las horas realizadas por cada colaborador en un determinado periodo.
Así, podrán encontrar mucho más rápido la información y aprobar o rechazar horas en menos tiempo.
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Permite realizar cálculos más precisos
Otra de las ventajas de contabilizar las horas con un software online es que puedes realizar un registro detallado del tiempo que trabajó cada empleado. Con lo cual, tienes la posibilidad de hacer un cálculo más preciso de la jornada laboral que cumplió cada trabajador a lo largo del mes, quincena o semana, dependiendo el periodo asignado para los pagos.
Podrás saber con certeza qué cantidad de horas utilizar como base para el cálculo de la nómina, lo que genera una remuneración más justa para el personal. Recuerda que en México el tiempo de trabajo es uno de los parámetros a considerar para calcular el sueldo de los colaboradores. Por lo tanto, es muy importante que el contador de horas de trabajo que utilices ofrezca la mayor precisión posible.
Aumenta la productividad
Un contador de horas de trabajo automatizado es también un gran aliado de la productividad en las empresas. Básicamente, estas herramientas facilitan el seguimiento del tiempo laborado por los empleados, lo que ayuda a determinar cuántas horas está disponible el personal para la compañía y a qué dedica ese tiempo.
Gracias a este seguimiento se pueden extraer datos para entender qué resultados produce el trabajador durante su jornada laboral y, con ello, conocer su productividad. Además, el hecho de que sea una herramienta digital permite su integración con otros recursos tecnológicos para optimizar más este análisis y conocer a fondo el desempeño de los trabajadores.
Asimismo, el contador de horas de trabajo online es vital para conocer el nivel de absentismo en la empresa y los motivos por los que se producen faltas en el equipo. Esto ayuda también a descifrar la existencia de ciertos riesgos de trabajo físicos o psicosociales.
Ayuda a planificar mejor los flujos de trabajo
Sin dudas, automatizar la contabilización de las horas que trabaja la fuerza laboral es clave para agilizar tiempos y eficiencia, pero también es vital para pensar estratégicamente en la configuración del equipo. Es decir, que puedes planificar mejor los flujos de trabajo de acuerdo al personal disponible en cada momento en el que la empresa esté operativa.
Esto puede ser fundamental para reducir cuellos de botella en determinadas horas del día, haciendo una previsión más adecuada de los empleados disponibles en los momentos de mayor demanda, por ejemplo.
Asimismo, es una herramienta de planificación clave para cuadrar las diferentes jornadas teniendo en cuenta el panorama global. Para asignar turnos es necesario tener en cuenta la cantidad de horas que debe hacer cada empleado y en qué franja horaria, así puedes garantizar que siempre haya personal suficiente para el adecuado funcionamiento de la empresa.
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Aumenta la transparencia y la confianza
El seguimiento del tiempo automatizado puede ser de gran ayuda para aumentar la confianza y la transparencia dentro de una organización. Antes vimos lo que un contador de horas de trabajo online puede facilitar en relación a la nómina y esto va mucho más allá del cálculo preciso. Además, sirve para garantizar el pago correcto a los trabajadores, lo que se traduce en una mayor transparencia en el sistema de remuneración de la empresa.
Ten en cuenta que uno de los aspectos más sensibles en las compañías es la compensación justa para los empleados. De hecho, esta puede ser una forma de retener talento en muchas compañías. Sin embargo, para que esto ocurra, los trabajadores necesitan que las empresas garanticen un salario acorde a sus tareas y un reconocimiento claro de los distintos conceptos que integran su remuneración.
Esto implica que ellos mismos puedan corroborar cuántas horas trabajaron y cómo se recompensa ese tiempo que le dedicaron a la organización. Así, aumenta la confianza del talento en la compañía.
Importancia de contabilizar las horas de trabajo de tus colaboradores
¿Sabías que en México el 51,1% de la población trabajadora labora entre 40 y 48 horas a la semana? Mientras que el 14,3% trabaja por encima del límite legal, al cumplir jornadas de entre 49 y 56 horas.
Actualmente, la Ley Federal del Trabajo establece que una persona puede trabajar hasta 48 horas semanales, con un máximo de 8 horas diarias, 6 días a la semana. Sin embargo, existen propuestas para reducir la jornada laboral a 40 horas por semana. Por ello es clave contar con mecanismos de control sobre el tiempo laborado por el personal.
En este sentido, la importancia de contabilizar las horas de trabajo de tus colaboradores radica en entender qué tan viable es reducir su jornada laboral en caso de que la ley lo exija.
Sobre todo, contabilizar el horario que efectivamente cumplen tus empleados es vital para que puedas tener un mayor control sobre el tiempo que le dedican a la empresa. Así, podrás:
- Distribuir mejor la carga de trabajo entre los distintos miembros de tu equipo, ya que si sabes con precisión con cuántos trabajadores cuentas a lo largo de la jornada puedes asignar con mayor criterio las tareas y responsabilidades.
- Promover un buen balance personal-laboral en tu equipo. Si mejoras la carga de trabajo, puedes incluso ofrecer más tiempo libre o adecuar los horarios para que tus empleados tengan más opciones y mayor flexibilidad.
- Favorecer el bienestar laboral, en tanto, al equilibrar mejor las tareas de tu personal y hacer más eficientes los flujos de trabajo puedes reducir el estrés dentro del equipo, lo que ayuda a mejorar el clima laboral y propicia un entorno más colaborativo.
Descubre el contador de horas de trabajo de Factorial
Ahora que ya conoces todo lo necesario sobre el contador de horas de trabajo y su automatización, es momento de hacerte la recomendación final. Se trata del software de control horario de Factorial.
Nuestra herramienta te brinda la posibilidad de realizar el registro de las horas trabajadas por tu equipo en un sistema todo en uno, lo que te permite contrastar fácilmente la información entre el tiempo laborado y los salarios de tus colaboradores.
Además, Factorial se adapta a las necesidades de tu organización, ya sea que quieras realizar el fichaje mediante un ordenador, app móvil o incluso con tecnologías como el reconocimiento facial.
