Conoce cuáles son los tipos de checador de asistencia más relevantes, cómo elegir el correcto para tu organización y las ventajas de implementar uno.
¿Por qué una empresa necesitaría un sistema de gestión de asistencia para los empleados?
Además de combatir los costos excesivamente altos del ausentismo, la implementación de un checador de asistencia ayuda a diagnosticar dolores en la gestión de asistencia antes de que se conviertan en un problema, al tiempo que previene el agotamiento de los empleados.
Tabla de contenidos
¿Qué es la gestión de asistencia?
La gestión de asistencia es la forma en que se realiza un seguimiento de las horas de los empleados. Es el sistema que se utiliza para documentar el tiempo que trabajan los empleados y el tiempo que están ausentes o fuera de su puesto laboral.
La gestión de la asistencia se puede realizar registrando las horas de los empleados en papel, usando hojas de cálculo, perforando tarjetas de tiempo o usando el software de tiempo y asistencia en línea.
Cuáles son las ventajas de usar un checador de asistencia
Las empresas que ignoran la digitalización de la gestión de asistencia corren grandes riesgos en lo que respecta a la probabilidad de:
- Robo de tiempo
- Imprecisión debido a factores de error humano
- Sobrecarga de recursos humanos
- Incumplimiento de las leyes laborales
La implementación de un checador de asistencia representa una gran cantidad de ventajas para la gestión de la fuerza laboral.
- Los sistemas automatizados avanzados de gestión del tiempo y asistencia minimizan el riesgo de errores humanos y recopilan datos de los empleados en tiempo real.
- Gestionan la programación compleja y se adaptan a los cambios de turno, las restricciones de la legislación laboral y las preferencias de los empleados.
- Ahorran tiempo y esfuerzo humano al realizar un seguimiento de los empleados, lo que permite a los gerentes enfocarse estratégicamente en su negocio.
- Aseguran la precisión de los registros de los empleados y verifican el cumplimiento de las normas laborales nacionales, estatales y locales.
- Ayudan a ahorrar costos de mano de obra al eliminar el exceso de horas extra y reducir las tardanzas y el ausentismo de los empleados.
- Permiten llevar a cabo informes de desempeño de los empleados, lo que permite premiarlos. De hecho, investigación reciente demuestra que la apreciación laboral aumenta considerablemente el rendimiento de los empleados.
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Tipos de checadores de asistencia
Existen tipos diferentes de checadores de asistencia y todos tienen características únicas.
Sistemas manuales
La asistencia manual requiere que los empleados completen su propio tiempo presente. Los sistemas manuales tienden a ser poco eficientes y confiables, ya que la información puede ser fácilmente manipulable. El sistema manual se clasifica en dos tipos:
1. Asistencia basada en un libro
Si un empleado llega o decide irse, debe anotar la hora en el libro de asistencia. Por lo general, también tiene su nombre, hora de llegada y firma.
2. Sistema analógico
En el sistema analógico, cada empleado tendrá una tarjeta de asistencia para registrar su asistencia. Dado que los empleados deben llevar un registro de sus propias llegadas, este sistema es similar al libro de asistencia.
Sistemas digitales
Los sistemas digitales se han utilizado ampliamente en muchas organizaciones, ya que se consideran seguros y difíciles de sabotear. Los siguientes son varios tipos de sistema de asistencia digital.
1.Checador de asistencia con huella
Como su nombre lo indica, este es uno de los tipos de checador de asistencia con huella digital, es un sistema de asistencia que requiere las huellas dactilares de los empleados para marcar la entrada y la salida.
También se los puede encontrar bajo los nombres: checador biométrico de asistencia o como un reloj de control biométrico. La fuerza de este sistema es que no es fácil de manipular. Sin embargo, es posible que este sistema no reconozca la huella digital cuando los dedos están mojados o sucios, algo que puede ser importante en ciertas industrias.
2. Checador de asistencia facial
Un checador de asistencia facial es más complicado que el sistema de huellas dactilares. Examina el rostro y los ojos humanos. Si el rostro coincide con los datos dentro del sistema, significa que se ha marcado la entrada y salida con éxito.
3. Sistema basado en PIN
Cada empleado tendrá su propia contraseña. Puede ser en forma de números o letras. Para registrar la presencia, solo necesita ingresar la contraseña al sistema. Parece simple, pero se puede manipular fácilmente.
4. Sistema basado en sitio web
Cada empleado debe tener acceso al sitio web para iniciar sesión en su presencia. La debilidad de un sistema de asistencia basado en la web es que requiere una conexión a Internet estable o, de lo contrario, no registrará la asistencia.
5. Checador de asistencia con tarjeta
Los empleados solo necesitan deslizar la tarjeta en la máquina. Después de eso, sus datos de asistencia se almacenarán automáticamente en el sistema.
6. Checador de asistencia basado en un software
Un software de reloj checador que incluye la funcionalidad de control de asistencia puede ser una alternativa interesante, ya que combina lo mejor de los sistemas digitales con la comodidad de centralizar, clasificar y permitir el análisis eficiente de la información.
Al contar con un software es posible tener en un solo lugar las asistencias y vacaciones de cada empleado, ver sus ausencias, hacer una comparación entre horas realmente trabajadas y previstas y añadir comentarios. Además, en algunos casos permite también llevar a cabo informes personalizados.
Un software en muchos casos es complementario con otros tipos de checador de asistencia como uno facial.
Cómo elegir e implementar un checador de asistencia
Quizás estás pensando qué sistema de asistencia es mejor para la empresa. Para ayudarte, aquí hay varias cosas que debes considerar antes de decidir usar un determinado sistema de asistencia.
Seguridad de datos
La asistencia de los empleados es parte de los datos confidenciales de una empresa. Por lo general, estos datos se han combinado con información personal y salarios de los empleados.
Como resultado, es fundamental seleccionar un sistema de asistencia que sea seguro y que nadie pueda acceder fácilmente a él.
Accesibilidad y eficiencia
No todo el mundo sabe cómo funciona un sistema de asistencia. Por lo tanto, se debe utilizar un sistema que tenga una operación simple. Por ejemplo, se puede acceder a través de una aplicación móvil.
Precisión de los datos
Dado que la asistencia de los empleados está vinculada al pago, tener un sistema preciso es crucial para evitar errores de cálculo en la compensación de los empleados.
Fácil de usar
Un sistema que sea fácil de usar mejora la eficiencia en el trabajo. Además las funcionalidades con las que cuenta pueden permitir facilitar el trabajo del área de recursos humanos.
Se ajusta al presupuesto
Es importante asegurarse de que el sistema que se elija se ajuste al presupuesto. No se recomienda que una empresa gaste demasiado dinero solo en el sistema
Eligiendo el checador de asistencia correcto para tu empresa
Las empresas que buscan mantenerse al día en la era digital están adoptando sistemas en línea de gestión de tiempo y asistencia, ya que estos agilizan el proceso de registro de las horas de trabajo de los empleados y automatizan los procedimientos administrativos.
De esta manera, los empleadores y gerentes de recursos humanos pueden liberarse de tareas tediosas y concentrarse en mejorar la experiencia laboral de los trabajadores, evitando el exceso de trabajo y el agotamiento.
En Factorial contamos con un sistema de control de asistencia a la medida de tu empresa que te permite ser más productivo en la revisión del control horario y gestión de tiempos y reducir el absentismo laboral con nuestro reloj checador.
Además le permite a todos los trabajadores gestionar su jornada laboral desde una aplicación móvil que cuenta con un sistema de geolocalización.
Preguntas frecuentes sobre los checadores de asistencia
¿Qué son los sistemas de asistencia?
Los sistemas de asistencia en una empresa son un método empleado para cuantificar las horas laborales de un empleado, así como el tiempo que este dedica dentro del trabajo y los días y momentos en los que se encuentra trabajando. Existen distintos tipos de checador de asistencia.
¿Qué es un biométrico de asistencia?
El sistema de control de acceso biométrico consiste en un método de identificación que captura ciertas características únicas de los seres humanos para facilitar la autorización de entrada y salida de un lugar. En el contexto laboral, su uso se centra en la medición y registro de la jornada laboral de los trabajadores.
