¿Estás buscando la forma de mejorar el rendimiento de tu equipo? Una manera de hacerlo es mediante el desarrollo de sistemas de evaluación del desempeño a la medida de tu organización. En esta guía te compartimos el paso a paso para conseguirlo.
Pero antes de eso, es importante decir que la implementación de un sistema de evaluación de desempeño no es una tarea sencilla. Esto dependerá del tipo de método que decidas utilizar en tu empresa. Es decir, los tradicionales o los más modernos, vinculados a las nuevas tecnologías y automatización.
En esta guía conocerás las dos alternativas. Para que puedas decidir cuál es la que mejor se adapta a tu organización. ¡Comencemos!
Tabla de contenidos
¿Qué es un sistema de evaluación del desempeño?
Hay una estadística que preocupa a los profesionales de Recursos Humanos. De acuerdo con Gallup, solo el 26% de la fuerza laboral está conforme con los métodos de evaluación de desempeño que utilizan las empresas.
Esa es una señal de que la gestión del rendimiento de las organizaciones debe cambiar para ser efectiva. Por eso, si estás trabajando en el desarrollo de sistemas de evaluación del desempeño en tu compañía, has llegado al lugar correcto. Pero ¿qué son, en esencia, estos sistemas?
Se trata de los métodos que utilizan las organizaciones para evaluar el rendimiento de los empleados y analizar las tendencias de desempeño a nivel general en la empresa. Estas revisiones son un proceso sistemático y periódico que ayuda a medir la performance laboral de cada individuo del equipo, frente a los requisitos y objetivos establecidos para su puesto.
Por ejemplo, ¿cómo saber si tu equipo es realmente productivo? Para ello, se diseña un sistema de evaluación que permita determinar la efectividad del personal para administrar su tiempo de trabajo y cumplir con sus tareas y metas.
Esta es tan solo una muestra del tipo de información que puede brindar esta clase de sistema, pero refleja con claridad cuán importante es tener un método eficaz para realizar esta gestión.
En definitiva, un sistema de evaluación de desempeño es aquel que se encarga de establecer un estándar para evaluar el rendimiento de los trabajadores y llevar a cabo este proceso de la forma más eficiente posible.
👉 Aprende cómo hacer una evaluación de desempeño en tu empresa.
¿Cómo diseñar tu propio sistema de evaluación de desempeño paso a paso?
Antes de conocer qué métodos puedes utilizar en el desarrollo de tu sistema de evaluación de desempeño, es fundamental que conozcas el paso a paso para diseñarlo.
Definir objetivos
Las metas son la parte central de todo sistema de evaluación de desempeño. Porque la razón de ser de este proceso es evaluar qué tan cerca o qué tan lejos están los empleados y el equipo de acercarse al cumplimiento de sus objetivos.
Por lo tanto, el primer paso en el desarrollo de un sistema de evaluación de desempeño implica definir el propósito de este proceso. Básicamente, debes preguntarte cuáles son los objetivos y resultados que deseas lograr con la evaluación de rendimiento.
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Establecer una frecuencia
Otro de los pasos clave en el diseño de un sistema de evaluación de desempeño consiste en establecer una periodicidad para estas revisiones. En este punto es importante decir que las evaluaciones anuales han quedado en el pasado.
Según Truelist, los profesionales de Recursos Humanos que llevan adelante este proceso de forma continua están un 50% más satisfechos con los resultados que obtienen. Mientras que el 80% de los empleados prefieren evaluaciones y retroalimentación inmediata, en lugar de esperar las revisiones anuales de gestión del desempeño.
Entonces, la recomendación es hacer de esta una tarea continua dentro de las empresas. Aunque sabemos bien que puede ser un desafío para RR.HH. Por ello, es importante contar con un esquema de actuación bien claro que puedas seguir para estandarizar este proceso y hacerlo más ágil.
Tener en claro quiénes participarán
¿Las evaluaciones se aplicarán a todo el personal de la empresa de forma continua? ¿O este enfoque será solo para los trabajadores de mayor jerarquía? ¿Quiénes se encargarán de ejecutar este proceso y qué responsabilidades tendrán?
Al diseñar un sistema de evaluación de desempeño estos criterios deben quedar resueltos desde un primer momento. Ya que tendrás que involucrar a las personas indicadas para que participen de las distintas dinámicas que se planteen, pero también será necesario capacitar a los responsables de esta tarea para que sigan el proceso tal cual ha sido planificado.
Determinar criterios y estándares
Otro de los pasos clave en el desarrollo de un sistema de evaluación de desempeño consiste en establecer qué criterios se evaluarán y cuáles serán los estándares que se implementarán.
Por ejemplo, puedes definir que los criterios a evaluar son la comunicación, el trabajo en equipo, la productividad y el desarrollo de habilidades. Y, para ello, los estándares que aplicarás son la metodología OKR y el sistema de evaluación por competencias.
Es decir, mientras los criterios sirven para determinar qué quieres evaluar, los estándares te ayudan a definir cómo lo harás.
Establecer la forma de retroalimentación
El círculo se completa con la retroalimentación. Por lo que debes establecer con claridad de qué forma darás feedback a los colaboradores a lo largo de este proceso.
Básicamente, tienes que asegurarte de que todos los que realizan las evaluaciones de desempeño (responsables) sepan qué tipo de retroalimentación dar, cómo brindarla y cómo obtener a cambio la del empleado. Porque un sistema de evaluación competente es, en cierta medida, un proceso de feedback en dos direcciones.
Lo que se busca es la mejora continua y, para ello, es importante que los trabajadores sepan qué resultados logran y qué les falta mejorar, pero también que la empresa conozca cómo se sienten los empleados en la organización y qué se podría optimizar desde su perspectiva.
¿Y si un colaborador no alcanza los resultados esperados? 👉 Descubre cómo hablar con alguien de tu equipo sobre su bajo rendimiento.
¿Cómo desarrollar un sistema de evaluación de desempeño?
Ahora que conoces las bases que debe tener todo sistema de evaluación de desempeño, es momento de pasar a los métodos de ejecución. O, mejor dicho, las herramientas a utilizar para llevar a cabo este proceso.
En ese sentido, podemos observar dos grandes corrientes:
- Evaluaciones de desempeño tradicionales, que están más bien asociadas a la ejecución manual o con herramientas que requieren una intervención humana más activa. Por ejemplo, el uso de plantillas o formatos de evaluación de desempeño en Excel.
- Evaluaciones de desempeño modernas, que se asocian a la ejecución automática del proceso y, por lo tanto, con una menor intervención humana. Por ejemplo, el uso de un software digital para la evaluación del rendimiento del equipo.
Sin duda, ambas alternativas tienen mucho que ofrecer, por eso es importante que conozcas cómo funcionan y qué puedes lograr con ambos recursos.
Desarrollar un sistema de evaluación de desempeño con Excel
En muchas empresas los gerentes y responsables de Recursos Humanos se apoyan en plantillas o formatos de evaluación de desempeño en Excel para ejecutar este proceso. Estos documentos se pueden replicar una y otra vez cuando se deba realizar la revisión del rendimiento del personal y esto es lo que la convierte en una opción muy utilizada.
Solo se necesita una hoja de cálculo, que se puede personalizar de acuerdo con las variables que se quieran medir en el proceso establecido por la empresa. Sumado a ello, admiten espacio para comentarios y son documentos fáciles de enviar e intercambiar con el resto de responsables de la evaluación.
Sin embargo, el verdadero trabajo comienza al momento de tener que completar estas planillas. Generalmente, los empleados y evaluadores deben ingresar de forma manual los datos, lo que hace que la tarea lleve más tiempo.
Además, esto también puede generar más riesgos de cometer errores. Una respuesta mal escrita, un valor incorrecto o el olvido de algún indicador. Cualquiera de estas equivocaciones pueden ser muy comunes con esta clase de sistema.
A ello debemos agregar que los resultados finales se suelen calcular también de forma manual o mediante fórmulas complejas que se incorporan en estas hojas de cálculo, pero que requieren un elevado conocimiento en Excel.
Otra desventaja de este sistema es su baja interactividad. Es un documento estático que hay que completar y, por lo tanto, las tasas de participación del personal son mucho más bajas o se producen abandonos en el transcurso del proceso.
De todos modos, si te interesa esta alternativa 👉 aquí puedes descargar el formato para la evaluación del desempeño en tu organización.
Desarrollar un sistema de evaluación de desempeño con un software digital
La segunda opción es apostar por el desarrollo de sistemas de evaluación de desempeño con un software digital. Se trata de una herramienta diseñada específicamente para planificar y ejecutar este proceso de principio a fin y de forma automatizada.
Con ello nos referimos a:
- Creación de evaluaciones de desempeño en unos pocos clics. Puedes definir a qué equipo de la empresa va dirigida, qué roles tendrá cada responsable y quiénes intervendrán. Todo ello de forma rápida y sin digitar ni un solo nombre.
- Revisión de rendimiento personalizada. Cada proceso de evaluación es una oportunidad de obtener información de valor sobre el rendimiento de tu equipo. No tienes por qué evaluar los mismos criterios, utilizar las mismas preguntas o involucrar a las mismas personas. Con un software digital podrás adaptar cada evaluación y personalizar todos los parámetros para adecuarla a lo que necesite tu compañía en cada momento.
- Toda la información en un mismo lugar. Ya no necesitas revisar los datos de múltiples documentos para poder hacerte una idea del rendimiento de tu equipo. Con esta clase de software toda la información queda centralizada en un mismo lugar, fácil de consultar y analizar.
- Gestión automática. Estos sistemas también permiten configurar los criterios de tus evaluaciones y establecer su periodicidad para repetirlas de forma automática.
- Generación de informes automáticos. Otra de las funcionalidades de un software de evaluación de desempeño online es el hecho de poder acceder a informes automáticos del rendimiento de tus colaboradores. Una vez que los empleados envíen sus respuestas podrás ver los resultados de forma resumida y estadísticas de desempeño muy útiles para la implementación de mejoras.
Descubre el software de evaluación de desempeño de Factorial
Desde Factorial sabemos que el desarrollo de sistemas de evaluación de desempeño es un aspecto crítico en toda organización. Porque esta es una gestión que bien realizada ayuda a los equipos a mejorar y crecer.
Para facilitar la tarea y ayudar a los departamentos de Recursos Humanos a agilizar el diseño y ejecución de este proceso contamos con un sistema de evaluación del desempeño 360 y 180 grados.
Nuestra herramienta te permite tener una mayor visibilidad sobre el rendimiento del talento de tu empresa y tomar decisiones que aporten verdadero valor al equipo, gracias a los datos cualitativos que brinda este recurso.
¿Qué puedes hacer con nuestro software de evaluación de desempeño?
- Preguntarle a tus colaboradores todo lo que necesites saber sobre su trabajo, resultados y objetivos.
- Adaptar al máximo el diseño de todas las evaluaciones.
- Gestionar estas revisiones de forma automática.
- Centralizar toda la información y pasos del proceso en una misma plataforma.
- Darle seguimiento a las evaluaciones en tiempo real.
- Medir el rendimiento de tus trabajadores de forma precisa.
- Ahorrar muchísimo tiempo a lo largo de todo el recorrido.
