Gestión de turnos de empleados simplificada

A veces, el tradicional horario de nueve a cinco simplemente no es suficiente. El trabajo por turnos puede permitir que las empresas amplíen el horario de atención para obtener más negocios y aumentar las ganancias.

Según un estudio de 2004, casi 15 millones de estadounidenses ya trabajan en turnos. Si bien los turnos suelen estar determinados por las demandas de la industria más que por las preferencias de los empleados, un buen sistema de gestión de turnos incorporará las necesidades tanto del empleado como del empleador.

Ya sea que esté buscando cambiar a un sistema de trabajo por turnos o simplemente buscando formas de optimizar el que tiene, aquí cubriremos todo lo que necesita saber sobre la gestión de turnos.

Beneficios de la gestión de turnos

Una buena gestión de turnos de los empleados ayuda a los empleadores a aprovechar todos los beneficios del trabajo por turnos. Aquí hay algunas formas en que los turnos pueden funcionar para usted:

Los turnos apoyan la flexibilidad de los empleados

En estos días, los empleados valoran la flexibilidad. Los turnos de trabajo pueden permitir a los empleados administrar mejor su tiempo. Si un empleado tiene responsabilidades de cuidado de niños, es posible que desee trabajar en turnos tempranos para poder estar disponible para sus hijos después de la escuela.

Los estudiantes universitarios pueden preferir un turno de noche para poder estar en clase por las mañanas. Los turnos bien administrados pueden brindar a los empleados con horarios irregulares la capacidad de trabajar a tiempo completo.

El trabajo por turnos puede conducir al crecimiento de la empresa

Tener empleados trabajando por turnos significa que la empresa puede permanecer abierta por más tiempo y contar con personal suficiente durante las horas pico.

Esto significa más tiempo para la productividad y puede ayudar a que las empresas en crecimiento prosperen.

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Los turnos personalizados mantienen todas las horas cubiertas

Los turnos ayudan a las empresas a adaptar la cantidad de personal a sus necesidades. Por ejemplo, en una librería de la ciudad de Nueva York, dos empleados entran al turno de apertura a las 10 am.

Dos empleados más entran para cada uno de los siguientes tres turnos: a las 11 am, a la 1 pm y a las 3 pm.

Esto significa que durante las horas punta de la tarde, cuando la librería hace la mayor parte de sus ventas del día, hay ocho empleados en el piso listos para ayudar a los clientes.

A las 6 pm, los libreros del turno temprano se dirigen a casa y el resto se va a las 7 pm y a las 9 pm.

En la última hora, cuando el negocio va lento, solo quedan dos empleados. Este sistema de turnos maximiza la eficiencia y permite que la librería aproveche al máximo las horas pico mientras reduce los costos cuando las cosas van lentas.

Consideraciones para crear un sistema de turnos

¿Qué cambios respaldarán al negocio a medida que evoluciona? ¿Qué funciona mejor para sus empleados? La creación de un sistema de gestión de turnos es un acto de equilibrio que requiere una reflexión cuidadosa.

Coherencia del horario

Al diseñar un horario de turnos, los empleadores deben considerar el horario de los turnos. ¿Habrá un horario fijo, donde los empleados entren a la misma hora todos los días?

¿O un empleado comenzará a trabajar a diferentes horas en diferentes días, pero mantendrá el mismo horario de semana a semana (es decir, trabajando de 10 a 6 lunes y miércoles y de 11 a 7 martes y jueves)?

¿Necesitarán los empleados rotar turnos?

Eso podría significar que los colaboradores pueden tomar el turno temprano durante algunas semanas y luego el turno posterior durante algunas semanas. Es importante recordar que la mayoría de los empleados prefieren algún tipo de coherencia.

La clave es hacer que el horario sea lo más regular posible incluso cuando el horario sea irregular.

Registro de entrada y salida

control tiempos

¿Cómo registrarán la entrada y la salida de los empleados?

Si su empresa todavía hace las cosas a la antigua con un sistema de tarjetas perforadas, puede que sea el momento de actualizarlo.

Con una aplicación de gestión de turnos, los empleados podrán fichar su entrada y salida directamente desde sus teléfonos. Esto es más conveniente para los empleados y ayuda a garantizar que se les pague de manera justa por su tiempo.

El registro generado automáticamente por el reloj digital también puede ayudar a proteger a los empleadores de disputas en el futuro.

Plan de respaldo para ausencias inesperadas

¡Espera siempre lo inesperado! Los empleadores inteligentes que administran los turnos se asegurarán de tener un plan para las ausencias no planificadas.

Los empleados pueden necesitar tiempo libre de último minuto por días de enfermedad, tráfico pesado, etc.

Además de tener pautas sobre cómo los empleados pueden cambiar de turno y solicitar tiempo libre por adelantado, las empresas también necesitan planes para reemplazos de último minuto.

En industrias donde es vital tener siempre un personal completo, los empleadores pueden pedir a los empleados que estén de guardia un día a la semana, listos para ingresar si surge algo.

Pueden ofrecer bonificaciones a los trabajadores llamados en el último minuto.

Consejos para optimizar su sistema de gestión de turnos

Si ya tiene un sistema de gestión de turnos en funcionamiento, tenemos algunos consejos para mejorarlo aún más.

Evite los turnos rotativos

Como ya mencionamos, la mayoría de los empleados valoran la coherencia del horario. Les facilita planificar el resto de sus vidas y es mejor para sus ritmos circadianos.

Si puede evitar los turnos rotativos, debería hacerlo. Si no hay forma de evitarlo, intente que las rotaciones sean lo más graduales posible. Eso significa que es una mala idea cambiar a alguien del turno de la mañana al turno de noche.

En cambio, muévalos del turno de la mañana al turno de la tarde. Los trabajadores cansados ​​no son efectivos.

También ayudará tener rotaciones más largas para que los empleados pasen algunas semanas en un turno en lugar de algunos días.

software asistencia

Utilice las herramientas de gestión de turnos visuales para la programación

Tener una representación visual del horario es útil tanto para los empleados como para los empleadores. Los gerentes pueden ver cualquier superposición o agujeros innecesarios, y los empleados pueden ver claramente cómo será su semana.

El software de gestión de turnos puede ayudar a crear un calendario que todos disfruten.

A diferencia del molesto periódico programado en la trastienda, también se actualiza automáticamente para que todos estén al tanto de los cambios.

Identificar tendencias y planificar para el futuro

Los gerentes proactivos pueden realizar un seguimiento de las tendencias en el cronograma y utilizar la información para planificar el futuro.

¿Tiene un empleado que siempre llega tarde al turno de la mañana? Tal vez sea hora de pasarlos a la tarde o de tener una discusión seria.

¿Todos sus empleados luchan por intercambiar turnos durante las vacaciones? Cree un sistema claro para intercambios y operaciones.

¡Quizás incluso considere la posibilidad de contratar empleados de temporada para evitar la escasez de personal con el boom empresarial!

Aproveche el software para obtener información valiosa sobre cómo funciona su empresa y cómo se puede mejorar.

Herramientas de gestión de turnos

El software de gestión de turnos puede proporcionar una solución elegante a cualquiera de sus problemas relacionados con el turno.

Simplifique y agilice la gestión de turnos para maximizar la eficiencia.

Administre y asigne fácilmente turnos de empleados

Facilite la programación de los empleados con un calendario altamente visual como parte de su herramienta de gestión de turnos.

Los turnos se pueden repetir diariamente, semanalmente o durante un período de tiempo más largo. El software facilitará la detección de agujeros y también notificará automáticamente a los gerentes de cualquier conflicto de programación.

Los empleados pueden consultar su horario en cualquier momento con una aplicación de gestión de turnos y realizar las solicitudes necesarias directamente a través del software.

Integración con sistemas de tiempo libre

Maneje de manera eficiente las ausencias de los empleados con solicitudes de tiempo libre automatizadas. Los empleadores pueden administrar quién está de vacaciones, con licencia médica o por enfermedad y quién está disponible para programar en un portal.

Ejecute informes para ver tendencias

Con el software, los empleadores pueden aprovechar los datos acumulados para realizar informes personalizados de recursos humanos. Pueden crear representaciones visuales de las horas programadas frente a las horas trabajadas y otra información.

Software de gestión de turnos gratuito con todos los planes factoriales

Si está buscando una solución de gestión de turnos, Factorial puede ser justo lo que está buscando. Este software de gestión de turnos es gratuito con una suscripción al software integral de recursos humanos de Factorial.

Con el software de gestión de turnos, podrá equilibrar los turnos y tener empleados más felices y productivos.

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