Tarjeta de crédito empresarial

Administrar las finanzas de tu negocio implica tomar decisiones constantes sobre cómo pagar, registrar y controlar los gastos diarios. Los gastos pueden involucrar: compras de insumos, pago de viáticos o la suscripción a una herramienta digital. Una buena herramienta puede ser una tarjeta de crédito empresarial. 

Contar con buenos hábitos financieros y herramientas adecuadas puede hacer una gran diferencia en la organización interna y el crecimiento de tu empresa.

¿Qué es una tarjeta de crédito empresarial?

Una tarjeta de crédito empresarial es un instrumento financiero emitido a nombre de tu empresa y es utilizada por los colaboradores o para cubrir los gastos que se generen en la organización.

Dependiendo de las necesidades de la empresa, pueden dividirse en dos estilos: tarjeta de débito empresarial y tarjeta de crédito empresarial, ambas diseñadas para centralizar pagos, facilitar el control financiero y separar los gastos personales de los corporativos. Gracias a esto, se han convertido en una herramienta clave para empresas de todos los tamaños.

Diferencia entre tarjeta personal y empresarial

Ahora veamos, cuáles son las diferencias y porque es mejor evitar seguir utilizando la tarjeta personal. Para empezar si utilizas tu tarjeta personal estarás mezclando tus gastos con los de la empresa, lo que puede dificultar llevar un control del flujo de efectivo.

Responsabilidad de gasto

• Tarjeta personal: el titular asume todos los cargos y el control recae únicamente en él.
• Tarjeta empresarial: es exclusiva para los colaboradores y es una manera de centralizar los gastos del equipo y de llevar una buena supervisión de estos.

Límites

• Tarjeta personal: El límite permitido en una tarjeta personal dependerá del historial crediticio individual.
• Tarjeta empresarial: Entre los beneficios de las tarjetas empresariales se encuentra contar con un límite más alto y ajustables con las necesidades operativas.

Beneficios asociados

• Tarjeta personal: Pueden variar depende la entidad bancaria, pero están enfocadas en ofrecer una recompensa para consumo individual.
• Tarjeta empresarial: Los beneficios están enfocados a viajes de trabajo, compras corporativas, reportes fiscales y cuenta con herramientas de control financiero.

¿Para quién está diseñada este tipo de tarjeta?

Tal vez puedas pensar que si eres una Pyme esta tarjeta no sea necesaria para ti, pero en realidad esta no es exclusiva para grandes corporativos, puede adaptarse a diferentes etapas y tamaños de negocios, y puede tener muchas ventajas.

• Dueños de negocios

Si administras tu propio negocio, una tarjeta empresarial te puede ayudar a separar tus finanzas personales de las finanzas de la empresa. Esto facilita la contabilidad, evita confusiones al momento de declarar impuestos y te da una visión clara de la inversión que necesita el negocio.

• Profesionales independientes

Freelancers, prestadores de servicios o consultores suelen mezclar gastos personales con gastos laborales, pensando que al ser trabajadores independientes, no aplica para ellos tener una tarjeta empresarial, pero la realidad es que igual se gasta en transporte, suscripciones, comidas con clientes, etc). Contar con una tarjeta empresarial simplifica el proceso de concentrar todos los gastos en un solo lugar, lo que hace más fácil deducirlos y llevar un control mensual.

• Empresas medianas y grandes

Cuando el equipo crece, también lo hacen los gastos. En estos casos, una tarjeta empresarial permite asignar tarjetas adicionales a colaboradores o departamentos, establecer límites de consumo, autorizar compras y monitorear movimientos en tiempo real. Esto reduce fugas de dinero, mejora la transparencia y agiliza la gestión financiera sin depender de reembolsos o cajas chicas.

¿Cómo funciona una tarjeta de crédito empresarial?

Línea de crédito y límite

El banco de preferencia establece el monto total que puede utilizarse máximo. Esta línea de crédito se determinará por la facturación mensual, antigüedad del negocio, flujo de efectivo y capacidad de pago.

Contar con pagos puntuales, bajo nivel de endeudamiento y estabilidad financiera, ayuda a que tengas un buen historial y que te puedan dar en la tarjeta de crédito límites más altos, mejores condiciones y tasas más competitivas.

Pagos, fechas de corte y pago

Para poder entender una tarjeta de crédito de cualquier tipo es importante conocer que tiene dos ciclos de facturación:

Fecha de corte: Día en que se registran todos los pagos del periodo

Fecha límite de pago: Fecha límite para pagar los gastos sin generar intereses

Conocer correctamente estos ciclos permite planear mejor el flujo de caja. Por ejemplo, realizar compras justo después de la fecha de corte puede darte más días de financiamiento sin costo.

Intereses y comisiones

Como cualquier producto financiero, es importante conocer sus costos asociados:

-Costo anual total (CAT): Es un indicador que expresa el costo total de un crédito en un año sumando intereses, comisiones, seguros, y otros cargos. Resulta útil para comparar diferentes productos financieros en igualdad de condiciones.

-Intereses: Los intereses en una tarjeta de crédito empresarial pueden ser altos y estos se generan si no se liquida el total del saldo.

-Comisiones: Las tarjetas de crédito empresariales implican costos a través del año, como son: la anualidad, reposición de tarjeta o cargos por atraso de pago.

Conociendo estos conceptos puedes evitar pagar gastos innecesarios. Lo mejor es mantener tus pagos en tiempo y forma.

Requisitos para solicitar una tarjeta de crédito empresarial

Antes de que el banco pueda aprobar una tarjeta de crédito empresarial se necesitan pasar ciertos filtros que respalden la solidez de la empresa. Cumplir con estos requisitos es importante para que pueda ser aprobada.

Documentación típica: 

Generalmente se solicita:

• Identificación oficial del dueño
• RFC de la empresa
• Comprobantes fiscales o declaraciones de impuestos
• Acta constitutiva de la empresa

Con estos documentos se puede validar los ingresos, operaciones y la formalidad de la organización.

Requisitos financieros:

Además de la documentación oficial, los bancos igual necesitan evaluar la salud financiera de la empresa, para esto solicitan:

• historial crediticio: Contar un perfil positivo en el Buró de crédito
• antigüedad del negocio, usualmente se solicita entre 6 meses y un año de operación continua.
• Facturación mensual: Dependiendo de la entidad financiera te pueden solicitar que demuestres sueldos anuales o mensuales mínimos.

Requisitos específicos por banco: 

Cada proveedor maneja criterios distintos, veamos algunos ejemplos:

–BBVA: Este banco ofrece diversos productos financieros para las empresas, su proceso suele ser más lento y la documentación solicitada, sobre todo si se busca una línea alta, suele ser más extensiva y más tradicional que en otros competidores. Algunos de sus requisitos son:

• Tener cuenta de depósito activa en BBVA
• Antigüedad mínima de negocio de 4 años (si ya eres cliente se puede hacer una excepción a 2 años)
• Identificaciones oficiales del representante legal y la empresa.
• Acta constitutiva y poderes registrados
• Cédula del SAT.
• Comprobantes de ingresos de la empresa

–Mifel: En comparación a BBVA, solicita menos tiempo de antigüedad y tiene requisitos más claros en la documentación. En sus requisitos podemos encontrar:

• Antigüedad mínima de negocio de 2 años
• Ser persona física con actividad empresarial o persona moral constituida.
• Edad del solicitante entre 25 y 74 años.
• Acta constitutiva y poderes registrados
• Identificación oficial y comprobante de domicilio del negocio
• Constancia de situación fiscal del negocio.

–Konfio: Teniendo un enfoque digital permitiendo la administración integral de datos en una plataforma, está Fintech con su tarjeta empresarial va más dirigida a Pymes, atrayendo más a un público joven o emprendedor moderno. Los requisitos típicos a solicitar son:

• Ser persona física con actividad empresarial o persona moral constituida.
• Operar y facturar mínimo 6 meses
• Identificación oficial y comprobante de domicilio del negocio
• RFC y Clave CIEC disponibles al solicitar

Conociendo un poco de los requisitos, puedes identificar cuáles son los que cumples y con qué entidad te conviene más solicitar la tarjeta.

Beneficios principales de una tarjeta de crédito empresarial

Debido a que estas tarjetas fueron diseñadas para un entorno laboral, incluyen varios requisitos que consideran mejorar la experiencia al contar con una de estar y agilizar procesos en tu empresa. Conozcamos los beneficios:

Control y separación de gastos

Uno de los mayores errores al momento de emprender es mezclar las finanzas personales con las del negocio, esto vuelve más difícil identificar cuánto cuesta realmente operar la empresa, identificar las áreas que requieren más inversión y calcular las utilidades.

Esta separación simplifica la contabilidad mensual, permite tener mayor visibilidad del flujo de efectivo real del negocio y vuelve más sencillo identificar gastos deducibles.

Además cuando la empresa crece, permite otorgar tarjetas adicionales a colaboradores o áreas específicas, personalizando el límite para cada uno.

Facilidades de pago

Las tarjetas empresariales suelen incluir plazos de financiamiento que te ayudan a distribuir mejor los gastos del negocio y que una tarjeta personal no te ofrece.

• Periodos sin intereses de 30 y 50 días
• Meses sin intereses en compras grandes
• Pagos diferidos o parcialidades fijas

Esto es especialmente importante para gastos grandes que se requieran en la operación de la empresa, sin tener que desestabilizar la capitalización de golpe.

Programas de recompensas y cash back

Existen beneficios adicionales como:

• Puntos canjeables
• Devolución de un porcentaje de tus compras (cash back)
• Descuentos en viajes, gasolina o proveedores
• Seguros y asistencias

Con los gastos constantes que requiere una empresa, estos incentivos se reflejan como ahorros, tal vez un colaborador tuvo que realizar un viaje de trabajo y el programa de recompensas ofrece un descuento en esto.

Mejora en el manejo de liquidez

Una de las ventajas es que se pueden cubrir gastos en los que ingresas tus ingresos, lo que ayuda a evitar interrupciones en la operación.

Por ejemplo: poder pagar a los proveedores antes de cobrar facturas, cubrir en temporadas altas y resolver imprevistos antes de recurrir a préstamos urgentes.

Informes de gastos y de herramientas contables

Muchos bancos y Fintech ofrecen el beneficio de incluir reportes automáticos de gastos, permitiendo descargar estados de cuentas detallados, clasificar gastos por tipo o departamento o exportar información a un software contable. 

Ahorrando un trabajo manual y dándote más tiempo para enfocarte en otras estrategias.

Líneas adicionales para empleados

Cuando el equipo crece igual los gastos, para no depender de reembolsos puedes  puedes emitir tarjetas adicionales para colaboradores o áreas específicas. De esta manera puedes continuar monitoreando los gastos y agilizar las compras, y no te preocupes que puedes asignar un límite y restricción de uso a cada uno.

Mejores prácticas para usar tu tarjeta de crédito empresarial

Aunque la tarjeta por sí sola ya es una gran ayuda, saberla manejar es la mejor manera para poder sacarle todo el provecho. Un uso estratégico puede ayudarte a optimizar tu flujo de efectivo, reducir costos y mantener un control más profesional del negocio.

Planificación de pagos y fechas

Recuerda que tu tarjeta tiene un ciclo de facturación saber trabajar junto con este puede ayudarte a obtener hasta 30 días o 40 para pagar, para poder realizar esto de la mejor manera:

• Programa recordatorios de pago
• Líquida el total de saldo cada que puedas
• Evita pagar solo el pago mínimo
• Alinea compras al inicio del ciclo

Uso estratégico de beneficios

Como mencionamos anteriormente contar con este tipo de tarjeta tiene varios beneficios como el cash back, meses sin intereses, seguros de viajes, entre otros. Para sacarles más provecho:

• Usar el cash back para gastos recurrentes como gasolina
• Difiere compras grandes
• Aprovecha seguros de viaje

Vinculación con contabilidad y ERP

Otras de las ventajas de tu tarjeta es que en lugar de tener que capturar tickets uno por uno, puedes exportar la información directamente a tu software contable, ahorrando horas de trabajo administrativo cada mes. Para hacerlo de manera exitosa:

• Conecta la tarjeta a tu sistema contable desde el primer mes
• Configura categorías automáticas
• Sube los comprobantes o facturas digitales en el instante que se emiten
• Exporta los reportes periódicos para revisar presupuestos y deducciones fiscales

Control de gastos por área o proyecto

Tener todo separado, puede mejorar el orden y tener presupuestos separados por área. Las mejores prácticas de este beneficio son:

• Asignar una tarjeta distinta para cada área
• Define límites de gasto mensuales según el presupuesto de cada área
• Establece restricciones de uso (usos personales está restringido)
• Compara el gasto real vs. el presupuesto planificado
• Solicita comprobantes o facturas después de cada compra

Comparativa de tarjetas de crédito empresariales en México

Cada institución financiera tiene un enfoque y beneficios distintos, mientras algunos bancos tradicionales priorizan líneas altas, las fintech le están apostando a contar con procesos digitales y rapidez de aprobación.

Para ayudarte a identificar cuál se adapta mejor al tamaño, etapa y necesidades de tu negocio, aquí te presentamos una comparativa con sus principales características, ventajas y diferencias.

Riesgos y cómo evitarlos

Una tarjeta de crédito empresarial también implica responsabilidad, sin controles claros puedes caer en sobreendeudamiento, intereses innecesarios y desorden financiero. Identificar los riesgos más comunes te permitirá anticiparte, estos son los más comunes:

Uso de crédito sin planificación

Uno de los errores más comunes en las tarjetas de crédito es pensar que es un dinero extra, gastando más de lo que está al alcance de poder pagar y no planificar cómo se pagará el próximo mes sin afectar las finanzas de la organización. 

¿Cómo evitarlo?:

• No hagas compras compulsivas
• Define un presupuesto mensual antes de que hacer uso de la tarjeta (no olvides los presupuestos por área)
• No la utilices para cubrir pérdidas, más bien para cubrir gastos operativos esenciales
• Si vas a realizar una compra grande, planealo con anticipación

Altos intereses por atraso

Retrasarte de la fecha límite o no pagar el saldo total de la tarjeta puede generar intereses elevados, comisiones por demora y hasta afectar el historial crediticio de la empresa. A largo plazo puedes terminar pagando más de lo que gastaste si lo dejas crecer.

¿Cómo evitarlo?

• Programa recordatorios para pago en automático 
• Líquida el total de saldo cada que puedas aunque aún no sea tu fecha de pago, esto igual te ayudará a crear un mejor historial crediticio
• Evita pagar solo el mínimo
• Mantén un fondo de reserva por si necesitas pagar de imprevisto

Pérdida de control financiero

Cuando muchas personas usan la misma tarjeta sin supervisión, es muy fácil olvidar registrar los datos o perder la visibilidad del presupuesto. Esto puede causar compras duplicadas del mismo servicio o producto, gastos no autorizados y fugas de dinero.

¿Cómo evitarlo?

• Revisa movimientos semanalmente
• Solicita comprobantes o facturas de cada gasto
• Usa plataformas para monitorear los gastos
• Coloca un límite personalizado a las tarjetas adicionales

Convierte tu tarjeta empresarial en una ventaja competitiva

Una tarjeta de crédito empresarial te ayuda a ordenar los gastos, mejorar tu liquidez y tener un mayor visibilidad financiera. Además, facilita el registro de pagos, la contabilidad y reduce errores al momento de comprobar o deducir gastos. En otras palabras, se convierte en una base sólida para una gestión más ordenada, transparente y eficiente.

Sin embargo, para poder aprovechar su potencial, combínala con herramientas de gestión que te permitan monitorear movimientos. Apóyate en plataformas como Factorial México para centralizar tus finanzas y simplificar la operación diaria.