Muchos procesos de selección no pasan directamente de la oferta verbal al contrato firmado. Entre ambos momentos existe una fase intermedia en la que la empresa necesita confirmar por escrito las condiciones acordadas sin formalizar aún la relación laboral. En ese punto, la carta de intención de contratación cumple una función estratégica dentro del proceso de contratación formal.
Documentar los términos preliminares (puesto, compensación, fecha estimada de inicio) no responde a un exceso de formalismo, sino a una gestión ordenada del riesgo y de las expectativas. Y si estos acuerdos quedan claros desde el inicio, el área de Recursos Humanos gana control interno y el candidato entiende el alcance de la propuesta.
Lejos de ser un trámite extra, este documento ayuda a estructurar una etapa sensible del reclutamiento. Aquella en la que ya existe decisión, pero todavía no hay contrato definitivo.
¿Qué es una carta de intención de contratación?
La carta de intención de contratación es un documento preliminar en el que una empresa expresa de forma escrita su intención de contratar a un candidato bajo determinadas condiciones básicas, antes de firmar el contrato laboral definitivo.
Suele incluir elementos esenciales como el puesto ofrecido, la compensación estimada, la fecha prevista de inicio y otros términos generales acordados durante el proceso de selección. No formaliza la relación laboral, pero deja constancia de la decisión de avanzar hacia ella bajo un marco claro.
En términos sencillos, funciona como un paso intermedio entre la aceptación de la oferta y la firma del contrato, especialmente en procesos donde la incorporación no es inmediata o existen validaciones pendientes.
¿Es lo mismo que un precontrato laboral?
No necesariamente. Aunque ambos conceptos pueden parecer similares, un precontrato laboral, desde una perspectiva jurídica, implica un compromiso más sólido de celebrar un contrato en el futuro bajo condiciones determinadas.
La carta de intención, en cambio, suele tener un carácter preliminar y declarativo. En él se manifiesta la intención de contratar, pero no siempre genera una obligación legal de formalizar el vínculo si las condiciones cambian o no se cumplen ciertos requisitos. Por eso, su redacción debe ser cuidadosa y dejar claro su alcance.
¿Para qué sirve una carta de intención laboral?
Dentro de un proceso de contratación formal, la carta de intención laboral estructura la etapa que sigue a la decisión de contratar, pero precede a la firma del contrato. No es un documento decorativo; es una herramienta de control interno y claridad externa.
Su principal aporte es formalizar una oferta laboral previa al contrato, dejando por escrito los términos generales acordados. Esto resulta especialmente relevante cuando la contratación depende de aprobaciones presupuestales, validaciones corporativas o tiempos administrativos que retrasan la formalización legal.
También permite alinear expectativas; de esta forma, cuando las condiciones básicas se documentan, disminuyen las interpretaciones ambiguas y se ordena la transición hacia la firma definitiva.
Desde la perspectiva de gestión, su utilidad se puede resumir en:
- Formalizar la decisión de contratar antes de que exista contrato firmado.
- Respaldar internamente la oferta laboral previa al contrato con un documento estructurado.
- Alinear condiciones clave como puesto, compensación estimada y fecha prevista de inicio.
- Reservar al candidato en procesos de selección prolongados o estratégicos.
- Avanzar en trámites administrativos internos sin activar todavía la relación laboral.
- Reducir ambigüedades en una fase sensible del proceso de contratación formal.
Diferencias entre carta de intención, oferta laboral y contrato de trabajo
Aunque suelen utilizarse dentro de la misma etapa del reclutamiento, la carta de intención, la oferta laboral y el contrato de trabajo no tienen el mismo alcance ni producen las mismas consecuencias jurídicas.
Ya explicamos que la carta de intención es un documento preliminar que expresa la voluntad de contratar bajo ciertas condiciones generales. Pero no crea por sí misma el vínculo jurídico entre empresa y trabajador.
La oferta laboral, en cambio, concreta la propuesta. Aquí se detallan salario, beneficios, fecha estimada de inicio y demás condiciones específicas. Cuando el candidato acepta una oferta clara y determinada, pueden generarse expectativas legítimas que obliguen a la empresa a actuar con coherencia respecto a lo ofrecido.
Mientras que el contrato de trabajo es totalmente distinto. Es el instrumento que formaliza la relación laboral y activa derechos y obligaciones para ambas partes. De acuerdo con la Ley Federal del Trabajo, las condiciones de trabajo deben constar por escrito, lo que convierte al contrato en el documento que da origen formal al vínculo laboral. Ni la carta de intención ni la oferta laboral sustituyen esa formalización.
Vista desde la gestión, la diferencia es muy evidente. La carta ordena la etapa previa; la oferta define la propuesta y el contrato crea la relación laboral.
Tabla comparativa |
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|---|---|---|---|
| Aspecto | Carta de intención | Oferta laboral | Contrato laboral |
| Naturaleza | Documento preliminar que expresa intención de contratar. | Propuesta formal de empleo con condiciones específicas. | Acuerdo legal que formaliza la relación de trabajo. |
| Momento en el proceso | Antes de la firma del contrato. | Antes del contrato y posterior a la negociación. | Al formalizar la incorporación. |
| Nivel de detalle | Condiciones básicas y marco general. | Específicas y definidas. | Completas conforme a la ley. |
| Obligación legal | Generalmente, no genera obligación de contratar si está bien redactada. | Puede generar expectativas exigibles si es aceptada. | Sí genera derechos y obligaciones laborales. |
| Consecuencias jurídicas | Limitadas, salvo redacción que implique compromiso expreso. | Posibles reclamaciones por incumplimiento. | Plena responsabilidad laboral y patronal. |
| Formalización de la relación laboral | No formaliza la relación laboral. | No formaliza por sí sola la relación laboral. | Sí formaliza la relación laboral conforme a la legislación. |
¿Cuándo conviene usar una carta de intención de empleo?
No todos los procesos requieren una carta de intención. En contrataciones simples y de incorporación inmediata, puede no ser necesaria. Sin embargo, existen contextos donde su uso aporta orden, claridad y respaldo interno antes de firmar el contrato.
Es especialmente recomendable en situaciones como estas:
- Contrataciones ejecutivas o estratégicas
Cuando la posición tiene impacto directivo o implica negociación de condiciones particulares, documentar los acuerdos preliminares ayuda a formalizar decisiones antes del contrato definitivo. - Movilidad nacional o internacional
Si el candidato debe cambiar de ciudad o país, renunciar a su empleo actual o gestionar trámites migratorios, dejar por escrito las condiciones acordadas aporta mayor certeza a ambas partes. - Procesos de selección largos
En procesos que incluyen múltiples entrevistas, validaciones o evaluaciones técnicas, la carta permite cerrar la etapa de decisión mientras se ultiman detalles administrativos. - Ofertas condicionadas a documentación o validaciones
Por ejemplo, cuando la incorporación depende de referencias, exámenes médicos, autorizaciones corporativas o revisión de antecedentes. - Contrataciones masivas
En escenarios donde se incorporarán varios perfiles al mismo tiempo, estandarizar la emisión de cartas de intención facilita el control y la trazabilidad del proceso. - Espera de autorizaciones internas
Cuando la contratación requiere aprobación presupuestal o validación de dirección, la carta puede utilizarse para formalizar la intención mientras se completan los pasos internos.
Desde una perspectiva directiva, la decisión de usar una carta de intención de empleo no responde a formalismo, sino a gestión del riesgo y del proceso. Se utiliza cuando existe una brecha temporal o administrativa entre la decisión de contratar y la firma del contrato.
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Cómo redactar una carta de intención de contratación (estructura y checklist)
Redactar una carta de intención de contratación no implica replicar el contrato laboral en versión reducida. El objetivo es dejar por escrito los acuerdos preliminares con claridad suficiente para ordenar el proceso, sin asumir obligaciones que corresponden al contrato definitivo.
La redacción debe ser precisa, directa y coherente con las políticas internas de la empresa. Más que extenderse en formalismos, conviene enfocarse en los elementos esenciales.
Elementos que debe incluir
Una carta bien estructurada debería contemplar, al menos, lo siguiente:
- Datos de la empresa y del candidato. Nombre completo o razón social, domicilio y, cuando aplique, identificación del área que emite el documento.
- Puesto ofrecido. Denominación del cargo y, de forma general, el área o línea de reporte.
- Condiciones generales. Compensación estimada, esquema de pago y fecha prevista de inicio. No es necesario detallar todas las prestaciones, pero sí dejar claro el marco básico de la propuesta.
- Alcance preliminar de la oferta. Una declaración expresa de que se trata de una intención de contratar sujeta a la formalización del contrato laboral correspondiente.
- Vigencia del documento. Plazo para su aceptación o periodo durante el cual la propuesta permanece válida.
- Firma de las partes. Espacio para la aceptación del candidato y la firma del representante autorizado de la empresa.
La claridad en estos puntos evita ambigüedades y facilita la transición hacia el contrato definitivo.
Checklist legal para evitar riesgos
Antes de emitir la carta, es importante validar internamente los siguientes aspectos:
- ¿Se especifica que la carta no sustituye al contrato laboral?
- ¿Se aclara que las condiciones pueden estar sujetas a validación o cumplimiento de requisitos?
- ¿Está definida la fecha estimada de inicio sin presentarla como vínculo ya formalizado?
- ¿Existe aprobación interna documentada para las condiciones ofrecidas?
- ¿Se establece un plazo claro de vigencia o aceptación?
Ejemplo de carta de intención de contratación
A continuación, te presentamos un formato de carta de intención de contratación con estructura básica que puede adaptarse según las políticas internas de cada empresa.
[Lugar y fecha]
Asunto: Carta de intención de contratación
Por medio de la presente, [Nombre de la empresa], representada por [Nombre del representante], manifiesta su intención de contratar a [Nombre del candidato] para ocupar el puesto de [Nombre del puesto], en el área de [Área correspondiente].
Las condiciones preliminares acordadas son las siguientes:
- Compensación mensual bruta: $__________
- Esquema de pago: __________
- Fecha estimada de inicio: __________
- Reporte directo a: __________
La presente comunicación tiene carácter preliminar y no sustituye al contrato individual de trabajo que, en su caso, será formalizado conforme a la legislación laboral aplicable.
Esta carta tendrá vigencia hasta el día ___ de ______ de 20__, plazo durante el cual deberá confirmarse su aceptación por escrito.
Sin más por el momento, reiteramos nuestro interés en avanzar hacia la formalización correspondiente.
Atentamente,
Nombre y firma del representante
[Cargo]
[Empresa]
Aceptación:
Nombre y firma del candidato
Este modelo funcionará como carta compromiso de contratación en su fase preliminar, siempre que deje claro que la relación laboral se formaliza únicamente mediante el contrato definitivo.
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Errores comunes al utilizar una carta de intención
La carta de intención de contratación puede ordenar el proceso o complicarlo, dependiendo de cómo se redacte y gestione. No se trata solo de un documento previo al contrato, sino de una pieza que influye en la percepción del candidato y en la coherencia interna del área de Recursos Humanos.
En muchos casos, los problemas no surgen por mala fe, sino por falta de precisión. Un término ambiguo, una condición presentada como definitiva o una aprobación que no pasó por los canales correctos puede generar expectativas difíciles de corregir después. Por eso, más que un trámite, la carta requiere criterio técnico y control interno.
Estos son los errores más frecuentes que debes evitar:
- Confundirla con el contrato laboral
Incluir cláusulas propias de un contrato, como periodos de prueba detallados o esquemas completos de prestaciones, puede generar la impresión de que la relación ya quedó formalizada. - No aclarar su carácter preliminar
Si el documento no establece expresamente que está sujeto a la firma del contrato definitivo, puede interpretarse como un compromiso firme de contratación. - Prometer condiciones definitivas sin validación interna
Ofrecer salario, beneficios o fechas sin aprobación formal puede obligar a la empresa a sostener compromisos que no estaban autorizados. - Omitir la vigencia o el plazo de aceptación
Una carta abierta en el tiempo deja margen a incertidumbre y dificulta el control del proceso. - Falta de control documental
Emitir versiones distintas sin trazabilidad interna genera inconsistencias y posibles conflictos posteriores. - Gestionarla de forma completamente manual
Cuando no existe estandarización, cada carta puede variar en redacción y alcance, aumentando el riesgo de interpretaciones contradictorias.
Buenas prácticas para RR. HH. en procesos modernos de contratación
Cuando una carta de intención forma parte de un proceso claro, aporta orden y coherencia. Por el contrario si se maneja de forma aislada, genera malas interpretaciones. Estas prácticas te ayudarán a integrarla correctamente dentro del proceso de contratación formal.
1. Estandarizar plantillas
Diseñar una plantilla institucional aprobada por las áreas correspondientes (Recursos Humanos, legal o compliance) reduce el margen de error. La intención es asegurar que elementos esenciales siempre estén presentes, tales como:
- alcance preliminar,
- vigencia,
- cláusula aclaratoria y
- firma autorizada.
La estandarización protege a la empresa frente a omisiones que podrían interpretarse como compromisos definitivos.
2. Definir criterios de uso interno
La carta de intención no debe utilizarse de manera automática en todas las contrataciones. Conviene establecer lineamientos claros sobre en qué escenarios procede: posiciones ejecutivas, procesos largos, movilidad geográfica o contrataciones condicionadas. Este criterio evitará que el documento pierda sentido estratégico o que se utilice sin necesidad.
3. Integrarla al flujo de reclutamiento
Emitir la carta debe ser un paso formal dentro del proceso, no una decisión aislada del reclutador. Su emisión debe estar alineada con aprobaciones presupuestales, validaciones de perfil y autorizaciones directivas. Cuando la carta se integra al flujo oficial de reclutamiento, se reduce el riesgo de promesas no autorizadas o cambios de última hora.
4. Mantener trazabilidad documental
Conservar registro de versiones, fechas de emisión, aceptación y aprobaciones internas permite sostener la coherencia del proceso. La trazabilidad no solo facilita revisiones posteriores; también aporta control y transparencia en caso de que surja alguna discrepancia sobre las condiciones ofrecidas.
5. Dar seguimiento formal al candidato
Una vez enviada la carta, el proceso no se detiene. Es importante establecer plazos claros de aceptación y mantener comunicación constante hasta la firma del contrato. Este seguimiento refuerza la seriedad del proceso y evita que la etapa intermedia se prolongue sin definición.
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Cómo digitalizar la gestión de cartas de intención
A medida que los procesos de contratación se vuelven más estructurados, gestionar cartas de intención de forma manual empieza a generar fricción operativa: versiones distintas, aprobaciones informales, correos dispersos y falta de trazabilidad. Digitalizar esta etapa no implica complejidad adicional; implica orden.
Cuando la carta forma parte de un sistema de gestión de recursos humanos, deja de depender de archivos aislados y se integra al flujo completo de reclutamiento. Esto permite mantener coherencia entre lo que se negocia, lo que se documenta y lo que finalmente se formaliza en el contrato.
Entre los principales beneficios de digitalizar esta gestión se encuentran:
- Generación automática de documentos.
A partir de los datos del candidato y la vacante, el sistema puede emitir la carta con formato estandarizado y campos previamente definidos, reduciendo errores manuales.
- Firma electrónica. Facilita la aceptación formal sin depender de procesos presenciales, especialmente en contrataciones remotas o con movilidad geográfica.
- Control de versiones. Cada modificación queda registrada, lo que evita inconsistencias entre borradores enviados por distintos canales.
- Integración con el ATS. La carta se vincula directamente con el proceso de selección, manteniendo alineadas las condiciones ofrecidas con el expediente del candidato.
- Historial del candidato centralizado. Toda la información (desde la postulación hasta la formalización del contrato) permanece en un solo entorno, accesible para seguimiento y consulta.
- Cumplimiento y auditoría. La trazabilidad documental facilita revisiones internas y garantiza que las condiciones preliminares estén alineadas con las políticas corporativas.
Digitalizar la gestión de cartas de intención no transforma su naturaleza jurídica, pero sí mejora la forma en que la empresa administra esta etapa. Cuando el proceso está integrado en un software de RR. HH., la transición entre oferta, carta y contrato es, automáticamente, más consistente y controlada.
Emitir cartas, validar aprobaciones y dar seguimiento manual consume tiempo y aumenta el margen de error. Con una solución integral de RR. HH. puedes automatizar documentos, integrar tu reclutamiento y mantener todo el expediente del candidato en un solo lugar. 👉 Descubre cómo funciona en una demo personalizada.
Preguntas frecuentes sobre la carta de intención de contratación
¿Qué es una carta de intención de contratación?
Es un documento preliminar mediante el cual una empresa manifiesta por escrito su intención de contratar a un candidato bajo ciertas condiciones básicas, antes de firmar el contrato laboral definitivo. Su función es ordenar la etapa previa y dejar constancia de los acuerdos iniciales.
¿Tiene validez legal en México?
Sí tiene validez como documento privado, pero no formaliza la relación laboral. En México, la relación de trabajo se regula por la Ley Federal del Trabajo y se formaliza mediante contrato. La carta solo expresa una intención previa, salvo que su redacción genere obligaciones específicas.
¿Es lo mismo que un precontrato laboral?
No necesariamente. Un precontrato puede implicar la obligación de celebrar un contrato futuro bajo condiciones determinadas. La carta de intención suele ser declarativa y preliminar, siempre que establezca con claridad que está sujeta a la formalización posterior del contrato laboral.
¿Puede cancelarse una carta de intención?
Sí, en la mayoría de los casos puede cancelarse si no se han cumplido las condiciones previstas o si la carta establece su carácter preliminar. Sin embargo, si contiene compromisos firmes o condiciones definitivas, podrían generarse reclamaciones por expectativas creadas.
¿Qué debe incluir una carta de intención de empleo?
Debe contener datos de la empresa y del candidato, puesto ofrecido, condiciones generales como salario estimado y fecha prevista de inicio, vigencia del documento y una aclaración de que no sustituye al contrato laboral que formaliza la relación de trabajo.
