Formato de reclutamiento de personal [Excel descargable]

Un elemento clave para el éxito de una organización es que mantenga un continuo crecimiento y evolución. Una forma de hacerlo es ampliar equipos y crear nuevos puestos de trabajo. Para poder llevar estas tareas a cabo se necesita crear un proceso de reclutamiento y selección de personal. Es decir, una estrategia que establezca los puestos necesarios para el desarrollo de la empresa. Se requiere de un formato reclutamiento de personal. Gracias al crecimiento y desarrollo de herramientas de IA, las empresas han mejorado y automatizado sus procesos para hacer más eficientes sus tareas, con el propósito de estar a la vanguardia, a su vez, le sirve para adaptarse al mercado moderno que cambia de manera constante.

Crear dicha estrategia no es fácil, pero en este artículo lo simplificamos y te compartimos un formato de reclutamiento de personal gratis.

¿Qué es el proceso de reclutamiento y selección?

El proceso de reclutamiento y selección es el conjunto de etapas que lleva a cabo una empresa para atraer, identificar, evaluar y contratar al talento más adecuado para un puesto de trabajo. Este proceso no solo busca cubrir una vacante, sino también garantizar que el perfil elegido se alinee con los objetivos, valores y cultura de la organización.

El éxito de cualquier negocio depende, en gran medida, de la calidad de su personal. Reclutar colaboradores con las habilidades correctas puede agregar valor a un negocio y reclutar trabajadores con un sueldo o salario que el negocio pueda pagar, reducirá los costes. Por lo tanto, los empleados deben ser cuidadosamente seleccionados, gestionados y retenidos, como cualquier otro recurso. 

Generalmente, son las áreas de Recursos Humanos las responsables de realizar esta planeación. Sin embargo, hay compañías que no cuentan con este departamento, y esas son las que suelen utilizar un  Software de Recursos Humanos tanto el proceso de reclutamiento como de onboarding.

Estrategias de reclutamiento de acuerdo al estudio Recruitment Best Practices 2025 

El reclutamiento moderno no es solo llenar un hueco, es una ventaja competitiva que hace destacar a las empresas. Para atraer talento en un mercado saturado, es necesario implementar una metodología avanzada que priorice la eficiencia y el posicionamiento de marca empleadora.

1. Fase de diagnóstico y estrategia

• Análisis de brechas (Gap Analysis): antes de publicar una vacante, es necesario identificar qué competencias le faltan al equipo actual. No solo es buscar reemplazar una posición, es encontrar el talento adecuado que elevará el desempeño del área.
• Alineación con el Hiring Manager: define el perfil ideal bajo criterios de éxito que se puedan medir, asegurando que las expectativas del líder estén alineadas con la realidad del mercado.
• Fortalecimiento del Employer Branding: tu propuesta de valor (EVP) debe ser visible desde el primer contacto. Un candidato elige a la empresa tanto como la empresa al candidato. Es un beneficio recíproco. 

2. Metodología de selección avanzada

• Talent Pooling & Nurturing: no empieces de cero. Crea y alimenta una base de datos de talento calificado, de esta manera, puedes mantener el interés de los perfiles pasivos mediante contenido de valor y contacto periódico.
• Filtrado inteligente y sesgo cero: utiliza herramientas que permitan evaluar habilidades técnicas y culturales de forma objetiva, con el propósito de reducir los sesgos inconscientes en las primeras etapas.

3. Enfoque en candidate experience

La experiencia del candidato es primordial durante el proceso, ya que si experimenta un proceso lento o poco claro, esto podría dañar la reputación de la empresa.

• Comunicación proactiva: informa al candidato en qué etapa se encuentra.
• Feedback de valor: para los candidatos descartados, ofrece una retroalimentación constructiva. Esto los convierte en promotores de tu marca, ya que actualmente los candidatos valoran el feedback que los ayude a mejorar su currículum para sus próximas entrevistas.

Pasos para un reclutamiento efectivo

Para ejecutar esta estrategia con éxito en tu plantilla de Excel, te sugerimos este flujo:

1. Definición estratégica: realiza un análisis de brechas y define el candidate persona.
2. Activación de marca empleadora: redacta la vacante enfocada en beneficios y cultura (EVP).
3. Sourcing multinivel: pública en canales clave y busca activamente en Talent Pool.
4. Screening y evaluación de competencias: filtra mediante pruebas de habilidades y cultura.
5. Entrevistas estructuradas: valida el encaje técnico y humano con preguntas estandarizadas.
6. Decisión basada en datos: haz una comparación de métricas de candidatos para elegir al mejor perfil.
7. Oferta y cierre: formalizar la contratación con una propuesta clara y competitiva.

¿Cómo mejorar tu proceso de reclutamiento?

Si aún no estás seguro de si tu proceso está bien estructurado, descarga GRATIS nuestra plantilla de reclutamiento de personal en Excel.

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¿Quieres reclutar y seleccionar candidatos internacionales?

El reclutamiento define el proceso de búsqueda de perfiles que se interesen ​​en ofertas de trabajo específicas. También implica los diferentes actos de motivar a los candidatos interesados ​​para presentar sus solicitudes. Hoy, esto no supone una barrera geográfica. El reclutamiento y selección de personal en otros países, hace que las empresas sean más competitivas, enriquece la cultura organizacional, las políticas de inclusión y el conocimiento internacional.

Tu estrategia debe contemplar si será un puesto abierto a perfiles de otros países, o si se trata de una vacante local. Teniendo claro esto, puedes mejorar la experiencia de los candidatos internacionales, reducir sesgos y errores culturales en tu selección.

KPI que debes considerar en 2026 en tu formato reclutamiento de personal

Es fundamental poder medir la evolución, y la percepción de los candidatos, durante el proceso de reclutamiento y selección. Para 2026, los KPIs críticos incluyen Time to Fill, Cost per Hire, Offer Acceptance Rate, Source of Hire, Quality of Hire, Candidate Satisfaction y Attrition Rate. Estos indicadores ayudan a medir la eficiencia, la calidad de las contrataciones y la experiencia del candidato en cada etapa.

Por otro lado, la selección suele ser un proceso costoso, ya que conduce al filtrado y rechazo de aquellos candidatos que se consideran no aptos para el trabajo que se ofrece.

¿No sabes por dónde empezar con tu proceso de selección de personal? Con una simple plantilla tendrás los principales KPI de reclutamiento y selección de personal. De esta manera, podrás controlar y gestionar los procesos fácilmente. 

En comparación con el proceso de selección, las actividades relacionadas con el reclutamiento son simples. Esto se debe a que los reclutadores no pasan por los procesos relacionados con el escrutinio y la evaluación de los candidatos, como en el caso del proceso de selección.

Acciones importantes relacionadas al reclutamiento

Ver las actividades que forman parte de cada proceso, te ayudará a hacerte una idea más clara de lo que significa este concepto. Antes de definir qué es la selección de personal, toma nota de las acciones durante el reclutamiento:

• Análisis de vacantes y requisitos laborales dentro de una empresa.
• Publicidad sobre la vacante a través de varios canales como periódicos, páginas web para el reclutamiento, medios de comunicación, publicaciones periódicas, LinkedIn, etc.
• Atracción de candidatos interesados ​​para completar sus solicitudes para los trabajos que se ofrecen.
• Gestión de la respuesta de los candidatos interesados.
• Escrutinio de solicitudes presentadas.
• Selección de candidatos.

Tecnología y automatización: el futuro del reclutamiento en 2026

Aunque un Excel es una herramienta fundamental para comenzar, las tendencias de reclutamiento para 2026, muestran que las empresas líderes están migrando hacia la automatización integral. Hoy, la competitividad de una empresa depende de su capacidad para reducir el time-to-hire (tiempo de contratación) sin sacrificar la calidad del talento.

De la operación manual al análisis predictivo

Ya no basta con reaccionar a las vacantes; la tecnología actual permite un enfoque proactivo:

• IA para análisis predictivo: las herramientas modernas analizan grandes volúmenes de datos para predecir qué candidatos tendrán un mejor desempeño, así como su permanencia en la empresa, basándose en patrones históricos de éxito.
• Automatización de tareas repetitivas: el filtrado de CVs, el envío de correos de seguimiento y la programación de entrevistas ahora ocurren en segundo plano, lo que permite que el equipo de RR. HH. se enfoque en lo más importante: la conexión humana y la estrategia.
• Dashboards de métricas en tiempo real: olvídate de actualizar celdas manualmente. Los sistemas actuales ofrecen tableros dinámicos que muestran el costo por contratación y la eficiencia de cada fuente de reclutamiento al instante.

Optimiza tu proceso con un formato reclutamiento de personal con Factorial

Si buscas dar el salto del Excel a una gestión de alto nivel, Factorial es el aliado estratégico que integra estas tendencias:

1. Portal de empleo personalizado: refuerza tu employer branding con una página de empleo atractiva que centraliza todas tus vacantes automáticamente.
2. IA en el filtrado de candidatos: nuestra tecnología ayuda a identificar los perfiles que mejor encajan con tus requisitos, eliminando el “ruido” y ahorrando horas de revisión manual.
3. Experiencia del candidato centralizada: ofrece un proceso fluido y profesional. Los candidatos pueden subir su información fácilmente y recibir actualizaciones automáticas.

Integración con el ciclo de vida del colaborador: al contratar a un candidato con la ayuda de Factorial, toda su información pasa automáticamente al módulo de Onboarding, eliminando la duplicidad de datos y errores.