Capacitación en el puesto: qué es y cómo se realiza en el trabajo

La capacitación en el puesto es una de las estrategias más efectivas para desarrollar habilidades, mejorar el desempeño y asegurar que los colaboradores se adapten rápidamente a sus funciones. A diferencia de la formación teórica, se realiza directamente en el entorno laboral, permitiendo aprender haciendo y resolviendo situaciones reales.

En este artículo te explicamos qué es la capacitación en el puesto, por qué es clave para las empresas, cómo se realiza paso a paso, sus tipos, ejemplos prácticos y cómo optimizarla con herramientas digitales.

¿Qué es la capacitación en el puesto?

La capacitación en el puesto de trabajo es un proceso de formación que se realiza directamente en el lugar donde el colaborador desempeña sus funciones, con el objetivo de desarrollar habilidades prácticas, mejorar el rendimiento y asegurar una correcta ejecución de tareas.

A diferencia de la capacitación teórica (cursos, talleres o e-learning), la formación en el puesto de trabajo se enfoca en la aplicación inmediata de conocimientos en situaciones reales, con acompañamiento y supervisión directa. 

Dentro del contexto de la capacitación laboral, este tipo de formación es especialmente valioso porque acelera la curva de aprendizaje y reduce errores operativos desde el inicio.

Importancia de la capacitación laboral

La capacitación en el puesto o capacitación laboral, no solo es una buena práctica, en muchos casos es una necesidad estratégica y normativa. Una correcta capacitación para trabajadores impacta directamente en:

• Mejora del desempeño: los colaboradores ejecutan sus tareas con mayor precisión y confianza.
• Reducción de errores: se minimizan fallas operativas, retrabajos y riesgos.
• Adaptación al puesto: especialmente clave en procesos de onboarding o cambios de rol.
• Desarrollo profesional: impulsa el crecimiento interno y la retención de talento.
• Productividad y cumplimiento normativo: ayuda a cumplir con estándares internos, auditorías y regulaciones laborales.

En empresas en crecimiento, la capacitación y desarrollo se vuelve un pilar para escalar sin perder calidad.

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Paso a paso para realizar una capacitación

Paso 1: Detección de necesidades de capacitación

Todo proceso efectivo inicia con un análisis:

• Análisis del puesto: funciones, responsabilidades y nivel de complejidad.
• Brechas de habilidades: qué sabe hacer el colaborador vs. qué debería saber hacer.

Aquí se define qué tipo de capacitación interna es necesaria y para quién.

Paso 2: Planeación de la capacitación

Una vez detectadas las necesidades, se estructura el plan:

• Objetivos claros: qué se espera lograr con la capacitación.
• Contenidos: tareas, procesos, herramientas, protocolos.
• Responsables: quién capacita, quién supervisa y quién evalúa.

Este paso es clave para que la capacitación en empresas no sea improvisada.

Paso 3: Ejecución en el puesto

Es la fase práctica:

• Aprendizaje práctico: el colaborador realiza las tareas reales.
• Acompañamiento: guía directa de un supervisor, líder o mentor.
• Supervisión directa: corrección inmediata y refuerzo positivo.

Aquí ocurre la verdadera capacitación en el trabajo, ya que aplican lo aprendido en retos del día a día.

Paso 4: Evaluación y seguimiento

Sin medición no hay mejora:

• Medición de resultados: desempeño, tiempos, calidad.
• Feedback: retroalimentación continua.
• Ajustes: correcciones al proceso de capacitación si es necesario.

Este seguimiento asegura que el proceso de capacitación laboral sea efectivo y sostenible. Para hacerlo de la mejor manera, lo recomendable es implementar un software de recursos humanos que te permita centralizar información como: 

• Cursos 
• Progreso
• Objetivos personalizados 
• Registro de capacitaciones 

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Tipos de capacitación en el puesto

Dentro de los tipos de capacitación laboral, la formación en el puesto puede clasificarse en:

• Capacitación inicial: para nuevos ingresos (onboarding).
• Capacitación continua: actualización de habilidades y procesos.
• Capacitación correctiva: para corregir errores o bajo desempeño.
• Capacitación por rotación de puestos: desarrollo de habilidades multifuncionales.

Cada tipo responde a una necesidad distinta y a una etapa dentro de la empresa. Es decir, estos tipos de capacitación permite personalizar la formación de cada colaborador. 

Ejemplos para distintas áreas

Equipo en área administrativa
Una persona de RH aprende a gestionar incidencias en el sistema, cargar contratos y dar seguimiento a vacaciones directamente en la plataforma, acompañada por su líder.

Capacitación para área operativa
Un técnico aprende a operar una máquina bajo supervisión, siguiendo protocolos de seguridad y calidad en tiempo real.

Ejemplo en atención al cliente
Un agente atiende casos reales mientras un supervisor escucha, corrige y da feedback inmediato.

Estos ejemplos reflejan cómo la capacitación en el puesto de trabajo se adapta a cualquier área.

💡Las capacitaciones se adaptan a cada industria, por ejemplo, aprende a administrar formaciones internas y desarrollo profesional para tu equipo docente

Ventajas y beneficios de la capacitación

Estos son los principales beneficios de la capacitación laboral, de acuerdo con la Procuraduría Federal del Trabajo:  

• Calidad y mejora en las tareas
• Reducción en tiempos y supervisión
• Solución de problemas con diferente visión
• Sensibilización ante nuevos retos
• Desarrollo ético y motivación del personal
• Creación de equipos de trabajo de alto desempeño
• Seguridad y autoestima en los trabajadores
  

Capacitación en el puesto vs otros tipos de capacitación

La formación en el puesto de trabajo destaca por su impacto inmediato en resultados.

Cómo mejorar esta capacitación con herramientas digitales

Las herramientas digitales permiten profesionalizar la capacitación en empresas:

• Seguimiento: registro de avances por colaborador.
• Registro: documentación de procesos y evidencias.
• Evaluación: medición objetiva del desempeño.
• Reportes: análisis para toma de decisiones.

Un software de RR. HH. y capacitación (como Factorial) permite centralizar la información, estandarizar procesos y asegurar que la capacitación y desarrollo sean consistentes y medibles.

Preguntas frecuentes sobre capacitación en el puesto

¿La capacitación en el puesto es obligatoria?
Depende del país y del sector, pero en muchos casos es necesaria para cumplir con normativas de seguridad, calidad y desempeño.

¿Quién debe impartir la capacitación en el puesto?
Generalmente un supervisor, líder de área o colaborador experto en el proceso.

¿Cuánto tiempo dura la capacitación en el puesto?
Varía según el puesto y la complejidad, puede ir de días a varias semanas.

¿Cómo medir si la capacitación fue efectiva?
A través de indicadores de desempeño, reducción de errores, tiempos de ejecución y feedback.