¿Tienes la tarea de hacer la distribución del trabajo dentro de tu organización o equipo y no tienes muy claro cómo hacerlo?
En este artículo te hablaremos sobre la técnica del diagrama de distribución del trabajo, con esta podrás:
✅ Distribuir mejor el trabajo del día a día en tu organización
✅ Medir las tareas productivas e improductivas
✅ Computar las horas trabajadas
✅ Aprovechar mejor el tiempo invertido
Aplicando esta técnica y usándola día a día, esta rutina puede terminar siendo un verdadero hábito para todos los integrantes de tu organización y una gran solución para ti.
Veamos de qué se trata.
Tabla de contenidos
¿Qué es un diagrama de distribución del trabajo?
El diagrama de distribución del trabajo es una herramienta muy poderosa que se puede aplicar en distintos ámbitos. En este diagrama se describen las tareas asignadas a cada empleado y su tiempo de ejecución, el cual te ayudarán a:
✅ Planificar
✅ Evaluar
✅ Visualizar
✅ Documentar
✅ Analizar
✅ Mejorar procesos
La finalidad de este diagrama de distribución de trabajo es aumentar la productividad, reducir los costos, trabajar de forma ordenada, mejorar los procesos y el funcionamiento de la organización.
Una mejor distribución de tareas hace que todas las partes trabajen de forma más efectiva y sientan la satisfacción y el compromiso de obtener mejores resultados.
¿Cómo diseñar un diagrama de distribución del trabajo?
Te recomendamos que, antes de poner tus esfuerzos en un diagrama de distribución del trabajo, realices un análisis previo de tus colaboradores, para tener claro si la persona reúne o no las condiciones, habilidades, aptitudes y experiencia para desempeñar las tareas de forma apropiada.
Según estadísticas que comparte TeamStage, el 68% de los trabajadores considera que las oportunidades de capacitación y desarrollo son la política más importante de una organización.
Sin embargo, la realidad es que el 59% de los empleados asegura que no recibió capacitación para el trabajo de manera formal. Esto representa una enorme brecha entre lo que los colaboradores necesitan o desean y lo que las empresas actualmente brindan.
Para revertirlo es clave aprender en qué consiste la capacitación en el puesto de trabajo y qué métodos hay para implementarla de manera adecuada.
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Una vez que tengas todos los perfiles de tus empleados claros, incluyendo posibles capacitaciones, distribuir las distintas tareas de un proyecto no será complicado, ya que lo vas asignando de acuerdo al perfil.
Ahora, el reto es asignar la carga horaria para cada tarea de cada colaborador y llevar un control de la misma. Por eso es tan importante hacer un diagrama de distribución del trabajo.
Antes de diseñar el diagrama debes tener bien claras las siguientes cuestiones:
- Cuáles son las tareas por hacer
- Quién lo hace
- Cuánto tiempo aproximado demora en hacerlo
Técnicas de organización del diagrama de trabajo
El diagrama se basa en tres puntos principales:
- Lista de tareas detalladas de un empleado: se cargan por filas
- Horas invertidas en cada tarea: se cargan por columnas, al lado de cada tarea
- Suma total de todas las horas invertidas: se suman todas las horas de todas las tareas.
Las tareas pueden ser secuenciales y simultáneas:
Simultánea: cuando la tarea se realiza al mismo tiempo que otra tarea. En algunos casos pueden estar interactuando dos o más colaboradores a la vez.
Secuencial: cuando la tarea se realiza una después de otra, es decir, se debe terminar una tarea para continuar con la siguiente.
Una vez estructurado el diagrama de distribución de trabajo se determina el tiempo total que lleva cada tarea, de esta forma se procede a analizar todas las métricas que te parecen importantes para tu organización, qué tareas son improductivas o que no aportan al proyecto. Estas tareas se ajustan, se mejoran o se eliminan.
Ejemplo cuadro de distribución del trabajo
El cuadro de distribución del trabajo se puede adaptar a las necesidades específicas de tu empresa. Aunque sea flexible, hay aspectos que sí o sí deben estar, como la actividad, el responsable y el tiempo que lleva su realización. Mira este ejemplo 👇
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¿Cómo gestionar todos los documentos de tus empleados en un solo lugar?
Como pudimos ver, con el diagrama de distribución del trabajo puedes medir y analizar el desempeño de tus empleados e ir trabajando en mejorar los procesos y también en su plan de carrera.
Sabemos que cada empleado es un mundo, y que así como ellos, el departamento de recursos humanos necesita un espacio donde gestionar de manera eficiente toda la documentación de cada uno.
La cantidad de información que la gestión de una organización genera en su día a día es demasiado extensa y esto puede suponer un problema si no se utilizan herramientas de gestión documental correctas.
Sin ayuda de este tipo de gestores es complicado almacenar todos estos documentos de forma ordenada y segura y al mismo tiempo tener actualizada la base de datos de los empleados.
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Si nos centramos en el departamento de recursos humanos, la gestión documental incluye contratos, documentos personales del empleado, nóminas, bajas médicas y mucha más información confidencial.
El gestor documental es un programa que sirve de soporte para todo tipo de procesos de alta importancia en cualquier negocio independientemente de su tamaño.
Usar un software para la gestión documental
A la hora de valorar un proveedor de software de gestión documental debemos tener en cuenta varios puntos:
- Almacena la información en la nube: disponible desde cualquier lugar, a cualquier hora y desde cualquier dispositivo. Estos son mucho más eficaces que los programas que almacenan toda la información únicamente en un dispositivo.
- Toda la información debe estar accesible para todas las personas involucradas en el departamento. Sistemas como el correo electrónico no funcionan como gestores documentales y tienen importantes vulnerabilidades que suponen un problema.
- Escoger un software 100% seguro para almacenar los datos personales de los empleados es realmente importante para no comprometer la confidencialidad de toda esta información.
- Un buen sistema de gestión documental, permite acceder a la información necesaria en cuestión de segundos y limita la visibilidad de estos datos según el usuario que accede al programa. Por ejemplo, un empleado no debería tener acceso a la nómina de otros empleados.
- La protección a nivel interno es importante. Podríamos decir que la eficiencia de un sistema de gestión documental también se puede encontrar en el nivel de acceso que se pueda configurar.
La ventaja de utilizar un software de gestión documental es el ahorro de espacio que se consigue al digitalizar toda la información de los empleados.
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