Los viáticos aparecen cada vez que una persona tiene que salir de su lugar habitual de trabajo para cumplir con una tarea: un viaje, una reunión fuera de la ciudad, una capacitación. No son un beneficio, en realidad son la forma de resolver gastos necesarios para que el trabajo se haga.
No establecer reglas para este proceso puede traer más problemas de los que parece. Gastos que no se saben si aplican, montos mal calculados, comprobantes incompletos o pagos que terminan mezclándose con el salario. Todo eso complica la operación diaria y, en algunos casos, también el cumplimiento fiscal.
En este artículo te explicamos qué son los viáticos, qué gastos cubren, cómo se calculan, qué implicaciones fiscales tienen en México y cómo organizarlos dentro de una empresa sin volverlos un dolor administrativo.
¿Qué son los viáticos?
Los viáticos son gastos que la empresa cubre cuando una persona tiene que desplazarse por motivos de trabajo. No tienen que ver con el sueldo ni con un beneficio adicional. Existen para pagar lo necesario mientras el empleado cumple una tarea fuera de su lugar habitual.
Estos gastos suelen cubrir alimentación, hospedaje, transporte y ciertos gastos relacionados con reuniones o actividades laborales. Su objetivo es que el trabajo pueda realizarse sin que el colaborador tenga que adelantar dinero propio ni absorber costos que corresponden a la empresa.
La palabra viático viene del latín viaticum, que hacía referencia a lo necesario para emprender un viaje. Aunque el uso del término es antiguo, en el ámbito laboral actual conserva la misma idea de fondo. Cubrir los gastos indispensables que se generan al desplazarse para cumplir una actividad específica.
Diferencia entre viáticos y salario
Si bien suelen confundirse, es importante aclarar que los viáticos no son lo mismo que el salario y tampoco forman parte de él. No representan una compensación adicional por viajar ni un pago extra por el trabajo realizado. Su función es: cubrir los gastos necesarios que se generan cuando una persona se desplaza por motivos laborales.
El salario remunera el trabajo. Los viáticos, en cambio, cubren gastos derivados de una actividad específica fuera del lugar habitual de trabajo. Por eso, cuando se utilizan correctamente y se comprueban conforme a la política interna y a las reglas fiscales, no se integran al sueldo ni se consideran ingreso salarial.
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¿Para qué sirven los viáticos?
La función principal de los viaticos es que el empleado no tenga que pagar de su bolsillo transporte, hospedaje, alimentación u otros costos necesarios para cumplir una tarea fuera de la oficina.
Permiten que viajes de trabajo, capacitaciones o reuniones con clientes se realicen con claridad y previsión. Pero esto solo es posible cuando existen reglas establecidas, pues así todos saben qué está cubierto, cuáles son los límites y cómo se reportan los gastos.
Además, en un esquema claro de viáticos, también cumplen un papel administrativo. Es decir, ayudan a registrar correctamente los gastos, mantener orden contable y evitar que esos montos se mezclen con el salario.
Tipos de viáticos más comunes
Ahora bien, no todos los viajes generan los mismos gastos, pero en la mayoría de las empresas los viáticos se agrupan en categorías. De esta forma es más sencilla tanto la autorización como la rendición posterior.
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Transporte
Incluye todo lo necesario para desplazarse al destino y moverse durante el viaje. Aquí entran boletos de avión, autobús o tren. También, gasolina cuando se usa vehículo propio o de la empresa, taxis, plataformas de transporte y peajes.
En algunos casos se consideran estacionamientos y renta de automóvil, siempre que estén justificados por la actividad laboral.
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Hospedaje
Se refiere al alojamiento durante el viaje. Normalmente incluye hoteles u hospedajes previamente autorizados por la empresa.
Muchas organizaciones establecen topes por noche o categorías de hotel según el puesto o el tipo de viaje. Esto evita diferencias innecesarias y mantiene el control del gasto.
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Alimentación
Comprende desayuno, comida y cena durante los días que dura el desplazamiento.
Aquí es normal fijar un monto máximo por día. No se trata de cubrir cualquier consumo. Es lo razonable para cumplir la jornada fuera de la oficina.
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Gastos de representación
Son aquellos que se realizan en el contexto de reuniones formales o actividades con clientes, proveedores o aliados. Por ejemplo, una comida de trabajo o una recepción vinculada a un proyecto específico.
Estos gastos suelen requerir una justificación adicional, ya que están directamente relacionados con la actividad comercial de la empresa.
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Misceláneos justificados
Aquí entran gastos menores que no siempre se pueden prever, pero que están ligados al viaje: internet, estacionamiento, lavandería en estancias largas o propinas razonables.
Aunque son montos pequeños, también deben documentarse y ajustarse a la política interna.
Te recomendamos leer: ¿Qué es gestión de recursos y cómo mejorarla? Guía completa
¿Cómo calcular viáticos?
El cálculo de viáticos parte de una pregunta muy simple: ¿qué gastos va a generar este viaje y cuáles están autorizados por la empresa? No se trata de estimar “a ojo”, sino de sumar conceptos definidos previamente y aplicar los límites establecidos en la política interna.
Y, como vimos antes, cada viaje debe poder desglosarse por categorías: transporte, hospedaje, alimentación, etc. Cuando esos rubros están claros, el monto total sale de una suma directa, no de una negociación posterior.
Entonces, ¿qué debes considerar para calcular los viáticos en tu empresa?
Políticas empresariales claras
El cálculo parte de una política interna bien definida. Ahí se establecen los rubros autorizados (transporte, hospedaje, alimentación, representación y misceláneos) y los topes permitidos en cada uno.
Muchas empresas fijan montos máximos por día para alimentación y hospedaje, y dejan el transporte sujeto al costo real del traslado. También es común diferenciar entre viajes locales, nacionales o internacionales, ya que los costos cambian según el destino. Sin estos límites, el cálculo difícilmente será consistente.
Ejemplo de cálculo paso a paso
Para verlo con claridad, desglosamos un ejemplo sencillo. Supongamos que un colaborador viaja tres días a otra ciudad para atender a un cliente. Con base en una política interna que ya define topes y rubros autorizados, el cálculo podría estructurarse así:
- Transporte (vuelo redondo): $1,500
- Hospedaje (2 noches): $2,000
- Alimentación (3 días @ $500): $1,500
- Misceláneos (traslados locales y estacionamiento): $300
Total de viáticos: $5,300
El monto final es la suma de los gastos autorizados dentro de los límites establecidos por la empresa. Si alguno excede el tope permitido, puede requerir autorización adicional o no ser reembolsado en su totalidad.
¿Cuándo se paga por anticipado vs. reembolso?
Aquí entran las decisiones operativas. Algunas empresas entregan un anticipo, con base en una estimación de gastos. Al regresar, el empleado presenta comprobantes y se ajusta la diferencia.
Otras prefieren el esquema de reembolso donde el colaborador paga los gastos y luego entrega la rendición correspondiente para recibir el pago.
La elección depende del flujo de caja, del tipo de viaje y del nivel de control que la empresa quiera mantener. Lo importante es que el procedimiento esté documentado y sea el mismo para todos.
Viáticos y obligaciones fiscales
El manejo de viáticos no solo es operativo, también tiene implicaciones fiscales directas. En México, su tratamiento se regula principalmente en la Ley del Impuesto sobre la Renta (LISR) y en el Reglamento de la Ley del Impuesto sobre la Renta (RLISR).
La clave está en distinguir dos cosas:
- Cuándo son deducibles para la empresa.
- Cuándo se consideran ingreso gravable para el trabajador.
Deducibilidad fiscal
Para que los viáticos sean deducibles para la empresa, deben cumplir con lo establecido en el artículo 28, fracción V de la LISR. Este artículo regula los gastos de viaje y señala que serán deducibles cuando:
- Estén directamente relacionados con la actividad del contribuyente.
- Se realicen fuera de una franja de 50 km del establecimiento del contribuyente.
- Se comprueben con CFDI o documentación fiscal válida.
- Correspondan a conceptos como transporte, hospedaje, alimentación o uso temporal de automóvil.
- Respeten los límites establecidos por la propia ley.
Además, el gasto debe cumplir los requisitos generales de deducción previstos en el artículo 27 de la LISR (estrictamente indispensable, debidamente registrado en contabilidad y amparado con comprobante fiscal).
En cuanto al trabajador, el artículo 93, fracción XVII de la LISR establece que los viáticos no se consideran ingreso gravable cuando:
- Se destinan efectivamente al servicio del patrón.
- Se comprueban con documentación fiscal.
- Se reintegra cualquier cantidad no utilizada.
El artículo 152 del RLISR detalla el tratamiento de viáticos no comprobados en ciertos supuestos y límites específicos. Sin embargo, esta disposición no sustituye la obligación general de comprobación.
¿Qué no puede deducirse?
No todos los gastos realizados durante un viaje son automáticamente deducibles. Y la ley es clara en este punto, no serán deducibles:
- Gastos sin CFDI válido.
- Gastos realizados dentro del radio de 50 km del establecimiento.
- Consumos personales no vinculados con la actividad laboral.
- Conceptos que excedan los límites permitidos sin justificación.
- Servicios que no resulten estrictamente indispensables para la actividad del contribuyente.
En estos casos, además de perder la deducción, el monto podría considerarse ingreso para el trabajador si no se comprueba su destino.
Retención de impuestos
En principio, los viáticos correctamente comprobados no generan retención de ISR, ya que no constituyen ingreso gravable para el trabajador conforme al artículo 93, fracción XVII de la LISR.
Sin embargo, si:
- No se comprueban en tiempo y forma,
- no se reintegra el excedente no utilizado,
- o se destinan a fines personales,
entonces el monto puede considerarse ingreso acumulable y quedar sujeto a retención de ISR como parte del salario.
Por eso, la comprobación y el registro adecuado no son solo un tema administrativo: definen el tratamiento fiscal del gasto.
Tratamiento fiscal de los viáticos: resumen práctico |
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|---|---|---|
| Situación | ¿Es deducible para la empresa? | ¿Es ingreso para el trabajador? |
| Viáticos comprobados con CFDI, dentro de límites legales | ✅ Sí | ❌ No |
| Viáticos comprobados pero que exceden topes sin justificación | ⚠ Puede limitarse | ❌ No (si se comprueban correctamente) |
| Viáticos no comprobados | ❌ No | ✅ Sí |
| Viáticos utilizados para gastos personales | ❌ No | ✅ Sí |
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Cómo implementar una política de viáticos clara
Una política de viáticos evitará discusiones innecesarias, además protege a la empresa y da certeza al empleado. Su intención es dejar por escrito qué está permitido, cómo se gestiona y qué se espera de cada persona involucrada.
Aquí te explicamos cómo llevar a cabo una política de viáticos en tu empresa:
1. Definir rubros autorizados
El primer paso es establecer qué conceptos cubre la empresa. Lo más común es incluir transporte, hospedaje y alimentación. En algunos casos también se contemplan gastos de representación o misceláneos justificados.
Lo importante es que los rubros estén claramente delimitados. Si un gasto no está dentro de las categorías autorizadas, no debería reembolsarse sin aprobación previa.
2. Límites y topes por categoría
Además de definir qué se cubre, es necesario establecer cuánto se cubre.
Muchas empresas fijan montos máximos por día para alimentación y hospedaje, y dejan el transporte sujeto al costo real del traslado. También pueden diferenciar entre viajes locales, nacionales e internacionales.
Los topes no buscan restringir de forma arbitraria. Esta es una forma de mantener criterios homogéneos y evitar disparidades entre áreas o niveles jerárquicos.
3. Requisitos de comprobación
Una política debe indicar qué documentos son válidos para comprobar el gasto. En México, esto generalmente implica CFDI emitidos correctamente a nombre de la empresa.
También se deben definir plazos para entregar la documentación y el procedimiento en caso de gastos no comprobados o extravío de comprobantes. Sin reglas de comprobación, no hay control fiscal.
4. Proceso de autorización y reembolso
El procedimiento debe estar definido desde antes del viaje.
Antes del viaje:
- Solicitud y autorización formal.
- Definición de monto estimado o anticipo.
Durante el viaje:
- Registro ordenado de gastos.
- Conservación de comprobantes.
Después del viaje:
- Entrega de la rendición dentro del plazo establecido.
- Validación por el área correspondiente.
- Reembolso o ajuste final.
Roles y responsabilidades
Una buena política también define quién hace qué. Por ejemplo, el empleado debe usar los recursos conforme a lo autorizado y entregar comprobantes en tiempo.
El supervisor valida la necesidad del viaje y aprueba montos dentro de los límites establecidos.
El área de finanzas o contabilidad revisa la documentación, asegura el cumplimiento fiscal y procesa el reembolso o registro contable.
De está forma el tema de viáticos se convierte en un proceso institucional que controla los gastos de la empresa.
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Los viáticos no son un detalle administrativo menor. Bien gestionados, evitan confusiones internas y protegen a la empresa en el plano fiscal. Mal definidos, generan errores contables, fricciones con los empleados y riesgos innecesarios frente a la autoridad.
Hasta aquí vimos que las mejores prácticas pasan por tres puntos fundamentales:
- Definir una política escrita con rubros y topes claros.
- Exigir comprobación adecuada y respetar los plazos.
- Mantener un proceso transparente entre empleados, supervisores y finanzas.
Este proceso es mucho más sencillo si se utilizan las herramientas adecuadas. Con un software como Factorial, puedes centralizar solicitudes, aprobaciones y comprobantes en un solo lugar. De esta forma puedes mantener control sobre los límites establecidos y facilitar la rendición de gastos sin perder trazabilidad.
Si tu empresa quiere profesionalizar la gestión de viáticos y evitar errores administrativos o fiscales, es momento de estructurarlo correctamente.
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Preguntas frecuentes sobre viáticos
¿Qué son los viáticos?
Los viáticos son gastos que cubren alimentación, transporte, hospedaje y otros rubros necesarios cuando un empleado viaja por motivos laborales.
¿Cómo se calculan los viáticos?
Se suman los gastos comprobables de transporte, hospedaje, alimentación y otros rubros autorizados según la política interna de la empresa.
¿Los viáticos se consideran salario?
No, siempre que estén debidamente comprobados y se utilicen para cubrir gastos de viaje, no forman parte del salario gravable.
¿Qué gastos son deducibles fiscalmente como viáticos?
Aquellos que tengan factura y estén relacionados directamente con el viaje laboral, como hospedaje, transporte y alimentación.
¿Qué pasa si un empleado no comprueba sus viáticos?
La empresa puede no deducirlos fiscalmente y el monto puede considerarse ingreso gravable para el empleado.
