Como pasa con cualquier grupo de personas, dirigir una empresa no es fácil. Aunque solamos ver a los equipos como una colectividad que funciona unida, está claro que cada una de las personas que los componen tiene sus propios problemas fuera del trabajo, su estado mental está sujeto a cambios, y eso puede incidir directamente en su bajo rendimiento en el día a día, reducir su motivación e incluso, en un caso extremo, llevarle a dejar su puesto.
Pero dentro de las empresas pueden establecerse protocolos para detectar y corregir este tipo de problemas e incluso para salir de ellos con una organización más fortalecida.
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Causas más habituales de la baja productividad
Según los expertos, existen cinco fuentes principales de los problemas de bajo rendimiento de una persona. Son los siguientes:
- No poseer las habilidades o conocimientos necesarios para realizar correctamente sus tareas.
- Falta de motivación general.
- Problemas personales.
- Problemas internos dentro de su equipo.
- Sus tareas no se adaptan a sus preferencias (por ejemplo, que tenga un trabajo en el que pase mucho tiempo en una oficina cuando disfruta más del trabajo sobre el terreno).
Un o una manager de equipo que esté realmente comprometido con la buena marcha de su empresa y no quiera ver cómo la productividad se desploma, estará muy pendiente de prevenir que esto ocurra e intervendrá a la mayor brevedad cuando detecte un problema.
En muchas ocasiones, esto requerirá que se reúna con la persona o personas que han reducido su rendimiento y que se sienten a hablar sobre lo que está ocurriendo, algo que puede resultar un poco complicado en ocasiones. En este artículo abordaremos ese problema y daremos algunas claves para afrontar este tipo de problemas.
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Establece unas métricas claras para medir el rendimiento
En ocasiones no es tan fácil saber si un empleado o empleada está desarrollando su actividad de forma eficiente o no. Para evitar que las percepciones subjetivas nos hagan creer algo que no es cierto, lo mejor es tener instrumentos para medir la productividad de todos los miembros del equipo.
Lo que no se mide, no se puede mejorar, por lo tanto, establecer un método para medir la productividad de todas las personas de una empresa o departamento, con el que todo el mundo esté de acuerdo antes de comenzar a utilizarlo, es vital para comenzar a tener en cuenta el rendimiento de todos.
Tener un sistema claro también evitará que, cuando llegue el momento de hablar con alguna persona de la organización sobre su bajo rendimiento, esto no le pille por sorpresa. Generalmente, todos pensamos que estamos haciendo un buen trabajo, pero si las métricas son públicas, el trabajador ya tendrá claro que las cosas no están marchando del todo bien.
Para evitar cualquier tipo de confusión al respecto de todo esto, todos los miembros de los equipos tienen que tener claros cinco parámetros:
- ¿Qué es lo que se está midiendo exactamente?
- ¿Quién es el responsable de realizar la medición?
- ¿Cada cuánto se realizan y presentan estas mediciones?
- ¿Quién es el responsable de cada uno de los resultados?
- ¿Qué se considera un resultado exitoso?
Una vez que todo esto está claro, ya se puede afrontar mejor un problema de bajo rendimiento.
Cuándo hablar con un trabajador de su bajo rendimiento
El segundo factor importante a tener en cuenta es en qué momento es mejor abordar la cuestión del bajo rendimiento con uno de los miembros de nuestro equipo. Todavía más teniendo en cuenta que es muy probable que el momento perfecto no sea el mismo para todos, sino que cada persona o cada puesto tenga sus particularidades. Un buen conocimiento del equipo y tener una buena relación es clave para saber cómo prefiere comunicarse cada persona.
Por ejemplo, si hablamos con una persona demasiado pronto, la relación que tenemos con él podría deteriorarse y perder un elemento muy valioso, la confianza. Cada puesto de trabajo tiene una determinada curva de aprendizaje que es, en ocasiones, larga y se necesita bastante tiempo hasta alcanzar el ritmo adecuado y desarrollar el trabajo de una forma productiva y cómoda.
Si le decimos a una persona de nuestro equipo que está rindiendo poco y aún está en plena curva de aprendizaje, es posible que se frustre y como managers podríamos estar mandando el mensaje de que no confiamos en él.
No es fácil averiguar el momento perfecto para hablar con nuestros equipos sobre su rendimiento, pero quizá una de las mejores formas de saberlo es tener un contacto continuo con ellos, en el que se realice una gestión continua, con reuniones periódicas, para comentar el rendimiento y la marcha de las actividades del departamento.
Una herramienta muy útil para dar feedback a los miembros de nuestro equipo sobre su rendimiento es la llamada Ventana de Johari.
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Cómo hablar con un trabajador de su bajo rendimiento: la Ventana de Johari
La Ventana de Johari es una tabla de dos filas y dos columnas que representa cómo damos información sobre nosotros mismos y sobre los demás. En la primera columna de la tabla podemos encontrar “cosas que sé sobre mí mismo” y en la segunda “cosas que no sé sobre mí mismo”. En la primera fila “cosas que el grupo sabe sobre mí” y en la segunda “cosas que el grupo no sabe sobre mí”.
En la tabla, por tanto, se crean cuatro áreas diferenciadas:
- Área pública. Lo que conocemos tanto yo como los otros.
- Área ciega. Lo que yo no conozco, pero sí conocen los otros.
- Área oculta. Lo que yo conozco, pero no conocen los otros.
- Área desconocida. Lo que no conocemos ni yo ni los otros.
Veamos lo que implica cada una de ellas:
- Área pública
El área libre o pública comprende todo aquello que sabemos de nosotros mismos y que también dejamos ver a los demás. Aquellas experiencias, emociones o cualidades que compartimos conscientemente con las personas de nuestro entorno y que configuran una imagen coherente y transparente de nosotros mismos.
- Área ciega
En el área ciega se encuadra todo aquello que los demás perciben de nosotros, pero que desconocemos o no somos conscientes de ello.
- Área oculta
En el área oculta sucede justo lo contrario que en el área ciega: somos nosotros mismos los que conocemos determinados aspectos de nuestra personalidad y elegimos ocultarlos a los demás.
- Área desconocida
El área desconocida está compuesta por las características de nuestra personalidad que todavía no han salido a flote, ni en nuestro propio conocimiento ni el que los demás tienen de nosotros.
Dado que el objetivo es tener la mayor confianza y comunicación con nuestro equipo, deberíamos esforzarnos porque la mayoría de aspectos estén en el área pública, esto evitará muchos problemas en el futuro y mejorará la productividad.
Como manager, puedes aumentar el tamaño del área pública haciendo que los equipos compartan más información entre sus miembros en las reuniones de equipo. También es muy importante celebrar reuniones individuales para establecer un vínculo de confianza y entendimiento entre el manager y el equipo.
Cuando una información está en el área ciega, es necesario sacarla a la luz mediante la retroalimentación del grupo. Para ello, es necesario que la persona afectada tenga una actitud receptiva y tolere la crítica.
En definitiva, un proceso de comunicación en el que esta se valore y se fomente, contribuirá a que toda la información sobre un trabajador vaya fluyendo hacia el área pública, lo que evitará problemas en el futuro y contribuirá a mejorar el rendimiento de todos.
La belleza de la Ventana de Johari es que es un sistema autogestionado: una vez que el equipo lo comprende, comenzarán a usarlo por sí mismos, creando un círculo virtuoso en el que se realizarán comentarios y se recibirán, lo que mejorará el rendimiento dentro de la empresa. Por lo tanto, no será necesaria una reunión en la que se comunicará de forma abrupta a un miembro del equipo que no estamos contentos con su trabajo, sino que la comunicación será continua y se basará en la confianza.
En definitiva, aunque hablar sobre el bajo rendimiento de un miembro del equipo nunca es sencillo, lo será un poco más si todo el mundo tiene claros los objetivos, se comunican de forma adecuada y hay una comunicación continua entre todos. Para resumir, el sistema funcionaría de la siguiente manera, con un enfoque circular:
- Establecer objetivos claros.
- Fomentar una mente abierta.
- Recopilar comentarios de todos los miembros de los equipos.
- Tener frecuentes reuniones individuales para comentar cómo van las cosas.
- Usar la Ventana de Johari.
- Hacer preguntas, escuchar y comprender.
- Fomentar la colaboración a la hora de mejorar la productividad.
- Establecer nuevos objetivos claros para el futuro.
