El offboarding dentro de las empresas es un proceso clave. La salida del talento es igual de importante que su llegada. Tener un proceso para dar de baja empleados es una de las tareas más importantes del área de Recursos Humanos. ¿Por qué? Porque es el cierre del empleado con la empresa, la última experiencia que se llevara de la cultura organizacional, por eso debe ser un proceso alineado al onboarding y gestión de talento de la organización.
En este artículo, exploraremos la importancia del offboarding, sus mejores prácticas y cómo implementarlo de manera efectiva para asegurar que tanto la empresa como el colaborador obtengan el mayor beneficio de esta etapa. Además, puedes descargar GRATIS nuestra lista de control para el Offboarding
¡Empecemos!
¿Qué es el offboarding?
El offboarding es el proceso estructurado de desvinculación laboral que se lleva a cabo cuando un empleado deja una empresa. Ya sea por renuncia, despido o jubilación. Su objetivo es garantizar una transición ordenada, proteger la información confidencial y mantener una relación positiva con el colaborador saliente. Este proceso abarca diversas etapas, como la entrega de documentación, la devolución de equipos, la desactivación de accesos y la realización de una entrevista de salida para obtener retroalimentación valiosa.
El proceso de offboarding depende de varios factores:
La razón de salida
Cuando un empleado es despedido, algunas etapas del proceso cobran más importancia que otras. Es por eso que el proceso de offboarding necesitará adaptarse a las condiciones de cada caso. Por ejemplo, en el caso de que el empleado sea despedido, se deben enfocar los esfuerzos en la documentación y el registro de todo lo sucedido para mitigar riesgos.
Antigüedad del empleado
Los empleados que han estado en la empresa durante varios años pueden requerir un proceso de offboarding más detallado, ya que su salida podría tener un impacto mayor en las operaciones y en la moral del equipo. A diferencia de uno que solo estuvo algunos meses. Aunque, en este último caso una encuesta de salida será muy enriquecedora.
El puesto del trabajador
Los altos cargos o personas con acceso a información confidencial o estratégica suelen tener un proceso de offboarding más riguroso. Esto incluye la revocación de accesos a sistemas, la devolución de propiedad de la empresa y la firma de acuerdos de confidencialidad si fuera necesario.
¿Por qué el offboarding es tan importante?
Puede que el offboarding te parezca algo extra, un proceso con el que no deberían “perder el tiempo” porque no afecta a la producción de la empresa, pero es más bien lo contrario. Este proceso no solo garantiza que la salida de un empleado se maneje de manera organizada y conforme a las normativas legales, sino que también tiene un impacto significativo en la reputación de la empresa, la moral del equipo y la continuidad operativa.
En definitiva, un buen plan para el offboarding permite que los responsables de Recursos Humanos puedan facilitar el proceso en ambas partes.
Principales razones para tener un proceso de offboarding
- Evita posibles pérdidas financieras. Sin un plan de offboarding, se puede cometer cualquier error del tipo seguir pagando beneficios a los empleados que ya no forman parte de la empresa.
- Da buena imagen a la empresa. “Pon punto y final a la relación” con tu trabajador de la mejor manera posible. Asegúrate de que el talento que se va lo hace sintiéndose respetado y valorado por su trabajo.
- Mejora la gestión legal. Reuniendo y firmando todos los documentos necesarios en este proceso para evitar el riesgo de denuncias por despidos improcedentes.
- Mejora la logística. ¿Cómo se realizarán las funciones del empleado que haya dejado la empresa? ¿De qué manera se coordinará el equipo hasta que ese puesto sea ocupado? ¿Quién sustituirá al empleado que se va? Estas cuestiones tienen que ser respondidas en el plan de offboarding.
- Permite obtener feedback. Los empleados que dejan la empresa son una increíble fuente de feedback. Escuchar las razones de su partida o simplemente su opinión sincera (más sincera que nunca) ayudará a la empresa a mejorar en el futuro.
11 pasos para crear un offboarding
Estos pasos pueden variar dependiendo de cada empresa, la razón de la partida del empleado y el puesto que este desarrollaba dentro de la compañía. Sin embargo, por regla general, estas etapas suelen darse en casi todos los procesos de offboarding, de acuerdo con Forbes.
1. Crea una lista con casillas de verificación para el offboarding
Nuestra plantilla incluye todos los pasos de los que hablaremos a continuación, además de proponer preguntas para la entrevista de despedida y una lista del inventario de la empresa(ahorra tiempo y descárgate nuestro formato gratuito).
2. Reúne documentos e información
Lo primero que tienes que dejar resuelto cuando recibes la noticia de que un empleado va a abandonar la empresa es la firma de una carta de dimisión o renuncia formal. Después, el patrón de RH puede revisar todos los documentos que el empleado haya firmado a lo largo de su estancia en la empresa. Por ejemplo, pueden haberse establecido acuerdos de confidencialidad en el pasado, o contratos bonificados, etc.
Asegúrate de que en la carta de dimisión el trabajador especifica claramente cuándo va a ser su último día en la empresa, y cuándo lo ha comunicado (con fechas específicas).
3. Tareas de contabilidad
Llegados a este punto, puedes llevar a cabo las tareas de contabilidad, como preparar la información necesaria para aplicar los cambios en la declaración de los impuestos, programar el último pago de salario, calcular cualquier compensación que tenga que realizarse, contabilizar los días de vacaciones, etc.
4. Informa al equipo
En vez de dejar que los demás empleados empiecen a oír rumores por la oficina, asegúrate de que todos los que van a ser afectados por esta baja conocen la noticia. Esto suele hacerse, por normal general, una semana y media antes de que dicho empleado deje la oficina, dependiendo de su rol en el equipo. Después de este primer aviso, se podrá informar al resto de personal.
Por respeto al trabajador que va a abandonar su puesto de trabajo, es mejor preguntarle cómo querría que la empresa anunciara su partida.
5. Planifica la transición
Lo más importante en este momento del proceso de offboarding. Es crear un plan para mejorar todo lo posible la transición de la marcha del empleado. Este plan debería centrarse en finalizar tareas empezadas. Y dejar el terreno preparado para que el nuevo empleado pueda retomar esas funciones. Tener claro cómo va a ser esta transición. Y dónde va a ir a parar el trabajo de este empleado es clave. Esta es la fase en la que se traslada el conocimiento:
Preguntas que deberías responder durante esta transición:
- ¿Quién va a sustituir al empleado?
- ¿Qué conocimientos necesitará?
- ¿Quién formará al nuevo trabajador?
- ¿Qué proyectos tienen que terminarse antes de la partida del empleado?
- ¿Qué es lo que tiene que pasar de un empleado a otro?
6. Comunicación con el cliente
En el caso de que el empleado que está dejando la empresa trabaje en contacto directo con los clientes. Es muy importante que estos sean notificados e informados de este cambio. Además, sea cual sea la manera de comunicar esta noticia. Lo mejor es hacerlo de un modo en el que el cliente siga sintiendo que alguien se está ocupando de él, a pesar de todo.
7. Recupera lo que es propiedad de la empresa
Durante el tiempo en el que el empleado ha estado en la empresa, puede que este haya adquirido equipo y material que es propiedad de esta. Los últimos días antes de su partida tendrás que reunir estos objetos. Pueden ser ordenadores, teléfonos móviles, identificación personal, uniforme, llaves, permisos de aparcamiento o tarjetas de crédito de la empresa etc.
Nuestra plantilla incluye una lista de inventario de la empresa para que este proceso no te robe más de unos minutos. ¡Descárgatela!
8. Entrevista de salida o entrevista de despedida
El objetivo de una entrevista de salida es obtener feedback de valor sobre la experiencia que el trabajador ha tenido dentro de la empresa. Esta será la última oportunidad para dar una impresión positiva a la persona que se va. Y también será una herramienta con la que reunir información. Esto ayudará al departamento de Recursos Humanos a tomar mejores decisiones en un futuro.
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Hacer las preguntas correctas te proporcionará información de valor para la compañía, sobre sus fortalezas y debilidades, y sobre cómo mejorar.
9. Anula permisos y cuentas
No importa lo buena que sea tu relación con el trabajador. Por razones de seguridad, no debería tener acceso al correo electrónico de la empresa. Así como a otras plataformas o bases de datos una vez no forme parte del equipo. Eliminar estos accesos es primordial el proceso de offboarding.
10. Despedida
Sin importar las razones por las que el empleado se marcha, un offboarding puede incluir una despedida. Este tipo de evento transmite positividad por parte de la empresa hacia la persona que ha formado parte de ella.
Muestra a tu empleado que le das valor a su contribución al equipo. Esto puede realizarse a través de un regalo, una carta de agradecimiento dedicada por sus compañeros o incluso una fiesta.
El último día de trabajo del empleado, es recomendable enviar un aviso a todo el personal, animando a que se despida de él.
11. Seguimiento
Siempre es buena idea no quemar ningún puente. Por este motivo, es aconsejable seguir en contacto con el ex empleado, aunque sea por canales como LinkedIn. Mantener una relación positiva incluso siguiendo la pista de esta persona nunca está de más.
Y he aquí los 11 pasos para un proceso de offboarding. Como ya sabrás a estas alturas, un buen proceso de offboarding puede ser beneficioso para ambas partes. Si todavía no te has descargado nuestra plantilla con lista de casillas de verificación y consejos, ahora es tu momento. ¡Es gratuita y te ayudará a sacar el mayor provecho de la partida de un empleado!
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