Qué es un ATS en reclutamiento y por qué tenerlo

¿Aún sigues ejecutando los procesos de contratación en tu empresa con los métodos tradicionales? Hoy vamos a explicarte en detalle qué es un ATS en reclutamiento y cómo puede ayudarte a encontrar a los candidatos adecuados. 

Está claro que cada empresa es única, pero lo cierto es que todas prosperan al atraer, contratar y desarrollar los mejores talentos. Sin embargo, muchas organizaciones enfrentan grandes desafíos en algún punto del proceso de reclutamiento. ¿Alguna de estas situaciones te resulta familiar?

• Se acumulan los currículums en la bandeja de entrada.
• Recibes cientos de mensajes provenientes de diferentes canales.
• Pierdes noción de la cantidad y calidad de las postulaciones.
• La información está desordenada y con frecuencia se extravían datos esenciales para la toma de decisión. 

Esto, que puede parecerte algo natural, no tiene porqué serlo. ¿La solución? Digitalizar el proceso de contratación con un software online. Descubre a continuación qué es un ATS y cuáles son sus usos y ventajas. 

¿Qué es un ATS (Applicant Tracking System) y por qué deberías usarlo?

Un ATS, o Applicant Tracking System, es un software diseñado para organizar, automatizar y dar trazabilidad a todo el proceso de reclutamiento. Desde la publicación de una vacante hasta la contratación final, este sistema centraliza la información y ayuda a que cada candidato avance por etapas claras, sin depender de correos sueltos, excels o procesos informales que se vuelven insostenibles conforme la empresa crece.

Según IBM, los equipos que digitalizan y automatizan sus flujos de trabajo (incluyendo reclutamiento) pueden mejorar su productividad hasta en 35%. Gracias a los procesos manuales que se reducen, procesos fluidos y decisiones basados en datos y no en intuición. Pero, más allá de los porcentajes, un ATS busca un proceso de reclutamiento claro, trazable y colaborativo. ¿Cómo? Con un ATS puedes: 

• Centralizar toda la información del candidato
• Ver en qué etapa está cada persona
• Evitar duplicados, pérdidas o confusiones
• Automatizar tareas repetitivas
• Trabajar mejor con los hiring managers
• Avanzar más rápido sin comprometer la calidad de contratación

Además, Deloitte destaca que una buena experiencia del candidato tiene un impacto directo en la percepción de la marca empleadora y en la decisión final de aceptar una oferta. Cuando el proceso es claro, ágil y bien comunicado, las personas sienten mayor confianza en la empresa. Y lo contrario también es cierto: silencios largos, procesos confusos o falta de seguimiento pueden hacer que un buen perfil abandone el reclutamiento. Por eso, la tecnología se vuelve clave para asegurar una experiencia consistente, sin fricción y alineada con lo que la organización quiere proyectar.

Un ATS ordena y también: 

• Filtra perfiles
• Prioriza candidatos según criterios definidos
• Integra múltiples canales de reclutamiento
• Genera datos accionables
• Permite que RR. HH. use su tiempo en entrevistas, evaluación y selección real

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Funcionalidades que debe tener un buen ATS

Un ATS no solo sirve para “ordenar” el reclutamiento, la diferencia entre un sistema básico y uno realmente útil está en las funciones que ofrece. Para que un ATS aporte valor desde el primer día, estas son las características que sí o sí debe tener.

Publicación y distribución de ofertas

Un buen ATS te permite publicar una vacante en múltiples plataformas desde un solo lugar: job boards, redes sociales, bolsas de trabajo y tu página de empleo. En vez de copiar y pegar textos en diez sitios distintos, el sistema distribuye automáticamente la oferta y te ahorra horas de trabajo manual.
Además, centraliza todas las postulaciones, sin importar desde dónde llegaron, para que nunca pierdas el rastro de ningún candidato.

Recepción, parsing y almacenamiento de candidatos

Cuando alguien aplica, el sistema lee su CV, extrae la información relevante (experiencia, formación, habilidades) y la organiza en un formato fácil de consultar. Esto es clave para evitar duplicados y tener siempre un registro limpio. 

Toda esa información se guarda en una base de datos centralizada que te permite buscar perfiles por palabras clave, habilidades o historial, sin necesidad de abrir archivos uno por uno.

Filtrado automático y ranking de candidatos

Un ATS sólido te ayuda a priorizar perfiles según criterios que tú defines: 

• Años de experiencia 
• Ubicación 
• Herramientas que domina 
• Nivel de estudios 
• Certificaciones o habilidades técnicas 

Esto no reemplaza tu criterio, pero sí reduce la carga de revisar cientos de CVs manualmente. El ATS identifica quién encaja mejor con la vacante y te permite concentrarte en quienes realmente tienen potencial.

Tablero de reclutamiento y seguimiento

El tablero de reclutamiento, también conocido como pipeline, es una de las funciones más importantes. Aquí puedes ver el avance de cada persona: aplicada, preseleccionada, entrevista, oferta, contratación. Además, facilita la colaboración con líderes de área, ya que todos pueden dejar comentarios, aprobar etapas o revisar información desde el mismo panel. 

Esto reduce correos, acelera decisiones y evita que un candidato se quede “atorado” en una etapa por falta de seguimiento.

Analítica y reportes de reclutamiento

Un buen ATS convierte el proceso de reclutamiento en datos claros:

• tiempo promedio para cubrir una vacante,
• fuentes que atraen mejores perfiles,
• etapas donde más candidatos se caen,
• tasa de aceptación de ofertas,
• comparación entre procesos.

Esta información te permite mejorar tu estrategia, justificar decisiones ante dirección y diseñar procesos más eficientes y más justos para todo

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Cómo seleccionar e implementar un ATS en tu empresa de RR. HH.

Elegir un ATS no es solo comparar proveedores; es definir cómo quieres que funcione tu proceso de reclutamiento a partir de ahora. Un buen sistema debe adaptarse a la forma en que trabaja tu equipo, no al revés. Para hacerlo con claridad, estos son los pasos que te ayudarán a tomar una decisión informada y a implementarla sin tropiezos.

Paso 1: Identifica tus necesidades

Antes de revisar opciones, define qué necesitas resolver. No es lo mismo un proceso con vacantes masivas que uno con posiciones estratégicas; tampoco es igual reclutar desde un solo canal que desde diez fuentes distintas.

Pregúntate:

• ¿Cuántas vacantes cubres al mes?
• ¿Qué canales utilizas hoy?
• ¿Qué nivel de colaboración necesitas con los hiring managers?
• ¿Requieres integrar el ATS con otros sistemas como RR. HH., CRM o nómina?

Mientras más claro tengas el “dolor” que quieres resolver, más fácil será elegir la herramienta adecuada.

Paso 2: Evalúa funcionalidades clave

Una vez que tienes tus necesidades claras, compara proveedores usando funcionalidades concretas. Lo básico que un ATS debe ofrecer es: publicación de ofertas, parsing de CVs, filtros, ranking, pipeline visual, reportes y analítica.

Lo ideal es usar estas funciones como checklist y evaluar qué tan robusta es cada una según tu contexto. Esto evita dejarte llevar solo por la interfaz o por promesas comerciales.

Paso 3: Considera la experiencia del usuario

El ATS debe ser fácil de usar para dos públicos:

• El candidato, que busca un proceso claro, rápido y sin formularios eternos.
• El equipo de RR. HH., que necesita filtrar, mover, comentar y coordinar sin perder tiempo.

Si una herramienta complica cualquiera de los dos lados, terminará generando fricción. La experiencia de uso es tan importante como las funcionalidades técnicas.

Paso 4: Diseña un plan de implementación

Una buena implementación evita frustraciones. Define:

• Fechas y responsables
• Capacitaciones internas
• Migración de datos (si aplica)
• Pruebas piloto
• Documentación clara para el equipo

Esto permite que el cambio sea fluido y que el equipo adopte el sistema con confianza, no con resistencia.

Paso 5: Mide y mejora de manera continua

Cuando el ATS esté funcionando, monitorea las métricas clave:

• Tiempo de contratación
• Calidad del talento
• Coste por contratación
• Conversiones por etapa
• Experiencia del candidato

Lo importante es usar los números para ajustar filtros, revisar canales y mejorar la estrategia. Un ATS es una herramienta que, cuanto más lo alimentas, más valor te devuelve.

Beneficios reales de implementar un ATS

Según Capterra, el 75% de los reclutadores utiliza un software de reclutamiento en sus procesos. Ahora que ya conoces qué usos puedes darle a esta herramienta, es importante que sepas por qué deberías considerarlo para reclutar personal en tu empresa. Aquí van las principales ventajas de un ATS en reclutamiento: 

• Ahorrar tiempo. El objetivo de esta clase de sistema es agilizar procesos de reclutamiento, hacerlos más rápidos y eficientes. Esto implica que se optimizan los esfuerzos de contratación y el equipo de RR.HH. debe dedicar menos horas a esta tarea. 
• Centralizar el proceso. Otra de las ventajas de un ATS en reclutamiento es que permite centralizar la gestión en una única plataforma, para administrar todos los aspectos de este proceso en un solo lugar. Esto ayuda a mejorar la eficiencia y productividad de RR.HH., pero también a manejar mejor la información, que permanece siempre en el mismo sitio. 
• Mayor calidad en el reclutamiento. Un buen reclutamiento da como resultado una buena contratación, precisamente, uno de los mejores predictores del éxito futuro de una compañía. Si quieres dar con los candidatos adecuados y sumar a las personas perfectas para tu equipo, el software ATS es una herramienta clave. 
• Mejor experiencia de candidato. Este sistema puede ayudar a mejorar la experiencia del candidato al brindarle un proceso más ágil y eficiente. El talento puede rastrear fácilmente el estado de su solicitud y recibir actualizaciones regulares, lo que reduce la fricción y mejora la marca empleadora de la empresa. 
• Menos sesgos. Las empresas se enfocan cada vez más en la diversidad y la inclusión y los ATS pueden ayudar a automatizar la tarea de filtrado, para garantizar así que todos los solicitantes reciban el mismo trato y que nadie sea excluido de manera injusta del proceso.

Retos frecuentes y cómo evitarlos

Implementar un ATS trae muchos beneficios, pero también puede presentar obstáculos si no se gestiona bien desde el inicio. Estos son los errores más comunes y cómo puedes evitarlos para asegurar que la herramienta realmente funcione a tu favor.

No definir el proceso antes de elegir el sistema

Un ATS no corrige un proceso confuso; solo lo digitaliza.
Si el flujo de reclutamiento no está claro (quién evalúa, quién entrevista, qué etapas existen) el sistema puede terminar infrautilizado o, peor aún, generar datos que no representan la realidad.

Cómo evitarlo: Mapea tu proceso actual, identifica cuellos de botella y define cómo debería funcionar idealmente. Ese mapa será tu guía para elegir la herramienta correcta.

No capacitar al equipo de RR. HH. y a los hiring managers

Un ATS puede ser muy poderoso, pero si el equipo no lo domina, se convierte en una plataforma bonita que nadie usa a fondo. Esto genera retrabajo, confusiones y procesos paralelos fuera del sistema.

Cómo evitarlo: Incluye capacitaciones breves pero prácticas, crea guías internas y asegura que todos sepan qué pueden (y deben) hacer desde el ATS.

Descuidar la experiencia del candidato

Si postular es complicado, lento o poco claro, muchos candidatos simplemente abandonan el proceso. Un ATS mal configurado puede generar más fricción que ayuda.

Cómo evitarlo: Revisa cada formulario como si fueras el candidato: ¿es claro?, ¿es rápido?, ¿pide lo necesario?, ¿recibe confirmación inmediata? 

Pequeños ajustes hacen una gran diferencia en la tasa de conversión.

No revisar métricas ni alimentar la base de talento

Un ATS genera datos valiosos, pero si nadie los revisa o la base de talento no se actualiza, el sistema pierde impacto. Sin análisis, es difícil mejorar y tomar decisiones con evidencia.

Cómo evitarlo: Bloquea momentos del mes para revisar reportes, identifica patrones y actualiza tus filtros o fuentes según lo que realmente está funcionando.

Descubre cómo el software ATS de Factorial puede ayudar a tu equipo de RR.HH.

Ya sabes qué es un ATS en reclutamiento y todos los beneficios que puede aportar a tu empresa. Pero ¿cuáles son las ventajas de reclutar personal con Factorial? ¡Toma nota de los más destacados! 

• Mejora tu employer branding en pocos minutos. Sí, como ya te contamos, nuestro software te permite crear un portal de empleo personalizado automáticamente para atraer a los candidatos deseados y trabajar tu marca empleadora al mismo tiempo.
• Recluta de forma inteligente con IA. No podíamos quedarnos atrás, la tecnología avanza y nosotros con ella, por eso ahora en Factorial la Inteligencia Artificial es tu nueva aliada en los procesos de reclutamiento. ¿Recibes cientos de solicitudes todas las semanas? ¡No hay problema! Gracias a la IA podrás encontrar a los candidatos más valiosos en tiempo record. 
• Personaliza tus procesos. Puedes crear ofertas, formularios, o incluso pasos y etapas del proceso 100%  personalizados. 
• Automatiza las respuestas. Crea flujos de trabajo con emails automatizados o plantillas con múltiples variables para poder entregar respuestas ágiles a los candidatos y brindarles la mejor experiencia. 
• Gestiona el ciclo de principio a fin. Con Factorial puedes resolver todas las tareas del proceso de reclutamiento y selección, pero también la contratación y el onboarding. Es decir, el ciclo entero se queda en el sistema.

Optimiza tu proceso de reclutamiento con tecnología

Entender qué es un ATS es solo el primer paso; lo que de verdad importa es que esta herramienta tiene el potencial de transformar los procesos de reclutamiento en tu empresa. Un ATS es una manera más ordenada y humana de trabajar. Cuando tienes un proceso claro, candidatos bien acompañados y un equipo que puede concentrarse en evaluar en vez de apagar incendios, el reclutamiento cambia por completo. Y eso, al final, se refleja en contrataciones más acertadas, equipos más tranquilos y una marca empleadora más fuerte.

Si sientes que los correos, los excels o los mensajes sueltos ya no alcanzan para sostener el ritmo de tu empresa, quizá es momento de dar el siguiente paso y apoyarte en una plataforma que haga el proceso más ligero.

Factorial, además de centralizar todo el flujo de reclutamiento, integra Inteligencia Artificial para ayudarte a filtrar candidatos con mayor precisión, identificar perfiles afines en segundos y automatizar tareas que hoy consumen tiempo valioso. Su ATS también incluye un portal de empleo personalizable, multiposting a plataformas como Indeed y LinkedIn, formularios inteligentes, flujos automatizados y comunicación integrada para mantener al candidato informado en todo momento.

Con esto, tu equipo avanza más rápido, toma mejores decisiones y ofrece una experiencia más humana y coherente con lo que quieres proyectar como marca empleadora.

Si quieres ver cómo se adapta a tu equipo, puedes agendar una demo y probarlo con un proceso real.

Preguntas frecuentes sobre ATS

¿Qué es un ATS y cómo funciona?

Un ATS es un sistema que organiza y automatiza el proceso de reclutamiento. Funciona centralizando todas las postulaciones, filtrando perfiles según criterios definidos, mostrando el avance de cada candidato y permitiendo colaborar con hiring managers sin depender de correos o excels.

¿Qué quiere decir ATS?

ATS significa Applicant Tracking System, traducido como “sistema de seguimiento de candidatos”. Es la herramienta que RR. HH. usa para atraer, filtrar, evaluar y seleccionar talento de forma más rápida y ordenada.

¿Qué es un ATS y para qué sirve?

Es un software que sirve para publicar vacantes, filtrar CVs, organizar candidatos por etapas, automatizar tareas y mejorar la experiencia del candidato. Su objetivo principal es hacer que el reclutamiento sea más eficiente, trazable y colaborativo.

¿Qué diferencia hay entre un ATS y un CRM de talento?

El ATS gestiona el proceso de reclutamiento desde que llega la postulación hasta la contratación. El CRM se enfoca en la relación a largo plazo con candidatos o talento potencial, como una base de networking activa.

¿Un ATS descarta candidatos automáticamente?

Solo si tú configuras los filtros. El sistema no elimina perfiles por decisión propia; trabaja con los criterios establecidos por RR. HH.

¿Un ATS es solo para empresas grandes?

No. De hecho, las pymes son quienes más lo aprovechan porque reduce tareas manuales, agiliza procesos y permite contratar con orden aunque el equipo de RR. HH. sea pequeño.

¿Es difícil implementar un ATS?

La mayoría de los sistemas modernos se implementan rápido. Lo importante es mapear tu proceso, capacitar al equipo y hacer una prueba piloto para asegurar que todo fluya desde el primer día.