Qué es un ATS en reclutamiento y por qué tenerlo

¿Aún sigues ejecutando los procesos de contratación en tu empresa con los métodos tradicionales? Hoy vamos a explicarte en detalle qué es un ATS en reclutamiento y cómo puede ayudarte a encontrar a los candidatos adecuados. 

Está claro que cada empresa es única, pero lo cierto es que todas prosperan al atraer, contratar y desarrollar los mejores talentos. Sin embargo, muchas organizaciones enfrentan grandes desafíos en algún punto del proceso de reclutamiento. ¿Alguna de estas situaciones te resulta familiar?

• Se acumulan los currículums en la bandeja de entrada.
• Recibes cientos de mensajes provenientes de diferentes canales.
• Pierdes noción de la cantidad y calidad de las postulaciones.
• La información está desordenada y con frecuencia se extravían datos esenciales para la toma de decisión. 

Esto, que puede parecerte algo natural, no tiene porqué serlo. ¿La solución? Digitalizar el proceso de contratación con un software online. Descubre a continuación qué es un ATS y cuáles son sus usos y ventajas. 

¿Qué es un ATS?

Para comenzar, es necesario definir qué es un ATS ¿aplica como nueva tecnología cuando lleva tiempo facilitando la vida de los equipos de Recursos Humanos? Si bien, es un sistema que desde hace varios años está vigente en los departamentos de RR.HH. lo cierto es que ha ido evolucionando con el tiempo. Hoy, incluso, se vale de tecnologías avanzadas como la Inteligencia Artificial (IA) para mejorar sus prestaciones. 

Entonces, ¿qué es un ATS en reclutamiento? Un sistema digital que se ocupa de ayudar a las organizaciones a reclutar personal de manera más rápida y eficiente, reduciendo tiempos y costos. 

Concretamente, el ATS en reclutamiento se encarga de filtrar de forma automática toda la información recibida de los candidatos. Lo que simplifica el proceso, al reducir en gran medida el volumen de currículums a revisar. 

¿Cómo funciona un ATS en reclutamiento? Para filtrar la información de los postulantes a un puesto, estos sistemas utilizan palabras clave específicas que permiten encontrar más fácil los CV que tienen mayor probabilidad de coincidir con la vacante que se necesita cubrir. 

Asimismo, este tipo de software también realiza análisis sintácticos y semánticos de las palabras que figuran en los currículums, para determinar así qué candidatos reúnen las características buscadas para un determinado rol. 

De esta forma, un ATS, conocido en inglés como Applicant Tracking Systems y traducido al castellano como sistema de seguimiento de candidatos, escanea y analiza las solicitudes, buscando el perfil ideal y facilita el hallazgo de candidatos con potencial, dentro de los procesos de reclutamiento. 

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¿Para qué sirve un ATS en reclutamiento? 

Ya vimos antes que un ATS facilita el filtrado de información de los candidatos, podríamos pensar a esta como la funcionalidad más importante de este sistema. Pero, ¿qué otras características reúne? Los 5 principales usos de un ATS en reclutamiento son:

1- Atracción de candidatos

Aunque  no lo mencionamos antes, gran parte de la tarea de reclutar personal consiste en atraer candidatos. Ya sea que lo hagas mediante la publicación de una oferta de trabajo en el sitio web de la compañía, en redes sociales  o portales de empleo, de cualquier manera el proceso inicia atrayendo a las personas indicadas a esa vacante disponible. 

En este sentido, uno de los usos de un ATS en reclutamiento consiste en automatizar la atracción de talento. Los mejores sistemas de seguimiento de candidatos pueden trabajar con varias fuentes al mismo tiempo y de forma automática. 

Por ejemplo, el software ATS de Factorial te permite crear tu oferta de empleo y publicarla en tu página de empresa creada por la misma herramienta. Al mismo tiempo, esa misma oferta se publica en portales como Indeed o LinkedIn. Así, puedes gestionar varias fuentes de reclutamiento en un mismo paso y todo de forma automática. 

2- Cribado de información

Sin dudas, este es el uso más destacado, pero también se trata de una de las principales ventajas de un ATS en reclutamiento. El cribado o filtrado de información es la funcionalidad que le permite a los equipos de RR.HH. ahorrar mucho tiempo. 

En lugar de pasar horas y horas leyendo curriculums, la herramienta se encarga de escanear de forma automática cada documento y definir cuáles reúnen los requisitos establecidos para el puesto.

En este punto, sin embargo, es importante desmontar uno de los principales mitos en torno a los ATS. Ya que estos sistemas no “descartan” candidatos porque sí. Previamente una persona, generalmente alguien del área de gestión humana, se encarga de crear la descripción del puesto, definir los requerimientos de la vacante y los filtros que la herramienta debe aplicar. 

Por lo tanto, podríamos pensar que si esa tarea está bien resulta por parte de los profesionales de RR.HH. ningún proceso de reclutamiento con un ATS debería representar la perdida de candidatos valiosos, sino todo lo contrario. 

3- Creación de una base de datos

Otro de los usos de un ATS en reclutamiento consiste en la creación de bases de datos de candidatos para futuras búsquedas. Piensa por un momento en todas las solicitudes que podrías llegar a recibir al optimizar el proceso de atracción de talento. 

Como vimos antes, puedes mejorarlo para atraer más candidatos. Pero esto implica gestionar un mayor volumen de información y de postulaciones. ¿Por qué no aprovechar esto para empezar con mayor ventaja el siguiente proceso de reclutamiento? Con un software ATS puedes hacerlo de forma automática. 

Este sistema permite almacenar la información de todas las candidaturas recibidas en el proceso, de manera que cuando tengas que contratar nuevo personal puedas utilizar esta base de datos para encontrar el perfil adecuado. 

4- Envío de notificaciones automáticas

Uno de los aspectos más importantes en un proceso de reclutamiento implica cuidar la experiencia de los candidatos. Recuerda que todo lo que hace una empresa en relación a su talento es un reflejo de su marca empleadora. Si quieres cuidar esa imagen, es importante mantener las cosas sencillas para quienes participen de los procesos de contratación de tu empresa.

En ese caso, puedes usar un software ATS para enviar notificaciones automáticas a los candidatos. De manera que obtengan respuesta de forma inmediata y puedan estar al tanto de su estado dentro del proceso. 

5- Análisis e informes 

El reclutamiento suele ser la parte más activa del proceso de contratación. Desde la creación de la oferta de empleo, pasando por su publicación, la recepción y filtrado de CV, el almacenamiento de la información, su posterior análisis y recién entonces se toma la primera decisión: elegir a los candidatos preseleccionados. 

Para poder llegar a esta instancia del proceso de reclutamiento es necesario contar con información de calidad. Solo de esta forma RR.HH. podrá tomar la decisión adecuada. 

En este punto, un sistema ATS puede servir para generar informes sobre los resultados más significativos de la convocatoria hasta el momento. Así, será más fácil codificar todo ese gran volumen de datos y elegir mejor a los candidatos que deberían avanzar a la siguiente etapa. 

Ventajas de un ATS en reclutamiento

Según Capterra, el 75% de los reclutadores utiliza un software de reclutamiento en sus procesos. Ahora que ya conoces qué usos puedes darle a esta herramienta, es importante que sepas por qué deberías considerarlo para reclutar personal en tu empresa. Aquí van las principales ventajas de un ATS en reclutamiento: 

• Ahorrar tiempo. El objetivo de esta clase de sistema es agilizar procesos de reclutamiento, hacerlos más rápidos y eficientes. Esto implica que se optimizan los esfuerzos de contratación y el equipo de RR.HH. debe dedicar menos horas a esta tarea. 
• Centralizar el proceso. Otra de las ventajas de un ATS en reclutamiento es que permite centralizar la gestión en una única plataforma, para administrar todos los aspectos de este proceso en un solo lugar. Esto ayuda a mejorar la eficiencia y productividad de RR.HH., pero también a manejar mejor la información, que permanece siempre en el mismo sitio. 
• Mayor calidad en el reclutamiento. Un buen reclutamiento da como resultado una buena contratación, precisamente, uno de los mejores predictores del éxito futuro de una compañía. Si quieres dar con los candidatos adecuados y sumar a las personas perfectas para tu equipo, el software ATS es una herramienta clave. 
• Mejor experiencia de candidato. Este sistema puede ayudar a mejorar la experiencia del candidato al brindarle un proceso más ágil y eficiente. El talento puede rastrear fácilmente el estado de su solicitud y recibir actualizaciones regulares, lo que reduce la fricción y mejora la marca empleadora de la empresa. 
• Menos sesgos. Las empresas se enfocan cada vez más en la diversidad y la inclusión y los ATS pueden ayudar a automatizar la tarea de filtrado, para garantizar así que todos los solicitantes reciban el mismo trato y que nadie sea excluido de manera injusta del proceso. 

Descubre cómo el software ATS de Factorial puede ayudar a tu equipo de RR.HH.

Ya sabes qué es un ATS en reclutamiento y todos los beneficios que puede aportar a tu empresa. Pero ¿cuáles son las ventajas de reclutar personal con Factorial? ¡Toma nota de los más destacados! 

• Mejora tu employer branding en pocos minutos. Sí, como ya te contamos, nuestro software te permite crear un portal de empleo personalizado automáticamente para atraer a los candidatos deseados y trabajar tu marca empleadora al mismo tiempo.
• Recluta de forma inteligente con IA. No podíamos quedarnos atrás, la tecnología avanza y nosotros con ella, por eso ahora en Factorial la Inteligencia Artificial es tu nueva aliada en los procesos de reclutamiento. ¿Recibes cientos de solicitudes todas las semanas? ¡No hay problema! Gracias a la IA podrás encontrar a los candidatos más valiosos en tiempo record. 
• Personaliza tus procesos. Puedes crear ofertas, formularios, o incluso pasos y etapas del proceso 100%  personalizados. 
• Automatiza las respuestas. Crea flujos de trabajo con emails automatizados o plantillas con múltiples variables para poder entregar respuestas ágiles a los candidatos y brindarles la mejor experiencia. 
• Gestiona el ciclo de principio a fin. Con Factorial puedes resolver todas las tareas del proceso de reclutamiento y selección, pero también la contratación y el onboarding. Es decir, el ciclo entero se queda en el sistema. 

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