Según un informe de Gallup, el 88% de las personas trabajadoras no están satisfechas con el proceso de incorporación de su empresa. Esta problemática tan común en las organizaciones se puede comenzar a revertir con un software onboarding.
Este, además de automatizar el proceso, con el ahorro de costos y tiempo que representa, puede ayudar a aumentar un 16% la tasa de retención de empleados, de acuerdo con estadísticas de UrbanBound.
Las preguntas inevitables que surgen son: ¿qué es un software de onboarding? ¿Qué características debe tener este tipo de herramienta? Y ¿cuáles son los mejores programas de onboarding de empleados? A continuación, te compartimos las respuestas.
TABLA DE CONTENIDOS
- ¿Qué es un software de onboarding?
- ¿Qué características debe tener una herramienta de inducción del personal?
- ¿Cuáles son los mejores programas de onboarding de empleados?
- Diseña procesos de onboarding efectivos con el software adecuado
¿Qué es un software de onboarding?
Los programas de onboarding son herramientas centrales para las empresas de todos los tamaños. Estas plataformas optimizan y automatizan los procesos de incorporación de nuevos empleados, digitalizando las tareas administrativas y dándole más tiempo a los empleadores y a RR.HH. para acompañar de manera efectiva a las nuevas contrataciones.
La capacidad clave del software onboarding es facilitar el flujo de trabajo del proceso de inducción, desde la etapa previa a la contratación, hasta los primeros meses del colaborador en la empresa.
Para ello, este tipo de programas incluye una combinación de funciones como:
- Configuración de automatizaciones.
- Creación de flujos de tareas.
- Envío de información de bienvenida y recordatorios.
- Verificación de datos para garantizar el cumplimiento normativo.
- Asignación de responsables para cada parte del proceso.
- Integración con otras herramientas de HR.
En líneas generales, los departamentos de Recursos Humanos son quienes utilizan el software de onboarding, pero también los gerentes y líderes de equipo pueden aprovechar el programa de incorporación para brindar orientación y capacitación bajo su supervisión a los nuevos empleados.
Además, quienes lideran cada área son quienes mejor conocen las necesidades del equipo y lo que debe aprender el nuevo miembro dentro de su rol. Con lo cual, pueden darle una orientación más precisa y, por tanto, más efectiva.
Eso sí, para impulsar los resultados de esta herramienta es clave tener una estrategia de onboarding adecuada.
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¿Qué características debe tener una herramienta de inducción del personal?
Avisos y recordatorios para nuevos empleados, herramientas de incorporación automática, flujos de tareas, plantillas de onboarding e integración con programas de capacitación, son solo algunas de las características del software de onboarding. Estas son esenciales cuando estás en el proceso de elegir una plataforma para realizar esta gestión.
La premisa debería ser encontrar un programa de incorporación de empleados que ayude a brindar una experiencia atractiva a las nuevas contrataciones y, al mismo tiempo, que permita ahorrar tiempo y recursos.
Siguiendo este objetivo, te compartimos las características esenciales que debes buscar en una herramienta de inducción de personal:
1. Automatización del proceso
Una de las características imprescindibles en un software de onboarding es la posibilidad de automatizar el proceso. Este tipo de función permite crear una serie de pasos de trabajo que se desencadenan sin intervención humana.
Esta configuración de automatizaciones puede ayudar, por ejemplo, a crear un flujo de trabajo para enviarle al nuevo colaborador su acceso a la plataforma de incorporación. Una vez que acceda a la herramienta, se pueden crear otros flujos automatizados para guiarlo paso a paso a completar todas las tareas del programa de inducción.
2. Flujo de tareas personalizado
Los mejores software de onboarding contemplan las necesidades únicas de cada empresa. Por eso, ofrecen la posibilidad de personalizar el flujo de tareas vinculadas a la incorporación de nuevos empleados.
Por ejemplo, puede que la inducción de un trabajador que ejercerá un rol de gerente o liderazgo requiera pasos adicionales, que la de un colaborador de un puesto más operativo. Y esto se puede personalizar en cada caso, si la herramienta que eliges cuenta con dicha característica.
3. Asignación de responsables
Sin duda, uno de los procesos de Recursos Humanos que mayor colaboración requiere y más partes interesadas tiene es el onboarding. Con lo cual, es clave que la plataforma elegida facilite el trabajo colaborativo.
En este sentido, una característica ideal que debería tener la herramienta es la asignación de responsables para cada tarea. Al poder configurar diferentes administradores para cada paso, puedes enviar recordatorios para que completen sus tareas, lo que puede ser crucial para optimizar el proceso.
4. Fijación y seguimiento de plazos
La agilidad y el cumplimiento adecuado del proceso de onboarding puede ser tan relevante que incluso tiene la capacidad de marcar la diferencia entre un empleado que se va muy pronto y otro que permanece por más tiempo.
Los nuevos colaboradores deben firmar su contrato y otros documentos de Recursos Humanos en un plazo determinado, también deben seleccionar sus beneficios lo más pronto posible, para que puedan acceder a ellos de manera rápida, e incluso es ideal que completen su capacitación inicial en un tiempo específico.
Para poder concretar todo esto, es necesario cumplir plazos, los cuales se pueden fijar con un software de onboarding que ayude a hacer un seguimiento de estos tiempos y envíe recordatorios individuales para completar los pasos en el momento oportuno.
5. Gestión digital y centralizada de documentos
Finalmente, otra característica de un buen software de onboarding es la gestión digital y centralizada de documentos. Como es sabido, una de las complicaciones que suele tener el proceso de inducción es precisamente la cantidad de documentación que conlleva.
Por eso es clave que la herramienta elegida permita gestionar documentos online y facilitar el acceso a todos ellos en un mismo lugar. Así, el nuevo colaborador puede encontrar en un único sitio todo lo que necesita dentro de esta etapa y consultar esta información cuando lo desee. Lo que ayuda a mejorar su experiencia.
¿Cuáles son los mejores programas de onboarding de empleados?
Buscas una plataforma que te permita integrar a tus nuevos colaboradores y gestionar el papeleo, las tareas iniciales y la capacitación, pero ¿cuál es la herramienta adecuada para tu compañía?
Con una cantidad infinita de programas de inducción del personal encontrar el que mejor se adapte a las necesidades de tu empresa puede llevar mucho tiempo. Por eso, te ayudamos a reducir las opciones, compartiendo algunos de los mejores software onboarding.
1. Factorial – Automatización, personalización e información centralizada
El software de onboarding de Factorial permite llevar adelante este proceso de forma fácil y automatizada. Con un fuerte enfoque en la personalización, esta plataforma garantiza que puedas adaptar cada paso de tus procesos de incorporación a las necesidades de tu empresa.
Entre otras cosas el programa de onboarding de Factorial permite:
- Darle la bienvenida a cada nuevo colaborador. Puedes acompañar al nuevo personal desde antes de su primer día, al invitarlos a su espacio dentro de la plataforma, donde podrán encontrar el detalle de sus primeros pasos en la empresa y toda la documentación a completar y firmar.
- Crear procesos de trabajo automatizados. Con Factorial puedes reducir el tiempo dedicado a tareas repetitivas y administrativas del onboarding, al automatizar procesos de trabajo que reducen al mínimo la intervención humana. Así, HR puede estar más cerca de los empleados para brindarle el acompañamiento que necesitan.
- Diseñar flujos de tareas personalizados. Nuestra plataforma permite crear flujos de tareas acordes a cada tipo de incorporación. Así, puedes definir workflows específicos para cada rol, área u otros criterios, pudiendo adaptar el onboarding a cualquier situación particular que se presente.
- Definir responsables. Este software de onboarding sirve para definir diferentes responsables para cada tarea del proceso y enviar recordatorios para que estos las completen, lo que ayuda a optimizar el trabajo en equipo.
- Darle seguimiento al onboarding. La herramienta garantiza que todo tu equipo esté informado sobre sus tareas pendientes y el plazo que tienen para completarlas. Lo que ayuda a hacer un mejor seguimiento del proceso.
Sumado a lo anterior, Factorial te permite centralizar todas las tareas y documentación en un mismo lugar, lo que puede ayudar a ahorrar hasta 8 horas semanales en la gestión de onboardings.
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2. Click Up – Gestión de tareas inteligente
Click Up es una de las mejores herramientas para gestión de tareas y proyectos. Por eso puede ser una gran aliada si buscas un recurso para gestionar las actividades vinculadas al onboarding de manera inteligente.
En concreto, esta plataforma ofrece la posibilidad de gestionar tareas para agilizar los flujos de trabajo en la incorporación de empleados. Al tiempo que ayuda al equipo a mantenerse bien organizado y al tanto del avance del proceso.
La herramienta permite:
- Utilizar formularios para recopilar y organizar toda la información sobre los nuevos colaboradores.
- Crear y asignar tareas de onboarding con plazos y responsables bien definidos.
- Establecer flujos de trabajo automatizados.
- Utilizar el chat y comentarios en tiempo real para facilitar la comunicación en equipo.
- Acceder a innumerables plantillas de inducción de empleados.
3. Deel – Incorporación global de empleados
Si se trata de darle la bienvenida a tu empresa a empleados de otras partes del mundo, Deel puede ser de gran ayuda. Se trata de una plataforma de Recursos Humanos enfocada en la incorporación, la gestión de nóminas y cumplimiento legal a escala global. Por eso es de las más elegidas para contrataciones internacionales
Algunas de las gestiones que puedes resolver con esta herramienta son:
- Gestionar fácilmente el cumplimiento de las leyes laborales de cada país.
- Acceder a una muy completa biblioteca de plantillas de onboarding y contratos.
- Realizar un seguimiento del progreso de cada colaborador durante el proceso de orientación e incorporación. Así como de todos los documentos y formularios que deben completarse.
4. Asana – Coordinación de tareas en equipo
Otro de los mejores software de onboarding de nuestra lista es Asana. Aunque este es un sistema de gestión de proyectos, tiene características clave que lo convierten en una buena opción para gestionar la incorporación de empleados. Lo principal es que permite coordinar el trabajo del equipo de RR.HH. y su vinculación con otros departamentos.
Esta plataforma te permite:
- Crear flujos de trabajo automatizados.
- Acceder a herramientas para la gestión de proyectos y tareas.
- Asignar tareas y plazos.
- Entregar fácilmente materiales de capacitación a los nuevos empleados.
- Proporcionar un plan de acción claro con tareas concretas para cada etapa del proceso.
- Compartir comentarios en tiempo real.
5. Absorb LMS – Aprendizaje atractivo para nuevos empleados
Finalmente, debemos hablar de un software que se ocupa de una de las gestiones clave de todo proceso de onboarding: la capacitación en el puesto o capacitación inicial. Esto es lo que facilita la integración de empleados, en tanto, les brinda las herramientas necesarias para que puedan desempeñarse de forma correcta en su rol.
En este sentido, Absorb LMS, como sistema de gestión del aprendizaje, permite:
- Acceder a una gran variedad de formaciones centradas en la correcta incorporación de empleados.
- Proveer a los nuevos trabajadores contenido previo a la incorporación para prepararlos.
- Diseñar rutas de aprendizaje estructuradas y adaptadas a roles específicos.
- Acceder a módulos de capacitación interactivos para impulsar la participación.
- Incorporar a los colaboradores con las habilidades necesarias para mantenerse competitivos dentro de su puesto.
Diseña procesos de onboarding efectivos con el software adecuado
La incorporación de un nuevo colaborador es un proceso fundamental en toda compañía. En tanto, este determina cómo será el camino de ese trabajador en la empresa.
Un software onboarding es la herramienta que facilita este proceso, al permitir la automatización de tareas administrativas y flujos de trabajo que le brindan al equipo de Recursos Humanos más tiempo para dedicarlo a acompañar mejor a cada nuevo empleado.
Ahora bien, elegir el sistema perfecto para tu compañía requiere, en principio, conocer sus necesidades específicas y, en segundo lugar, las funcionalidades que pueden satisfacer esa demanda.
Como vimos a lo largo del artículo, hay una serie de características que marcan la diferencia en un proceso de inducción y precisamente en Factorial puedes encontrarlas.
Además de lo que ya te contamos, nuestra herramienta de onboarding se integra con el resto de funcionalidades de nuestro software. Con lo cual, puedes gestionar todos los procesos de forma integrada en una misma plataforma.
Con ello tienes la posibilidad de ahorrar tiempo y recursos en la gestión de personal y aumentar la agilidad de RR.HH. Todo lo que se traduce en una mayor eficiencia y productividad.
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