Llevar un formato de control de gastos ordenado es clave para mantener la salud financiera de cualquier empresa. Ya sea para registrar gastos operativos, viáticos, gastos administrativos o gastos mensuales, contar con una plantilla clara permite tomar mejores decisiones, reducir fugas de dinero y tener visibilidad real sobre en qué se está gastando.
En este artículo te explicamos qué es un formato de control de gastos, para qué sirve, cómo usar un formato Excel para control de gastos, ejemplos prácticos y cuándo conviene dar el salto a un software especializado.
¿Qué es un formato de control de gastos?
De acuerdo con Investopedia, el control de gastos es el proceso de registrar, clasificar y monitorear todos los gastos con el objetivo de mantener una gestión financiera saludable y tomar mejores decisiones.
En el contexto empresarial, este formato funciona como la herramienta que permite centralizar esta información, dar seguimiento a los gastos operativos, administrativos y de viáticos, y asegurar un uso eficiente de los recursos.
¿Para qué sirve el control de gastos en una empresa?
Implementar un buen control permite administrar correctamente los gastos en una empresa, impactando directamente en la rentabilidad y la toma de decisiones.
Control financiero
Permite saber exactamente cuánto se gasta y en qué rubros, evitando sorpresas a fin de mes. Con ayuda de un software de control de gastos, tus colaboradores pueden subir sus gastos de forma fácil y rápida. Mientras que los encargados de autorizar lo hacen en un clic.
Reducción de costos
Ayuda a detectar gastos innecesarios, duplicados o fuera de política.
Mejor toma de decisiones
Con datos claros, se pueden priorizar inversiones y ajustar presupuestos.
Transparencia
Facilita auditorías, revisiones internas y rendición de cuentas.
En empresas en crecimiento, el formato de control de gastos empresariales deja de ser opcional y se vuelve una herramienta estratégica.
Formato Excel para control de gastos
El control de gastos en Excel es una de las formas más comunes de empezar. Es accesible, flexible y fácil de adaptar a diferentes necesidades.
¿Qué incluye una plantilla de control de gastos?
Una buena plantilla debe incluir, como mínimo, los siguientes campos:
- Fecha: día en que se realizó el gasto.
- Concepto: descripción clara del gasto.
- Categoría: tipo de gasto (operativo, administrativo, viáticos, etc.).
- Monto: importe total.
- Responsable: persona que realizó o autorizó el gasto.
- Método de pago: efectivo, tarjeta, transferencia, etc.
- Observaciones: notas adicionales, comprobantes, justificación.
Esto aplica tanto para control de gastos administrativos como para control de gastos laborales o de operación.
Ejemplo de formato de control de gastos en Excel
| Fecha | Concepto | Categoría | Monto | Responsable | Método de pago | Observaciones |
| 05/01/2026 | Gasolina viaje cliente | Viáticos | $1,200 | Ana López | Tarjeta | Visita a cliente Puebla |
| 07/01/2026 | Papelería oficina | Gastos administrativos | $350 | Carlos Ruiz | Efectivo | Factura pendiente |
| 10/01/2026 | Hosting sistema | Gastos operativos | $2,500 | Finanzas | Transferencia | Pago anual |
Este tipo de formato para control de gastos de una empresa permite visualizar rápidamente dónde se va el dinero.
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Cómo usar un formato de control paso a paso
Tener la plantilla no es suficiente. El valor está en cómo se usa.
1. Registro de gastos
Anota cada gasto en el momento en que ocurre. Evita dejarlo para después.
2. Clasificación
Asigna correctamente la categoría: operativos, administrativos, viáticos, etc.
3. Revisión periódica
Revisa semanal o mensualmente el archivo para detectar desviaciones.
4. Análisis de resultados
Identifica patrones, picos de gasto y oportunidades de ahorro.
Este proceso aplica tanto para control de gastos mensuales como para gastos por proyecto o área.
Tipos de formatos de control de gastos
Dependiendo de la necesidad, existen diferentes enfoques:
Control de gastos operativos
Para registrar costos del día a día: servicios, insumos, proveedores, sistemas.
Control de viáticos
Para viajes, comidas, hospedaje y traslados de colaboradores.
Control de gastos administrativos
Papelería, renta, servicios, gastos de oficina.
Control de gastos mensuales
Visión global por mes para comparar presupuestos vs. realidad.
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Ventajas y desventajas utilizar Excel
Ventajas
- Bajo costo: no requiere inversión inicial.
- Fácil implementación: la mayoría sabe usar Excel.
- Flexibilidad: se puede adaptar a distintos formatos.
Desventajas
- Errores manuales: capturas incorrectas, fórmulas mal hechas.
- Falta de trazabilidad: difícil saber quién modificó qué.
- Dificultad para escalar: cuando crece el volumen, se vuelve inmanejable.
- Poco control en tiempo real: no hay visibilidad inmediata.
Aquí es donde muchas empresas empiezan a buscar alternativas.
Alternativas para gestionar los gastos de tu empresa
Cuando el volumen de gastos crece, Excel se queda corto. Las empresas optan por:
Software de control de gastos
Permite registrar, aprobar y auditar gastos desde un solo lugar.
Automatización
Elimina capturas manuales, reduce errores y acelera procesos.
Reportes
Dashboards en tiempo real para análisis financiero.
Integración con RR. HH. y contabilidad
Conecta gastos con empleados, centros de costo y nómina.
Una solución como Factorial permite gestionar gastos operativos, viáticos y gastos laborales de forma centralizada, con control, trazabilidad y reportes automáticos.
Usa esta gestión como ventaja competitiva
Llevar este tipo de control no es solo una tarea administrativa: es una práctica clave para proteger la rentabilidad, mejorar la toma de decisiones y asegurar la transparencia financiera en la empresa. Ya sea a través de un formato Excel para control de gastos o mediante un software especializado, lo importante es contar con un sistema que permita registrar, analizar y optimizar cada peso invertido.
Da el siguiente paso y gestiona los gastos de tu equipo de forma automática con Factorial, centralizando viáticos, aprobaciones y reportes en un solo lugar. Agenda una demo y conoce más.
Preguntas frecuentes sobre formato de control de gastos
¿Es obligatorio llevar un control de gastos?
No siempre es obligatorio por ley, pero sí es clave para la salud financiera y auditorías.
¿Cada cuánto se debe revisar el control de gastos?
Lo ideal es semanal o mensual, dependiendo del volumen de operaciones.
¿Excel es suficiente para empresas grandes?
Generalmente no. A partir de cierto volumen, se recomienda software especializado.
¿Qué errores comunes se deben evitar?
No registrar todos los gastos, mezclar categorías y no revisar periódicamente.
