Cómo trabajar desde casa de manera exitosa [+Ebook Home Office]

De ser una solución temporal, el trabajo remoto pasó a formar parte del día a día de muchas empresas. Aunque, en los últimos meses, algunas organizaciones han optado por regresar a las oficinas, la realidad es que son más los empleados que prefieren la flexibilidad y autonomía que ofrece este esquema. Por ello aprender cómo trabajar desde casa es indispensable. 

Si te preguntas cómo trabajar desde casa sin perder productividad ya sea que tu equipo lo haga a tiempo completo o en formato híbrido, esta guía te ayudará a implementar buenas prácticas, mantener el compromiso del equipo y aprovechar al máximo los beneficios del home office. 

Aquí te contamos todo lo que necesitas saber para qué tu empresa funcione de manera eficiente, incluso a distancia. Spoiler: sí, se puede ser eficiente (y hasta más) sin pisar la oficina.

¿Por qué el trabajo desde casa llegó para quedarse?

Lo que antes parecía un experimento temporal, hoy es parte de la estrategia laboral de muchas empresas. El trabajo remoto ha evolucionado de ser una respuesta de emergencia a convertirse en una alternativa estable, atractiva y funcional para miles de equipos en todo el mundo.

Se estima que la oferta de empleos remotos crecerá un 26% hacia 2030, alcanzando los 92 millones de puestos a nivel global, según el Informe sobre el Futuro del Empleo 2025 del Foro Económico Mundial. Y esta cifra es importante porque nos habla de algo mucho más grande que una tendencia; nos muestra un cambio estructural en la forma en que trabajamos. 

De esta forma, la posibilidad de trabajar desde casa se ha vuelto un factor relevante cuando hablamos de satisfacción laboral. Muchas personas valoran la flexibilidad de horarios, el ahorro de tiempo en traslados y el equilibrio entre vida personal y profesional. Y las empresas también encuentran beneficios, pues representa una oportunidad de reducir costos y atraer talento más diverso, sin importar la ubicación.

Saber cómo trabajar desde casa de manera eficiente ya no es opcional: es parte de las habilidades laborales del presente (y del futuro). 

¿Qué es el teletrabajo?

Pero antes de continuar y es importante saber qué es el teletrabajo, también conocido como home office o trabajo remoto. Según la RAE, el teletrabajo es el “trabajo que se realiza desde un lugar fuera de la empresa utilizando las redes de telecomunicación para cumplir con las cargas laborales asignadas”.

Es decir, es aquella actividad que desarrolle el empleado fuera de la empresa, por ejemplo, su domicilio. Como mínimo el 50% de las tareas que realiza el empleado deben ser fuera de la oficina. De esta manera, el trabajador goza de mejor conciliación entre el mundo laboral y familiar.

Este modelo sentó las bases para nuevas formas de organización laboral, como el smart working, que da un paso más allá en cuanto a flexibilidad y autonomía.

¿Y el smart working?

A diferencia del teletrabajo, que pone énfasis en el lugar de trabajo, el smart working se enfoca en los resultados, no en las horas, y aprovecha la tecnología para trabajar con mayor libertad.

El smart working es un modelo de trabajo en el que no se miden las horas, ya que se trabaja por objetivos. La clave de la metodología del Smart Working radica en la confianza en el trabajador, siempre teniendo en cuenta que la plantilla conoce a la perfección cuáles son sus objetivos. 

Muchas empresas ya no hablan de teletrabajo, sino de smart working porque combina el teletrabajo con las nuevas tecnologías, que surgieron durante la crisis derivada por la pandemia de COVID-19.  

Tipos de trabajo remoto

Cuando pensamos en cómo trabajar desde casa, muchas veces lo relacionamos directamente con estar todo el tiempo en el hogar. Sin embargo, el teletrabajo puede adoptar diferentes formas, dependiendo del tipo de actividad, las políticas de la empresa y las herramientas disponibles. 

Estos son los tres esquemas más comunes:

• Desde casa: este es el más común. La persona trabaja desde su casa de forma regular, usando internet, plataformas de comunicación y otras herramientas digitales para mantenerse en contacto con su equipo y cumplir sus tareas.
  
• En espacios colaborativos: algunas empresas ofrecen lugares habilitados fuera de las oficinas centrales —como sucursales, espacios de coworking o instalaciones compartidas— para que los empleados trabajen sin necesidad de ir hasta la sede principal.
  
• Mixto o híbrido: combina días de trabajo en casa con jornadas presenciales en la oficina. Este modelo es cada vez más popular en México, ya que permite mayor flexibilidad sin perder el contacto directo con el equipo.

Elegir el tipo de teletrabajo adecuado depende de las necesidades de la empresa, las funciones del puesto y, claro, de lo que funcione mejor para las personas que lo llevan a cabo.

¿Qué dice la ley del home office?

En México, el trabajo remoto o teletrabajo está regulado por la Ley Federal del Trabajo (LFT) desde la reforma publicada en enero de 2021. Esta legislación define claramente qué se considera trabajo a distancia y cuáles son los derechos y obligaciones tanto para las personas trabajadoras como para los empleadores. 

Para que se reconozca legalmente como teletrabajo, la persona debe realizar más del 40% de sus actividades fuera del centro de trabajo. Este acuerdo debe formalizarse por escrito, ya sea desde el inicio de la relación laboral o mediante un anexo posterior al contrato.

La ley establece que las personas que trabajan desde casa tienen los mismos derechos laborales que quienes lo hacen de manera presencial, incluyendo jornadas laborales justas, descanso, seguridad social, y respeto a la desconexión digital. Además, el empleador debe proporcionar los insumos necesarios (como equipo, conexión a internet y electricidad) y asumir sus costos.

Aunque no todas las empresas han implementado este esquema de manera formal, es importante conocer lo que marca la ley para garantizar condiciones laborales justas, evitar malentendidos y, sobre todo, problemas legales. 

También puedes leer: Todo sobre la Ley del Teletrabajo en México

Derechos fundamentales de los empleados que hacen home office

Estos son los derechos fundamentales de aquellos que realizan home office:

• El empleado que realiza su trabajo desde casa deberá percibir la totalidad del salario que le correspondería si trabajara desde la oficina. Esto quiere decir que deberá cobrar lo mismo que un trabajador de su misma categoría profesional que trabaja de manera física en la empresa.
  
• Las personas que teletrabajan tienen los mismos derechos a recibir formación por parte de la empresa, por ello esta deberá proporcionar los medios necesarios para que estos puedan recibirla y seguir promocionándose profesionalmente.
  
• En el caso de que surgieran puestos vacantes en la compañía, estos trabajadores tienen derecho a ser informados con el objetivo de facilitar su promoción laboral dentro de la empresa.
• Los teletrabajadores podrán tener representación colectiva conforme a lo estipulado en el Estatuto de los Trabajadores al respecto, pero para poder disfrutar de estos deberán estar adscritos a un centro de trabajo de la empresa.

Todo lo que deben saber las empresas al aplicar el teletrabajo

Trabajar en remoto tiene muchas ventajas tanto para la empresa como para el trabajador, pero también algunas desventajas que debes tener en cuenta:

Ventajas del teletrabajo para la empresa

• Mejora de la productividad de los empleados al disfrutar de mayor flexibilidad
• Reducción de costes de la empresa porque deriva parte de sus gastos al trabajador (agua, electricidad, mobiliario, etc.)
• Menores problemas de relación entre compañeros debido a la convivencia en la oficina
• Eliminación del ausentismo laboral, ya que pueden conciliar mejor la vida laboral y familiar
• Mejora en la motivación de los trabajadores, y que estos se sienten más satisfechos
• Mejor retención del talento
• Posibilidad de poder trabajar con profesionales que no se encuentran en la misma localidad o país
• Menor contaminación ambiental al no generar tantos desplazamientos

Desventajas del teletrabajo para la empresa

• Dificultad para medir la productividad al no tener la persona físicamente en la oficina
• Problemas con la ciberseguridad, si cada trabajador utiliza una red diferente, los equipos pueden sufrir de virus o ciberataques
• Mayor coste en equipos para trabajar desde casa, en aquellos casos que los empleados no cuenten con los suyos
• Dificultad para trabajar en equipo, si no se utilizan las apps y herramientas que facilitan el home office
• Mayor aislamiento al no tener contacto con los compañeros
• Cambio en la cultura y organización de la empresa

Principales herramientas para el teletrabajo 

Saber cómo trabajar desde casa requiere más que solo tener buen internet y cambiar de lugar. Es necesario adaptar la forma en que nos comunicamos, organizamos y gestionamos nuestras tareas diarias para mantenernos enfocados. De esta forma podremos ser productivos y llevar un buen ambiente laboral, sin importar desde dónde estemos. 

Algunos consejos para trabajar desde casa que puedes aplicar son establecer horarios claros o crear espacios dedicados y evitar distracciones. Esto te ayudará a mantener la concentración y el equilibrio entre la vida personal y laboral.

Por otro lado, contar con las herramientas adecuadas para el teletrabajo facilita esta transición, permitiendo una comunicación fluida y un mejor seguimiento de proyectos, sin importar la distancia.

En esta sección, te contamos sobre las diferentes herramientas tecnológicas que optimizan la colaboración y almacenan información de forma segura, además de estrategias que elevan la productividad en el trabajo remoto.

Cómo trabajar desde casa y mantener la comunicación entre equipos

La comunicación puede ser un poco complicada de gestionar, pero existen distintas opciones para mantener a tus equipos conectados desde donde estén:

• Slack. Se trata de un chat para grupos grandes o pequeños. En él puedes crear diferentes grupos y canales dentro de la misma empresa. Es perfecto para utilizarlo para enviar mensajes rápidos.
  
• Hangouts.  Es una herramienta muy sencilla que se utiliza directamente desde Gmail. Se puede usar como chat para hablar con los compañeros, pero también se pueden hacer videollamadas.
  
• Discord. Es un canal para intercambiar información, tanto en formato chat como videollamada. A diferencia de Hangouts, esta plataforma permite compartir pantalla con los demás usuarios.

Foementa reuniones productivas con estas herramientas para el teletrabajo

• Google Meet.  Integrada con Gmail y Google Calendar, esta herramienta permite realizar videollamadas de forma sencilla y sin necesidad de instalar programas adicionales. Es ideal para reuniones rápidas o agendadas, y se adapta bien a equipos que ya usan el ecosistema de Google.
  
• Zoom.  Esta plataforma es perfecta para tener reuniones de trabajo con muchas personas. Por ejemplo, en Factorial lo utilizamos en sesiones en las que estamos ¡hasta 60 empleados!
  
• WebEx. Puede ser menos conocida que las anteriores, pero es muy útil para webinars, formaciones, reuniones abiertas al público y soporte en remoto.

Para el soporte del trabajo desde casa

• Logmeln. Se trata de un programa que nos permite acceder a los ordenadores a distancia de manera segura. Podemos acceder al escritorio del ordenador de la oficina desde cualquier dispositivo en cualquier momento.
  
• TeamViewer. Este software se utiliza para el soporte técnico en remoto y para acceder a la información del ordenador de la oficina.

Gestiona proyectos e incrementa la productividad en el trabajo remoto

• Google Keep . Esta aplicación permite gestionar la información personal con un archivo de notas.
  
• Trello.  Es un software de administración de proyectos para uso único o compartido.
  
• Asana. Esta aplicación es muy útil para mejorar y optimizar las tareas y la comunicación con el equipo.
  
• Airtable. Este software permite gestionar las tareas de manera fácil y sencilla. Además, los usuarios pueden ver en qué proyecto está trabajando cada persona.
  
• Tandem. Esta herramienta permite monitorizar proyectos y ejecutarlos al mismo tiempo. También se puede integrar Slack y Asana, compartir pantalla y ver en qué está trabajando cada uno.

Para almacenar la información y enviar archivos

Si una de tus dudas principales sobre cómo trabajar desde casa y almacenar o enviar información, estas son algunas de las opciones que existen:

• Google Drive. Es un servicio de alojamiento de archivos, muy útil para compartir en la nube. Con este se pueden crear textos, hojas de Excel, presentaciones, etc. Para compartirlo puedes permitir el acceso a un usuario o dejarlo como público.
  
• Dropbox. Este software permite almacenar documentos e imágenes en la nube, así como gestionar carpetas. Puedes acceder a esta información desde cualquier lugar.
  
• Onedrive. De la mano de Microsoft, puedes almacenar y compartir documentos de manera segura en la nube, incluso sin conexión a Internet.
  
• iCloud. El servicio de Apple con el que puedes almacenar y gestionar diversidad de archivos, como fotos, vídeos, documentos, notas y contactos, entre otros.
  
• WeTransfer.  Con esta herramienta puedes compartir archivos y carpetas de forma sencilla, sin necesidad de darte de alta y de manera gratuita.

Softwares para los departamentos de Recursos Humanos

Factorial es un software específico para Recursos Humanos que facilita los procesos. Con él, puedes gestionar las bajas y las vacaciones, enviar nóminas, monitorizar el fichaje desde fuera de la oficina, etc. 

Además, en Factorial tenemos implantada la herramienta de firma digital, que permite que los trabajadores puedan firmar documentos de manera rápida y sin papeleo. ¡Y no olvides la necesidad de hacer un registro de jornada de los empleados que teletrabajan! Factorial también te proporciona opciones fiables y que se ajustan a la Ley del control horario.

¿Quieres seguir leyendo nuestra Guía completa sobre cómo trabajar desde casa e implementarlo en tu negocio? 

Puedes descargarla de manera gratuita y obtendrás todo el contenido que has leído en este artículo más:

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  • Cómo protegerse de ciberataques durante el teletrabajo
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El home office tiene muchas ventajas. Como por ejemplo la conciliación laboral o la reducción de gastos al no tener una oficina física. Con la transformación digital que están viviendo muchas compañías. Puede que el home office empiece a formar parte de la cultura de cada vez más empresas.

Esperamos que nuestra guía para el departamento de Recursos Humanos aporte soluciones a tus gestiones diarias. Y ayude a adaptarse al home office con éxito

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