¿Sabes qué es la Cédula de Identificación Fiscal? Es un documento esencial para las empresas y trabajadores en México. Se trata de una de las obligaciones fiscales que se derivan del hecho de generar ingresos con una actividad económica en el país.
Así, un empleador que genera ingresos con un negocio debe contar con esta cédula fiscal. Pero, del mismo modo, un empleado que genera ingresos con su trabajo, también debe tramitar este documento.
Por eso, en este artículo vamos a ver en detalle qué es y cómo sacar la Cédula de Identificación Fiscal, para qué sirve y todos los elementos vinculados a esta.
Tabla de contenidos
¿Qué es la Cédula de Identificación Fiscal (CIF)?
Comencemos por definir qué es la Cédula de Identificación Fiscal, conocida también por el acrónimo CIF o simplemente cédula fiscal. Se trata de un documento muy importante para toda persona moral o física que realice alguna actividad económica en el país. La CIF es, básicamente, un documento que acredita el RFC de cada persona moral o física que esté inscrita en el SAT como contribuyente.
Por ejemplo, hablamos de la Cédula de Identificación Fiscal para tu empresa y colaboradores porque en ambos casos se realiza una actividad económica. En el primero de ellos, las organizaciones lo hacen a través de la producción o comercialización de productos y servicios. Así, generan ingresos mediante una actividad económica y, por tanto, deben contar con este documento.
Si nos enfocamos en los colaboradores, como personas físicas realizan una actividad económica al prestar a otra persona, física o moral, un trabajo personal subordinado. Por ello, también deben contar con la cédula fiscal.
De esta manera, la CIF es un documento fiscal impreso o digital emitido por el Servicio de Administración Tributaria (SAT), dependiente de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público (SHCP), que se encarga de brindar identidad exclusiva a cada contribuyente de México, ya que incorpora información detallada de quien la tramita.
En este sentido, el principal dato que incluye la CIF es el Registro Federal de Contribuyentes (RFC). De hecho, la razón de ser de esta cédula es acreditar el RFC de cada contribuyente.
La base legal de la CIF es el Código Fiscal de la Federación (CFF). En su artículo 27 establece que se le asignará la clave que corresponda a cada persona que se inscriba en el RFC. Dicha clave será proporcionada a través de la Cédula de Identificación Fiscal o la Constancia de Registro Fiscal.
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¿Cómo sacar la Cédula de Identificación Fiscal?
Saber cómo sacar la Cédula de Identificación Fiscal es una de las dudas más comunes. Lo cierto es que se trata de un procedimiento bastante sencillo, en tanto, se puede realizar en línea, sin necesidad de acudir a uno de los módulos del SAT.
Primero, es importante resaltar que los solicitantes que deseen acceder a su Cédula de Identificación Fiscal deben obtener previamente una contraseña o e.firma vigente en las oficinas del SAT.
Posteriormente, veamos paso a paso cómo tramitarlo:
- Ingresar al portal de trámites y servicios del SAT.
- Allí tienes que dirigirte al apartado “Trámites del RFC”.
- En este se desplegará la opción “Obtén tu Cédula de Identificación Fiscal” que es la que debes seleccionar.
- Luego tienes que hacer clic donde dice “Ejecutar en línea”.
- A partir de ahí tendrás que completar una serie de campos. Entre ellos, se te solicitará el código alfanumérico de 13 dígitos correspondiente al RFC, así como una contraseña y tu e.firma.
- Finalmente, debes hacer click en el botón “Generar CIF” y, de forma automática, comenzará la descarga del documento de la cédula fiscal en formato PDF.
Asimismo, se puede registrar la solicitud de esta cédula a través de la aplicación SAT ID. En caso de ser aprobada, en un plazo máximo de 5 días se envía también a través de correo electrónico.
¿Qué información incluye la cédula fiscal?
Como vimos, el objetivo de la cédula fiscal es comprobar que una persona está inscrita en el Registro Federal de Contribuyentes. Por ello, está compuesto por el código alfanumérico correspondiente a este.
Además, a primera vista puede verse el nombre del titular, sumado a un código QR. Cuando se lo escanea a través de un dispositivo electrónico, se muestra un enlace hacia una página que contiene los siguientes datos:
–De identificación:
- Si se trata de personas físicas la CIF incluye datos de identificación tales como la Clave Única de Registro de Población (CURP), nombre, apellido paterno, apellido materno y fecha de nacimiento.
- En el caso de personas morales se incluye la denominación o razón social, régimen de capital y fecha de constitución.
- Fecha de Inicio de operaciones.
- Situación del contribuyente.
- Fecha del último cambio de situación.
- Domicilio fiscal.
–Características fiscales:
- Régimen.
- Obligaciones.
- Fecha de alta.
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¿Para qué sirve la Cédula de Identificación Fiscal?
Hasta aquí vimos qué es y cómo tramitarla, pero, en concreto ¿para qué sirve la Cédula de Identificación Fiscal? En principio, con la CIF los contribuyentes acreditan su RFC, esta es su principal utilidad.
Al ser un documento identificatorio, la cédula fiscal también ayuda a cada persona a tener un número único de identificación ante el SAT. Evitando así confusiones entre personas que tengan un mismo nombre y apellido.
Ahora bien, tener una constancia fiscal para comprobar el RFC de una persona física o moral a su vez puede servir para:
- Hacer consultas, trámites o cualquier otro tipo de movimiento en el Portal del SAT o sus oficinas.
- Presentar declaraciones fiscales en el periodo correspondiente.
- Pagar los impuestos y pedir la devolución de estos.
- Realizar trámites bancarios tales como solicitar créditos, abrir cuentas, etc.
- Adquirir bienes como una casa, etc.
Claro que la cédula fiscal para tu empresa y tus colaboradores también es necesaria. En principio, las organizaciones necesitan contar con esta para cumplir con sus diferentes obligaciones fiscales. Al acreditar el RFC, este documento facilita los diversos trámites vinculados al pago de impuestos y otras gestiones similares.
En el caso del personal, la cédula fiscal es uno de los documentos que necesitan los candidatos en los procesos de reclutamiento y selección. Concretamente, una vez que se selecciona a una persona, Recursos Humanos solicita la Constancia de Situación Fiscal con CIF para dar de alta la información fiscal del colaborador y corroborar que esté inscripto en el Registro Federal de Contribuyentes.
¿Qué es la Constancia de Situación Fiscal con Cédula de Identificación Fiscal?
Una de las confusiones que suelen darse en torno a la CIF es en relación a la Constancia de Situación Fiscal. Como ya vimos, la cédula fiscal cumple el rol de acreditar que las personas físicas o morales están inscriptas en el RFC.
Por su parte, la Constancia de Situación Fiscal es un documento que también sirve como identificación fiscal de un contribuyente y, de hecho, incluye prácticamente los mismos datos que la CIF, pero además incorpora a esta última.
Para que quede claro:
- Las personas deben inscribirse en el Registro Federal de Contribuyentes.
- Luego de ello, pueden tramitar su Cédula de Identificación Fiscal que, básicamente, es un documento que acredita que se inscribieron en dicho registro.
- Finalmente, una vez que se tramita la CIF, se puede obtener la Constancia de Situación Fiscal.
Así, esta constancia es el documento más completo, en tanto, incluye toda la información fiscal de una persona. Precisamente, esto es lo que actualmente solicitan los departamentos de Recursos Humanos ante cada nueva contratación.
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Constancia de situación fiscal y el nuevo sistema de facturación 4.0 para recibos de nómina
A lo largo de 2023 la Constancia de Situación Fiscal cobró gran relevancia. Esto se debe a que comenzó a regir el Comprobante Fiscal Digital por Internet en su versión 4.0 (CFDI 4.0). Esto obliga a las empresas a emitir recibos de nómina con este nuevo sistema de facturación electrónica 4.0.
Por eso, las áreas de RR.HH. de las empresas mexicanas están solicitando esta constancia, tanto a los nuevos trabajadores como a los antiguos. El objetivo es verificar los datos que se necesitan en el nuevo sistema de facturación, corroborando que no haya errores en la información fiscal de cada trabajador. Así, la empresa evita problemas en la gestión de las nóminas del talento.
Esta nueva versión de facturación requiere que se incorporen a los recibos de nómina los siguientes datos:
- RFC.
- Nombre del trabajador.
- Régimen fiscal.
- Código postal del domicilio fiscal del colaborador.
Es por esto que RR.HH. le debe solicitar a los empleados que tramiten su constancia ante el SAT. De esta forma, la empresa puede incluir la información necesaria en el CFDI de nómina de cada colaborador y, con ello, garantizar que los datos de este comprobante y de la constancia coincidan.
Esta nueva versión de facturación está vigente desde inicio del 2022, sin embargo, desde el SAT inicialmente anunciaron que su uso y emisión sería obligatoria a partir del 1 de julio pasado. Finalmente, el SAT anunció una prórroga hasta el 1° de enero de 2023. Esto significa que desde el comienzo de este año ya es obligatorio el uso de la facturación 4.0.
Por lo que hoy es más importante que nunca contar con la constancia situación fiscal de cada empleado.
Facilidad administrativa para las empresas
En los últimos días el SAT anunció que por única vez dará una facilidad administrativa a las empresas. El objetivo es que estas puedan emitir de forma correcta los recibos de nómina electrónicos con los nuevos requisitos que exige la versión 4.0 de los comprobantes fiscales.
De esta forma, desde el SAT detallaron que el dato más importante de la nueva facturación electrónica y recibos de nómina es el Código Postal del domicilio fiscal de los trabajadores. Este será obligatorio a partir del primero de abril del 2023.
Por lo tanto, a partir de esa fecha las empresas deberán poner el Código Postal en todos los comprobantes de cualquier transacción de pago y de ingresos que emitan, lo que incluye los recibos de nómina.
Para facilitar esto y evitar que los trabajadores deban recurrir a las oficinas del SAT a tramitar su Constancia de Situación Fiscal, por única vez el SAT permitirá que las empresas le soliciten información sobre sus trabajadores.
Para ello, tendrán que:
- Completar un formulario en el trámite “Solicitud datos trabajadores”.
- Allí adjuntar el listado total del Registro Federal de Contribuyentes a validar de cada uno de sus empleados.
- Esta validación brindará toda la información del trabajador, incluyendo el Código Postal del domicilio fiscal.
Así, al momento de emitir los recibos de nómina la empresa podrá incorporar el Código Postal correcto del trabajador, evitando errores que pueden costar muy caro. Las facturas electrónicas que contengan datos incorrectos pueden ocasionar multas y sanciones para las empresas.
Por otro lado, al timbrar de manera correcta cada recibo de nómina las organizaciones pueden deducirlas de impuestos. Con lo cual, es importante llevar estos asuntos de manera adecuada por la salud financiera de las compañías.
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¿Cómo gestionar las Constancias de Situación Fiscal desde RR.HH.?
Ahora que sabes cuán importante es solicitar las Constancia de Situación Fiscal a tus colaboradores es momento de saber cómo gestionarlo.
En principio, muchas empresas comenzaron una carrera contrarreloj para hacerse con estos documentos. Esto implicó solicitar con urgencia al talento su tramitación. Pero, lo que sucedió es que muchos trabajadores tuvieron que enfrentarse a un trámite que nunca habían hecho y que no sabían cómo realizar.
Por supuesto, esta situación generó tensión en los entornos laborales y mucha pérdida de tiempo y productividad para los equipos. En tanto, los colaboradores tuvieron que destinar parte de su tiempo de trabajo a esta tarea.
Sin embargo, existen formas de facilitar este trámite, evitando que sea una situación estresante para el personal y las organizaciones.
Comunicar con claridad qué se espera de los trabajadores
La comunicación es clave para llevar adelante cualquier proceso de RR.HH. de la manera adecuada. Los asuntos vinculados a la nómina de los trabajadores suelen ser delicados, porque, en muchos casos, aparece el temor de que surjan contratiempos para recibir el pago.
Por ello, lo ideal es establecer con claridad los pasos que debe seguir el talento para adecuarse a lo que RR.HH. puede requerir en estos casos.
También es una instancia clave para llevar calma al equipo y especificar qué va a suceder con su nómina. Sobre todo, teniendo en cuenta que una de las dudas que surgieron a causa de la solicitud de las empresas a sus trabajadores de tramitar la Constancia de Situación Fiscal, fue el temor a no cobrar debido a esto.
Desde el SAT explicaron que los empleadores no pueden retener el pago de los trabajadores, dado que el salario se encuentra protegido, en tanto, es uno de los derechos laborales básicos.
Por lo tanto, en caso de desajustes en la información de la nómina o falta de constancias presentadas por los trabajadores, es la empresa la que tendrá que asumir las sanciones correspondientes.
De ahí la importancia de mantener todas las cuestiones fiscales y administrativas en orden y comunicarlas con la anticipación suficiente al talento.
Explicar los procedimientos que deben realizar los colaboradores
Ya sea que deban tramitar la Cédula de Idenificación Fiscal o la Constancia de Situación Fiscal, es clave brindar al talento el apoyo que necesite para realizar estos procedimientos. En muchos casos, los colaboradores no los han realizado previamente o cuando lo hicieron el pasado el mecanismo era otro.
Debemos tener en cuenta que los trámites administrativos en los servicios públicos como, en este caso, los vinculados al Servicio de Administración Tributaria, han cambiado mucho en los últimos años, al calor de la digitalización.
Por lo tanto, una de las recomendaciones a tener en cuenta consiste en brindar capacitación al personal para llevar a cabo los trámites necesarios.
En este artículo ya explicamos cómo sacar la Cédula de Identificación Fiscal. Aunque el procedimiento para obtener la Constancia de Situación Fiscal no tiene mayores diferencias, también te lo detallamos:
- Ingresar al Portal de trámites y servicios del SAT.
- Dirigirse al apartado “Otros trámites y servicios”.
- Allí seleccionar la opción “Genera tu Constancia de Situación Fiscal”.
- Luego hacer clic en “Ejecutar en línea”.
- A partir de ahí completar los campos del RFC, así como la contraseña y la e.firma.
- Clicar en “Generar constancia” y, de forma automática, comenzará la descarga del documento en formato PDF.
Optimiza la gestión de nóminas con el software de RR.HH. de Factorial
Tanto la Cédula de Identificación Fiscal como la Constancia de Situación Fiscal tienen una importancia notable en las empresas mexicanas. Por lo tanto, conocer todos los detalles vinculados a ambos documentos es un tema relevante que se debe abordar en el interior de las organizaciones del país.
Para llevar una gestión ordenada en lo que respecta a las nóminas de tus trabajadores, el departamento de Recursos Humanos necesita contar con un sistema que facilite las tareas relacionadas con las incidencias en nómina. Así se podrá cumplir con todos los estándares legales y evitar sanciones o multas.
Un software de Recursos Humanos como Factorial puede ayudarte a optimizar todos los procesos relacionados con la gestión de talento, incluyendo nóminas y el cumplimiento legal vinculado a las remuneraciones del personal. Todo lo que contribuye a mejorar la relación con tus colaboradores.
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