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Registro Federal de Contribuyentes: ¿cuáles son sus requisitos?

Ya hemos establecido en varios artículos la importancia de cumplir con las leyes en materia laboral . Sin embargo, estos no son los únicos compromisos legales para las empresas. Un claro ejemplo de ello lo encontramos en las leyes fiscales . Estas determinan las obligaciones tributarias para las cuales hay instrumentos que se deben tener en cuenta , el RFC es uno ellos. ¿Conoces de qué se trata? Precisamente, el tema de hoy es: Registro Federal de Contribuyentes, Requisitos.

La mayoría de las actividades que se realizan en el área de Recursos Humanos implican una ardua tarea de procesamiento de información. La gestión documental es un claro ejemplo de ello, aunque no el único. Cuando hablamos de incidencias en nóminas y administración de contratos también nos referimos a procesar información.

Con tantos datos por revisar y gestionar, pueden ocurrir que algunas cuestiones se pasen por alto. Sin embargo, toda obligación legal es información sensible que hay que administrar con mucho cuidado. Por eso es clave, al estar al frente de una organización, conocer a su hijo las disposiciones a nivel laboral, sumado también a contar con un amplio conocimiento de las obligaciones tributarias. 

De esta manera, se vuelve clave conocer qué es RFC México, ¿cuáles son los requisitos para el trámite y por qué es importante mantenerse al día con esta obligación?

¿Qué es el Registro Federal de Contribuyentes?

Cuando hablamos del RFC México nos estamos refiriendo a las siglas del Registro Federal del Contribuyente. Ahora bien, ¿qué es este registro? Se trata de una clave alfanumérica única para cada persona física o moral que la solicite en el país. Es, básicamente, un instrumento fundamental para identificar a los contribuyentes.

Todas las personas físicas o morales que desarrollaron una actividad económica en México están alcanzados por una serie de impuestos. Esto depende, claro está, de la actividad que lleven a cabo. El primer fundamento legal que respalda la carga tributaria es la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. En su artículo 31 Fracción IV se señala:

Son obligaciones de los mexicanos: contribuir para los gastos públicos, de la Federación, Estados o Municipio en el que residan, de la manera proporcional y equitativa que dispongan las leyes.

Entonces, para el sostenimiento de los gastos públicos se obtienen los fondos de diversas fuentes. Una de las más importantes son los impuestos y dentro de ellos, el de mayor alcance en el régimen tributario mexicano es el Impuesto sobre la renta (ISR). 

¿Quiénes deben pagar este impuesto? Debido a que se aplica sobre la ganancia obtenida, cualquier persona que desarrolle una actividad económica en el país está alcanzada por el ISR. ¿Cómo se controla el pago de este impuesto? Precisamente, a través del Registro Federal del Contribuyente México

De este modo, el RFC ayuda a reunir en un mismo sistema a todas las personas que realicen una actividad económica en territorio nacional y, por tanto, están obligadas a contribuir con el gasto público. Así se conforma un padrón que permite conocer puntualmente la actividad económica que cada contribuyente lleva a cabo.

¿Cómo se forma el RFC en México?

Antes de adentrarnos en el Registro Federal de Contribuyentes requisitos, es importante seguir conociendo las características elementales de este instrumento.

Como ya mencionamos, el RFC en México es un requisito indispensable para realizar cualquier actividad económica lícita en el país. Al mismo tiempo, es fundamental para identificar a las personas físicas o morales que están obligadas a pagar Impuesto a la renta. ¿Cómo se identifica a cada uno de estos sujetos? A través de una clave compuesta de letras y números, de eso hablamos cuando nos referimos al RFC.

Precisamente, una duda frecuente en torno a este tema se relaciona con la composición de la clave. Es alfanumérica, pero en ningún caso es aleatoria o un criterio de cada contribuyente, sino que su conformación se rige por un sistema bien específico. A continuación vamos a conocer cómo se forma el RFC México para personas físicas y morales.

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¿Cómo se forma el RFC para personas físicas?

La clave alfanumérica correspondiente al RFC para las personas físicas está compuesta por 13 caracteres y reúne los siguientes atributos: 

  • Los primeros dos caracteres de la clave están compuestos por la primera letra del apellido paterno del contribuyente, más la primera vocal del mismo.
  • El tercer carácter corresponde a la primera letra del segundo apellido del contribuyente. En este caso, si la persona no tiene segundo apellido se usa una letra “X”.
  • Luego, en el cuarto carácter, se usa la primera letra del primer nombre.
  • A, se utilizan los últimos dos dígitos del año de nacimiento.
  • Se continúa con el mes de nacimiento, en este caso, se lo introducirá en dos dígitos, por ejemplo marzo sería 03. 
  • Posteriormente, se incorpora el día de nacimiento, también en dos dígitos. 
  • Por último, el RFC México concluye con la homoclave. El Servicio de Administración Tributaria (SAT) es el organismo que asigna esta clave al momento de darse de alta. 

Por ejemplo, supongamos que una persona llamada Jorge Morales Luna, nacido el 22 de mayo de 1965, tramita su RFC. Este se formaría de la siguiente manera: 

  • Apellido paterno: MO
  • Segundo apellido: L
  • Primer nombre: J
  • Año de nacimiento: 65
  • Mes de nacimiento: 05
  • Día de nacimiento: 22
  • Homoclave: XH9 

RFC ejemplo: MOLJ650522XH9

¿Cómo se forma el RFC para personas morales?

Ahora veremos cómo se forma la clave del Registro Federal del Contribuyente México para personas morales. En este caso, se compone de 12 caracteres ordenados de la siguiente manera:

  • Los primeros 3 caracteres corresponden a las letras iniciales de las palabras que conforman el nombre de la empresa. 
  • Luego se incorporan 6 dígitos correspondientes a la fecha de creación de la compañía. La misma se encuentra establecida en su acta constitutiva. En principio, se utilizan los últimos 2 dígitos del año de creación; a continuación, el mes en dos dígitos; por último, el día en 2 dígitos.
  • Para terminar, se incorporan los últimos 3 caracteres que corresponden a la homoclave asignada por el SAT. 

Por ejemplo, para una empresa cuyo nombre o razón o social es Luna azul Coyoacán S.A y su fecha de creación que figura en el acta es 12 de julio de 2002, su clave sería:

  • Nombre: LAC.
  • Fecha de creación: 020712.
  • Homoclave: 1HL.

RFC ejemplo: LAC0207121HL.

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¿Qué es la homoclave?

La razón de ser del RFC en México es llevar un control efectivo del cumplimiento de las obligaciones tributarias en el país. Por lo tanto, se creó con el fin de identificar con precisión la actividad económica de cada contribuyente y las aportaciones que le corresponden en función de ello. 

Sin embargo, ya vimos que para crear esta clave se toman en cuenta los nombres y fechas de nacimiento o creación de las personas físicas o morales. Esto hace que exista el riesgo de que varias claves sean iguales, ya que pueden darse casos en los que los nombres y fechas coincidan. Para que cada ciudadano o empresa pueda tener una clave única y distinta el SAT asigna la homoclave.

¿Qué es la homoclave? Son los 3 últimos dígitos que conforman la clave del Registro Federal de Contribuyentes México. El SAT calcula el RFC con homoclave utilizando el nombre completo de la persona y con ello se obtiene una clave única en cada caso. Esto  es lo que permite diferenciar a las personas pese a que los primeros caracteres de su RFC sean iguales.

Registro Federal de Contribuyentes requisitos, ¿cuáles son?

Ahora sí, vamos a conocer los requisitos para obtener el Registro Federal de Contribuyentes. A decir verdad, este es uno de los trámites que menos condiciones exigen. Pero es importante distinguir entre los requisitos para personas físicas y para personas morales.

Registro Federal de Contribuyentes requisitos para personas físicas

Los requisitos generales para todas las personas físicas que quieran obtener el RFC son: 

  • Ser ciudadano o residente de México.
  • Haber cumplido los 18 años de edad.
  • Contar con la Clave única de Registro de Población (CURP).  

El trámite de solicitud de la clave puede iniciarse a través de internet, en el portal del SAT.  En el caso de que se trate de personas físicas que por su régimen o actividad económica no estén obligados a expedir comprobantes fiscales, no tendrán que acudir a  una Administración Desconcentrada de Servicios al Contribuyente (ADSC). Mientras que quienes se inscriban con obligaciones fiscales o en el Régimen de Incorporación Fiscal (RIF), tendrán que concluir su trámite en una ADSC. Allí, tendrán que cumplir con la siguiente documentación:

  • Identificación oficial vigente del contribuyente.
  • CURP o en su defecto el acta de nacimiento. 
  • Comprobante de domicilio reciente.
  • Acuse de preinscripción en el RFC.

Registro Federal de Contribuyentes requisitos para personas morales

En el caso de las personas morales hay distintas situaciones que pueden representar requisitos diferentes. Pero vamos a basarnos en una empresa que quiere solicitar su RFC.

Las organizaciones pueden iniciar su trámite en el portal del SAT, pero esta será solo una preinscripción, dado que la formalidad se completa presentándose  con toda la documentación en la ADSC correspondiente dentro de los diez días siguientes al envío de la solicitud. También se puede realizar toda la gestión de forma presencial en una de estas oficinas. 

En cualquier caso, los requisitos son:

  • Acuse de preinscripción en el RFC, si se inició la solicitud a través del portal del SAT.
  • Documento constitutivo protocolizado (copia certificada).
  • Comprobante de domicilio fiscal.
  • En caso de representación legal poder notarial que acredite a dicho representante (copia certificada).
  • Identificación oficial vigente del representante legal.
  • Definir su actividad o actividades económicas, junto con sus porcentajes de ingreso.
  • Tener en claro sus actividades: por cuenta propia, asociación, fideicomiso, etc.
  • Definir de qué forma se calculará el ISR: por coeficiente de utilidad o acumulación de ingresos. 
  • Determinar si contará con trabajadores o no.
  • RFC de los socios o accionistas. 
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¿Qué requisitos se exige al inscribir en el RFC a un trabajador?

En el caso de tener que inscribir a los trabajadores el requisito principal es presentar un archivo que reúna toda la información de los colaboradores. Algunos de los datos a completar son:

  • Apellido paterno y materno del trabajador. 
  • Nombres del colaborador.
  • Fecha de ingreso a la empresa. 
  • Ingresos que obtiene el trabajador al laborar en la organización. 
  • Clave RFC del patrón, ya sea que se trate de persona moral o persona física.
  • Correo electrónico válido del trabajador o del patrón. 

De acuerdo con lo que dicta el SAT, las personas físicas y morales, en su carácter de patrones, deberán iniciar el trámite de inscripción en el Registro Federal del Contribuyente al contratar trabajadores que presten servicios personales subordinados y no figuren en el padrón de RFC. 

¿Cómo tramitar el Registro Federal de Contribuyente México?

Ahora que ya conocemos Registro Federal de Contribuyentes requisitos, solo nos resta descubrir cómo tramitar esta clave. Como ya hemos dicho, las personas físicas o morales se establecen como contribuyentes ante el SAT al tramitar su RFC. ¿En qué consiste esta gestión? En la presentación de la solicitud, ya sea de forma online o presencial.

Para las personas físicas los pasos a seguir son:

  • Ingresar al sitio oficial del SAT:  https://sat.gob.mx/.
  • Buscar la pestaña “Personas” en el extremo superior. 
  • Al hacer clic se desplegarán los distintos regímenes para personas físicas: asalariados, arrendadores, empresarios y profesionistas, incorporación fiscal, sector primario, otros ingresos. Seleccionar la categoría que corresponda. 
  • Luego seleccionar “Trámites del RFC”, seguido de Inscripción al RFC.
  • Hacer clic en “Obtén tu RFC con la Clave Única de Registro de Población (CURP)”.
  • Ingresar CURP.
  • Incorporar  domicilio fiscal y correo electrónico.
  • Confirmar la información.
  • Guardar e imprimir  el “Acuse único de inscripción al Registro Federal de Contribuyentes”. El mismo contiene la cédula de identificación fiscal y el código de barras bidimensional (QR).

Para las personas morales los pasos a seguir son:

  • Ingresar al portal del SAT.
  • Seleccionar la pestaña “Empresas”.
  • Posteriormente elegir el apartado “Trámites del RFC”, seguido de Inscripción al RFC.
  • Hacer clic en “Preinscribe tu empresa en el RFC”.
  • Llenar los datos solicitados en el formulario.
  • Confirmar la información.
  • Imprimir el acuse de preinscripción al Registro Federal de Contribuyentes.

En caso de preferir hacer el trámite de forma presencial, los pasos a seguir son:

  • Ingresar al sitio web del SAT. 
  • Agendar una cita
  • Acudir con la documentación mencionada anteriormente.

👉Descubre cómo tramitar el Sistema Único de Autodeterminación en este artículo.

¿Para qué sirve tramitar el RFC en México?

Al inicio de este artículo mencionamos la importancia de cumplir con las obligaciones legales en materia laboral, pero también en lo referente a los compromisos fiscales. Y eso se debe, en principio, a que en caso de no hacerlo la empresa se hace acreedora de una sanción, como puede ser una multa, por ejemplo. 

Además de ello, tramitar el RFC México puede traer algunos beneficios. En principio, es la mejor carta de presentación para la empresa, dado que ayuda a mejorar su imagen, tanto frente a clientes y proveedores, como frente a tu personal. Contar con tu RFC te permite acreditar que tus ingresos, servicios y/o productos son lícitos. Así, puedes aumentar la confianza del resto de las personas en tu organización.

Asimismo, las entidades bancarias también tendrán clara la situación fiscal de la compañía y esto puede abrir las puertas a productos financieros diversos como préstamos para hacer crecer el negocio. Algo similar a lo que también brinda el Reporte de Crédito Especial (RCE), más conocido como buró de crédito especial

Por otro lado, como patrón puedes acceder a los servicios de salud y diversas prestaciones sociales que otorga el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS). De la misma forma, tus trabajadores tendrán la posibilidad de obtener beneficios en materia de salud para ellos y su familia. Sumado a apoyos económicos, guarderías, pensión y otras prestaciones laborales de seguridad social. En adición, podrán acceder a créditos hipotecarios para construir, remodelar o adquirir una casa.

Finalmente, contar con el Registro Federal de Contribuyentes es imprescindible para facilitar los diversos trámites referentes al pago de impuestos y obligaciones fiscales. Si quieres agilizar esta gestión en tu empresa, necesitas el RFC México.

Mejora la gestión de las obligaciones en tu empresa

Tanto las leyes laborales como las obligaciones fiscales son fundamentales en la gestión interna de una empresa. Conocerlas en profundidad es prioritario no solo para proteger a trabajadores, sino también, para cuidar de la compañía y no exponerla a sanciones. 

Si quieres gestionar fácilmente todo lo relacionado con los modelos tributarios, contratos de tu empresa e incidencias en nómina, un software de RRHH es el aliado que necesitas. Factorial es una solución integral para tener en regla todas estas cuestiones, ahorrando tiempo y dinero. 

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¡Hola! Te cuento un poco de mi. Soy panameña y trabajo como Content Manager en Factorial HR para el equipo de LATAM. En Argentina decidí realizar una licenciatura en Dirección de Arte con un enfoque en Creatividad Publicitaria. Al terminar, empecé mi camino en el mundo del marketing digital, creando contenidos y campañas para diferentes mercados y sectores en múltiples plataformas digitales.

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