Una de las tareas para quienes gestionan personas consiste en familiarizarse con las obligaciones que conlleva el rol de patrón. Entre ellas, podemos mencionar las exigidas por el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y el Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (Infonavit). Precisamente, una de las más destacadas en este sentido se relaciona al Sistema Único de Autodeterminación (SUA). Por ello, con el objetivo de que puedas llevar al día tus obligaciones patronales, en este artículo explicaremos en detalle qué es el SUA.
Tabla de contenidos
¿Qué es el SUA?
Para definir qué es el SUA, debemos comenzar por decir que se trata de un programa informático. Este fue diseñado por el IMSS y es de uso obligatorio para patrones que cuenten con más de 5 trabajadores. Aquellos empleadores que tengan una plantilla de 1 a 4 colaboradores no están obligados a usarlo.
Pero el SUA IMSS es más que una simple obligación. Este sistema es también una herramienta que facilita los trámites que deben hacer los patrones para cumplir con el pago de sus aportaciones. Estas serían el 5% del salario de cada trabajador y el descuento para quienes tienen un crédito del Infonavit.
SUA ¿para qué sirve?
Ahora que ya tenemos en claro qué es el SUA IMSS, es momento de conocer para qué sirve.
En concreto, el Sistema Único de Autodeterminación permite calcular y emitir información vinculada a cuatro conceptos específicos:
- Cuotas obrero-patronales a las cuentas individuales de los trabajadores. Estas se efectúan por concepto de Cesantía en Edad Avanzada, Seguro de Retiro y Vejez.
- Cuotas obrero-patronales a los restantes ramos del Seguro Social. Entre ellos: riesgos laborales; enfermedades y maternidad; incapacidad laboral y vida; guarderías y otras prestaciones sociales.
- Aportaciones patronales por concepto de vivienda.
- Amortización de créditos asignados a los trabajadores por el Infonavit.
De esta manera, el SUA sirve para calcular las cuotas a pagar al IMSS e Infonavit. Además, el sistema permite registrar todas las aportaciones de los patrones y generar un documento con la información de cada colaborador.
Sin dudas, en gestión del talento, toda herramienta que permita llevar un control detallado de la información de cada trabajador resulta muy útil. Esta es una funcionalidad que ya está presente en otros recursos como el software de RRHH.
En el caso del SUA, al ser de uso obligatorio, les permite a los patrones familiarizarse con una herramienta informática para realizar estas gestiones. De este modo, pueden comenzar a digitalizar parte de sus procesos.
¿Cómo funciona el Sistema único de Autodeterminación?
Para hablar del SUA IMSS y su funcionamiento, tenemos que mencionar sus principales características.
Como ya dijimos, la herramienta es obligatoria para los patrones con más de 5 empleados. Estos, al utilizar el SUA, podrán contar con la información del trabajador aportada por el IMSS. O bien, pueden utilizar los datos de su propio sistema de nómina.
Una vez incorporada la información, el sistema ofrece la validación automática de los datos.
En cuanto a la operación del programa, debemos decir que el sistema se basa en la automatización de los cálculos. Al utilizar el SUA, los patrones encontrarán herramientas específicas para sumar las cuotas y aportaciones de cada trabajador de forma individual.
El sistema también determina el pago de aportaciones fuera de término. En este sentido, la herramienta permite aplicar las tasas de actualización y recargos correspondientes.
Asimismo, el SUA realiza la determinación de diferencias generadas por omisiones o errores involuntarios.
Al operar la herramienta también es posible crear un catálogo con los datos de los trabajadores, sus salarios, movimientos e incidencias.
Finalmente, cuando toda la información está cargada, actualizada y los cálculos hechos, el sistema emite un medio magnético. Este contiene la información de las cuotas y aportaciones individuales de los trabajadores. Cuenta, además, con los mecanismos de seguridad necesarios que permiten a las entidades bancarias constatar que la información proviene efectivamente del SUA. De esta forma, se garantiza el pago de las aportaciones.
Otro de los dispositivos magnéticos que emite el SUA IMSS contiene los movimientos afiliatorios que los patrones deben presentar ante las ventanillas de afiliación del instituto.
Actualización SUA versión 3.6.1
El IMSS dio a conocer que desde el 3 de febrero de 2021 se encuentra disponible la nueva actualización SUA. La misma se trata de la versión 3.6.1 del Sistema Único de Autodeterminación. En esta se incluye como novedad la actualización del logotipo Infonavit.
Esta nueva versión llega luego de la actualización lanzada en septiembre de 2020 (versión 3.6.0). En esa ocasión se incluyeron varias novedades:
- Validación de la captura del salario mínimo.
- Actualización de la Unidad de Medida y Actualización (UMA) y del Valor Infonavit (UMI).
- Se actualizaron, además, los factores de recargos para el periodo de julio 1997 a julio 2020.
¿Cómo usar el SUA IMSS?
Para poder utilizar el SUA es necesario haber realizado previamente el registro patronal ante el IMSS. Básicamente, se trata del alta patronal de un empleador ante dicho instituto. Esto es lo que le permite a ese patrón cumplir con sus obligaciones, entre las que se incluye el uso del SUA.
Luego, será necesario descargar el programa en la web del IMSS. Para ello, hay que ingresar al sitio y dirigirse al acceso directo SUA. Allí, se podrá consultar toda la información vinculada este trámite y, por supuesto, descargar la versión correspondiente del Sistema Único de Autodeterminación.
Un dato importante a tener en cuenta antes de descargar este programa es que solo es compatible con Windows. Por lo que el requisito imprescindible para poder utilizarlo es instalarlo en un dispositivo con ese sistema operativo.
Una vez descargado el software, hay que completar todos los apartados con la información correspondiente:
| Datos de la empresa | Datos del trabajador |
| Nombre | Número de seguridad social |
| Razón social | Fecha de alta |
| Número de registro patronal | Registro Federal de Contribuyentes (RFC) |
| Registro Federal de Contribuyentes (RFC) | Clave Única de Registro (CURP) |
| Actividad económica | Nombre completo |
| Domicilio fiscal completo | Clase de trabajador |
| Teléfono | Tipo de jornada |
| Delegación del IMSS | Salario base de cotización |
| Subdelegación del IMSS | Edad |
| Prima del Seguro de riesgos del trabajo | Sexo |
| Representante legal | Estado civil |
Estos datos son necesarios para que el sistema pueda calcular los cobros que corresponden a la nómina de los trabajadores.
Beneficios del SUA
Como podemos ver hasta aquí, entender qué es el SUA y cuál es su alcance es fundamental en recursos humanos. La utilidad de la herramienta es evidente, pero además, hay otros beneficios asociados a su uso.
Cumplimiento de obligaciones
El SUA es un recurso muy útil, en tanto, garantiza el cumplimiento de las obligaciones frente al IMSS e Infonavit. Esto permite a las empresas llevar en regla todo lo vinculado con el pago de las aportaciones a los trabajadores.
Mayor precisión en los cálculos
Uno de los beneficios destacados del SUA es la automatización. Este programa automatiza el cálculo de las cuotas y aportaciones individuales. Al mismo tiempo, realiza la determinación automática de otros conceptos importantes, como las diferencias generadas por omisiones o errores. Y del mismo modo, permite calcular el pago de las cargas sociales fuera de término.
Es importante destacar que esto contribuye a agilizar la gestión en el departamento de RRHH. Así, los encargados del área pueden dedicar su tiempo a actividades estratégicas que aportan verdadero valor a la organización.
Menos errores humanos
Como ocurre con el software de Recursos Humanos, el SUA reduce el margen de error al realizar los cálculos vinculados al pago del seguro social y otras aportaciones. Este es un beneficio asociado a la automatización de los cálculos principalmente. El reducir o eliminar los errores aumenta la productividad del departamento de talento.
Facilidad de uso
Una vez descargado e instalado el programa en el dispositivo, tanto la carga de datos, como la navegación y el resto de gestiones resulta bastante simple. Ese es otro de los beneficios de la herramienta, dado que resulta de fácil manejo y consulta.
Estar al corriente de las obligaciones que tienes como empleador es fundamental para cumplir con las normativas. Esto evita muchas dificultades y facilita la gestión administrativa de la información de los trabajadores.
El software de RRHH también contribuye con ese objetivo. Si lo que quieres es agilizar la gestión del talento en tu empresa, esta herramienta es fundamental.
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