Con el avance de la tecnología y de la transformación del entorno laboral, cada vez son más las empresas que adoptan modelos como el teletrabajo o el esquema híbrido. Estas dinámicas implican el intercambio constante de información a través de medios digitales, por lo que se incrementa la exposición a filtraciones, robo o mal uso de información y datos. Es por eso que, en este contexto, contar con un convenio de confidencialidad es tan importante para las empresas.
Al hacerlo, garantizan la protección de los activos informativos más valiosos de la organización, como bases de datos, estrategias comerciales, proyectos en desarrollo o detalles financieros. Lejos de ser un simple documento formal, este tipo de convenio refleja el compromiso de una organización con la protección de su conocimiento interno y fortalece la confianza en sus relaciones laborales y comerciales.
Quédate hasta el final para conocer a detalle qué es un acuerdo o convenio confidencial.
¿Qué es un contrato o convenio de confidencialidad?
Un convenio de confidencialidad, también es conocido como “acuerdo de confidencialidad y no divulgación” o “NDA” (non disclosure agreement), por sus siglas en inglés, es un tipo de contrato que resulta legalmente vinculante y que establece una relación de confidencialidad entre las partes firmantes.
Esto implica que los involucrados, en este caso la empresa y el/la trabajador/a, acuerdan que la información de tipo privada y/o sensible a la que se tenga acceso, no será puesta a disposición de terceros.
El convenio de confidencialidad tiene su origen en el ámbito jurídico del siglo XX, específicamente en la década de 1940, cuando comenzó a utilizarse en el derecho marítimo. Su aplicación se extendió con fuerza a partir de los años 70 gracias a las empresas del sector tecnológico, que encontraron en este mecanismo una forma de proteger información clave. Con el tiempo, esta figura, propia del derecho común, fue adoptada por la legislación mexicana como una obligación legal en distintas áreas del derecho, según explica el sitio Foro Jurídico.
Los acuerdos de confidencialidad, solían ser comunes para las empresas que inician negociaciones con otras empresas, o en casos donde se trabajaba también con contratos laborales que implicaban acuerdo de exclusividad y cesión de imagen. Tal es el caso de la industria del entretenimiento.
Pero en la actualidad, los acuerdos de confidencialidad son una práctica difundida entre todo tipo de empresas, donde se administran datos personales propios y ajenos (de clientes y/o proveedores).
Para qué sirve un acuerdo de confidencialidad
Las NDA tienen múltiples propósitos, dependiendo de cada situación en particular. Pero lo que sí podemos afirmar, es que generalmente son solicitados, cuando se inicia el vínculo entre la empresa y un empleado, y como parte de sus tareas diarias, este va a tratar con datos sensibles.
Al mismo tiempo, suelen solicitarse, por ejemplo, cuando la empresa contratante se vale de informaciones recogidas en un software (como datos biométricos para el fichaje con reconocimiento facial), para mejorar las gestiones cotidianas.
Los convenios de confidencialidad han sido, durante mucho tiempo, un marco legal para mantener la confianza y evitar que se filtre información crucial que podría socavar la rentabilidad, debido a la vulnerabilidad que implica dejar a manos de terceros datos sensibles.
La información que puede buscar proteger un acuerdo de confidencialidad, incluye desde recetas secretas y fórmulas patentadas. Hasta procesos de fabricación, listas de contactos de ventas o clientes, cifras contables no públicas. O cualquier elemento específico que diferencie a una empresa de otra.
Tipos de convenios de confidencialidad
Dependiendo de su tipología, industria y temática, existen diferentes maneras de establecer un convenio de confidencialidad entre dos o más involucrados. Aquí te explicamos cada uno:
Para la plantilla de empleados
Es precisamente el tipo de acuerdo que mencionamos en este artículo. Bajo este contrato, los empleados actuales y anteriores son responsables de la mayoría de las violaciones de la confidencialidad. Los empleados tienen el deber implícito de no utilizar los secretos comerciales de una manera que perjudique su la organización de la que forman parte. Y un acuerdo de confidencialidad, hace que esta obligación se convierta en explícita.
Unidireccionales
Se puede realizar cuando solo una empresa comparte información y la otra parte acepta mantenerla confidencial.
Bidireccionales
Contrario al caso anterior, aquí ambas partes comparten información confidencial entre sí y quieren estar seguros de que ninguna divulgará datos clave.
Acuerdo de confidencialidad precedente
Se utiliza para fusiones y adquisiciones. Si una empresa quiere comprarle a otra su negocio, querrá tener accesos a sus libros y activos. Un acuerdo de confidencialidad, puede proporcionar un elemento de protección para esa información altamente sensible y otros “secretos comerciales”.
Al mismo tiempo, también es variable qué tipo de “componentes” integrarán los acuerdos o, mejor dicho, qué tipo de datos y su proveniencia se pretende resguardar:
- La de clientes
- De operaciones Comerciales y Contabilidad
- La propiedad intelectual
- Secretos comerciales (recetas, información de fabricación o fórmulas)
- Tecnología computacional
- Marketing, productos y servicios
¿Cómo redactar un convenio de confidencialidad?
No existen fórmulas mágicas o específicas para crear acuerdos de confidencialidad, de momento. En líneas generales, este tipo de contratos comparten la misma estructura y contenidos.
La diferencia radica en lo que cada mánager de Recursos Humanos deberá hacer previo a redactarlas. Siempre lo primero evaluar si realmente es necesario o no, para luego comenzar a dar rienda suelta a la preparación del documento. Algunas preguntas interesantes para hacernos son:
- ¿Qué datos de la empresa podrían vulnerar su funcionamiento de ser divulgados?
- ¿Qué posibilidades existen de experimentar una vulneración?
- ¿Cuál es el volumen de datos sensibles que se administran cada día/semana/mes/año?
- ¿Qué empleados tienen acceso a información sensible?
- ¿Hay proveedores o clientes que también tengan acceso?
¿Cómo redactar un convenio de confidencialidad?
Aunque, como sucede con otro tipo de documentos legales y más específicamente contratos, el contenido de estos convenios será variable y modificable según el caso. Sin embargo, existen ciertos parámetros que todos deben tener :
Definición de información confidencial
Lo primero y principal, será establecer qué se considera o entiende por “confidencial”. Se debe ofrecer una lista que podría incluir conceptos como información financiera, materiales y/o software, procesos innovadores o códigos de programación.
Propósito de la divulgación
Todo acuerdo debe contener un apartado donde se explique por qué se comunica información confidencial a la parte firmante.
Las partes involucradas
Como sucede en todo contrato, debemos explicitar quiénes están firmando. En el caso de los convenios unidireccionales, la persona con información confidencial es el divulgador y la persona que obtiene la información es el destinatario.
Obligaciones de la parte receptora de información
Establece qué puede y qué no puede hacer con los datos quien los recibe.
Período de tiempo
Simplemente, cuánto dura el acuerdo. Lo usual es que se extienda por cinco o diez años o finalice al terminar un proyecto.
Aviso de inmunidad
Los empleados no son responsables si revelan información secreta en determinadas circunstancias. Estas pueden incluir una orden judicial, o cualquier otro tipo de interacción que involucre una obligación legal o la detección de una violación de derechos.
Otras cláusulas pueden incluir aspectos tales como:
- Quién paga los honorarios legales
- Cómo se resuelven las disputas
- Qué ley es aplicable en caso de incumplirse el acuerdo
- Si el pacto obliga también a herederos
Beneficios de un acuerdo de confidencialidad
La mayor ventaja de contar con un convenio de confidencialidad, es asegurarnos que las personas que integran. O integraron la empresa, compartan secretos comerciales, conocimientos patentados, información de clientes, información de productos y planes estratégicos.
Es decir que, en pocas palabras, estos contratos protegen la integridad legal y operativa de las organizaciones. Ya que evitan que las personas obtengan ganancias con cualquier información secreta de la compañía que pueda ser comercializada con fines ilícitos.
Mantener discreción sobre los datos personales o sensibles, asegura que los trabajadores sientan que existe seriedad dentro de la empresa acerca de cómo se realizan las operaciones diarias. Ya sean de manera interna o con clientes.
De forma más específica, los convenios de confidencialidad indican cómo debe manejarse y protegerse la información sensible, y también definen con claridad las consecuencias legales en caso de incumplimiento. Esta doble función permite prevenir filtraciones, así como establecer mecanismos para sancionar cualquier uso indebido, reforzando así la seriedad y validez del acuerdo entre las partes.
Los contratos de confidencialidad, además, ayudan a preservar relaciones comerciales importantes, especialmente en aquellas en las que existe un flujo constante de información privada.
Al contar con un convenio formal por escrito entre las dos partes involucradas. Se proporciona una sensación de seguridad mutua y se evitan futuras disputas con respecto a la información confidencial.
Preguntas frecuentes sobre el convenio de confidencialidad
1. ¿Qué tan válido es un contrato de confidencialidad?
Un convenio de confidencialidad es completamente válido y legalmente vinculante en México, siempre que cumpla con los requisitos generales de cualquier contrato: que haya consentimiento entre las partes, un objeto lícito y que no se contravenga el orden público. Este documento puede ser exigido judicialmente en caso de incumplimiento, por lo que tiene plena validez legal.
2. ¿Qué es un NDA en México?
Un NDA (Non-Disclosure Agreement, por sus siglas en inglés) es un convenio de confidencialidad que establece un compromiso entre las partes para no divulgar información sensible o estratégica. En México, este tipo de acuerdo es reconocido legalmente y puede formar parte de relaciones laborales, comerciales o de prestación de servicios.
3. ¿Cuándo conviene firmar un convenio de confidencialidad?
Es recomendable firmar un convenio de confidencialidad al inicio de cualquier relación profesional o comercial en la que se compartirá información privada, como durante procesos de contratación, negociaciones, desarrollo de productos o alianzas estratégicas.
4. ¿Qué pasa si una de las partes rompe el convenio?
El incumplimiento de un convenio de confidencialidad puede derivar en consecuencias legales, incluyendo sanciones económicas, resarcimiento de daños y, en algunos casos, demandas judiciales. Todo dependerá de lo que se haya estipulado en el acuerdo y de la gravedad de la violación.
5. ¿Cuál es la diferencia entre un convenio unilateral y uno bilateral?
Un convenio de confidencialidad unilateral obliga solo a una de las partes a no divulgar información, mientras que el bilateral compromete a ambas partes por igual. El tipo de acuerdo a utilizar dependerá del tipo de relación y del flujo de información que se dará entre los involucrados.
¿Cómo la gestión documental te facilita la implementación del acuerdo de confidencialidad?
Por último y no por eso menos importante, este tipo de mecanismos ayudan a facilitar la gestión documental. Esto debido a que obligan a describir específicamente qué información se supone que es “confidencial”.
Esta definición, también debe incluir cualquier información sensible relacionada con los intereses comerciales de una empresa. Independientemente de si la información se entrega de forma tangible, por escrito y marcada como confidencial o se proporciona verbalmente.
Un convenio de confidencialidad es un instrumento más que valioso de cara al contexto actual, donde es cada vez más común que las empresas se valgan de enormes volúmenes de datos para mantener activas sus operaciones diarias.
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