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Acuerdo de confidencialidad, ¿porqué es necesario en las empresas?

Factorial HR

Con el avance de la tecnología y el contexto actual, cada vez más empresas adoptan metodologías de trabajo (como el teletrabajo o trabajo híbrido), que implica tratar a diario con enormes volúmenes de datos. Un acuerdo de confidencialidad, se convierte ante esta situación, en una herramienta más que valiosa y poderosa, para garantizar la seguridad de nuestra información más sensible.

Qué es un acuerdo de confidencialidad

Un acuerdo de confidencialidad también es conocido como “acuerdo de confidencialidad y no divulgación” o “NDA” (non disclosure agreement), por sus siglas en inglés.

Se trata de una tipología de contrato, que resulta legalmente vinculante y que establece una relación de confidencialidad entre las partes firmantes. Esto implica que los involucrados, en este caso la empresa y el/la trabajador/a, acuerdan que la información de tipo privada y/o sensible a la que se tenga acceso, no será puesta a disposición de terceros.

Los acuerdos de confidencialidad, solían ser comunes para las empresas que inician negociaciones con otras empresas, o en casos donde se trabajaba también con contratos laborales que implicaban acuerdo de exclusividad y cesión de imagen. Tal es el caso de la industria del entretenimiento.

Pero en la actualidad, los acuerdos de confidencialidad son una práctica difundida entre todo tipo de empresas, donde se administran datos personales propios y ajenos (de clientes y/o proveedores).

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Para qué sirve un acuerdo de confidencialidad

Las NDA tienen múltiples propósitos, dependiendo de cada situación en particular. Pero lo que sí podemos afirmar, es que generalmente son solicitados, cuando se inicia el vínculo entre la empresa y un empleado, y como parte de sus tareas diarias, este va a tratar con datos sensibles.

Al mismo tiempo, suelen solicitarse, por ejemplo, cuando la empresa contratante se vale de informaciones recogidas en un software (como datos biométricos para el fichaje con reconocimiento facial), para mejorar las gestiones cotidianas.

Los acuerdos de confidencialidad han sido durante mucho tiempo, un marco legal para mantener la confianza y evitar que se filtre información crucial que podría socavar la rentabilidad, debido a la vulnerabilidad que implica dejar a manos de terceros datos sensibles.

La información que puede buscar proteger un acuerdo de confidencialidad, incluye desde recetas secretas y fórmulas patentadas. Hasta procesos de fabricación, listas de contactos de ventas o clientes, cifras contables no públicas. O cualquier elemento específico que diferencie a una empresa de otra.

Tipos de acuerdo de confidencialidad

Existen, dependiendo de su tipología, industria y temática, diferentes maneras de establecer un acuerdo de confidencialidad entre dos o más involucrados:

Para la plantilla de empleados

Es precisamente el tipo de acuerdo que mencionamos en este artículo. Bajo este contrato, los empleados actuales y anteriores son responsables de la mayoría de las violaciones de la confidencialidad. Los empleados tienen el deber implícito de no utilizar los secretos comerciales de una manera que perjudique su la organización de la que forman parte. Y un acuerdo de confidencialidad, hace que esta obligación se convierta en explícita.

Unidireccionales

Se puede realizar cuando solo una empresa comparte información y la otra parte acepta mantenerla confidencial.

Bidireccionales

Contrario al caso anterior, aquí ambas partes comparten información confidencial entre sí y quieren estar seguros de que ninguna divulgará datos clave.

Acuerdo de confidencialidad precedente

Se utiliza para fusiones y adquisiciones. Si una empresa quiere comprarle a otra su negocio, querrá tener accesos a sus libros y activos. Un acuerdo de confidencialidad, puede proporcionar un elemento de protección para esa información altamente sensible y otros “secretos comerciales”.

Al mismo tiempo, también es variable qué tipo de “componentes” integrarán los acuerdos o, mejor dicho, qué tipo de datos y su proveniencia se pretende resguardar:

  • La de clientes
  • De operaciones Comerciales y Contabilidad
  • La propiedad intelectual
  • Secretos comerciales (recetas, información de fabricación o fórmulas)
  • Tecnología computacional
  • Marketing, productos y servicios

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Cómo hacer un acuerdo de confidencialidad

No existen fórmulas mágicas o específicas para crear acuerdos de confidencialidad, de momento. En líneas generales, este tipo de contratos comparten la misma estructura y contenidos.

La diferencia radica en lo que cada mánager de Recursos Humanos deberá hacer previo a redactarlas. Siempre lo primero evaluar si realmente es necesario o no, para luego comenzar a dar rienda suelta a la preparación del documento. Algunas preguntas interesantes para hacernos son:

  • ¿Qué datos de la empresa podrían vulnerar su funcionamiento de ser divulgados?
  • ¿Qué posibilidades existen de experimentar una vulneración?
  • ¿Cuál es el volumen de datos sensibles que se administran cada día/semana/mes/año?
  • ¿Qué empleados tienen acceso a información sensible?
  • ¿Hay proveedores o clientes que también tengan acceso?

Qué contiene un acuerdo de confidencialidad

Aunque, como sucede con otro tipo de documentos legales y más específicamente contratos, el contenido de estos será variable y modificable según el caso, existen ciertos parámetros que un acuerdo de confidencialidad obligadamente debe contener:

Definición de información confidencial

Lo primero y principal, será establecer qué se considera o entiende por “confidencial”. Se debe ofrecer una lista que podría incluir conceptos como información financiera, materiales y/o software, procesos innovadores o códigos de programación.

Propósito de la divulgación

Todo acuerdo debe contener un apartado donde se explique porqué se comunica información confidencial a la parte firmante.

Las partes involucradas

Como sucede en todo contrato, debemos explicitar quiénes están firmando. En caso de los acuerdos unidireccionales, la persona con información confidencial es el divulgador y la persona que obtiene la información es el destinatario.

Obligaciones de la parte receptora de información

Establece qué puede y qué no puede hacer con los datos quien los recibe.

Período de tiempo

Simplemente, cuánto dura el acuerdo. Lo usual es que se extienda por cinco o diez años o finalice al terminar un proyecto.

Aviso de inmunidad

Los empleados no son responsables si revelan información secreta en determinadas circunstancias. Estas pueden incluir una orden judicial, o cualquier otro tipo de interacción que involucre una obligación legal o la detección de una violación de derechos.

Otras cláusulas pueden incluir aspectos tales como:

  • Quién paga los honorarios legales
  • Cómo se resuelven las disputas
  • Qué ley es aplicable en caso de incumplirse el acuerdo
  • Si el pacto obliga también a herederos

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Beneficios de un acuerdo de confidencialidad

La mayor ventaja de contar con un acuerdo de confidencialidad, es asegurarnos que las personas que integran. O integraron la empresa, compartan secretos comerciales, conocimientos patentados, información de clientes, información de productos y planes estratégicos.

Es decir que, en pocas palabras, estos contratos protegen la integridad legal y operativa de las organizaciones. Ya que evitan que las personas obtengan ganancias con cualquier información secreta de la compañía que pueda ser comercializada con fines ilícitos.

Mantener discreción sobre los datos personales o sensibles, asegura que los trabajadores sientan que existe seriedad dentro de la empresa acerca de cómo se realizan las operaciones diarias. Ya sean de manera interna o con clientes.

Pero más específicamente, los acuerdos de confidencialidad sirven para proporcionar y hace cumplir las consecuencias de cualquier infracción. Esto debido a que no solo especifican cómo se debe manejar y proteger la información confidencial. Sino que también establecen las consecuencias del incumplimiento de los términos del acuerdo.

Los acuerdos de confidencialidad, además ayudan a preservar relaciones comerciales importantes, especialmente en aquellas en las que existe un flujo constante de información privada.

Al contar con el acuerdo formal por escrito entre las dos partes involucradas. Se proporciona una sensación de seguridad mutua y se evitan futuras disputas con respecto a la información confidencial.

¿Cómo la gestión documental te facilita la implementación del acuerdo de confidencialidad?

Por último y no por eso menos importante, este tipo de mecanismos ayudan a facilitar la gestión documental. Esto debido a que obligan a describir específicamente qué información se supone que es “confidencial”.

Esta definición, también debe incluir cualquier información sensible relacionada con los intereses comerciales de una empresa. Independientemente de si la información se entrega de forma tangible, por escrito y marcada como confidencial o se proporciona verbalmente.

Un acuerdo de confidencialidad es un instrumento más que valioso de cara al contexto actual, donde es cada vez más común que las empresas se valgan de enormes volúmenes de datos para mantener activas sus operaciones diarias.

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Este artículo también está disponible en: Español, Portugal

¡Hola! Te cuento un poco de mi. Soy panameña y trabajo como Content Manager en Factorial HR para el equipo de LATAM. En Argentina decidí realizar una licenciatura en Dirección de Arte con un enfoque en Creatividad Publicitaria. Al terminar, empecé mi camino en el mundo del marketing digital, creando contenidos y campañas para diferentes mercados y sectores en múltiples plataformas digitales.

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