En Recursos Humanos siempre hay algo pendiente; actualizar una política, mandar un comunicado interno o preparar un cuestionario para la siguiente evaluación. Y aunque la redacción de estos documentos es de lo más importante, también es lo que más tiempo consume, justo lo que más hace falta en esta área. De ahí que el uso de ChatGPT en recursos humanos cada vez sea más común, pues ayuda a dar estructura a ciertos procesos.
Antes confiábamos en los famosos machotes o plantillas, pero llegaban a ser fríos y genéricos. Ahora, con la inteligencia artificial generativa, los equipos tienen la oportunidad de diseñar versiones propias, mucho más personalizadas y que realmente conectan con su gente. ¿Cómo aprovechar esta tecnología para ahorrar tiempo sin perder calidad? En este artículo te contamos, ¡lee hasta el final!
El uso de ChatGPT en Recursos Humanos
Los documentos internos son la base de cualquier área de RR. HH. pues estos marcan reglas, transmiten la cultura y dan coherencia a la organización. Pero crear políticas, manuales o responder a consultas frecuentes puede llevar muchas horas de trabajo.
Desde el lanzamiento de la inteligencia artificial generativa (GenIA), la automatización de procesos en RR. HH. es una realidad. Esta herramienta ha simplificado procesos, liberando al equipo de tareas repetitivas.
Sin embargo, la velocidad con la que las personas han adoptado estas tecnologías no siempre coincide con el ritmo de las empresas. McKinsey & Company señala que, aunque 9 de cada 10 empleados ya usaban IA generativa en 2024, solo el 13 % percibía a su organización como pionera en la adopción de estas herramientas. Es decir, mientras los colaboradores ya recurren a GenIA para redactar correos, resumir información o crear borradores, las organizaciones todavía no han dado el paso de integrarla formalmente en sus procesos de RR. HH.
Este desfase crea una brecha importante, ya que, mientras las compañías tardan en institucionalizar la IA, quedan rezagadas frente a aquellas que ya la incorporan en la gestión de talento. Si comparamos, estas últimas logran optimizar recursos y, al mismo tiempo, ofrecer una experiencia más ágil y enriquecedora a sus colaboradores.
En la práctica, la automatización de procesos RR. HH. con ChatGPT ya se refleja en estas acciones:
- Genera borradores personalizados, alineados a la cultura de la empresa.
- FAQs atendidas en segundos con asistentes internos que responden dudas comunes sin saturar a RR. HH.
- Menos horas en la redacción de manuales y comunicados, y más atención en retención y desarrollo de talento.
Estos son solo algunos ejemplos de cómo la GenIA ya está cambiando el trabajo diario en RR. HH.; a continuación te explicamos cada caso con mayor detalle.
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ChatGPT para comunicación interna y redacción de políticas
La comunicación interna y las políticas corporativas son la brújula que guía a los equipos. No basta con “tenerlas escritas”, deben ser claras, coherentes y fáciles de entender para que realmente generen impacto. El problema es que darles forma suele requerir muchas horas de redacción y revisión.
ChatGPT ha optimizado este proceso al generar borradores de políticas internas, protocolos o comunicados que después el área de RR. HH. puede ajustar y validar según su estilo organizacional.
Sin embargo, no es la mejor herramienta. Existen otras alternativas que tienen un alcance mayor, por ejemplo Factorial. En esta plataforma no solo puedes almacenar documentos, subir materiales sobre la cultura organizacional para que estén al alcance de todos o lanzar comunicados.
Por ejemplo, con su última actualización en IA, ahora todos los integrantes de la empresa pueden hacer preguntas sobre cuántos días de vacaciones tienen disponibles, pueden pedir ayuda para pedir algún tipo de permiso y mucho más.
ChatGPT para onboarding de empleados
La llegada de un nuevo integrante es un momento importante para las empresas; por eso, es necesario preparar una buena orientación, resolver todas las dudas y acompañar desde el primer día. La Organización Internacional de Directivos de Capital Humano señala que ChatGPT puede ser un aliado en esta etapa, ya que permite elaborar planes de incorporación personalizados y actuar como un asistente virtual que responda preguntas frecuentes durante los primeros días.
Pero, muchas veces, eso no es suficiente. Con herramientas más completas puedes automatizar todo el proceso del onboarding y tenerlo centralizado en una sola plataforma: capacitaciones, firma y almacenamiento de documentos, asignación de tareas, etc.
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Factorial va un paso más allá
Es un hecho que herramientas como ChatGPT ayudan a reducir tiempos; sin embargo, Factorial va más allá al digitalizar toda la gestión de personas en un solo lugar. Además del reclutamiento y el onboarding, la plataforma integra funcionalidades que fortalecen cada etapa del ciclo de vida del empleado a través de:
- Gestión de ausencias y vacaciones. Solicitudes y aprobaciones automatizadas, con calendarios compartidos.
- Control horario y turnos. Registro de asistencia, gestión de turnos y reportes de horas trabajadas.
- Evaluaciones de desempeño y feedback continuo. Con métricas claras y seguimiento en tiempo real.
- Gestión documental segura. Contratos, políticas y documentos centralizados con firma digital.
- Reportes y People Analytics. Datos actualizados para tomar decisiones estratégicas basadas en evidencia.
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Otras herramientas de ChatGPT para la gestión de talento
La gestión de talento no es solo procesos administrativos, implica acompañar a las personas en su crecimiento y asegurar que cada paso esté alineado con los objetivos de la organización. Sin embargo, muchas veces esta labor suele quedar atrapada entre formatos, redacciones y tareas administrativas que roban tiempo.
Es en este punto donde la combinación Factorial y ChatGPT pueden ampliar el alcance. Mientras ChatGPT facilita la creación inicial de contenidos (como guías, cuestionarios o plantillas), Factorial permite operar, personalizar y dar seguimiento a esas iniciativas dentro de una sola plataforma.
Algunas tareas que se optimizan con este trabajo conjunto:
- Redacción de planes de desarrollo: ChatGPT ayuda a elaborar borradores personalizados y Factorial los integra en los planes de carrera del colaborador.
- Sugerencias de capacitación:la IA propone cursos o entrenamientos y Factorial los gestiona en su módulo de formación, con seguimiento del progreso.
- Plantillas de retroalimentación: ChatGPT sugiere modelos claros de feedback y Factorial los convierte en evaluaciones medibles y continuas.
Así, lo que antes requería horas de preparación y dispersión en distintos formatos, hoy puede centralizarse y ejecutarse de manera ordenada, asegurando que la gestión de talento sea ágil, personalizada y efectiva.
¿Realmente funciona ChatGPT en Recursos Humanos?
Si bien ChatGPT es un buen punto de partida para la redacción de preguntas o el análisis de cuestionarios de clima laboral, desempeño u onboarding, aún se queda corto en cuanto a las necesidades de RR. HH. Por el momento, su alcance se limita a la generación de texto, pues no centraliza respuestas, no ofrece métricas comparables ni facilita el seguimiento de procesos.
Por el contrario, Factorial permite diseñar los cuestionarios y también automatizar todo el ciclo de evaluaciones, a través de:
- Encuestas de clima laboral adaptadas a cada área y con métricas en tiempo real.
- Evaluaciones de desempeño con competencias, objetivos y feedback continuo.
- Cuestionarios de onboarding para medir la experiencia de nuevos empleados desde el primer día.
- Reportes y dashboards que resumen resultados, comparan periodos y ofrecen insights accionables para líderes y RR. HH.
De esta forma, mientras el uso de ChatGPT en recursos humanos puede ayudar a crear contenidos, Factorial centraliza y digitaliza el proceso completo, logrando evaluaciones más rápidas, objetivas y con un análisis mucho más profundo para la toma de decisiones.
Factorial + IA: el presente de la gestión de Recursos Humanos
En Factorial entendemos que la inteligencia artificial no es una promesa a futuro, sino una necesidad actual que transforma la forma de trabajar en RR. HH. Por eso, hemos integrado IA en distintos módulos de la plataforma para simplificar procesos internos y darle a cada equipo más tiempo para lo estratégico.
Funcionalidades destacadas de la IA en Factorial:
- Reclutamiento inteligente con IA: filtra CVs y conecta con los candidatos que realmente encajan.
- Potenciación de competencias a medida: genera descripciones de puestos precisas y sugiere competencias clave para cada rol.
- Resúmenes automáticos de documentos: extrae lo esencial de textos largos y entrega conclusiones listas para usar.
- Informes hiperautomatizados: crea reportes personalizados de desempeño, distribución de equipos o métricas de género en minutos.
- Transformación de datos en insights: convierte información cruda en hallazgos prácticos que orientan decisiones de RR. HH.
Además, los resultados hablan por sí mismos:
- -30 % en costo por contratación.
- 14 horas semanales ahorradas en tareas administrativas.
- +35 % en velocidad y eficiencia en procesos de RR. HH.
La diferencia está en que Factorial se adapta a las necesidades de cada empresa, ofreciendo una plataforma integral que conecta todas las áreas de la gestión de personas en un solo lugar. Su diseño, altamente personalizable, asegura consistencia, flexibilidad y seguridad en cada proceso.
La IA como aliada del talento humano
La inteligencia artificial ya es parte del trabajo cotidiano en RR. HH. y está ayudando a quitarle peso a tareas repetitivas como redactar políticas, preparar comunicados, diseñar cuestionarios o resumir datos. Por ejemplo, el uso de ChatGPT en recursos humanos, el área gana tiempo para escuchar, acompañar y diseñar estrategias que realmente impactan en las personas.
Lo importante no es pensar en la IA como un reemplazo, sino como un apoyo que hace más fácil lo administrativo y más claras las decisiones. El toque humano siempre será indispensable; la empatía, la visión y la cultura no se pueden automatizar.
El futuro de la gestión de talento ya está en marcha. Y con Factorial, ese futuro se vuelve más cercano y práctico para cada empresa.
Preguntas frecuentes sobre el uso de ChatGPT en Recursos Humanos
1. ¿Cómo se utiliza la IA en Recursos Humanos?
La IA se aplica en procesos como reclutamiento, onboarding, evaluaciones de desempeño, gestión de turnos y análisis de encuestas, apoyando la toma de decisiones con datos más claros.
2. ¿Cómo me puede ayudar ChatGPT en mi trabajo de RR. HH.?
Puedes usarlo para crear borradores de documentos internos, preparar comunicados, diseñar cuestionarios y resumir comentarios de encuestas sin empezar de cero.
3. ¿Qué procesos de RR. HH. se pueden automatizar con ChatGPT?
La redacción de manuales, políticas internas, comunicados, encuestas de clima, evaluaciones de desempeño y guías de onboarding.
4. ¿ChatGPT sirve para el onboarding de empleados?
Sí, genera guías de bienvenida personalizadas y FAQs automatizadas que resuelven dudas típicas de los primeros días, reduciendo la carga de managers y de RR. HH.
5. ¿Qué beneficios aporta ChatGPT en la gestión del talento?
Ofrece planes de desarrollo personalizados, sugerencias de capacitación y plantillas de retroalimentación que facilitan el acompañamiento de cada colaborador.
