Cómo trabajar desde casa de manera exitosa [+Ebook Home Office]

“Home office” y “COVID-19” son dos términos que han empezado a ir de la mano desde que comenzó el confinamiento a causa del Coronavirus. Antes de la cuarentena, la práctica del home office para las empresas no era habitual. Es por eso que en este artículo te contaremos cómo trabajar desde casa y mantener la productividad de tus colaboradores.

Pero ¿y si establecemos una buena dinámica que nos ayude ahora y después del confinamiento? Te hemos preparado una Guía para que puedas implementar el teletrabajo sin comprometer la productividad de tus equipos (y, de hecho, ¡ser más eficiente!).

¡Aquí te contamos todo lo que debe saber tu empresa para implantar el home office!

¿Qué encontrarás en nuestro Ebook?

• Cómo se puede medir la productividad del teletrabajo durante el Coronavirus
  • 5 consejos para sacar provecho a tus reuniones virtuales
• Cómo se puede contratar a empleados nuevos durante el teletrabajo
• Problemas que surgen con el teletrabajo
  • Cómo protegerse de ciberataques durante el teletrabajo
  • La gestión documental…sin documentos físicos
  • ¿Cómo consigo la firma de mis empleados?
  • Conciliación laboral a.k.a. empleados con niños
  • Nueva realidad, nuevos conflictos laborales (situaciones y su solución)
• Cómo empezar a aplicar el teletrabajo en tu empresa

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¿Qué es el teletrabajo?

Según la RAE, el teletrabajo es el “trabajo que se realiza desde un lugar fuera de la empresa utilizando las redes de telecomunicación para cumplir con las cargas laborales asignadas”.

Es decir, es aquella actividad que desarrolle el empleado fuera de la empresa, ya sea en su domicilio o en un centro de trabajo. Como mínimo el 50% de las tareas que realiza el empleado deben ser fuera de la oficina. De esta manera, el trabajador goza de mejor conciliación entre el mundo laboral y familiar.

¿Y el smart working?

El smart working es un modelo de trabajo en el que no se miden las horas, ya que se trabaja por objetivos. La clave de la metodología del Smart Working radica en la confianza en el trabajador, siempre teniendo en cuenta que la plantilla conoce a la perfección cuáles son sus objetivos. 

Muchas empresas ya no hablan de teletrabajo sino de smart working porque esta combina el teletrabajo con las nuevas tecnologías, que han explosionado debido a la necesidad durante la crisis del COVID-19. Pero el smart working no es solo un modelo de trabajo; cambia completamente la filosofía de empresa y por eso tan solo el 27% de empresas españolas lo habían implantado en el pasado. ¿Qué pasará ahora?

Tipos de teletrabajo

En la actualidad, con el COVID-19, si hablamos de cómo trabajar desde casa solo existe la posibilidad de trabajar desde casa, pero realmente hay tres opciones:

• Domicilio: aquella actividad profesional que el empleado desarrolle desde su casa o domicilio.
• Telecentro: el trabajador realiza sus tareas en una oficina habilitada por la compañía, pero diferente a la habitual.
• Móvil: es aquel que combina el lugar de trabajo, algunos días en la oficina y otros en el domicilio.

¿Qué dice la ley del home office?

El trabajo en remoto es un pacto que se establece entre el empleado y la empresa. Es decir, ambos deben estar de acuerdo para desarrollar dicha modalidad de trabajo.

Si se desea trabajar en remoto, esto debe quedar registrado en el convenio y en caso negativo, se debería dejar claro por escrito, ya bien sea en el momento de la contratación o en un anexo posterior.

Y, ¿existe alguna ley sobre el home office? Hace años no existía ninguna exclusiva que abarcara esta modalidad de trabajo. Antes de terminar el 2020, el Congreso mexicano aprobó la Reforma del Home Office.

Algunas cosas cambiaron cuando entró en vigor los ajustes en la reforma del home office, donde se introdujeron nuevos derechos y obligaciones. A partir de aquí, se cambió el nombre de trabajo a domicilio por trabajo a distancia.

Con la última reforma laboral, los derechos de los trabajadores a distancia se han equiparado a los que realizan su trabajo en la oficina.

Derechos fundamentales de los empleados que hacen home office

Estos serían todos los derechos fundamentales de aquellos que realizan home office:

• El empleado que realiza su trabajo desde casa deberá percibir la totalidad del salario que le correspondería si trabajara desde la oficina. Esto quiere decir que deberá cobrar lo mismo que un trabajador de su misma categoría profesional que trabaja de manera física en la empresa.
• Las personas que teletrabajan tienen los mismos derechos a recibir formación por parte de la empresa, por ello esta deberá proporcionar los medios necesarios para que estos puedan recibirla y seguir promocionándose profesionalmente.
• En el caso de que surgieran puestos vacantes en la compañía, estos trabajadores tienen derecho a ser informados con el objetivo de facilitar su promoción laboral dentro de la empresa.
• Los teletrabajadores podrán tener representación colectiva conforme a lo estipulado en el Estatuto de los Trabajadores al respecto, pero para poder disfrutar de éstos deberán estar adscritos a un centro de trabajo de la empresa.

Todo lo que deben saber las empresas al aplicar el teletrabajo

Trabajar en remoto tiene muchas ventajas tanto para la empresa como para el trabajador, pero también algunas desventajas que debes tener en cuenta:

Ventajas del teletrabajo para la empresa

• Mejora de la productividad de los empleados al disfrutar de mayor flexibilidad
• Reducción de costes de la empresa porque deriva parte de sus gastos al trabajador (agua, electricidad, mobiliario, etc.)
• Menores problemas de relación entre compañeros debido a la convivencia en la oficina
• Eliminación del ausentismo laboral, ya que pueden conciliar mejor la vida laboral y familiar
• Mejora en la motivación de los trabajadores, y que estos se sienten más satisfechos
• Mejor retención del talento
• Posibilidad de poder trabajar con profesionales que no se encuentran en la misma localidad o país
• Menor contaminación ambiental al no generar tantos desplazamientos

Desventajas del teletrabajo para la empresa

• Dificultad para medir la productividad al no tener la persona físicamente en la oficina
• Problemas con la ciberseguridad, si cada trabajador utiliza una red diferente, los equipos pueden sufrir de virus o ciberataques
• Mayor coste en equipos para trabajar desde casa, en aquellos casos que los empleados no cuenten con los suyos
• Dificultad para trabajar en equipo, si no se utilizan las apps y herramientas que facilitan el home office
• Mayor aislamiento al no tener contacto con los compañeros
• Cambio en la cultura y organización de la empresa

Cómo trabajar desde casa con las mejores herramientas

Durante estas últimas semanas, muchas empresas se han preguntado cómo hacer un buen teletrabajo con sus empleados y es que muy pocas estaban preparadas para ello.

El home office se ha vuelto una realidad ante la expansión del Coronavirus. Pero podemos hacer uso de diferentes herramientas que ayudan a mejorar la comunicación entre los compañeros. Marcar tareas y poder llevar un control a distancia.

Como trabajar desde casa y mantener la comunicación entre equipos

La comunicación puede ser un poco complicada de gestionar, pero existen distintas opciones para mantener a tus equipos conectados desde donde esten:

• Slack – Se trata de un chat para grupos grandes o pequeños. En él puedes crear diferentes grupos y canales dentro de la misma empresa. Es perfecto para utilizarlo para enviar mensajes rápidos.
• Hangouts – Es una herramienta muy sencilla que se utiliza directamente desde Gmail. Se puede usar como chat para hablar con los compañeros, pero también se pueden hacer videollamadas.
• Discord – Es un canal para intercambiar información, tanto en formato chat como videollamada. A diferencia de Hangouts esta plataforma permite compartir pantalla con los demás usuarios.

Para tener unas reuniones productivas

• Skype – Es uno de los programas más conocidos para realizar videollamadas, tanto a en el mundo laboral como personal. En este podemos compartir mensajes, enviar links y compartir pantalla. Sin embargo, la comunicación aquí es más efectiva entre dos personas.
• Zoom – Esta plataforma es perfecta para tener reuniones de trabajo con muchas personas. Por ejemplo, en Factorial lo utilizamos en sesiones en las que estamos ¡hasta 60 empleados! Es una de las herramientas que más están utilizando. Tanto grandes como pequeñas empresas con el teletrabajo en tiempos de Coronavirus.
• WebEx – Puede ser menos conocida que las anteriores, pero es muy útil para webinars, formaciones, reuniones abiertas al público y soporte en remoto.

Para el soporte del trabajo desde casa

• Logmeln – Se trata de un programa que nos permite acceder a los ordenadores a distancia de manera segura. Podemos acceder al escritorio del ordenador de la oficina desde cualquier dispositivo en cualquier momento.
• TeamViewer – Este software se utiliza para el soporte técnico en remoto y para acceder a la información del ordenador de la oficina.

Para la gestión de proyectos

• Google Keep – Esta aplicación permite gestionar la información personal con un archivo de notas.
• Trello – Es un software de administración de proyectos para uso único o compartido.
• Asana – Esta aplicación es muy útil para mejorar y optimizar las tareas y la comunicación con el equipo.
• Airtable – Este software permite gestionar las tareas de manera fácil y sencilla. Además, los usuarios pueden ver en qué proyecto está trabajando cada persona.
• Tandem – Esta herramienta que permite monitorizar proyectos y ejecutarlos al mismo tiempo. También se puede integrar Slack y Asana, compartir pantalla y ver en qué está trabajando cada uno.

Para almacenar la información y enviar archivos

Si una de tus dudas principales sobre cómo trabajar desde casa y almacenar o enviar información, estas son algunas de las opciones que existen:

• Google Drive – Es un servicio de alojamiento de archivos, muy útil para compartir en la nube. Con este se pueden crear textos, hojas de Excel, presentaciones, etc. Para compartirlo puedes permitir el acceso a un usuario o dejarlo como público.
• Dropbox – Este software permite almacenar documentos e imágenes en la nube, así como gestionar carpetas. Puedes acceder a esta información desde cualquier lugar.
• One Drive – De la mano de Microsoft, puedes almacenar y compartir documentos de manera segura en la nube, incluso sin conexión a Internet.
• iCloud – El servicio de Apple con el que puedes almacenar y gestionar diversidad de archivos, como fotos, vídeos, documentos, notas y contactos, entre otros.
• WeTransfer – Con esta herramienta puedes compartir archivos y carpetas de forma sencilla, sin necesidad de darte de alta y de manera gratuita.

Softwares para los departamentos de Recursos Humanos

• Factorial – Es un software específico para Recursos Humanos que facilita los procesos. Con él, puedes gestionar las bajas y las vacaciones, enviar nóminas, monitorizar el fichaje desde fuera de la oficina, etc. Además, en Factorial tenemos implantada la herramienta de firma digital, que permite que los trabajadores puedan firmar documentos de manera rápida y sin papeleo. ¡Y no olvides la necesidad de hacer un registro de jornada de los empleados que teletrabajan! Factorial también te proporciona opciones fiables y que se ajustan a la Ley del control horario.

¿Quieres seguir leyendo nuestra Guía completa sobre cómo trabajar desde casa e implementarlo en tu negocio? 

Puedes descargártela de manera gratuita y obtendrás todo el contenido que has leído en este artículo más:

• Cómo se puede medir la productividad del teletrabajo durante el Coronavirus
  • 5 consejos para sacar provecho a tus reuniones virtuales
• Cómo se puede contratar a empleados nuevos durante el teletrabajo
• Problemas que surgen con el teletrabajo
  • Cómo protegerse de ciberataques durante el teletrabajo
  • La gestión documental…sin documentos físicos
  • ¿Cómo consigo la firma de mis empleados?
  • Conciliación laboral a.k.a. empleados con niños
  • Nueva realidad, nuevos conflictos laborales (situaciones y su solución)
• Cómo empezar a aplicar el teletrabajo en tu empresa

Antes de la crisis del COVID-19, el home office era algo que solo algunas empresas rechazaban. Y, por eso, la regulación de este era escasa. Ahora, todos hemos tenido que hacer un curso acelerado de cómo trabajar eficientemente desde casa. Y eso cambiará las prácticas en el futuro.

El home office tiene muchas ventajas. Como por ejemplo la conciliación laboral o la reducción de gastos al no tener una oficina física. Con la transformación digital que están viviendo muchas compañías. Puede que el home office empiece a formar parte de la cultura de cada vez más empresas.

Esperamos que nuestra guía para el departamento de Recursos Humanos aporte soluciones a tus gestiones diarias. Y te ayude a adaptarte al home office con éxito

¿Quieres digitalizar tu departamento de Recursos Humanos para automatizar y agilizar procesos además de poder aplicar el teletrabajo sin problemas? Factorial está proporcionando su período de prueba de manera ilimitada, hasta que la crisis del Covid-19 permita a las empresas volver a trabajar en sus oficinas. ¿Quieres saber lo que es el teletrabajo con un software para Recursos Humanos como el de Factorial? ¡Pruébalo!

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