¿Gestionas las ausencias y vacaciones pagadas de tus empleados utilizando un formato de Excel? Pues esta es una de las prácticas utilizadas, más comunes en el departamento de Recursos Humanos. Es por eso, que queremos ayudarte a crear tu propio formato de Excel. Uno que te permita gestionar y realizar el control de vacaciones de los empleados que tienes a cargo.
En este artículo, empezaremos juntos una plantilla de Excel. Con esta guía podrás decidir qué método es más efectivo para la gestión de ausencias.
Tabla de contenidos
Las vacaciones pagadas según La Ley Federal del Trabajo
En México las vacaciones pagadas son un derecho de todos los trabajadores. Por ello hay ciertas reglas y parámetros a tener en cuenta. Y eso es lo que vamos a definir es este artículo. Además, las vacaciones son el periodo de descanso cada año. Para tomarse un respiro, salir de la rutina laboral y fomentar la convivencia familiar.
Los trabajadores que tengan más de un año de servicios. Disfrutarán de un período anual de vacaciones pagadas. Que en ningún caso podrá ser inferior a seis días laborables. Y que aumentará en dos días laborables, hasta llegar a doce, por cada año subsecuente de servicios. Después del cuarto año, el período de vacaciones aumentará en dos días por cada cinco de servicios.
Derecho de los trabajadores a elegir las vacaciones
Elegir los días en los que se van a disfrutar estas vacaciones. También es un derecho de los trabajadores, si es que se ha pactado así previamente.
Vacaciones impuestas por la empresa
Como ya hemos dicho. Que las vacaciones vengan impuestas por la empresa o no, depende de cada política de vacaciones y cada empresa.
Cómo controlar y organizar las vacaciones pagadas de los empleados
Las plantillas de Excel como sistema de control de ausencias siguen siendo el método más utilizado. Por los departamentos de Recursos Humanos. Con un conocimiento medio o alto de Excel es posible desarrollar una plantilla funcional. Que te permita contabilizar los días que estará fuera cada empleado de manera más bien rudimentaria.
Eso sí, si utilizas Excel como sistema de gestión de ausencias necesitarás complementarlo con tu correo electrónico. Para comunicarte manualmente con cada empleado. Una de las tareas más complicadas para el responsable de RH es hablar con cada empleado. Y trasladar la petición a su archivo de Excel. De este modo evitar que esa ausencia se solape con otras ausencias. Y llevar el cálculo total de días restantes de vacaciones que el empleado todavía puede solicitar.
Además de evitar otros muchos errores comunes que cometemos con la gestión de las vacaciones de los trabajadores. En función del tamaño de la empresa puede que necesites armarte de paciencia. Y revisar algunos tutoriales para poner al día tus habilidades de Excel. ¿Aún así quieres hacerlo? Nosotros te ayudaremos y te proporcionaremos una plantilla modelo para que puedas adaptarla a las características de tu empresa. Pero antes…
Cómo crear una plantilla en Excel para el control de las vacaciones de empleados
Si quieres crear tu propia plantilla de Excel para el control de las vacaciones pagadas de tus empleados este 2023. Aquí te explicamos cómo hacerlo paso a paso. En primer lugar, necesitarás instalar en tu ordenador el programa de Microsoft Excel o derivados. Recuerda que es un programa de pago. Y, a no ser que tu empresa te provea de la licencia correspondiente, sólo podrás usarlo por un tiempo limitado.
Otra opción es utilizar la herramienta de spreadsheets de Google. He aquí las instrucciones para seguir, una vez obtenido el programa correspondiente:
- Crea un nuevo archivo de Excel y pon un nombre que te sea fácil de recordar. Bastará con Control de ausencias [NombreDeLaEmpresa] 2023.
- Empieza inmovilizando 4 columnas en la parte izquierda de la pantalla.
- Cuando lo tengas, combina las celdas de la primera fila. Aquí pondremos el año en curso (2023).
- En la segunda fila, haz divisiones de 28, 29, 30 y 31 días para cada mes. Enero, Febrero, Marzo… así hasta llegar a diciembre.
- En la tercera fila puedes crear una fórmula que cuente el número anterior + 1. Para que automáticamente aparezca el día en número.
- Vuelve ahora a la parte izquierda de la pantalla. A la sección que habíamos inmovilizado al principio y añade toda la información que aparece en esta otra captura. Equipo, Nombre del empleado, Total de días de vacaciones disponibles y días restantes.
Esta primera versión de la plantilla de Excel para gestionar vacaciones puede ayudarte a realizar el recuento para cada empleado. Si tienes mayor dominio de la herramienta, siempre podrás añadir funciones y fórmulas para perfeccionarla.
Descargar formato de Excel gratis para el control de las vacaciones pagadas de empleados
Para ayudarte en la gestión de ausencias en tu empresa. Hemos creado una plantilla, con el calendario 2023, que te ayudará a agilizar este proceso. Es fácil y rápida de entender. Además ¡gratis! Solo debes descargarla, imprimirla y ¡ya está lista para utilizar!
Olvídate de las fórmulas, los correos electrónicos, el recuento de días. Utilizando Factorial podrás aceptar o denegar las peticiones de vacaciones de cada empleado fácilmente. También podrás ver cuántos días ha solicitado ya el trabajador o revisar si la petición se solapa con otras ausencias. Esto lo podrás realizar automáticamente, sin necesidad de actualizar calendarios.
Descubre cómo gestionar las vacaciones de tus equipos de forma rápida y fácil [Video]
Consejos para una mejor gestión de las vacaciones de tus empleados este verano
Dejando de lado el método que elijas para gestionar las ausencias de tus trabajadores. Hay ciertas prácticas que querrás seguir para que todo salga bien.
Da igual si estás gestionando las vacaciones de los empleados que se encuentran en la oficina o en casa. Incluso las vacaciones de empleados públicos. Toda plantilla tiene que cuadrar sus ausencias y estas deben encajar perfectamente. ¿Quieres leer nuestros consejos?
Diseña una política de vacaciones sin agujeros
La política de vacaciones es la base de este proceso, y por eso te recomendamos que esté bien redactada, pensada y incluya todas las consideraciones importantes e imprescindibles. Para ello, tienes que conocer la ley y los convenios colectivos que afectan a tus trabajadores. Aunque esto te pueda parecer muy obvio, es una fuente de problemas muy común. También deberás comunicar claramente cuántos días de vacaciones corresponden a cada empleado.
Además de la diferencia entre días naturales y laborables. Si hay alguna fecha en la que la empresa cierre y las vacaciones obligatorias también deben ser comunicados.
Despeja todas las dudas a tus trabajadores
Si quieres hacer esto bien a la primera, deberás incluir a tus trabajadores y ponérselo fácil. Puede que en estos momentos les surjan muchas dudas; y aquí estás tú para resolverlas. ¿Cuántos días de vacaciones me corresponden si llevo menos de un año trabajando? ¿Y qué pasa si tengo un contrato parcial? ¿Se pueden cobrar los días de vacaciones si no los disfrutas? ¿Qué pasa si estoy de baja cuando tengo vacaciones? ¿Cobraré el mismo sueldo? Que tus trabajadores tengan muy claro todo lo relacionado con este tema es crucial.
Establece un orden de prioridad
Para evitar conflictos con coincidencias de vacaciones, muchas empresas suelen establecer un orden de prioridad. Pero ¿Cuáles son los criterios en los que se basa este orden? Pueden ser la antigüedad en la empresa, por sistemas rotativos o por ser empleado con hijos. Nosotros y otros expertos en Recursos Humanos recomendamos el sistema rotativo. Pues es el más justo ya que da la oportunidad a todo el mundo de elegir primero.
Planifica con antelación (pero sin pasarte)
Sabemos que sabes que la anticipación es la clave de una buena organización y planificación de cualquier cosa. Sin embargo, cuando se trata de las vacaciones, organizarlo con demasiada antelación puede ser contraproducente y crear problemas. Los managers tienen que pedir las vacaciones de sus empleados con un mínimo de dos meses de antelación. Pero hay que tener en cuenta que pueden surgir imprevistos. Y estar preparados para enfrentarlos sin que se desmorone todo el sistema.
Automatiza todo lo que puedas
Sí, aquí estamos, para decirte que lo mejor que puedes hacer es digitalizar y automatizar la gestión de las vacaciones. Esto lo puedes llevar a cabo fácilmente con un software especializado. No vamos a volver a repetir todo lo que este tipo de programa puede hacer por ti. Entre otras cosas, ayuda a no tener duplicados, te permite ahorrar tiempo y evita el error humano.
Además, con su almacenamiento en la nube, un software de recursos humanos te permitirá tener al alcance los documentos o materiales que necesites en todo momento.
Resolvemos más dudas sobre el control de las vacaciones de los empleados
A pesar de haber explicado los puntos más relevantes sobre la gestión de las vacaciones en las empresas. Los últimos meses han hecho que surjan muchas más dudas. Las resolvemos en esta sección:
¿Qué pasa con las vacaciones si se produce un despido?
Sea cual sea la causa del despido, la empresa deberá pagar las vacaciones no disfrutadas al empleado con el que se extinga el contrato. ¿Cuánto se paga? El equivalente a 2,5 días naturales o 1,8 días laborables por mes trabajado al año, compensando las vacaciones no disfrutadas.
Vacaciones de trabajadores a tiempo parcial
Los trabajadores con un contrato a media jornada no tienen la mitad de días de vacaciones; se cuenta por días, y no por horas.
Carta y firma de vacaciones disfrutadas y por disfrutar
Existen empresas un poco más tradicionales en su gestión de Recursos Humanos. Estas empresas para la solicitud de vacaciones, suelen pedir al empleado una carta de solicitud de vacaciones. Esta carta debe venir estar firmada por dicho colaborador. También, debe incluir:
- Los datos del trabajador.
- Los datos de la empresa.
- El período o los períodos de vacaciones que se quieren solicitar (con fecha inicial y final).
- Los días que se disfrutarán de esos períodos.
- La firma del trabajador solicitante
En cuanto al preaviso, depende de cada empresa y su política de vacaciones.
¿Ahora ya estás preparad@ para gestionar las vacaciones de tu empresa y no morir en el intento?
Sistemas de gestión y control de vacaciones pagadas del personal para empresas
Para un responsable de Recursos Humanos, esta es una de las tareas más complicadas del año. De su habilidad para organizar el calendario de toda la empresa dependerá que los trabajadores puedan disfrutar de sus vacaciones sin que la productividad de la organización se vea resentida.
A medida que el equipo humano crece, esta tarea se vuelve más y más complicada. Y las negociaciones con cada empleado pueden afectar a todo un departamento. Además del Excel, existen otros sistemas de gestión de ausencias. Estas herramientas pueden ayudarte a simplificar y automatizar este proceso, como por ejemplo, el software de gestión de vacaciones de Factorial.
¿Qué es un software para el control de ausencias y vacaciones de los empleados?
Con un software de control de ausencias y vacaciones los empleados las empresas podrán notificar los días de vacaciones a través de este sin necesidad de intercambiar engorrosas cadenas de correos electrónicos. Como responsable de Recursos Humanos, podrás aceptar o denegar fácilmente todas estas peticiones. Además, podrás ver en tiempo real si se solapan con las vacaciones de algún otro empleado.
Uno de los principales beneficios de contar con una solución como esta. Es que es el propio trabajador quien se puede gestionar sus vacaciones; el manager o responsable de Recursos Humanos solo tiene que definir una política de vacaciones, revisar, aprobar y/o denegar. Por esto mismo es importante elegir un software o programa que sea sencillo e intuitivo para los empleados.
Si decides probar suerte y estrenarte con Factorial, podrás también acceder al programa directamente desde tu navegador. Sin necesidad de descargar ningún programa o plugin. ¡Lo mejor para adaptar este proceso al “home office”!
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Diferencias entre una plantilla de Excel y un Software para la gestión de vacaciones pagadas
A pesar de que las plantillas de Excel te darán una solución eficiente, no son la mejor manera de gestionar este tipo de procesos. Acá te contamos por qué:
- Esta herramienta no funciona de forma automatizada
- No es posible compartirla de forma automática
- Notificar en el momento el estatus de cada solicitud no está dentro de sus funciones
- No te permite ver, de forma simultánea, el estatus de otros miembros de tu equipo de trabajo. Lo que da paso al error humano, solapamiento de vacaciones o mal recuento de ellas)
Por otro lado, contar con un software que te ayude a digitalizar todas las gestiones de tu departamento. Te permitirá:
- Almacenar toda la información que necesitas en un solo sitio
- Automatizar los procesos de solicitud
- Notificar a los colaboradores el estatus de cada solicitud
- Evitar el solapamiento de vacaciones entre distintos miembros del equipo
- Tener toda la información que necesitas en un solo sitio y desde donde estés
- Ver es estatus real de todo tu equipo
Este tipo de software, normalmente puede incluir otras funcionalidades que optimizan otros procesos del departamento de Recursos Humanos. Como el Control Horario, el Reclutamiento, la Gestión Documental, ¡incluso podrías ofrecer el registro de jornada con código QR y Reconocimiento Facial!
Todo esto te permitirá ahorrar mucho más tiempo y esfuerzos. Así como, centrarte en la gestión del talento y mejorar su satisfacción, su motivación, la retención del talento, etc.
✅ Prueba el software de Factorial y empieza a gestionar las vacaciones de tus empleados de manera digital y automatizada✅
