Si tu equipo siente que el reclutamiento avanza “como se puede”, probablemente falta un diagrama de flujo de contratación de personal. Este tipo de flujograma ordena tareas y evita trabajos dobles, también reduce tiempos de espera y hace que cada candidato tenga una experiencia más clara.
A lo largo de este artículo te explicaremos qué es un flujograma de contratación, cómo adaptarlo al proceso de reclutamiento, cómo diseñarlo, qué pasos debe incluir y cómo convertirlo en una herramienta que tu equipo realmente use.
¿Qué es un flujograma de reclutamiento y selección?
Un flujograma de reclutamiento y selección es la representación visual de todas las etapas que sigue un candidato desde que se publica una vacante hasta que se toma la decisión final de contratación. También se le conoce como diagrama de flujo de selección de personal, diagrama de flujo de recursos humanos o simplemente flujograma de reclutamiento.
La idea es que cada paso, cada decisión y cada responsable quede claro en una sola ruta visual. Esto evita que el proceso dependa de interpretaciones individuales o de cómo lo hace cada reclutador.
¿Para qué sirve un diagrama de flujo en Recursos Humanos?
En reclutamiento, un flujograma funciona como una guía que ayuda a que todas las personas involucradas sigan el mismo camino. Sus beneficios se ven reflejados en
- Orden: todos saben qué sigue y qué ya pasó.
- Velocidad: se reducen tiempos muertos y pasos duplicados.
- Visibilidad: cada responsable puede ver dónde está un candidato y qué falta por hacer.
- Trazabilidad: se documentan decisiones, cambios y avances sin perder información.
- Menos cuellos de botella: los puntos que frenan el proceso se detectan con mayor facilidad.
Elementos básicos de un diagrama de flujo de contratación de personal
Antes de diseñar tu flujograma es importante conocer los símbolos que lo componen. Estos elementos permiten que cualquier persona en tu equipo entienda el proceso sin necesidad de largas explicaciones. La Organización Internacional de Normalización (ISO) explica que los flujogramas utilizan símbolos universales para representar acciones, decisiones y documentos, lo que ayuda a estandarizar procesos y analizarlos con mayor facilidad.
A continuación, te explicamos los elementos que vas a utilizar en tu diagrama de flujo de contratación de personal.
Inicio y fin del proceso (óvalos)
Se representan con una forma ovalada. Indican dónde arranca el proceso; por ejemplo, “Publicación de vacante”. Y dónde termina “Contratación confirmada” o “Candidato no seleccionado”. Son esenciales para que el flujo tenga un principio y un cierre claros.
Actividades / tareas (rectángulos)
Son los pasos operativos del proceso:
- Redactar la vacante
- Revisar CV
- Realizar entrevista
- Aplicar pruebas
- Enviar oferta
Los rectángulos muestran acciones concretas. Cada uno debe describir lo que ocurre en ese punto del flujo.
Decisiones (rombos)
Aquí se evalúa algo y se determina el siguiente paso. Por ejemplo:
- ¿Cumple con el perfil?
- ¿Pasó la entrevista técnica?
- ¿Acepta la oferta?
Cada decisión tiene al menos dos rutas: sí o no. Los rombos permiten ver cómo se bifurca el proceso sin confusiones.
Conectores (flechas)
Son las líneas que unen cada símbolo. Indican la dirección del proceso y ayudan a entender el orden de las tareas. Cuando el proceso es largo, los conectores mantienen la secuencia clara, incluso si se mueve entre columnas o secciones.
Documentos involucrados (cuadrados ondulados/curveados)
Estos ayudan a visualizar qué documentos intervienen en cada fase del reclutamiento. Y Se utilizan para representar elementos como:
- Descripciones de puesto
- Pruebas psicométricas
- Expedientes del candidato
- Contratos
- Autorizaciones
Pasos para crear un flujograma de reclutamiento y selección
Diseñar un buen flujograma no es complicado, pero sí requiere ordenar ideas y definir cómo funciona hoy tu proceso. Aquí te compartimos los pasos para construir un diagrama de flujo de contratación de personal que realmente le dé claridad a tu equipo y no termine guardado en una carpeta que nadie vuelve a abrir.
1. Define el objetivo del proceso
Antes de dibujar cualquier línea, aclara qué quieres lograr con tu flujograma. Algunos objetivos comunes son:
- Disminuir los tiempos de contratación
- Tener trazabilidad completa del candidato
- Estandarizar el proceso entre reclutadores
- Evitar pasos duplicados o decisiones informales
- Mejorar la experiencia del candidato
2. Identifica las etapas del reclutamiento
Tu flujo debe seguir la lógica natural del proceso. Las etapas más comunes son:
- Publicación de la vacante
- Atracción de candidatos
- Selección inicial
- Entrevistas
- Evaluaciones o pruebas técnicas
- Oferta laboral
- Contratación
Estas fases funcionan como “bloques” que después vas a detallar.
3. Lista cada tarea dentro de cada etapa
Ahora sí, toca poner sobre la mesa todas las actividades que ocurren dentro de cada fase. Sé específico, pues, mientras más claro quede aquí, menos confusiones habrá después.
Ejemplos de tareas:
- Redacción de la oferta
- Publicación en portales
- Recepción y organización de CV
- Preselección
- Pruebas o evaluaciones
- Entrevistas (recursos humanos y técnicas)
- Validaciones internas
- Envío de oferta final
- Seguimiento a la aceptación
4. Determina decisiones clave
Las decisiones son los puntos donde el camino se bifurca. Ayudan a entender qué pasa si un candidato cumple con un requisito y qué pasa si no.
Algunos ejemplos comunes:
- ¿Cumple con el perfil?
- ¿Pasó la prueba técnica?
- ¿Reúne la experiencia necesaria?
- ¿Aprueba la entrevista del área?
- ¿Acepta la oferta?
Recuerda que cada decisión debe tener al menos dos caminos: sí o no.
5. Ordena el flujo y dibújalo
Con las etapas, tareas y decisiones listas, es momento de convertir todo en un flujo visual.
- Empieza por el inicio del proceso.
- Coloca las actividades en orden.
- Agrega las decisiones donde correspondan.
- Conecta todo con flechas claras.
- No tengas miedo de simplificar: un buen flujograma no está saturado.
6. Valida con los hiring managers
Comparte el flujograma con las personas involucradas en la selección, ya sean líderes de área, coordinadores o managers. Ellos pueden detectar pasos faltantes, validaciones internas que no habías considerado o secuencias que no reflejan cómo operan en la práctica.
Un proceso validado evita sorpresas después y asegura que todos sigan el mismo camino.
Ejemplos de flujograma de reclutamiento
Los flujogramas no tienen que ser idénticos para todas las empresas. Dependiendo del tipo de puesto, el volumen de vacantes o la participación de otras áreas, el flujo puede ser más simple o más detallado. Aquí tienes cuatro ejemplos para que identifiques cuál se parece más a tu proceso y puedas adaptarlo con facilidad.
Ejemplo 1: Flujograma sencillo (ideal para empresas pequeñas)
Este flujo es perfecto cuando tienes pocos reclutadores y procesos muy claros.
Secuencia típica:
- Publicación de la vacante
- Revisión de CV
- ¿Cumple con el perfil?
- Entrevista única
- ¿Aprobado?
- Oferta
- Contratación
¿Cuándo usarlo? Cuando la empresa tiene procesos muy estables, los puestos no requieren validaciones técnicas y cuando buscas velocidad y un proceso simple.
Ejemplo 2: Flujograma más completo (ideal para roles profesionales o técnicos)
Incluye validaciones extra, varias entrevistas y pruebas especializadas.
Secuencia típica:
- Publicación
- Preselección
- Prueba psicométrica
- Entrevista de RR. HH.
- Prueba técnica o ejercicio práctico
- Entrevista con el área
- Validación interna
- Oferta
- Contratación
Puedes usarlo en:
- Roles con responsabilidades críticas
- Perfiles administrativos especializados
- Posiciones donde participan varias personas en la decisión
Ejemplo 3: Flujograma para reclutamiento operativo
El reclutamiento operativo requiere agilidad, claridad y pasos cortos para evitar retrasos en producción o logística.
Secuencia típica:
- Requerimiento de vacante urgente
- Publicación interna / externa
- Revisión rápida de CV
- ¿Cumple requisitos mínimos?
- Entrevista breve o validación telefónica
- Documentación inicial
- Prueba o evaluación física (si aplica)
- Oferta inmediata
- Alta y asignación de turno
¿Quiénes suelen usarlo?
- Maquila, manufactura, logística o retail
- Empresas con turnos rotativos y tiempos ajustados.
Ejemplo 4: Flujograma para reclutamiento administrativo
Los roles administrativos suelen requerir validaciones más formales y participación de varias áreas.
Secuencia típica:
- Publicación de vacante
- Recepción de CV con criterios más específicos
- Entrevista de RR. HH.
- ¿Cumple con la experiencia requerida?
- Prueba técnica o evaluación de competencias
- Entrevista con el área o gerencia
- Validación de documentación
- Oferta
- Onboarding administrativo
Lo utilizan:
- Empresas con varios niveles de aprobación
- Roles donde la experiencia previa es clave
- Posiciones que interactúan con múltiples equipos
Cómo optimizar tu flujograma con herramientas digitales
Cuando llevas un flujograma a una herramienta digital es mucho más útil. Ahí es cuando puedes visualizar el proceso, mover candidatos sin perder información y trabajar con un ritmo más ordenado. Las plataformas de Recursos Humanos permiten conectar lo que dibujas en papel con lo que realmente pasa todos los días dentro del reclutamiento.
A continuación te explicamos cómo una solución digital puede ayudarte a que tu flujograma deje de ser un archivo estático y se convierta en un proceso vivo.
Seguimiento automático de candidatos (ATS)
Un ATS te permite ver en qué etapa está cada candidato sin tener que buscar correos, notas o archivos sueltos. Cada movimiento queda registrado desde quién lo revisó, qué decisión se tomó, hasta cuál es el siguiente paso.
Esto reduce confusiones, evita que los candidatos se pierdan en el camino y mantiene todo el proceso sincronizado entre reclutadores y managers.
Embudo visual del proceso de reclutamiento
En lugar de trabajar con listas o Excel que requieren actualizaciones constantes, un embudo visual te permite ver todas las etapas de tu proceso: preselección, entrevistas, pruebas, validaciones y oferta.
Mover un candidato de una etapa a otra es tan simple como arrastrarlo. Esto ayuda a detectar cuellos de botella y a priorizar vacantes que necesitan atención inmediata.
Trazabilidad y registro automático
Cada decisión (sí, no, pendiente o validación) queda documentada automáticamente. Esto te da:
- Historial de evaluaciones
- Notas centralizadas
- Responsables claros
- Registro de entrevistas y pruebas
- Información accesible para auditorías internas
Es justo lo que un flujograma en papel no puede ofrecer: contexto, orden y registro continuo.
Métricas de reclutamiento en tiempo real
Cuando el flujograma vive dentro de un sistema, puedes medir lo que antes era invisible:
- Tiempo promedio por etapa,
- Vacantes detenidas,
- Conversiones en cada fase del embudo,
- Volumen de candidatos descartados y sus motivos,
- Performance de fuentes de reclutamiento.
Con esos datos puedes mejorar tu proceso, ajustar etapas y eliminar pasos que no aportan valor.
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Un diagrama de flujo de contratación de personal es tu brújula
Un flujograma no es un requisito administrativo ni un documento que se hace “porque toca”. Es la brújula que mantiene a tu proceso de reclutamiento caminando en la misma dirección. Cuando el equipo entiende cada paso (qué se decide, quién lo hace y qué sigue después) las contrataciones avanzan con más claridad, menos fricción y mejores resultados.
Definir ese camino reduce la improvisación, evita que las tareas se dupliquen y le da a cada candidato una experiencia más justa. Y cuando ese mismo flujo se gestiona dentro de una herramienta que automatiza lo repetitivo, registra decisiones y mantiene el orden sin esfuerzo, todo se siente más ligero.
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